Основи організації бухгалтерського обліку. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку

Міністерство аграрної політики України

Луганський національний аграрний університет

кафедра бухгалтерського обліку

Реферат на тему: „Основи організації бухгалтерського обліку. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку”

Виконала: студентка 323 групи

Шиманська О. О.

Перевірила: Поповіченко Г. С.

Луганськ 2008

Зміст

I. Основи організації бухгалтерського обліку.

1.Основні принципи організації бухгалтерського обліку...................................................................................................... 3

2. Необхідність раціональної організації бухгалтерського обліку...................................................................................................... 7

3.Бухгалтерський апарат. Права, обов’язки та відповідальність головних бухгалтерів............................................................................ 9

II. Облікові регістри і форми бухгалтерського обліку.

1.Облікові регістри та їх класифікація.............................................. 15

2.Способи виправлення помилок у бухгалтерському обліку......... 21

3. Форми бухгалтерського обліку. Принципи побудови форм бухгалтерського обліку та перспективи їх розвитку в сучасних умовах................................................................................................... 23

Список використаної літератури........................................................ 32

I . 1. Основні принципи організації бухгалтерського обліку.

Під організацією бухгалтерського обліку розуміють систему умов та елементів побудови облікового процесу з метою отримання достовірної та своєчасної інформації про господарську діяльність підприємства і здійснення контролю за раціональним використанням виробничих ресурсів і готової продукції. Її призначення – удосконалення та раціоналізація обробки інформації, розподіл робіт між персоналом бухгалтерії, наукова організація праці.

Організація бухгалтерського обліку – це комплекс заходів власника підприємства, направлених на забезпечення реєстрації фактів господарського життя, узагальнення їх з метою отримання необхідної інформації для складання звітності та прийняття управлінських рішень.

Організація бухгалтерського обліку – це один з найбільш відповідальних етапів створення підприємства та підготовки до його ефективної діяльності. Без організованого обліку не можлива господарська діяльність підприємства. Це суперечить чинному законодавству України.

Перед організацією обліку постають наступні основні завдання:

1. Своєчасне, повне, достовірне відображення всіх фактів господарської діяльності, які були здійснені на підприємстві;

2. Обробка даних за допомогою відповідних процедур, прийомів та способів відповідно до вихідної інформації;

3. Складання на основі отриманого масиву обробленої інформації зафіксованої у первинних документах, регістрах, формах фінансової звітності та подачі їх зацікавленим користувачам;

4. Розробка концепції облікової політики підприємства;

5. Межі застосування фінансового та управлінського обліку.

Від вирішення цих завдань залежить структура та якість обліку, врахування запитів управлінської системи функціонування інформаційної системи підприємства.

Відповідальність за організацією бухгалтерського обліку та забезпечення фіксації фактів здійснених всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.

Суб’єктами в організації бухгалтерського обліку виступають керівники підприємства – директор та головний бухгалтер, об’єктом – обліковий і аналітичний процеси, структура обліково-економічних підрозділів апарату управління, праця виконавців – людей, зайнятих обліком, контролем та аналізом, організаційне, правове та технічне забезпечення обліку, контролю і аналізу та їх розвиток, тобто система бухгалтерського обліку.

Слід чітко відрізняти поняття „організація” і „ведення” обліку. Організація обліку – це прерогатива засновника (керівника), друге – виключно обов’язки головного бухгалтера. За правильність застосування методології (узгодженої із засновником) та технології обліку відповідальність покладається внутрішнім нормативним актом на бухгалтерську службу. Це може передбачатись в Положенні про бухгалтерську службу підприємства, Статуті, спеціальному наказі, контракті з головним бухгалтером тощо.

Ведення обліку – це застосування бухгалтерською службою узгодженої з керівництвом підприємства методології та технології відображення в обліку фактів господарського життя за складання фінансової звітності за діючими стандартами обліку.

Організація бухгалтерського обліку складається з трьох взаємопов’язаних етапів:

Перший – методичний етап організації бухгалтерського обліку. Здійснюється вибір системи певних способів та прийомів, на яких базуються документування, інвентаризація, використання синтетичних та аналітичних рахунків, застосування методу подвійного запису, оцінка майна та зобов’язань, калькулювання, бухгалтерський баланс та звітність.

Другий – технічний етап організації бухгалтерського обліку – це вибір форми обліку, що найбільше відповідає галузі та розміру даного підприємства. Він полягає:

1. У виборі способу обробки облікових даних - безкомп’ютерного та комп’ютеризованого;

2. Розробці переліку та форм облікових регістрів;

3. Встановленні порядку здійснення записів в регістрах і переносу даних в регістри.

