РЕВИЗИЯ ОПЕРАЦИЙ С
ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫМИ ЦЕННОСТЯМИ
1. Задания, последовательность и источники ревизии
Реформирования бухгалтерского учета и финансовой отчетности требует внесения коренных изменений в методологию контроля и ревизии операций с товарно-материальными ценностями. Прежде всего следует провести рационализацию управления коммерческой деятельностью, основными элементами которой являет экономическая свобода, свободное движение товаров и услуг в сфере предпринимательства, конкуренция, маркетинг, совершенное знание рынка и ценового механизма, понятия риска и оперативного реагирования на ситуацию, которая сложилась на рынке, и т.п..
Основными заданиями ревизии операций с товарно-материальными ценностями являет:
– анализ выполнения задания с товарообороту, выявления резервов увеличения его объема, уменьшения затрат и обеспечение рентабельности;
– проверка правильности документального оформления и целесообразности осуществления товарных операций, своевременное отображение их в учете;
– контроль за своевременным и полным оприходованием товарно-материальных ценностей;
– исследования товарных запасов и контроль за соблюдением их норматива;
– контроль за соблюдением правил проведения инвентаризации, своевременное выявление ее результатов;
– проверка выполнения договорных обязательств относительно поставки и сбыта (реализации) товаров;
– выявления фактов приписок и сверхнормового списания потерь товаров и т.п.
Последовательность и порядок проведения ревизии зависят от задания на ревизию и объема деятельности торгового предприятия, его структуры, состояния учета и контроля за движением товарно-материальных ценностей.
Последовательность ревизии такая. Ревизию начинают с внезапной инвентаризации денег в кассе и других товарно-материальных ценностей на складе ли в магазине. К проведению инвентаризации следует привлечь бухгалтеров, экономистов, финансистов, юристов, товароведов и других специалистов гуртовень и магазинов. Потом ревизор обследует склад или магазины, осуществляет проверку состояния складских и торговых помещений и соблюдение порядка прием и реализации товаров за количеством и качеством. Затем ревизор начинает документальную ревизию с применением приемов и способов экономического анализа.
Ревизию операций с товарно-материальными ценностями осуществляют выборочно. Однако сплошной проверке подлежат актированные потери (акты на списание боя, лома, брака, порча товарно-материальных ценностей, акты на завышение веса тары, акты на переоценку товаров), а также сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка товаров, документы на внутреннее перемещение и возвращения товаров, затраты обращения, торговая наценка, доходы от реализации и финансовые результаты.
Сплошным способом проверяются товарные операции, если при их ревизии установлены существенные нарушения и злоупотребление.
Старательно проверяется осуществления оперативного контроля за выполнением договоров на снабжение и сбыт товаров, особенно, чем соблюдение цен и торговых наценок.
Приведем схему последовательности ревизии движения и наличия товарных запасов на оптовых составах и предприятиях розничной торговли.
Основными источниками ревизии товарных операций являет:
– договоры с поставщиками и покупателями, реестры оперативного учета и контроля их выполнения (журнал учета поступления грузов, книга учета выполнения договоров);
– поручения на получение и отпуск товаров, книга учета выданных поручений;
– товарно-транспортные накладные, накладные, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, выписки со счетов в банках, товарные отчеты, отчеты кассира и кассовые книги, векселя;
– инвентаризационные описания, сравнительные ведомости, расчеты естественного убытка, расчеты затрат на остаток товаров, расчеты реализованной торговой наценки;
– акты на списание товарных потерь; регистры аналитического и синтетического учета — журналы-ордера, ведомости, карточки складского учета, товарные книги;
– финансовая, оперативная и статистическая отчетность и т.п..
2. Особенности инвентаризации товарно-материальных ценностей
Ревизия торгового предприятия (склада, магазина) начинается с инвентаризации товарно-материальных ценностей.
Ответственность за организацию инвентаризации несет руководитель предприятия. Для проведения инвентаризации по распоряжению руководителя предприятия создается инвентаризационная комиссия по привлечению специалистов. В распоряжении отмечается склад комиссии, объем инвентаризации, порядок, начало и окончания работы.
К началу инвентаризации все операции склада или магазина прекращаются и все подсобные помещения и прочие места сохранения ценностей, которые имеют отдельные входы и выходы, пломбируются. Потом комиссия требует от заведующего складом (магазина) товарный отчет с документами на момент инвентаризации и расписку о сдаче всех документов (ее текст приведен на титульных листах описания). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии проверяет относительно правильности их складывания, правильности цен, наличия подписей материально ответственных лиц на всех документах. Внимательной проверке подлежат документы на внутреннее перемещение товаров, когда устанавливают наличие разрешения руководителя и главного бухгалтера базы (магазина). Отчет и приложенные к нему документы председатель инвентаризационной комиссии визирует, то есть ставит штамп или надписывает от руки «К инвентаризации на ...» (дата) и подписывает, что служит для бухгалтерии основой определения остатков ценностей к началу инвентаризации по учетным данным.
