Документы делового общения

инициалы докладчика.

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения и оформляется с красной строки (от 1-го положения табулятора). Например:

Повестка дня:

1. Об итогах финансово- хозяйственной деятельности за 2 квартала 1993г.

Доклад коммерческого директора Иванкина Е.С.

2. О создании юридического отдела предприятия.

Доклад заместителя председателя правления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно. Формулировку «Разное» в повестку дня включать не рекомендуется, а в повестке дня общего собрания акционеров она не допускается.

В некоторых случаях повестка дня, состоящая из многих вопросов с указанием времени их обсуждения, оформленная как самостоятельный документ и разосланная заранее участникам заседания, в тексте протокола не включается. Перед основной частью текста делается отметка: «Повестка дня прилагается».

Основная часть протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки оформляется в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада. В некоторых случаях после кратко сформулированной темы доклада делается отметка: «Текст доклада прилагается» (после точки).

Слово «ВЫТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержания выступления.

В случае необходимости после фамилии выступающего указывается его должность.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записывается в порядке поступления и оформляется с красной строки. Фамилии лица, задавшего вопрос, допускается не указывать. Например:

Вопрос: Возможно ли увеличение фонда заработной платы в III квартале на 30%?

Нет, предприятие вынуждено изменить направление деятельности, и прибыль сократилась.

Решения, принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагается по степени их значимости.

Пункт, устанавливающий правовую норму, формулируется по стандартной речевой модели: что сделать – с какого или по какой срок?

Пункт, содержащий поручение или предписание, строится по речевым моделям:

поручить кому – что сделать – к какому сроку?

или

что сделать – к какому сроку? Ответственный – наименование должности, фамилия и инициалы конкретного исполнителя.

Например:

РЕШИЛИ:

Внести изменения в структуру и штатную численность предприятия на 1993г.
Утвердить Положение о персонале предприятия.
Вручить начальнику отдела персонала Кирееву С.В. закончить комплектования отделов и служб кадрами специалистов к 20. 03. 04.
Разработать формы трудовых контрактов для разных категорий специалистов к 10 .03. 04. Ответственные – секретарь-референт Петрова И.П. и юрисконсульт Сидоров К. К.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения: «За» - 10, «против» – 0, «воздержались» – 0 или «Единогласно».

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Подписи председателей и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются через 2-3 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами. Расшифровки подписей печатаются от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных).

Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делаются.

Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола. Например:

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.А.Морозов

Т.М.Елисеева

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано на бланке), личные подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель департамента

личная подпись Л.П.Кезина

05.03.04

При утверждении протокола руководителем вышестоящей её полное наименование включается в наименование должности.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Департамента

образования Правительства Москвы

личная подпись Л.П.Кезина

05.03.04

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ПОТОКОЛ

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Приглашённые: заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н., начальник отдела методики стандартизации НИИС Сухарев В.И., начальник отдела систем документирования ВНИИДАД Соколова А.Н., заместитель директора ГНИЦВОК Сухов Н.К.

Повестка дня:

1. О проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол».

Доклад начальника отдела методики стандартизации НИИС Сухарева В.И.

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

1. СЛУШАЛИ:

Сухарева В.И. – о проекте стандарта «Документация управленческая. Протокол». Текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Балакирев П.С. – Формуляр протокола построен на основе единой схемы (формуляр-образец). Правила оформления протоколов базируется на существующей рациональной практике документирования. Проект согласован с наиболее компетентными организациями. Предложил утвердить стандарт и ввести его в действие с 1 января 2005

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Утвердить проект стандарта «Документация управленческая. Протокол» и установить срок введения в действие – 1 января 2005 года.

2. СЛУШАЛИ:

Иванова Р.Н. – о проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами». Необходимость стандарта вызвана резким возрастанием обмена информацией с зарубежными странами. Изучены все существующие способы транслитерации. Проект стандарта согласован со всеми заинтересованными ведомствами.