Третій етап полягає в організації роботи облікового апарату, або іншими словами – це організація управління в бухгалтерії.

Він включає:

1. Встановлення найбільш економної і найбільш зручної загальної системи обліку (облік централізований, децентралізований, або змішаний);

2. Визначення оптимальної структури облікового апарату (розподіл облікової праці за ділянками обліку);

3. Встановлення норм праці часу, необхідного для виконання робіт і визначення оптимальної чисельності бухгалтерів;

4. Набір кадрів та їх визначення;

5. Організація робочих місць бухгалтерів;

6. Раціональне розміщення облікового апарату;

7. Встановлення належних інформаційних зв’язків між окремими частинами та між бухгалтерією і оперативними підрозділами підприємства, а також із зовнішнім середовищем (встановлення належного діловодства та документообігу);

8. Організація матеріального, інформаційного і технічного забезпечення облікових працівників;

9. Мотивація працівників бухгалтерії (оплата праці, інші види стимулювання);

10. Встановлення правильного і точного обліку роботи працівників та контроль за виконанням ними своїх функцій;

11. Організація архіву бухгалтерських документів;

12. Організація безпеки та захисту облікової інформації.

Організація бухгалтерського обліку включає такі складові:

· положення про бухгалтерську службу;

· положення про головного бухгалтера;

· графіки документообігу;

· посадові інструкції виконавцям;

· організаційне, правове, методологічне забезпечення бухгалтерської служби;

· технічне забезпечення обліку;

· наукова організація праці;

· інші види робіт з організації обліку.

Організація бухгалтерського обліку підприємства залежить від обсягу облікових робіт, наявності комп’ютерної техніки, інших умов, а також від тієї облікової політики, яку веде підприємство. При цьому свою облікову політику підприємства розробляють самостійно на основі встановлених загальних правил бухгалтерського обліку.

Раціональна організація бухгалтерського обліку представляє собою таку систему практичного застосування прийомів і способів відображення господарських операцій на рахунках синтетичного та аналітичного обліку, яка забезпечує дієвий контроль і всебічний аналіз стану справ підприємства при мінімальних затратах праці і коштів на ведення обліку.

2. Необхідність раціональної організації бухгалтерського обліку.

Ведення обліку передбачає поєднання методологічних та організаційних його принципів. Методологічні принципи ведення обліку однакові для всіх, а організаційні принципи кожне підприємство вирішує самостійно, враховуючи його структуру, особливості технології та інші конкретні обставини.

Бухгалтерський облік забезпечує збирання, обробку і систематизацію інформації, яка необхідна для управління. Тому від якостібухгалтерського обліку залежить якість всієї економічної роботи на підприємстві.

Для раціональної організації бухгалтерського обліку необхідно:

а) вивчити особливості технології та організації роботи підприємства, які впливають на облік;

б) врахувати можливості підприємства щодо кадрового забезпечення та використання обчислювальної техніки;

в) проаналізувати економічні взаємозв'язки між структурними підрозділами та бухгалтерією підприємства. Це визначає організацію бухгалтерського обліку, яка може бути централізованою або децентралізованою.

При централізованому обліку ведення синтетичного й аналітичного обліку зосереджується в бухгалтерії підприємства. Його структурні підрозділи обмежуються складанням бухгалтерських документів і пердачею їх в центральну бухгалтерію для наступного опрацювання.

Центральна бухгалтерія постійно здійснює контроль за правильним і своєчасним складанням документів, організовує і веде облік таким чином, щоб забезпечити необхідну інформацію про діяльність підприємства та його структурних підрозділів, складає і подає фінансову та податкову звітність.

Перевага централізації обліку в тому, що вона забезпечує ефективне використання облікового персоналу, сприяє впровадженню передових прийомів обліку та застосуванню комп'ютерів. Недолік централізації обліку в тому, що контроль за проведенням господарських операцій здійснюється відірвано від місця їх проведення, а керівники цехів та відділків мають недостатнє інформаційне забезпечення для прийняття для прийняття управлінських рішень.

Децентралізація передбачає створення в підрозділах (філіях, дочірніх підприємствах) бухгалтерій, в яких перевіряють і обробляють документи, узагальнюють інформацію, а потім передають її до центральної бухгалтерії.

3. Бухгалтерський апарат. Права, обов’язки та відповідальність головних бухгалтерів.