На оптовых и распределительных базах, составах, овощехранилищах, морозильниках и предприятиях розничной торговли товары в неповрежденной таре, с пломбами поставщика (в целых пронумерованных пачках, грудах, ящиках, бочках) заносятся по спецификации или маркировке, которое являет на таре или упаковке. Каждое название товара, его отличительные признаки, сорт, артикул и т.п. записывают в описание в отдельности. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку мест товаров на выборку путем раскрытия и взвешивание таких мест и делает об этом отметку в описании. Если такой выборочной проверкой будет установлен расхождения, то комиссия может провести полную их проверку с вызовом представителя поставщика.
Товар в описание записывается с подробным и правильным названием и полной характеристикой. На весовые товары, которые находятся в таре, отмечаются вес брутто и вес нетто. Если товар находится в ящиках или бочках, то рядом с фактическим наличием проставляется количество мест (ящиков, бочок и т.п.).
Неполноценные товары записываются в отдельное описание и от материально ответственного лица берут письменное объяснение. На испорченные товары составляется акт установленной формы и материально ответственное лицо также дает письменное объяснение. В бухгалтерии базы (магазина) проверяют правильность оформления инвентаризационных материалов (описаний, актов и др.), сверяют фактические остатки товаров, сопоставляя их данные с бухгалтерскими записями (по всем бухгалтерским счетам, регистрам аналитического учета — журналу-ордеру, машинограмме), потом проверяют цены, таксировка, итоги в описаниях. Выявленные ошибки должны быть выправлены и предупреждены подписями лиц, которые проверяли описи, главы инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц.
Товарные отчеты обрабатывают и записывают в учетных регистрах, потом составляют сравнительные ведомости.
Естественный убыток описывают на складе (в магазине) тогда, когда установленный недостаток и в границах этого недостатка, а на складе — не больше от суммы, которая остался после зачета пересортицы.
Материалы инвентаризации рассматривает руководитель предприятия, которое принимает решения относительно утверждения результатов инвентаризации, которое оформляется приказом.
Зачет пересортицы, в порядке исключения, допускается для однородных товаров, за один период и в одной материально ответственного лица при условии, что это есть следствием ошибок, просчета, если товары имеют похожесть относительно внешнего вида или упакованные в одинаковую тару при их отпуску без распаковывания.
За допущенную пересортицу на складе должны быть наложенные дисциплинарные взыскания, а при установлении пересортицы вследствие злоупотреблений, то есть злонамеренно, виновных следует привлекать к криминальной ответственности.
3. Ревизия движения и наличия товарных запасов на оптовых составах
После проведения инвентаризации товаров и выявления ее результатов ревизор начинает документальную проверку товарных операций.
Основная цель проверки товарных операций — установить своевременность и полноту оприходования материально ответственными лицами товаров, которые поступили на базу (склад), правильность их учета и обоснованность и правильность списания в расход отпущенных (отгруженных) товаров.
Ревизию товарных операций начинают с установление реального сальдо на счете 41 «Товары на складе». Путем сравнения ревизору следует установить на ближайшую к ревизии дату тождественность записей об остатках товаров на счете 41 «Товары на складе», указанных в балансе, данным Главной книги, регистров аналитического учета и лицевых счетов материально ответственных лиц (заведующий складом).
Ревизор выясняет, не ли значатся товары за уволенными материально ответственными лицами, а потом устанавливает полноту и своевременность оприходования товарно-материальных ценностей, которые поступили на оптовую базу (склад) за период, который подлежит ревизии.
Во время проверки операций относительно поступления товаров следует проанализировать записи по счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». В частности, выясняют:
– наличие счетов поставщиков, которые подтверждают сумму, отнесенную на этот счет;
– не ли числятся на указанном счете товары, которые продолжительное время находятся в пути (свыше установленного срока пробега). Какие мероприятия употреблены для поиска этих товаров;
– нет ли на этом счете претенциозных сумм относительно расчетов с поставщиками или недостатка товаров.
Акты на недостаток товаров при их приеме должны быть проверены полностью, сплошным способом. Особое внимание следует свернуть на акты, по которым не являются удовлетворенные претензии, установить причины и виновных лица.
Записи в отчетах заведующего складом сравнивают с данными первичных документов и устанавливают правильность бухгалтерской обработки их (проставление корреспондирующих счетов). Записи в отчетах должны быть подтверждены правильно оформленными документами. Ревизор проверяет в документах правильность таксировки, подсчетов и сумму к расчету.
