Проект визируется на первом экземпляре приказа. Проект приказа печатается на чистом белом листе бумаги формата А4. Формуляр приказа имеет соответствующие реквизиты: заголовок, текст, подпись. Текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей:
– констатирующей
– распорядительной.
В констатирующей части указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием издания приказа в соответствии с которым он принимается.
Распорядительная часть приказа издается в повелительной форме и начинается словом Приказываю, которое печатается прописными буквами с отдельной строки. Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, четкими, ясными и не допускать различных толкований. Каждое намеченное мероприятие оформляется отдельным пунктом. По каждому пункту указывается исполнитель – должностное лицо или структурное подразделение (в дательном падеже), предписываемые действия и срок исполнения. Заканчивается распорядительная часть приказа указанием в адрес тех, на кого возложен контроль за исполнением данного приказа.
Датой приказа является день его подписания. Подписывается первый изготовленный на бланке экземпляр приказа руководителем аппарата, руководителем структурного подразделения: управления, комитета или отдела (имеющих юридический статус).
2.4 Требования к составлению и оформлению протоколов
Протокол – организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В протоколе указываются:
– наименование органа, вид документа, номер и дата проводимого мероприятия, место проведения, общее количество присутствующих на заседании, собрании, конференции и т.д.;
– председатель и секретарь проводимого мероприятия;
– повестка дня (с указанием количества вопросов по порядку и их названием);
– основной текст протокола;
– подпись.
Основной текст протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела состоит из позиций: Слушали, Выступили, Решили, которые пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие. В позиции «Выступили» указываются инициалы, фамилии и должности выступивших по данному пункту повестки дня. В позиции «Решили» излагаются принятые на совещании решения. Если решение оформляется отдельным документом, то пишется: «решение по данному вопросу прилагается».
К протоколу прилагается список присутствующих с указанием:
– порядкового номера;
– фамилии, имя, отчества, должности и места работы;
– стенограммы;
– при необходимости, указателя, рассылки, выписки из протокола, решений.
Протокол регистрируется составителем, ему присваивается порядковый номер в пределах календарного года, дата проведенного мероприятия. Срок оформления протокола до 3 дней. Подлинник протокола вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки необходимых материалов исполнителям, остается в структурном подразделении, подготовивших его и подлежит хранению согласно номенклатуры дел. Учет протоколов осуществляется поэкземплярно. Протокольные решения доводятся до исполнителей в виде выписок из соответствующих протоколов, которые оформляются на бланке «Выписка из протокола», либо с помощью рассылочного листа. Выписки из протоколов заверяются подписью и учитываются поэкземплярно.
Заключение
Документы сопровождают человека на протяжении нескольких столетий. За это время они, естественно, неузнаваемо изменились.
Подводя итог, хотелось бы отметить, что процесс государственной регламентации правил ведения делопроизводства, подготовки и оформления документов, состав видов документов, которыми документируется то или иное управленческое действие, не является чем-то новым. В истории дореволюционной России делопроизводство, формы документов и технологии работы с ними устанавливались с VII века.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение, как показывает исторический опыт, на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам.
Именно поэтому вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.
Список используемой литературы
1. ГОСТ Р 6.30–2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России, 2004. – 20 с.
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные Положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив, 1994. – С. 3 – 44.
3. Андреева, В.И. Делопроизводство. – М.: АО «Бизнес-школа», 1997. – 192 с.
4. Салазкина, Л.П. Основы делопроизводства. Требования к тексту документа. – Кемерово, 2000. – С. 13 – 20.
5. Стенюков, М.В. Документы, делопроизводство. – М., 1995. – 144 с.
8-09-2015, 11:46