ВЫСТУПИЛИ:

Петров Е.Я. – проект не отражает существующую практику транслитерации в научной литературе.

Ткаченко В.В. – стандартом трудно пользоваться при передаче телеграмм за рубеж.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1 Поручить члену научно-технической комиссии Евсеенко Э.П. согласовать проект с институтом русского языка РАН к 08.07.04.

2.2 Доработать проект стандарта и представить его на утверждение научно-технической комиссии к 10.07.04. Ответственный – заместитель директора Книжной палаты Иванов Р.Н.

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

В дело 13-10

подпись Резун Б.В.

15.03.04

Государственный комитет

Российской Федерации

по стандартизации, метрологии

и сертификации

ВЫПИСКА ИЗ ПОТОКОЛА

12.03.04 N 4

Москва

Заседания научно-технической

комиссии по общетехническим

и организационно-методическим стандартам

Председатель – Ткаченко В.В.

Секретарь – Горелов В.А.

Присутствовали: Алмазов И.А, Антоновский И.П., Балакирев П.С., Бурденков К.С.

Повестка дня:

2. О проекте стандарта «Транслитерация русских слов латинскими буквами».

Доклад заместителя директора Книжной палаты Иванова Р.Н.

2. СЛУШАЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель

Секретарь

личная подпись

В.В.Ткаченко

В.А.Горелова

ВЕРНО

Секретарь

личная подпись

Б.В. Резун

16.03.04

Требования к тексту письма

Деловая корреспонденция должна обязательно соответствовать требованиям.

Точность, однозначность высказывания. Все слова должны употребляться в соответствии с их лексическим значением.

Логичность

Каждое письмо представляет собой:

– изложение сути вопроса;

– речевое действие;

– заключение.

Грамотность – необходимая часть любого документа

Корректность. Деловая корреспонденция является корректной, если в ней соблюдена этикетная рамка и характерен доброжелательный или нейтральный тон изложения.

Письмо-благодарность

В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

ОАО «Пром»

Директору

ОАО «АСТРОН»

П.И. Иванову

444567, г. Самара

440056, г. Пенза

ул. Кирова, 12

ул. Попова, 11

тел (095) 22 36 15

от 28.03.2002 № 1-78

на №__178 от 25.03.2002

Уважаемый Петр Иванович!

Мы получили Ваше приглашение на конференцию по обсуждению новой линии по производству оборудования, за которое мы Вам признательны.

Мы рады присутствовать на этом мероприятии.

С наилучшими пожеланиями.

Генеральный директор

Н.Н. Лядов

Котова Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Письмо-приглашение

Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

ОАО «АСТРОН»

Директору

ОАО «Пром»

Н.Н. Лядову

440056, г. Пенза

444567, г. Самара

ул. Попова, 11

ул. Кирова, 12

тел (085) 22 36 10

факс (085) 22 30 20

от 25.03.2004 № 178

на № от ________-

О приглашении на конференцию

Уважаемый Николай Николаевич!

2 апреля 2004 года в 12 часов в актовом зале нашего предприятия состоится обсуждение проекта новой линии производства оборудования для пищевой промышленности.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Мы будем рады Вас видеть, получение просим подтвердить

Приложение: Проект линии на 35 л. в 2. экз.

С уважением.

Генеральный директор

П.И. Иванов

Король Татьяна Александровна

(095) 22 36 55

Содержание

Введение ……………………………………………………………………………..3

Протокол. Выписка из протокола …………………………………………………..4

Приказ ……………………………………………………………………………….12

Объяснительная записка: внутренняя и внешняя ………………………………..17

Докладная записка: внутренняя и внешняя ……………………………………....17

Доверенность от лица и организации ……………………………………………..26

Акт …………………………………………………………………………………..32

Договор ……………………………………………………………………………..37

Письма: служебные, благодарственные и приглашение…………………………41

Литература ………………………………………………………………………….48

Трудовой договор

В соответствии с Трудовым кодексом РФ основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащий нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (Трудовой кодекс РФ, ст.56).