По записям в книге выданных поручений ревизоры проверяют наличие невозвращенных и неиспользованных поручений у материально ответственных лиц, нарушения правил выдачи и оформления поручений. В таких случаях выясняют, не ли выдавались поручения лицам, которые не работают на этом предприятии, а также поручения без заполнения всех реквизитов. Выборочно ревизор должен проверить по отчетам заведующий складом и по отчетам экспедиторов, приходуются ли ценности, полученные по поручениям, являет ли отметки в книге учета выданных поручений про их использование (должны быть указаны название документа, его номер и дата).
Сплошным способом проверяют акты об установленном расхождении в количестве и качества на время приема товара вследствие возникновения недостатков, пересортицы и порча.
Ревизор проверяет, своевременно ли и правильно составлены претенциозные и исковые заявления к органам транспорта или поставщиков. Если допущена частичная потеря или повреждение груза, то ревизор устанавливает, приложенные ли к исковым заявлениям (претензий) коммерческие акты и транспортные документы (железнодорожные накладные, грузовые квитанции). Ревизор проверяет, полностью ли возмещенные убытки в пользу торговой базы (склада). Кроме того, ревизор проверяет правильность заполнения товарно-транспортных накладных. Книжки товарно-транспортных накладных следует учитывать как бланки строгой отчетности, они должны быть пронумерованы и иметь штамп торговой базы.
Ревизор проверяет соблюдения порядковой нумерации выписанных товарно-транспортных накладных. Отсутствие какого-нибудь номера нацеливает ревизора на выявление бестоварных документов.
Особой проверке подлежит правильность цены, указанной в товарно-транспортной накладной покупателя. В таком случае ревизор пользуется книгой регистрации номенклатурных номеров на товары и устанавливает правильность цен на товары, которые поступают.
В отдельных случаях ревизор обращает внимание на обязательное приложение к товарно-транспортным накладным поручениям на получение товаров, копий упаковочных писем, пропусков на вывоз товаров с территории торговой базы.
Ревизор также проверяет правильность корреспонденции счетов относительно поступления товаров.
Так, на стоимость товаров по покупательным ценам осуществляются бухгалтерские записи:
– дебет счета 41, субсчет 1 «Товары на складе»;
– кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Если на складе товары учитываются по продажным ценам, то на сумму торговой наценки делается запись:
– дебет счета 41, субсчет 1 «Товары на складе»;
– кредит счета 42 «Торговая наценка».
Оплата расчетных документов поставщиков и транспортных организаций осуществляется на основании таких бухгалтерских записей:
– дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
– кредит счета 66 «Краткосрочные займы» — при расчетах с поставщиками полученными кредитами банка.
Большое значение имеет проверка правильности отгрузка (реализации) товаров с базы (склада). Особое внимание при этом следует свернуть на организацию аналитического учета и, в частности, на правильность и своевременность складывания товарных отчетов.
Аналитический учет товаров на оптовых составах может быть партионным, сортовым и оперативно-бухгалтерским. Проверку товарных отчетов заведующий составов осуществляют балансовым способом: к остатку товаров на начало дня (начальное сальдо по дебету) прибавляют оборот товаров за день по дебету (поступления товаров) и таким образом определяют остаток товаров на конец дня (конечное дебетовое сальдо) по каждым видом и сортом товаров.
При этом следует иметь в виду, что в оптовой торговле аналитический учет товаров в бухгалтерии базы осуществляется только в стоимостном выражении в разрезе материально ответственных лиц и больших групп товаров.
Соответственно П(С)БУ 9 «Запасы» при отпуску запасов (в т. ч. товаров) в производство, продажи и другому убытии оценивания их осуществляется по одному из таких методов:
1) идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;
2) средневзвешенной себестоимости;
3) себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);
4) себестоимости последних по времени поступления запасов (ЛИФО);
5) нормативных затрат.
Итак, для всех единиц бухгалтерского учета запасов, которые имеют одинаковое назначение и одинаковые условия использования, применяется только один из приведенных методов.
А потому в зависимости от метода оценивания товаров, который применяется на предприятии при их убытии, себестоимость реализации будет неодинаковой при условии, что убытия происходит в разные отчетные периоды. Соответственно и финансовый результат от реализации одинаковых товаров, но при применении разных методов оценивания, будет разным.
1) Запасы, которые отпускаются, и услуги, которые предоставляются для специальных заказов и проектов, а также запасы, которые не заменяют друг друга, оцениваются по идентифицированной себестоимости .
2) Оценивания по средневзвешенной себестоимости проводится по каждой единицей запасов делением суммарной стоимости остатка таких запасов на начало отчетного месяца и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на суммарное количество запасов на начало отчетного месяца и полученных в отчетном месяце запасов.
