Документы делового общения

номер и дату того письма, на которое отвечают.

Письма могут быть составлены на так называемых областных бланках, где после названия организации указывается должность руководителя.

Датой документа является датой его подписания. Установлены три способа оформления даты. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом – две пары арабских цифр в последовательности: день месяца, месяц; четыре арабских цифры – год.

Например: 01.03.04.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 1 марта 2004 г.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.

Например: 2004.03.01

Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).

Существуют несколько способов адресования. При направлении писем в адрес организации фамилия его руководителя может быть корреспонденту не известно. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляются следующим образом:

Министерство труда РФ

При направлении писем конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Например:

Министерство высшего

и профессионального образования РФ

Управление делами

Заместителю начальника

Ялимову Н.П.

При адресовании документа физическому лицу в реквизите «адресат» вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Почтовый адрес указывается на документе в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Например:

П.Р.Кореву

ул. Парковая, д.17, кв.34

Иваново, 153043

Письма не должны содержать более четырёх адресов. Слово «копия» перед вторым и следующими адресатами не проставляются.

Почтовый адрес может указываться только на конверте.

Заголовок к тексту составляется во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если письмо (как и все другие информационные документы) подготовлены на формате А5, то заголовок можно опустить. Заголовок должен в краткой форме выражать основное содержание документа. Наличие заголовка помогает быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении.

Заголовок должен быть кратким точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа.

Например:

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.

Подпись. Обычно право подписи писем является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленным правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.) т.к. письма оформляют на бланке, то в реквизит «подпись» входит наименование должности руководителя (без названия организации), личная подпись, инициалы и фамилия.

Например:

Генеральный директор

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Письма, содержащие финансовые обязательства, подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей.

Например:

Генеральный директор

Генеральный бухгалтер

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Л.Д.Жукова

Не допустимо оформление подписи с исправлениями.

Оформление писем (так же, как и внешних и внутренних докладных) часто предусматривает визирование. Виза подтверждает согласие одного или нескольких должностных лиц с проектом документа.

При визировании документа кроме личной подписи указывают её расшифровку и дату, а при необходимости в состав визы включают также наименование должности. Второй вариант оформления визы является более рациональным, т.к. это повышает культуру оформления документа, его внешний вид. Кроме того, это облегчает работу с документом в процессе его создания специалистами аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службы – при контроле качества подготовки документа и его оформления руководителя – при его подписании.

Например:

Начальник юридического отдела

личная подпись

М.Л.Левкин

05.03.2004

На письмах (и докладных) визы располагают ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне последнего листа копии (второго экземпляра) документа, которая остаётся в делах организации – автора. Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами), правилами, регламентами или распорядительным документом первого руководителя.

Печать. Заверение документов печатью организации – особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и д.р.). В управленческой практике организаций принято составлять индивидуальный список документов, на которых предоставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Гербовая печать (печать организации) проставляется на тех документах, где воспроизведение её оттиска предусмотрено специальными нормативными актами (например, на трудовых книжках), а в управленческой практике – на документах, удостоверяющих права должностных лиц (например, доверенности), подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, права юридических и физических лиц, на расчётно-платёжных документах, удостоверениях, справках.

Оттиск печати на документах предоставляется т.о., чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. В некоторых документах (трудовой договор, командировочные удостоверения, пропуска и д.р.) предусматривается специальное место для проставления печати, обычно отмеченное «М.П.». Не допустимо проставление печати на свободном поле документа.

Отметка об исполнители. На письмах (др. информационно-справочных документах) должны быть поставлены фамилия исполнителя и номер его телефона. Этот реквизит располагают на лицевой стороне документа после подписи руководителя, отступив от 3-4 интервала. Помимо фамилии возможно указание имени и отчества исполнителя.

Например:

Трусов

735-8942

или

Трусов Николай Степанович

735-8942

Текст письма. Письмо – самый массовый вид документов, выполняющих коммуникативную функцию, их составляют практически во всех случаях общения организации – автора документа с внешним миром. Независимо от разновидности писем их текст строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты и д.р.); доказательства (содержат обоснование вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выводы, предполагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу: это упрощает операции по его обработки и ускоряет исполнение в той организации, куда оно адресовано. По своему объёму письмо не должно превышать одну машинописную страницу.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чёткость, краткость изложения, т.к. цель составления и направление писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющую адресату принять решения по поднятому в письме вопросу.

