Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по курсу «Делопроизводство»

по теме: «Основные положения ГОСТа Р.6.30-2003»

1. Содержание и основные требования ГОСТ Р.6.30-2003, утвержденного для применения Приказом ФТС РФ от 18.10.04 №160

Приказом ФТС РФ от 18.10.2004 №160 «О типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» в целях улучшения документационного обеспечения и работы архивов в таможенных органах, реализации положений новой редакции Таможенного кодекса Российской Федерации и выполнения мероприятий по преобразованию ГТК России в Федеральную таможенную службу утверждена Типовая Инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах). Типовая Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах. Документационное обеспечение в таможенном органе осуществляется отделом документационного обеспечения (ОДО), задачи, функции и порядок работы которого регламентированы положением, приведенным в приложении 1 к Типовой Инструкции. Права и обязанности ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении и должностных лиц ОДО регламентированы в примерных должностных инструкциях, приведенных в приложениях 2 и 3. Определены особенности подготовки и оформления отдельных видов документов. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией. Указанные акты запрещено отменять или изменять с применением такого вида документов как письма. Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих актов. Документы таможенных органов оформляются в соответствии с образцами бланков, приведенных в приложениях к Типовой Инструкции. В приложениях к Типовой Инструкции приведены также Положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможенного органа и Примерное Положение об архиве таможенного органа. Признан утратившим силу Приказ ГТК РФ от 09.03.1999 №150 «О Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» с внесенными в него изменениями, а также Приказ ГТК РФ от 15.09.2003 №1006 «О порядке регистрации и подписания документов в таможенных органах».

Согласно Приказу документы в таможенных органах оформляются в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003

При оформлении документов в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

1) их юридическую силу;

2) оперативное и качественное их исполнение и поиск;

3) возможность автоматизированной обработки документов.

Для оформления документов рекомендуется использовать стандартные возможности текстового редактора Word for Windows (версии 6.0 и выше) с использованием шрифтов Тimes New Roman Cyr (Arial Cyr, Courier New Cyr) с размером кегля 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

Обеспечение перечисленных условий не в последнюю очередь достигается путем неукоснительного соблюдения установленных требований к носителю (бланкам, листам писчей бумаги) и реквизитам документа. В связи с последним замечанием обратимся к рассмотрению особенностей оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003. Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего − ГОСТ Р6.30-97 (с изм. от 2000 г.) − и унаследовал от последнего структуру (за исключением раздела 5) и ряд положений. Тем не менее ГОСТ Р6.30-2003 содержит и новые требования к оформлению документов.

В частности, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 установлен иной состав реквизитов документа. Их общее число составляет теперь 30 (а не 29, как в ГОСТ Р6.30-97), при этом один реквизит − гриф ограничения доступа к документу − исключен. Одновременно в состав реквизитов добавлены два новых − основной государственный регистрационный номер ОГРН (05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет ИНН/КПП (06).

Уточним, что вновь введенные реквизиты 05 и 06 располагаются на бланке правее или ниже реквизита 04 − код предприятия (организации) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Из содержания ГОСТ Рб.30-2003 изъяты положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 исключены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов (при этом сами реквизиты сохранены в практически неизменном виде).

Наиболее существенным структурным изменением стало не включение в ГОСТ Р6.30-2003 раздела «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации» (раздел 5 в ГОСТ Р6.30-97. ). Кроме того, в текст ГОСТа не включены и положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. Например, в соответствии с подп. 3.11 при оформлении даты словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (с 1-го по 9- е число месяца).

Подпунктом 3.21 уточнен порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу (последняя может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки). Незначительные уточнения внесены и в текст подп. 3.25-3.26, определяющие порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В заключение обратим внимание пользователей нашего сайта на порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003. Как следует из раздела 1 документа, требования нового стандарта являются рекомендуемыми. Сказанное, однако, не означает, что теперь предприятия могут вести делопроизводство так, как им заблагорассудится, − ведь документы, оформленные с нарушением требований, установленных ГОСТом и иными нормативно-правовыми актами по вопросам ДОУ, по сути, не имеют юридической силы. Кроме того, небрежно или неверно оформленные документы, несомненно, затруднят деловое общение между предприятиями-партнерами, что, в свою очередь, отрицательно скажется на результатах их деятельности.

В то же время следует подчеркнуть, что требования ГОСТ Р6.30-2003 распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. Общероссийский классификатор управленческой документации, класс 0200000). Таким образом, правила оформления, содержащиеся в ГОСТ Р6.30-2003, в равной степени распространяются на документы и государственных, и негосударственных предприятий и организаций.

