Федеральное агентство по образованию
КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления и психологии
Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и бизнес – процессов
Допустить к защите
«1» декабря 2010 г.
КУРСОВАЯ РАБОТА
Документирование организационно-правовой деятельности (состав организационно-правовых документов, процедура их подготовки)
Группа 1 курс 4 факультета управления и психологии
Специальность: Документоведение и документационное обеспечение управления
Краснодар 2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Организационная документация
1.1 Распоряжение, приказ
1.2 Протокол
2. Правовая документация
2.1 Устав
2.2 Положение, инструкции
3. Подготовка и оформление организационно-правовой документации
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
В последнее время в связи с увеличением в нашей стране числа предприятий и организаций, значительно возросло внимание к правильности оформления организационных и правовых документов. Зачастую оперативность принятия решений зависит от скорости и правильности оформления документов. Поэтому в данной курсовой работе рассмотрены основные документы, которые обеспечивают исполнение задач и функций предприятия, организацию его работы.
Актуальность изучения данной темы заключается в том, что документовед несёт ответственность за правильность и быстроту оформления документов, поставленных ему администрацией или учредителями предприятия.
Результаты деятельности документоведа во многом зависят от информации, которая использована им для создания, оформления, изменения контроля исполнения и регулирования управленческой документации.
Значение работы с организационно-правовой документацией предприятия заключается в том, что она позволяет системно рассмотреть структуру предприятия, изучить его функции, понять цели которое оно стремится достичь.
Данная тема к настоящему времени освещалась во многих источников, но в данной курсовой работе мы попытаемся обобщить информацию большинства источников, выявить общие критерии оценки и сравнить различные точки зрения.
Объектом исследования являются Администрация Краснодарского Края, ЗСК, Администрация МОК и их организационно-распорядительная документация.
В качестве предмета исследования рассмотрены постановления, решения, распоряжения, приказы, протоколы, уставы, положения и инструкции.
Исходя из всего вышесказанного, целью данной работы является необходимость охарактеризовать сущность и специфику работы с организационно-распорядительной документацией предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо поставить ряд конкретных задач:
Охарактеризовать теоретические аспекты сущности организационной и распорядительной документации и ее роли в процессе управления.
Описать организационную документацию.
Описать правовую документацию.
В процессе рассмотрения данной темы нами были использованы следующие методы:
1. Теоретический анализ литературы и вторичных данных.
2. Сравнительный метод.
В процессе написания данной работы нами в основном была использована учебная и монографическая литература.
1. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Есть множество определений организационных документов. Приведем некоторые из них:
Организационные документы – документы, закрепляющие конкретные функции, права и обязанности органов управления на длительное время. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами. В организационные документы входят: положения, уставы, инструкции, правила.[3]Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Все организации и предприятия вместе с актами государственной власти управляют положениями, уставами, инструкциями и правилами.
Так же есть и другие определения организационных документов, более узкие:
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. [9] Организационный документ - форма принятого организационного решения.
Сравнивая эти определения можно сделать вывод, что первое определение рассматривает отдельные документы, которые просто фиксируют права и обязанности предприятия, в то время как в последующих определениях рассматривается взаимосвязанный комплекс документов, который зависит от принятого организационного решения и который регулирует структуру предприятия. Эти определения дополняют друг друга и дают более полное описание того, что называется «организационный документ». Организационные документы определяют:
- организационно-правовую форму организации, структуру управления;
- штатную численность, состав (номенклатуру) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей;
- полномочия, обязанности и ответственность структурных подразделений и работников;
- правомочия совещательных органов управления организации;
- регламент деятельности аппарата управления организации;
- лицензирование деятельности;
- режим работы и системы охраны;
- организацию и оценку труда работников;
- правила реорганизации организации;
- порядок ликвидации организации.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности того или иного учреждения, его масштабности, места в системе федерального управления и ряда других причин. Но, независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.
Государственный стандарт определяет организационно-распорядительные документы как письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, система организационно-распорядительной документации в силу своего повсеместного применения имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех учреждений и предприятий функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику.
Формуляр организационного документа включает в себя постоянные реквизиты "единого" бланка:
- эмблема (03);
- наименование организации (06);
- наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);
переменные реквизиты "единого" бланка:
- дата (09);
- регистрационный номер (10);
- место составления или издания документа (12);
- заголовок (17);
- текст (19);
- отметка о наличии приложения (20)2;
- подпись (21);
- гриф согласования (22) или визы (23);
- гриф утверждения (15);
- печать (24) [1].
Теперь хотелось бы более подробно рассмотреть виды организационных документов.
1.1 Распоряжение, приказ
Распоряжение (акт управления) — в административном праве вид акта управления, издаваемого, как правило, единолично руководителем коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; чаще всего, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.[5]. В данной курсовой работе представлен пример распоряжения из Администрации муниципального образования города Краснодар. Этот пример предоставлен в приложении В.Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы федерального органа исполнительной власти.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Приказы подписываются руководителем федерального органа исполнительной власти или по его поручению заместителем руководителя. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью службы ДОУ. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий федерального органа исполнительной власти и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок.
Приказ (распоряжение) печатается на бланке установленной формы шрифтом размером № 13.
Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
- наименование федерального органа исполнительной власти;
- наименование вида документа — приказ;
- дата и номер — указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2010 г. № 21; 03.07.2010 № 44;
- заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Например:
О командировании работников Министерства в...
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.
Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.
Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) без бланка.
При оформлении совместного приказа:
- наименования федеральных органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;
- наименование вида документа — приказ; располагается центровано;
- дата совместного приказа — единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;
- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
- подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.[2]
1.2 Протокол
Протокол - выполненная в определенном формате запись, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Документ, фиксирующий достигнутые договоренности [7].
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.
Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов — по акту.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- повестка дня;
- докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.
Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ.
Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата A4 и имеют следующие реквизиты:
- наименование документа — слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру;
- место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;
- дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита;
- основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала;
- каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;
- подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия);
- наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки;
- расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем;
- гриф (пометка ограничения доступа к документу) — печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. При решении правовых нормативных вопросов федеральные органы исполнительной власти в пределах своей компетенции издают постановления, как самостоятельные документы. [2]
2. ПРАВОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.
Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.
С учетом сферы своего
8-09-2015, 11:58