Бухгалтер (головний бухгалтер) - це особа, яка пов'язана з підприємством трудовими відносинами. Він уповноважений діяти від імені підприємства, в тому числі підписувати фінансову звітність, складену від імені підприємства.

Організація роботи бухгалтерської служби передбачає визначення прав та обов'язків головного бухгалтера та підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби на підприємстві, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами підприємства тощо. Організація бухгалтерської служби залежить від структури управління, обсягів діяльності підприємства.

Коло обов'язків головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку, визначається Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

Функції бухгалтера:

1. Забезпечення дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені терміни фінансової звітності;

2. Організація контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку всіх господарських операцій;

3. Участь в оформленні матеріалів, пов’язаних з нестачею та відшкодуванням втрат від нестачі, крадіжки і псування активів підприємства;

4. Забезпечення перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях, представництвах, відділеннях та інших відокремлених підрозділах підприємства.

Головний бухгалтер призначається або звільняється з посади, керівником і підлеглий безпосередньо йому. Перший несе відповідальність за дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, забезпечення контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку усіх фактів господарського життя, надання оперативної інформації, складання у встановлені терміни бухгалтерської звітності, проведення спільно з іншими службами економічного аналізу фінансово-господарської діяльності з метою виявлення внутрішньогосподарських резервів.

Традиційно вважається, що функцією бухгалтера є тільки ведення рахунків, складання регістрів і звітності. Можливо, так і було на початковому етапі розвитку цього виду діяльності. Сьогодні, коли інформаційне забезпечення стало найважливішим фактором успішної господарської діяльності, функції бухгалтера зазнали суттєвих змін.

Головний бухгалтер:

-керує діяльністю бухгалтерії, розподіляє обов'язки між працівниками, очолює та контролює їх роботу;

-забезпечує виконання покладених на підрозділ завдань щодо організації бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності у визначеній сфері управління і контролює дотримання правил його ведення;

-здійснює методологічне керівництво бухгалтерським обліком і звітністю у підвідомчих структурах;

-керує розробкою та впровадженням заходів щодо дотримання державної та фінансової дисципліни. Організовує облік валютних надходжень, товарно-матеріальних цінностей, зберігання первинних документів, облікових регістрів бухгалтерської звітності та своєчасне подання їх до архіву;

-забезпечує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, надання оперативної інформації, складання та подання зведеної бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни;

-контролює законність, своєчасність та правильність оформлення документів; використання фонду оплати праці; встановлення посадових окладів, дотримання фінансової дисципліни, правильність нарахування та перерахування податків до Державного бюджету та інших платежів; дотримання встановлених правил проведення інвентаризації грошових, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів, розрахунків і платіжних зобов'язань; стягнення у встановлений термін дебіторської та погашення кредиторської заборгованості;

-бере участь у роботі юридичних служб з оформлення матеріалів щодо відшкодування втрат від недостач і крадіжок майна; контролює подання у потрібних випадках матеріалів до слідчих і судових органів;

-організовує підвищення кваліфікації керівників та фахівців бухгалтерської служби.

Сучасний бухгалтер здійснює широку діяльність, що включає планування і прийняття рішень, контроль і звернення уваги керівництва до порушень, оцінку, огляд діяльності та аудит. Сучасний бухгалтер повинен задовольнити потреби тих, хто використовує облікову інформацію, незалежно від того, чи є вона зовнішніми чи внутрішніми її користувачами.

Головний бухгалтер повинен проводити фінансово-економічний аналіз, надавати управлінню інформацію про господарську ситуацію і висновки, які випливають з цієї оцінки.

Функції бухгалтерії регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців.

Бухгалтерія може займатись, крім облікових, ще й загальноекономічними, фінансовими, плановими питаннями та прогнозуванням діяльності підприємства на найближчу та довгострокову перспективу та іншими, що залежить від спеціалізації, які існують в бухгалтерії.

Головний бухгалтер та керівник підприємства підписують документи, які є підставою для приймання і видачі матеріальних цінностей, грошових коштів, розрахункових, кредитних, фінансових зобов’язань. Він не повинен приймати до виконання і оформлення документи по операціях, які суперечать законодавству і порушують фінансову та договірну дисципліну. У випадку надходження таких документів головний бухгалтер надає в письмовому вигляді доповідну записку про це на ім'я керівника підприємства. Якщо ж керівник вирішує прийняти зазначені документи до виконання, то він повинен дати письмове розпорядження і нести відповідальність за здійснення таких операцій.