2. Организационные документы: структура организации и штатная численность персонала; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка; положение о структурном подразделении; инструкции организационно-методического назначения; должностные инструкции

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Попытка определения видов документов сделана в Приложениях к Основным приложениям Единой государственной системы делопроизводства.

Организационные документы можно определить как комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Формуляр организационного документа это:

постоянные реквизиты «единого» бланка:

эмблема (03);

наименование организации (06);

наименование вида документа (08) (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты «единого» бланка:

дата (09);

регистрационный номер (10);

место составления или издания документа (12);

заголовок (17);

текст (19);

отметка о наличии приложения (20)2;

подпись (21);

гриф согласования (22) или визы (23);

гриф утверждения (15);

печать (24).

Организационные документы включают в себя:

структура организации и штатная численность персонала;

штатное расписание;

положения;

инструкции (организационно-методического назначения, должностные и т.д.);

должностные инструкции;

правила внутреннего трудового распорядка.

Структура организации – состав ее подразделений. Так, например, в структуру Южного таможенного управления входят 20 таможен, в том числе специализированная Южная оперативная таможня, 89 таможенных постов, включая Южный акцизный таможенный пост, 61 действующий пункт пропуска (всего 72), в том числе 22 автомобильных, 8 железнодорожных, 16 воздушных, 13 морских, 1 речной пункт пропуска и международная паромная переправа «Кубань-Крым». В г. Ростове-на-Дону действует Ростовский филиал Российской таможенной академии.

Пример структуры таможенного поста приведен ниже.

1) Финансово-экономический департамент под руководством заместителя начальника таможни по экономическим вопросам включает в себя 35 человек и состоит из следу ющих подразделений:

отдел таможенной стоимости и валютного контроля (6 человек);

отдел таможенных платежей (4 человека);

отдел таможенной статистики и анализа (4 человека);

отдел таможенной инспекции (9 человек);

гру ппа АСУ (4 человека);

гру ппа по работе с конфискатами и взиманию штрафов (4 человека);

отдел бу хгалтерского у чета и контроля (4 человека).

2) Департамент таможенного оформления под ру ководством первого заместителя начальника таможни включает в себя 28 человек и состоит из следующих подразделений:

отдел таможенного оформления и таможенного контроля №1 (7 человек);

отдел таможенного оформления и таможенного контроля №2 (7 человек);

отдел нетарифного и экспортного контроля (7 человек);

отдел товарной номенклатуры и происхождения товаров (7 человек).

3) Правоохранительный департамент под руководством заместителя начальника таможни по правоохранительной работе включает в себя 40 человек и представлен:

отделом по борьбе с таможенными правонарушениями (7 человек);

отделом по борьбе с контрабандой наркотиков (6 человек);

отделом таможенных расследований (6 человек);

отделом внутренней безопасности (8 человек);

отделом таможенной охраны (6 человек);

юридическим отделом (7 человек).

4) Кадровый блок под руководством заместителя начальника таможни по работе с личным составом включает в себя 19 человек и объединяет следующие под разделения:

отдел кадров (9 человек);

инспекцию по работе с личным составом (6 человек);

отдел подготовки кадров (2 человека);

отдел социального развития (2 человека).

5) К околотаможенной инфрастру кту ре поста относятся:

отдел капитального строительства и эксплу атации таможенных объектов (5 человек);

автотранспортная группа (6 человек).

группа технических средств таможенного контроля и связи (5 человек).

Этот блок подчиняется заместителю начальника таможни по капитальному строительству.

Таким образом, личный состав таможенного поста, включая начальника поста и его заместителей, составляет 144 человека.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Изменения в штатном расписании вносят приказом руководителя предприятия.

Приложение − правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.

Положения бывают:

индивидуальные − об отделах управленческих подразделений, включенных в схему организационной структуры управления предприятия;

типовые – об основных отделах, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения и разработчик. Проект положения согласовывают с юридическим отделом, представляют на утверждение руководителю предприятия.

Положение является документом, его структуру определяет учреждение-разработчик. Текст может состоять из разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работ в целом или отдельных структурных подразделений.

Формуляр-образец положения состоит из реквизитов:

наименование организаций;

автора документа;

наименование вида документа-положения;

гриф утверждения;

дата;

номер;

место издания (город);

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

гриф согласования;

виза согласования.

Инструкция − это правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан.