3) Оценивания запасов по методу ФИФО базируется на предположении, что запасы используются в той последовательности, в которой они поступали на предприятие (отображенные в бухгалтерском учете), то есть товары, которые первыми отпускаются на реализацию, оцениваются по себестоимости первых по времени поступления товаров. При этом стоимость остатка товаров на конец отчетного месяца определяется по себестоимости последних по времени поступления товаров.
4) Оценивания товаров по методу ЛИФО базируется на предположении, что запасы используются в последовательности, которая являет противоположной их поступлению на предприятие (зачислению в бухгалтерском учете), то есть товары, которые первыми отпускаются на реализацию, оцениваются по себестоимости последних по времени получения запасов.
5) Оценивания по нормативным затратам состоит в применении норм затрат на единицу продукции (работ, услуг), какие установленные предприятием с учетом нормальных уровней использования запасов (товаров), труда, производственных мощностей и действующих цен. Для обеспечения максимального приближения нормативных затрат к фактическим нормы затрат и цены должны регулярно в нормативной базе проверяться и пересматриваться.
При любом способе получения товаров они учитываются по первоначальной стоимости. В состав первоначальной стоимости приобретенных за оплату товаров в зависимости от условий договора снабжения, способа доставки и т.п. входят такие затраты:
– сумма, которая уплаченная или подлежит уплате поставщику;
– стоимость погрузочно-разгрузочных работ;
– затраты на транспортирование товаров от продавца и их страхование;
– проценты за кредит, предоставленный поставщиком;
– таможенная пошлина, сборы;
– косвенные налоги (акцизный сбор, НДС);
– стоимость посреднических услуг, связанных с куплей товаров.
Бывают случаи разворовывания товаров путем неполного их оприходования при поступлении от поставщиков. О признаках такого разворовывания могут свидетельствовать недовольные поставщиком рекламации (коммерческие акты) на «недоснабжение» товаров с его стороны. Механизм скоєння разворовывания состоит в том, что при поступлении товару к предприятиям оптовой торговли материально ответственное лицо частицу товаров, которые поступили от поставщика, нарочно не оприходует. На требование материально ответственного лица, которое хочет замаскировать свои действия, создается комиссия по приему, которая подтверждает факт недоснабжения определенного количества товаров, о чем составляется коммерческий акт (акт приемки).
С целью документирования разворовывания товаров следует проанализировать такие документы:
– договор снабжения;
– коммерческий акт (акт приемки);
– товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, подорожной письмо;
– счет — платежное требование, выписки банка;
– товарный отчет, товарную книгу;
– отчет о движении тары.
Кроме того, в случае необходимости проводят инвентаризацию товаров, которые поступили от поставщика, и осуществляют отгрузку товаров.
Сопоставляются также записи по кредитом счета 631 «Расчеты с отечественными поставщиками» и по дебетом счета 281 «Товары на складе».
4. Ревизия движения и наличия товаров на предприятиях розничной торговли
Ревизия товарных операций в розничной торговле имеет свои особенности. Начинается ревизия с полной сверки расчетов с всеми поставщиками и покупателями с целью установления своевременности и полноты оприходования и списания товаров. При этом дата, на которую осуществляется сверка расчетов, может перекрывать дату последней инвентаризации.
По данным аналитического и синтетического учета по счета 282 «Товары в торговле» ревизору следует выяснить, не ли числятся ценности за лицами, которые на этот момент уже не работают в торговом предприятии, и нет ли обезличенных сумм, завуалированных недостатков, которые числятся за уволенными лицами. Цель ревизии товарных операций — обнаружить недостатки и нарушение, обеспечить перекрытие каналов недостатков, краж и бесхозяйственности, мобилизовать резервы увеличения розничного товарообороту, оказывать содействие нормализации товарных запасов.
Ревизия проводится, как правило, один раз на два года комплексно, с участием товароведов, экономистов по ценам, юристов. Круг вопросов для специалистов предусмотрен программой ревизии.
Во время проверки товарных (кассовых) отчетов и приложенных к ним документов устанавливается, все ли документы, указанные в отчете, приложенные к нему, правильно ли они оформлены, и все ли даты прибыльных и расходных документов отвечают периоду, за который составлен отчет.
Тщательной проверке подлежат документы, составленные в периоды, близкие к срокам проведения инвентаризации. Выясняют, нет ли утаивания количества товаров за счет извращения качественных показателей и цен, а также дописывания в расходных документах отдельных товаров, которые являли раньше проданные непосредственно с составов за наличный расчет; ли не отмечались в расходных накладных одни ценности, а выдавались другие, не ли являло краж путем складывания бестоварных документов.
На счете 282 «Товары в торговле» ведется учет движения и наличия товаров, которые находятся на предприятиях розничной торговли (в магазинах, лотках, киосках, в буфетах предприятий общественного питания и т.п.).
В процессе ревизии товарных операций следует проверить, не ли торговали
8-09-2015, 15:45