В письма не рекомендуется включать рассуждения, повествования, домыслы, лишние детали или общие места, т.к. многословие и большой объём документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма.

Тон письма в любом случае должен быть нейтральным, изложение текста лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выпаженный эмоциональный тон, придавать им личностный характер, т.к. письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно вежливой форме. Не допустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идёт о принципиальном не согласии. Категорический отказ или категорическое требование необходимо выразить прямо и резко, но вежливо.

Самые общие рекомендации по составлению текста служебных писем сводятся к совету избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости («не откажите в любезности», «с глубоким почтением»). Уважение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинтересованность в совместной работе и т.п. можно выразить деепричастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предложение…». Нейтральность тона может быть достигнута использованием деепричастных оборотов для формулировки решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания…».

Убедительность служебных писем достигается за счёт использования при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и устоявшихся словосочетаний типа «оплата гарантируется…» и т.д. Деловая переписка чаще всего имеет типовое содержание, а употребление стандартных языковых формул обеспечивает точность, выражая и однозначность понимания текста.

Действенность письма будет зависеть от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный обзор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только за счёт приведения значительного количества фактического (количественного, цифрового) материала, то целесообразно оформить его в виде таблицы в тексте или в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формулировки самого отказа, целесообразнее сначала изложить его причины. В таких письмах уместны формулировки: «издательство не планирует…», «фирма не может обеспечить…» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сообщить дополнительные факты (сведения, цифровые данные и т.п.), основываясь на которых можно в будущем вернуться к рассмотрению вопроса.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);

– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);

Форма изложения текста от первого лица единственного числа уместна в тех случаях, когда письмо составлено на должностном бланке руководителя организации (его заместителя) или носит конфиденциальный характер.

Если письмо содержит формы вежливого обращения и заключения, то они должны соответствовать друг другу: «Уважаемый Николай Егорович!» – в начале, «С уважением, начальник управления» – в конце письма. Заключительная формула вежливости отделяется от текста цифрами 2-3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта). Требования к оформлению при этом не изменяется.

В благодарственном письме выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Письмо-приглашение пишется, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

ОАО «Пром»

Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое мы Вам признательны.

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор

Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11

ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2004 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

2 апреля 2004 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для пищевой промышленности.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор

П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Служебные письма

Письмо – самый распространённый способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте).

Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любой организации и имеют множество разновидностей: сопроводительные, информационные, гарантийные, рекламные, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы, письма-уведомления и т.д.

Письмом выражают поздравление пожелание, приветствие в торжественных случаях. Письма направляются в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документов бланке формата А4 (210х297 мм); если текст не превышает семи строк возможно использования формата А5 (148х210 мм).

Бланк письма включает название вышестоящей организации, полное и сокращённое название данной организации, код организации по ОКПО. Далее размещают почтовый и телеграфный адреса, номера справочного телефона, факса. Эти реквизиты представляют собой блок справочной информации об организации – авторе документа, поэтому они могут быть дополнены номером счёта в банке, адресом электронной почты и другими сведениями.

В бланке предусмотрено место для проставления номера и даты письма (при его регистрации), а также номера и даты входящего письма, место для заголовка тексту и для адресата. Инициативные письма организации-автора имеют один номер (индекс) и дату. В ответных письмах принято давать, кроме того, ёще ссылку на номер и дату того письма, на которое отвечают.

Например: 01.03.04.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 1 марта 2004 г.

Возможно оформление даты в следующей последовательности расположение цифр: год, месяц, день месяца.

Например: 2004.03.01

Этот способ оформления даты закреплён в стандарты ISO (Международной организации по стандартизации).

Министерство труда РФ

Например:

Министерство высшего

и профессионального образования РФ

Управление делами

Заместителю начальника

Ялимову Н.П.

Например:

П.Р.Кореву

ул. Парковая, д.17, кв.34

Иваново, 153043

Почтовый адрес может указываться только на конверте.

Например:

Докладная записка (о чём?) об изменении штатного расписания.

Письмо (о чём?) об условиях найма на работу иностранной рабочей силы.

Справка (о чём?) о подготовке отчёта.

Например:

Генеральный директор

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Например:

Генеральный директор

Генеральный бухгалтер

личная подпись

А.Д.Лукьянов

Л.Д.Жукова

Не допустимо оформление подписи с исправлениями.