Все инструкции подразделяются на две группы:

инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого применяется участие исполнители (должностные лица, подразделения);

должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит из нескольких разделов.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет вид работы, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Например, Начальник Южного таможенного управления:

руководит на принципах единоначалия деятельностью управления и нижестоящих таможенных органов;

несет персональную ответственность за выполнение возложенных на управление задач и функций, состояние правовой деятельности управления и нижестоящих таможенных органов, правильность и обоснованность расходования выделенных и закрепленных денежных средств, состояние бухгалтерского учета, планово-финансовой, бюджетной, кассовой, платежно-расчетной, штатной дисциплины и достоверность финансовой, бухгалтерской и иной отчетности;

распределяет обязанности между своими заместителями и устанавливает степень их ответственности;

на основе и во исполнение законодательства Российской Федерации, правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативных и иных правовых актов ФТС России и в пределах своей компетенции подписывает (утверждает) приказы и иные правовые акты и документы, организует проверки их исполнения;

присваивает, в случае делегирования такого права Председателем ФТС России, очередные специальные звания до инспектора таможенной службы 1 ранга включительно должностным лицам управления и нижестоящих таможенных органов, сотрудникам организаций системы ФТС России, находящихся в оперативном подчинении управления;

представляет управление в государственных органах;

вправе дополнять или изменять типовую структуру нижестоящих таможенных органов;

утверждает структуру и штатное расписание управления;

утверждает положения о структурных подразделениях управления;

вносит в ФТС России предложения о присвоении специальных званий подчиненным должностным лицам таможенных органов Российской Федерации, сотрудникам организаций системы ФТС России, находящихся в оперативном подчинении управления;

применяет в пределах предоставленных ему прав в отношении работников управления и нижестоящих таможенных органов меры поощрения и дисциплинарного воздействия;

распоряжается фондом материального поощрения начальника управления;

назначает на должность и освобождает от должности сотрудников управления;

назначает на должность и освобождает от должности сотрудников нижестоящих таможенных органов в случаях, предусмотренных нормативными актами ФТС России;

осуществляет другие функции, пользуется другими правами и несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными и иными правовыми актами ФТС России.

Начальник управления вправе делегировать отдельные предоставленные ему полномочия подчиненным должностным лицам таможенных органов Российской Федерации.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, что работник несет ответственность.

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристом, отделом труда и зарплаты. Утверждают должностные инструкции руководителем организации или с помощью распорядительного акта.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме. Информацию подписывает автор-составитель, а утверждает − руководитель или специальный распорядительный документ.

Информацию оформляют на бланке формата А4. должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Формуляр-абзац инструкции состоит из реквизитов:

наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения) − автора документа;

наименование документа;

дата;

номер;

место издания;

заголовок к тексту (в именительном падеже);

гриф утверждения (или отметка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);

текст;

подпись;

гриф согласования;

вид согласования.

3. Задача 1

Оценить достигнутый уровень фондоотдачи и установить причины его изменения по сравнению с прошлым годом.

Оценить влияние на уровень фондоотдачи следующих факторов:

1. Изменение доли активной части фондов в общей сумме.

2. Изменение фондоотдачи активной части фондов.

На основании данных таблицы можно сделать следующие выводы.

В отчетном году объем выпуска продукции возрос на 5% по сравнению с базовым, при этом стоимость основных фондов возросла на 10,11%, стоимость активной части основных фондов – на 9,38%. Доля активной части основных фондов не изменилась и составляет 60%.

Поскольку стоимость основных фондов и в том числе их активной части росла быстрее стоимости продукции, показатель фондоотдачи снизился на 4,64%, показатель фондоотдачи основных фондов – на 4%.

4. Задача 2

Охарактеризовать уровень материалоемкости выпущенной продукции. Определить и оценить влияние изменения материалоемкости и материальных затрат на объем продукции.

Объем выпуска продукции возрос в отчетном году на 5%, а материальные затраты – в меньшей степени, на 1,96%. Следовательно, материалоемкость продукции уменьшилась на 2,89%.

Литература

1. Приказ ФТС РФ от 18.10.2004 №160. // СПС Консультант плюс.

2. Андреева В.И., Делопроизводство. Требования к документам фирмы, М., 2006.

3. Кирсанова М.В., Курс делопроизводства, М., 2005.

4. Кузнецова Т.В., Делопроизводство, М., Юнити, 2005.

5. Рогожкин И.Ф. ГОСТ Р.6.30-2003. Описание. М., 2004.

6. Сомов П.В., Тихомиров А.Н., Делопроизводство, М., Проспект, 2006.

7. www.customs.ru