Личность руководителя отдела неизбежно оказывает воздействие на сотрудников, а поскольку общественные отношения чрезвычайносильно зависят от личности, трудно предположить, что найдутся два отдела, работающих одинаково, даже если их структуры сходны. Единственным универсальнымкритерием может служить только эффективность работы.
Многим специалистам посчастливилось создавать отделы ПР в организациях, где раньше ничего подобного не существовало.
В этом случае открывается прекрасная возможность пустить дело в правильном направлении, но первейшей задачей является обучениедругих сотрудников организации, чтобы они поняли назначение отдела ПР и то, как он сочетается с другими подразделениями, в частности с отделом кадров иотделом социальных вопросов, с отделом труда и рекламы.
Одной из опасностей может стать желание переправлять в отдел ПР все вопросы и заявки, не вписывающиеся в проблематикудругих отделов, или таких вопросов, решение которых не сулит ощутимых результатов. Руководитель отдела должен быть готов дать отпор попыткампревратить его отдел в свалку заведомо невыигрышных дел, а в случае необходимости должен быть готов и обратиться к высшему руководству.
Сотрудники отдела должны уметь выполнять любые поручения, но крупный отдел желательно разбить на несколько секторов.Гибкость в этом случае можно поддерживать, следя за тем, чтобы сотрудники не задерживались подолгу в одном секторе, а менялись, скажем, каждые полгода.Одним из секторов будет, конечно же, сектор прессы. Другие секторы могут заниматься публикациями, включая учет и отчетность; пропагандой, включая кино-и видеофильмы, выставки и витрины; задачей сектора общих проблем будет создание образа фирмы, поддержание отношений с окружающим населением, контакты,сбор информации и т.д. Там, где позволяют масштабы, во главе каждого сектора должен стоять руководитель, ответственный перед главой отдела, который, в своюочередь, обязан проявлять самый пристальный интерес к делам каждого сектора, но не вмешиваться без необходимости в повседневную работу. Важно пробудить всотрудниках чувство ответственности, предоставив им право подписызать их часть переписки и полную свободудействий в разумных пределах. Когда организация занимает одно здание или, по крайней .мере, сосредоточена в одном городе, отдел ПР размещается там же, где ируководство организации. Но это не подходит, если штаб-квартира организации находится не в столице. Это особенно неудобно для отношений со средствами массовойинформации. Это проблема, которую до сих пор не удается решить. Другая, также нерешенная проблема, заключается в том, как организовать службу ПР для группыкомпаний или для компании, имеющей множество различных производств и филиалов. Наилучшим выходом в таком случае является, видимо, создание штаб-квартиры ПР ипресс-центра в крупном центре с развитыми средствами связи и сети отделений ПР на всех крупных производствах и в филиалах. Каким бы способом ни решалась этапроблема, руководству отдела ПР придется много разъезжать, а значит, терять время, но другого выхода в такой ситуации просто нет. Иногда по серьезнымвопросам можно проводить „телефонное совещание".
В составленни годовой сметы нет необходимости, как это делается при заключении контракта с консультативным агентством, нобольшинство крупных организаций ведут строгий учет всех своих расходов и выделяют определенные суммы каждому своему подразделению. В такую смету закладываетсяфонд заработной платы, арендные и другие накладные расходы и оплата услуг, а также реальные расходы. Иногда делаются сравнения работы собственных отделов ПРс консультативными агентствами на основе только реальных издержек без учета накладных расходов. Объективное сравнение покажет, что различия в затратахневелики. Если на содержание постоянного отдела ПР есть возможность выделить лишь не значи тельн ую сумму, имеет смысл обратиться к консультативному агентству, а не создавать собственный отдел.
Методы осуществления ПР
Методы осуществления программы ПР не зависят от того, пользуется ли организация услугами консультантов со стороны, имеет лиона внутреннюю службу или сочетает оба эти варианта.
Основные принципы ПР постоянны, хотя способы осуществления ПР в значительной степени зависят от области интересов организации. Сегоднясуществует общепринятая практика ПР, которой следуют в разных странах. Теория и философия ПР при этом остаются неизменными в то время, как практика ПР зависитот местных условий — экономических, культурных и религиозных.
Этика отношений с прессой
Один из первых описанных кризисов в отношениях с общественностью произошел в 1906 году. Айви Ледбеттеру Ли былопоручено помочь компании „Антрацит Коул Роудз энд Майи" предотвратить назревавшую забастовку.