Например:

Начальник юридического отдела

личная подпись

М.Л.Левкин

05.03.2004

Например:

Трусов

735-8942

или

Трусов Николай Степанович

735-8942

В письмах используются следующие формы изложения текста:

– от первого лица множественного лица («просим выделить…», «направляем на рецензию…»);

– от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «настаиваю на…»);

– от третьего лица единственного числа («завод гарантирует…», «институт не возражает…»);

Письмо-приглашение

Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11

ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2004 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор

П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.

Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.

Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия структурных подразделений, планированием, отчётностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.

Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных «во исполнение».

Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:

1 – изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии, с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;

2 – выявление ранее изданных, поэтому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их не исполнения или особенностей выполнения;

3 – составления проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, чёткое формулирование распорядительных действий;

4 – оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.

Работы на третьем и четвёртом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.

Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарём-референтом по поручению руководителя.

Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсулом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.

Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.

Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаге форматом А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.

В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:

наименование организации – автора (для учреждений и организаций в случае прямого подчинения указывается наименований вышестоящих организаций сокращенное, а при его отсутствии – полное);

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата;

рег. номер;

место составление или издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы или гриф согласования.

Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными буквами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации – автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее типографическим способом, как правило, центровано.

Дата оформляется цифровым способом (10.03.04) и располагается через два межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (10 марта 2004 г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).

Регистрационный номер приказ по основной деятельности оформляется на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25; № 30).

Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном – в центре строки. В общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографическим способом, как правило, центровано. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет зарегистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.

Например:

г. Белёв Тульской обл.

г. Рязань

с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.

При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение «г.» («город») не употребляется.

Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен кратко отражать содержание документа, быть максимально точным и ёмким. Он начинается с предлога «о», отвечает на вопрос «о чём?», формулируется с помощью отлагательного существительного («О создании…», «Об утверждении…») и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, «шлифуется» текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.

Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части содержится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.

В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога «Для…» или со сложных отымённых предлогов «В связи…», «С целью», которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:

«Для организации подготовки к открытию филиала…»;

«С целью привлечения дополнительных средств…»;

«В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела…».

Следует помнить, что предлог «В целях…» до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.

Если распорядительные действия нуждаются в подобном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкцией с теми же предлогами «Для…», «В связи…», «С целью…» и т. п.

Оборот «На основании вышеизложенного…» является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.

В приказе, изданном «во исполнение», констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии…», «На основании…», «В связи…», «Во исполнение…», содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 10.03.04 № 870 «О повышении тарифной ставки (окладов) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы…»;

«Во исполнении Постановления Правительства Москвы от 20.02.04 № 838 «О дотации журнала «Моя Москва»…».

Завершается констатирующая часть словом «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.

Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать – с какого срока (или на какой срок). Например:

«Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 2003 года»,

«Внести с 01 июня 2003 г. следующие изменения в положение о персонале предприятия:»

Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, чётко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому – что сделать – когда (к какому сроку). Например:

«Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 15.03.04.»;

«Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в июне 2004 г.» или

«Управлению кадров (Тюмина И. В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 июня 2004 г.»

В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:

«Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К.»

Архаичные обороты типа: «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» при формулировании пункта о контроле не допускаются.

Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т. к. наименование предприятия или организации – автора указано в заголовочной части), личную подпись её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делаются. Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.

Виза или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положения табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности. Например:

(личная подпись) И.П.Васильев

11.03.04

Юрисконсульт

(личная подпись) И.Г.Зверев

12.03.04

Грифы согласования оформляются по образцу:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель

начальника

Государственной

налоговой инспекции № 33

(личная подпись) И.О.Волков

17.03.04

СОГЛАСОВАНО

Директор Департамента

инженерного обеспечения

Правительства Москвы

(личная подпись) П.С.Павлов

18.03.04

Закрытое акционерное общество

«Технопромэкспорт»

ПРИКАЗ

22.03.04 № 131

Москва

[О создании договорно-

правового управления]

Для улучшения правового обеспечения деятельности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Создать договорно-правовое управление акционерного общества «Технопромэкспорт».

2 Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 2004 г.

3 Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.