Керівник бухгалтерії забезпечує збереженість бухгалтерських документів, оформлення і передачу їх в установлений термін до архіву. З ним узгоджуються призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб. На малих підприємствах головний бухгалтер може виконувати обов’язки касира.

Для чіткої організації виробництва та планування роботи з метою раціонального розподілу праці на підприємствах будь-якої форми власності, в установах та організаціях розробляються посадові інструкції.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань розподілу обов’язків між категоріями працівників, забезпечує єдність при розподілі їх посадових обов’язків і кваліфікаційних вимог, які до них висуваються.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов’язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між менеджерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інформації на підприємстві.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною: найменування посади; загальні положення; цілі і завдання; обов’язки і права; відповідальність; взаємозв’язок з іншими посадовими особами; критерії оцінки виконання обов’язків; оклад і премія; порядок призначення, звільнення і заміщення посади; висновок.

Розділи посадових інструкцій:

І. Загальні положення

II. Обов’язки

III. Права

IV. Відповідальність

У розділі “Загальні положення” відображаються порядок прийняття або призначення, звільнення працівника з посади, яку він обіймає. У даному розділі встановлюються кваліфікаційні вимоги: рівень професійної освіти, стаж роботи або спеціальна підготовка, необхідні для виконання передбачених посадових обов’язків. У кожному окремому випадку ці критерії можуть дещо змінюватися.

У розділі “Обов’язки” чітко і конкретно визначаються функціональні обов’язки працівника, передбачені відповідною кваліфікаційною характеристикою посади. За необхідності обов’язки, включені до характеристики певної посади, можуть бути розподілені між декількома виконавцями. В табл. 3 наведено будову і зміст посадової інструкції облікового працівника.

Таблиця 1.

Будова і зміст посадової інструкції облікового працівника або працівника відділу контролю.

Всі посадові інструкції необхідно розробляти для посад та робочих місць, наявних на підприємстві, а не для конкретної людини, яка обіймає в даний момент певну посаду, як це іноді буває на підприємствах. Зміст посадових інструкцій змінюється в тому випадку, якщо змінюється обсяг виконуваних робіт, а не у випадку прийняття на відповідну посаду нового працівника.

II . 1. Облікові регістри та їх класифікація.

Ведення обліку завжди передбачає, що дані будь-якої господарської операції, відображені у відповідних документах, після їх належної перевірки мають бути записані в облікові регістри. Останні й призначено для відображення, накопичення та зберігання облікових даних.
Облікові регістри — це облікові таблиці (бланки) встановленої форми і змісту для відображення господарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. Вони є носіями впорядкованої вторинної інформації, джерелом якої були бухгалтерські документи.
Оскільки в обліку відображається наявність та рух усіх засобів підприємства, джерел їх утворення та здійснюваних господарських процесів, для кожного об'єкта обліку необхідна інформація, яка б найбільш повно його характеризувала, відображаючи його специфічні особливості. Саме цим пояснюється необхідність застосування різних облікових регістрів.
Використання тих чи тих регістрів зумовлюється також технікою і технологією ведення бухгалтерського обліку, рівнем використання обчислювальної техніки.
У бухгалтерському обліку використовують такі облікові регістри: книги, журнали, відомості, картки, машинограми, окремі листки та ін. З метою детального вивчення регістрів, з'ясування їхнього змісту, призначення та порядку ведення їх класифікують за певними якісно однорідними групами за такими ознаками: призначення і характер запису, обсяг змісту, зовнішній вигляд, будова. (рис. 1)

За призначенням і характером запису регістри поділяються на хронологічні, систематичні та комбіновані.
До хронологічних належать регістри, що в них господарські операції записують у календарній послідовності їх здійснення. З таких регістрів можна назвати реєстраційний журнал операцій, журнал обліку надходження вантажів, відомість відвантаження і реалізації продукції та ін. Характерною рисою таких регістрів є те, що жодного групування операцій у них не проводиться, а призначено їх для реєстрації та контролю за даними документів про обсяг виконаних робіт, для своєчасного оприбуткування вантажів, що надійшли в господарство, обліку відвантаженої продукції тощо.
До систематичних облікових регістрів належать такі, що в них господарські операції групуються, систематизуються й відображаються на відповідних синтетичних і аналітичних рахунках. Отже, всі регістри, в яких розміщено синтетичні й аналітичні рахунки, є систематичними.
Комбінованими називають такі регістри, в яких поєднується хронологічний і систематичний запис. Найбільш характерним прикладом є Журнал—Головна книга , в якій перша частина є практично журналом реєстрації господарських операцій, а друга —


8-09-2015, 14:39