Молодой Айви Ли разослал редакторам городских газет свою историческую „Декларацию о принципах” и сделал первое заявление дляпечати. Вот что он писал:
„Это не секретное пресс-бюро. Вся наша работа делается в открытую. Наша цель — давать новости. Но это и нерекламное агентство. Если вы считаете, что какой-нибудь из наших материалов больше подошел бы для вашего рекламного отдела, не пользуйтесь им. Нашиматериалы точны. По любому из освещаемых вопросов можно получить дополнительную информацию, мы с радостью поможем любому редактору лично проверить достоверностьлюбого из упомянутых фактов. По первому требованию любой редактор сможет получить исчерпывающие сведения о тех, от чьего имени распространяется статья.Словом, наша цель заключается в том, чтобы откровенно и открыто, от имени деловых кругов и общественных .институтов предоставлять прессе и общественности СШАсвоевременную и точную информацию по вопросам, представляющим для общественности ценность и интерес. Корпорации и общественные институтыраспространяют большое количество материалов, в которых теряется элемент новизны. Но несмотря на это для общественности так же важно получить этуинформацию, как и для самих учреждений распространить ее. Я распространяю только те материалы, достоверность которых я сам бы с радостью помог проверитьлюбому.”
Это заявление ознаменовало революцию в отношениях между деловыми кругами и общественностью. Пренебрежительноеотношение к общественности, которое ранее бытовало повсеместно, стало вытесняться желанием информировать общественность.
Отношения со средствами массовой информации или прессой, пожалуй, являются важнейшей составной частью отношений собщественностью, но только частью, и очень важно это иметь в виду. К сожалению, отношения с общественностью (public relations) и отношения с прессой (press relations) часто обозначаются одной и тойже аббревиатурой PR, иногда .это вносит путаницу. В США такой проблемы не существует, поскольку там чаще используется термин“отношения со средствами массовой информации“ (mass media reiations).
Двусторонняя связь
Отношения со средствами массовой информации по сути своей являются двусторонними. Они являются связующим звеном междуорганизацией и прессой, радио и телевидением. С одной стороны, организация предоставляет информацию и по просьбе средств массовой информации материальнуюбазу, с другой стороны, она также предпринимает шаги для выпуска комментариев и информационных сообщений. Взаимное доверие и уважение между организацией и средствамимассовой информации являются необходимым залогом хороших отношений.
Даже в век радио и телевидения общественное мнение в основном формируется под воздействием того, что люди читают в центральной,местной и отраслевой печати. Необходимо с уважением относиться к честному имени и традиционной свободе печати, свободе, которая в значительной степениопределяет значимость прессы. Но все это не мешает прибегать к сотрудничеству с прессой в рамках решения задач связи с общественностью.
Основа отношений со средствами массовой информации
Свои отношения со средствами массовой информации лучше всего постоянно строить на доверительных началах. Следует сообщатьпрессе как можно больше, даже сведения копфиденциального характера, а затем оговаривать, какие моменты нельзя публиковать и почему.
Целесообразно культивировать взвешенное отношение к комментариям в прессе. Популярные издания обычно предпочитают сенсационныесообщения сообщениям о запланированных событиях, какое бы значение последние ни имели для процветания страны, области или района. Однако можно найти многоспособов обратить на себя внимание печати, если разобраться в потребностях газет и других периодических изданий.
Все газеты готовы помещать чисто информационные материалы, даже если они по-разному к ним относятся из-за различий в редакционной политикеи читательских привязанностях. Пресса всегда приветствует любую статью или заметку, содержащую элемент новости, лишь бы этот материал был достоверным исвоевременным.
Сегодня, однако, печать в основном публикует статьи и очерки, которые дают фоновую информацию к новостям, или же статьи иочерки на злобу дня или общего характера. Здесь и открываются широкие возможности сотрудничества с журналистами в выдвижении на передний план какого-нибудьконкретного интереса. Им нужен постоянный приток идей и тем, на которых они моглибы построить свои журналистские произведения, и, как правило, они бываюттолько рады получить какое-нибудь конструктивное предложение. Может показаться, что такая ситуация открывает возможность для оказания давления на печать, дажедля подкупа, но на самом деле случаи факты коррупции редки, ведь необдуманный подход зачастую может погубить все дело.
Постепенно между представителями прессы и специалистами по ПР складываются отношения, основанные на профессиональной этике. Прессаначинает осознавать значение контактов с организациями: используя эти контакты, можно быстро получить достоверную информацию. Компетентные специалисты вобласти ПР, в свою очередь, высоко оценивают роль представителей прессы в предоставлении общественности взвешенной информации и понимают проблемы,связанные с целесообразностью тех или иных публикаций и ограниченностью места на страницах печати. Еще одна важная деталь заключается в том,что прессапризнает роль специалистов по ПР в разъяснении руководителям компаний и предприятий, насколько важно быть честным и открытым.