Председатель правления

личная подпись Б.М. Петров

СОГЛАСОВАНО

Юрисконсульт

Протокол заседания

Правления

17.03.04 № 3

(личная подпись) Т.С. Шохин

18.03.04

Заместитель председателя

правления

(личная подпись) О.В. Степанов

18.03.04

Начальник Управления

по персоналу

(личная подпись) В.Т. Акимов

19.03.04

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих коллегиальных органов власти и управления (местных представительных органов, общих собраний учредителей, акционеров, заседаний правлений, советов директоров, коллегий министерств и ведомств, комиссий и др.) и разовые или периодически созываемые собрания, собрания, конференции, совещания.

По способу фиксирования информации и степени полноты записи текста протоколы подразделяются на краткие и полные. Полные протоколы могут быть подробными текстовыми, стенографическими и фонографическими.

Краткий протокол фиксирует фамилии докладчиков, выступавших, темы докладов и выступлений, принятые решения.

Полный протокол содержит запись всех выступлений по ходу заседания.

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем данного коллегиального органа по должности.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее составленные документы, отражающие процесс подготовки заседания – повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов и выступлений, проекты решений и др.

Составляемый на заседании черновик протокола должен бать уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если они есть), отредактирован и оформлен не позднее 5 дней со дня заседания.

Протокол оформляется на общем бланке предприятия, учреждения, организации или на чистом листе форматом А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

В типовой формуляр протокола входят следующие реквизиты: наименования организации, наименования вида документа (ПРОТОКОЛ), дата, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок, текст, подписи.

В протоколах оперативных собраний, совещаний, заседаний, заседание оформления начинается с наименования структурного подразделения.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) оформляется при угловом расположении реквизитов от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации, а при продольном расположении реквизитов и в общем бланке – центрованным способом.

Дата оформляется цифровым способом (12. 10. 95.) и располагается через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата протокола является датой заседания, а не подписание и окончательного оформления документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Например: 20 –22 . 10.95; 20.12. 95 –23.12. 95, а в протоколах общих собраний акционеров – буквенно-цифровым способом: 20-21 апреля 1996 г.

Регистрационный номер протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания, и является порядковым номера заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа (№ 1, № 12 и т.п.).

Заголовок протокола содержит краткую формулировку в родительном падеже вида заседания, согласуется с названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Например:

Заседания Совета директоров

Собрание учредителей

Общего собрания акционеров

Заголовок оформляется в верхнем левом углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «место составления или издания» от границы левого поля или на площади, отмеченной в бланке ограничительными уголками, и при продольном и при угловом расположения реквизита бланка.

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляется сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждения).

Состав присутствующих оформляется через 2 межстрочных интервала ниже заголовка от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляется после тире. Инициалы следуют за фамилией. Например:

Председатель – Марков С.В.

Секретарь – Петрова А.И.

При проведении общих собраний акционерных обществ большой интерес представляет возможность приглашения независимого квалифицированного специалиста (обычно из фирмы – реестодержателя) на роль ведущего собрания. В этом случае его фамилия, инициалы и полное наименование должности указываются ниже фамилий председателя и секретаря от границы левого поля:

Ведущий – главный менеджер финансово – инвестиционной компании «ФиН» Осипов В.Т.

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется через 2 межстрочных интервала от границы левого и заканчивается двоеточием.

Например:

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М.

Фамилия присутствующих оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается пометка. Например:

Присутствовали: 20 человек (список прилагается).

Фамилии и инициалы присутствующих на заседании приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля через 2 межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Приглашенные перечисляются с указанием полной должности, т.е. в неё входит полное или сокращенное наименование предприятия или организации, по алфавиту фамилий. Эта часть состава присутствующих также оформляется на всей ширине строки через один межстрочный интервал. Например:

Приглашенные: куратор школьного муниципального округа « Таганка» Агеева Н.О., заместитель директора Департамента образования Правительства Москвы Козина Л.П., проректор РГГУ Тимофеев Ю.А.

В кратких протоколах председателя, секретаря и приглашенных допускается не указывать.

Перечень вопросов, вынесенных на обсуждение и решение коллегиальными органами, оформляется после слова «Повестка дня:», которые располагаются от границы левого поля через 2-3 межстрочных интервала ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос формулируется с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем?» и содержит указание должности, фамилии и

29-04-2015, 01:36

Страницы: 1 2 3

Документы делового общения

Приказ

Протокол

Заседания Совета директоров

Разделы сайта