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник. От лица работодателя, как правило, выступает руководитель организации (или его заместитель по кадровой службе).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в кадровой службе) (Трудовой кодекс РФ, ст.57).

Трудовые договора могут заключаться:

на неопределенный срок;
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный договор, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, заключается в тех случая, когда трудовые отношения не могут быть установленный на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В тексте трудового договора должны быть указаны стороны, заключившие договор:

фамилия, имя, отчество работника;
фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица.

Кроме того, к существенным условиям трудового договора законом отнесены:

место работы (с указанием структурного подразделения);
дата начала работы;
срок действия (в случая заключения срочного трудового договора);
наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;
режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Возможно включение в трудовой договор других условий:

об испытании;
о нераспространении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводится за счет средств работодателя.

Работодатель не имеет право требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором.

Из сказанного вытекает, что организации имеют право разработать и использовать индивидуальную форму трудового договора, однако многие кадровые службы используют примерную форму трудового договора, рекомендованную Министерством труда РФ.

Трудовой договор является основанием для издания приказа руководителя организации о приеме сотрудника на работу.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

(на срок до 2-х месяцев)

г. Москва___________ "10"марта__ 2004 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Ника»_________________, (наименование)

именуемое в дальнейшем "Общество", в лице Директора Ярцевой К.Н.______, действующего на основании Устава, с одной стороны, и г-на (ки)

Российской Федерации Иванова Петра Сергеевича____ именуемого (ой) в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник принимается на временную работу в Общество в качестве электромонтажгика________________________________________________.

2. Заработная плата Работника составляет 15000___________________ _________________ рублей в месяц.

3. Работник в период работы в Обществе подчиняется непосредственно главному энергетику____________________________________________.

4. Работник обязан выполнять следующие должностные обязанности: должен качественно выполнять все электромонтажные работы _____________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ (указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения)

(Вариант: Выполнять обязанности, указанные в должностной инструкции).

5. Работник обязан приступить к работе с "10"марта___ 2004 г.

6. Настоящий трудовой договор заключается на 2_________ месяц (а) (дня/дней) (не более 2-х месяцев) и действует с "10"марта_____ 2004 г. по "10"мая___ 2004 г.

7. Место работы Работника: здание фирмы «Ника»________________________. Варианты:

а) Общество вправе посылать Работника для выполнения заданий в ______________________________, расположенную по адресу: _____________ (наименование компании) ________________________________________.

б) Общество вправе посылать Работника для выполнения заданий в любой район в пределах ___________________ области.

8. По истечении срока трудового договора он может быть продлен по соглашению сторон, или между ними может быть заключен новый трудовой договор о приеме на временную или постоянную работу.

9. Если по истечении срока трудового договора трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения, то действие трудового договора продлевается на неопределенный срок и Работник приобретает статус постоянного работника.

10. Работа в Обществе является основным местом работы Работника.

11. Режим работы, права и обязанности сторон, основания прекращения трудового договора и иные условия определяются в Положении о персонале, утверждаемым руководителем Общества.

12. Дополнительные условия по настоящему договору: дополнительных условий нет___________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________

13. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.

14. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.

15. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором и Положением о персонале, стороны руководствуются действующим трудовым законодательством.

16. Стороны руководствуются внутренними нормативными актами Общества (Положением о персонале, правилами внутреннего трудового распорядка и т. д.) только при условии ознакомления с ними Работника под расписку.

17. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством.

18. Договор составлен в 2-х экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится в Обществе, а другой у Работника.

Подписи сторон:

ОБЩЕСТВО: Директор Ярцева К.Н.__________________________________

РАБОТНИК: Иванов Пётр Сергеевич________________ (Иванов_____)

Паспорт серия 12 34 _________ Nо. 56789____ выдан ОВД «Царицыно» 28.02.2001 г. _________________________________________________________________ (кем, когда)

Адрес г. Москва, ул. Кукушкина д. 5 кв. 46______________________