Ответственный за связь с прессой
Считается, что ответственные за связь с прессой часто затрудняют написание статейи информации и что практика заявлений для печати отрицательно сказывается на журналистском мастерстве. Обязанность ответственного за связь с прессойсостоит в том, чтобы оказывать прессе содействие, и если он создает прессе преграды, значит, он не справляется со своей работой. На каждого ответственногоза связь с прессой, который мешает прессе работать, приходятся сотни таких, которые готовы днем и ночью оказать прессе неоценимые услуги. Заявления дляпечати — полезная форма предоставления информации прессе. Однако журналисты не должны использовать их текст дословно; если они так поступают, они самивиноваты.
Пресс-центр — это не руководящий орган, он существует для оказания содействия прессе. Размеры и структура его должнызависеть от объема возможных потребностей в его услугах, но он должен быть достаточно большим, чтобы легко справляться с обычной текучкой и быть всостоянии справиться с критическими ситуациями, которые время от времени могут возникать. Необходимо предусмотреть возможность ответа на запросыцентральных газет, поступающие в ночное время. Надо учитывать два необходимых условиях в отношениях спрессой: скорость и точность. Если репортер задает вопрос по телефону, значит, он хочет получить ответ на него как можно скорее. Если такой возможности нет,надо ему так и сказать, и желательно указать другой источник информации. Если редактор просит фотографии, надо сообщить, имеются ли они в наличии, или когдаон их сможет получить. Каковы бы ни были правила предоставления информации или фотографий, соблюдаться они должны пунктуально. Если представителям печатиприходится по нескольку раз звонить и спрашивать об обещанной информации, это действует им на нервы.
Само собой разумеется, информация должна быть точной, тем не менее желательно заблаговременно предусмотреть возможные причинынеточностей, чтобы избежать ошибок. Продиктованные по телефону имена и цифры могут быть неправильно расслышаны, и надо обратить на это особое внимание,чтобы обеспечить четкость их передачи. Некоторые репортеры все равно могут неправильно понять цифры, несмотря на все усилия, но надо сделать всевозможное, чтобы свести эту вероятность к минимуму.
Два очень важных фактора в отношениях с прессой — это выбор подходящего момента и нужной аудитории: подобрать удачныйпсихологический момент для опубликования сообщения и постараться, чтобы оно дошло до нужного читателя. Связь с прессой — дело ответственное. В большихорганизациях нежелательно, чтобы ответственный за связь с прессой совмещал свои обязанности с какой-нибудь другой работой.
С существующей практикой подбора ответственных за связь с прессой из числа журналистов согласны далеко не все. Как минимум, одинредактор центральной газеты публично выразил свое нежелание видеть бывших коллег на этом посту. С его точки зрения, обязанность ответственного за связь спрессой — поставлять новости, а журналиста — писать материалы. Он отверг практику передачи уже готовых к публикации статей, поскольку, по его мнению,это является вмешательством в деятельность специалиста, который должен собрать как можно больше фактов и сам прокомментировать их.
Ответственный за связь с прессой нужен прежде всего для того, чтобы своевременно уделять внимание нуждам прессы. Если же оннастолько занят, что до него трудно бывает дозвониться, то зачем он вообще нужен? Слишком часто бывает легче переговорить с директором, чем дозвониться доответственного за связь с прессой! Такие ситуации возникают, как правило, когда за связь с прессой отвечает сам начальник отдела ПР.
Некоторые ответственные за связь с прессой прекрасно себя чувствуют, будучи в полной уверенности, что они оказываютпрессе превосходные услуги. Может быть, они и правы, но чаще всего они ошибаются. Лучше всего спросить самих представителей прессы, довольны ли ониуслугами, которые им оказываются, или у них есть какие-нибудь предложения. Ответы на такой запрос могли бы многое прояснить.
Для того, чтобы наладить удовлетворительное сотрудничество с журналистами, необходимо понять, как они работают, каков их образ мыслей. Ответственному засвязь с прессой не обязательно самому иметь личный опыт журналистской работы, однако если у него его нет, ему следует посетить одну-две газетных редакции иознакомиться с условиями работы там. Необходимо ежедневно читать как можно больше различных газет, полезно также пробовать писать статьи и очерки дляприобретения определенного опыта. важно поддерживать регулярные контакты с журналистами, высылая им бэкграунды, а не только обращаться, когда возникнеткакая-нибудь сенсация. Нелишним будет напомнить, что постоянное поддержание дружественных отношений со средствами массовой информации принесет хорошиедивиденды.
Необходимо также, чтобы ответственный за связь с прессой полностью понимал задачи и цели корпорации или организации, которую онпредставляет, чтобы он мог составить и выполнять план выпуска заявлений для печати и очерков, а это, в свою очередь, будет способствовать успешному выполнениюданным учреждением всей программы ПР.
Если в силу своей специфики организация может быть каким-то образом причастна к обстоятельствам катастроф или чрезвычайныхситуаций, то необходимо разработать процедуру действий в таких обстоятельствах. Пресса должна знать имя человека, который при этом будетофициально представлять организацию, каналы связи с ним. В случае чрезвычайного происшествия информация в кратчайшие сроки и в наиболее полномвиде должна быть предоставлена журналистам, поскольку они являются непосредственным связующим звеном с общественностью.
Радио и телевидение
В наше время бурными темпами развиваются различные электронные средства. Это обусловлено последними достижениямив области фотографии, компьютерной и электронной техники и спутниковой связи.
В результате появились всемирные системы прямого вещания, информация стала доступной в любой точке земного шара, произошлатехническая революция в области принимающих устройств. Все это приводит к изменениям в способах получения информации.,
Быстро меняющаяся техника оказывает огромное воздействие на информационные средства. Вот некоторые примеры этоговоздействия:
1. Усиление специализации всех средств массовой информации.
Журналы, газеты, радиостанции и телевизионные студии начинают понимать, что для того, чтобы продолжать существовать, онидолжны ориентироваться не на широкую публику, а на отдельные группы людей, объединенных общими интересами.
Многие станции сузили свою направленность, чтобы обеспечить себе надежную поддержку со стороны определенной группы населения.
2. Неизбежное сопротивление, с которым сталкиваются перемены.
Изменения в технике оказывают огромное экономическое воздействие на печатные и электронные средства массовойинформации. Невиданные доселе возможности выбора предлагает телезрителям кабельное телевидение. Передачи по каналам спутниковой связи расширяютвозможности телевидения и телевизионный рынок, поскольку телестудии и компании кабельного телевидения теперь не ограпичепы в выборе аудитории.
3. Необходимость специализации и специальной подготовки.
В области информации человек уже не может быть универсальным специалистом. Специалист по ПР особенно четко должен осознавать потребность вспециальной подготовке сотрудников, работающих с различными средствами массовой информации
ПОЛОЖЕНИЕ С ПР-БИЗНЕСОМ В РОССИИ.
На данный момент в России сложилась достаточно парадоксальная ситуация в области public relations, обусловленная мизернымвозрастом рыночных отношений и компаний, участвующих в них, а так же ускоренными темпами вхождения в рынок и, как следствием, непропорциональностьюразвития и “цивилизованности” различных секторов рынка.
Ситуация такова, что, говоря о ПР в России, следует говорить о развитии этой деятельности только в двух секторахроссийского рынка: банковском и компьютерном. В силу различных причин именно эти два сектора подошли в своем развитии к моменту, когда руководство фирмосознает необходимость проведения целенаправленной и постоянной деятельности в сфере ПР.
При этом рынок ПР в этих секторах еще только зарождается, что порождает множество ошибок и недочетов в деятельностиПР-менеджеров, в том числе и те, которые упоминались выше. Известно, например, что в некоторых случаях функции ПР-менеджера совмещены с функциями менеджера помаркетингу, чуть ли не у каждой компании — своя модель ПР, и поэтому, представителям прессы зачастую бывает труднопонять, кто же тот самый «правильный человек», с которым стоит поддерживать контакты. Зачастую в компании «пиаром» начинает заниматься человек, которому...просто нечем больше заняться. В итоге он берется за это дело с тем же уровнем ответственности, с каким было принято решение о его назначении. Такой сотрудникможет одновременно заниматься рекламой, организацией выставок и всем прочим, так или иначе относимым к ПР. И сколько бы обязанностей ни свалилось на него,результаты компании в итоге практически не изменятся.
Российский рынок меньше, меньше на нем и активных персон, а в результате присутствует некий элемент тусовочности. ПР-менеджер,например, знет, что господин Иванов работает в таком-то издании, с ним надо общаться определенным образом и
29-04-2015, 03:51