- адресат (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя организации),
- наименование вида документа,
- текст документа,
- подпись (лица, составившего заявление, с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки).
- резолюция,
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
2) анкета – бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных сотрудника, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении и т.д.
3) автобиография – оформленное на листе писчей бумаги формата А4 краткое жизнеописание с указанием основных персональных данных о ее составителе (и его ближайших родственниках), сведений об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата и другую необходимую информацию, предоставление которой предусмотрено законом. Автобиография излагается в хронологическом порядке (вначале сведения о себе, затем – о ближайших родственниках, дополнительные сведения – в конце текста). Реквизиты: 1) наименование вида документа, 2) текст документа, 3) подпись.
Трудовой договор
Трудовой договор – это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Типовой трудовой договор включает в себя:
- наименование документа,
- указание на место и дату заключения договора,
- преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон),
- базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения),
- указание на тип договора (по основной работе или совместительству),
- указание на вид договора (срочный или бессрочный),
- срок действия договора (для срочного),
- продолжительность испытания,
- обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются,
- обязанности работодателя с указанием основных обязательств администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п.,
- сведения о предоставлении гарантий по защите трудовых прав работника,
- сведения об особенностях режима труда и отдыха,
- сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплаты,
- сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска,
- прочие условия по данному договору,
- особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора),
- условия прекращения действий договора,
- юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон,
- подписи договаривающихся сторон,
- даты подписания договора сторонами,
- приложения к договору.
Оформление и ведение трудовой книжки
Трудовая книжка – основной документ, регистрирующий этапы трудовой деятельности. В трудовую книжку заносятся:
1) сведения о работнике – фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность,
2) сведения о работе – прием на работу.
Формирование и ведение личных дел
Личное дело – сгруппированная в соответствии с определенными правилами совокупность должным образом оформленных документов, содержащих необходимые персональные сведения о сотруднике. Подразделяются на анкетно-биографические и служебно-специальные.
Формализованные документы персонального учета
- типовая межотраслевая форма (ТМФ) приказа о приеме на работу (форма – Т-1),
- ТМФ личной карточки (форма Т-2),
- ТМФ учетной карточки научного работника (форма Т-4),
- ТМФ приказа о переводе на другую работу (форма Т-5),
- ТМФ табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-6),
- ТМФ приказа о прекращении трудового (договора) контракта (форма Т-8),
- ТМФ табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы №2 (форма Т-12),
- ТФ табеля учета использования рабочего времени (форма Т-13),
Аттестация работника
Под аттестацией понимают периодическое определение квалификации работника на предмет соответствия последнего занимаемой должности. Аттестация может быть плановой и внеплановой (специальной).
Аттестация – это письменный отзыв, или характеристика, содержащая краткое описание учебно-производственного опыта аттестуемого и отражающая его трудовые достоинства и недостатки за тот или иной период работы.
Составление характеристик
Подразделяются на: 1) служебные, 2) рекомендательные, 3)аттестационные, 4) частные (функциональные).
Структура характеристик: 1) заголовок, 2) краткие сведения о характеризуемом, 3) основной текст, 4) выводы, 5)наименование организации, для которой выдана характеристика, 5)дата подписания характеристики, 6) подпись лица, выдавшего характеристику, 7) приложения.
2.9 Документы переговорной и совещательной деятельности
Протоколы
Протокол – основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.п.).
2.9.2 Доклады и выступления (содоклады)
2.10 Письменные обращения граждан
Исковые заявления, кассационные жалобы
Реквизиты: 1) указание на адресата, 2) сведения об истце, 3) сведения об ответчике, 4) текст документа, 5) указание на приложения, 6) подпись.
Жалобы, предложения и заявления
Письменное обращение должно: 1) иметь четкую адресацию, 2) отличаться сравнительно небольшим объемом содержания, 3) освещать только один вопрос, но с той степенью подробности, которая обеспечит быстрое и правильное его разрешение, 4) опираться на факты, 5) быть изложено простыми предложениями, 6) в обязательном порядке подписана тем, кто его составил. Обязательные реквизиты: 1) указание на адресата, 2) наименование вида документа, 3) текст документа, 4)отметка о наличии приложения, 5) подпись.
Формализованные документы, применяемые в работе с письменными обращениями
Основные виды документов:
- регистрационная карточка письменных обращений,
- аннотационный лист,
- справка о состоянии работы с письменными обращениями,
- справка о качественной характеристике поступающих письменных обращений.
2.11 Прочие документы делового общения
Табель форм документов. Альбом форм документов
Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению в данной организации единых по структуре (формализованных) документов, при помощи которых должностные лица осуществляют повседневное руководство подразделениями организации.
Задачи:
- учет существующих в организации видов документов (по наименованию),
- классификация существующих документов,
- совершенствование существующих документов,
- оптимизация и разграничение информационных потоков,
- придание юридической силы вновь разработанным документам,
- создание формализованных электронных документов.
Альбом форм документов – это сборник форм документов, разрешенных к использованию в данной организации, который также осуществляет учет существующих в организации форм документов, облегчает и ускоряет их поиск.
Выписки из документов
Выписка из документа представляет собой оформленное в соответствии с действующими правилами точное воспроизведение фрагмента содержания данного документа на твердой основе (бумаге).
Содержание выписки: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст, дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.
Копии с документов
Копия документа – это оформленное в соответствии с действующими правилами точное и полное воспроизведение содержания данного документа на твердой основе (бумаге). Содержание копии: 1) заголовок документа, 2) наименование документа-источника, 3) основной текст, в полном объеме дословно повторяющий содержание оригинала, 4) заверительную надпись, скрепленная печатью организации.
Доверенности
Доверенность – это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства при решении определенных вопросов (в основном имущественного характера) перед третьими лицами.
Содержание доверенности: 1) заголовок документа, 2) место и дату подписания, 3) основной текст, включающий в себя указание фамилии, имени и отчества, домашнего адреса, на имя которого выдается доверенность, а также лица, которое выдает доверенность, 4) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Справки
Содержание справки: 1) наименование документа, 2) основной текст, 3) сведения об организации, для которой выдана справка, 4) сведения о сроке годности справки, 5) подпись лица, выдавшего справку, заверенная печатью организации.
3. Типы записи текстов документов
По способу фиксации информации документы бывают:
1) письменные – текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма:
а) рукописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят от руки (только рукописным способом оформляются: автобиографии, заявления, расписки, трафаретные части документов: анкета, личный листок по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.)
б) машинописные – письменные документы, при создании которых знаки письма наносят техническими средствами. Используют портативные, компактные и канцелярские пишущие машины:
- стандартные механические и электромеханические пишущие машины («УФА-М», «Ятрань»)
- стандартные электронные со строковым дисплеем и без него («Роботрон S6001» и «Роботрон СМ 6908.04») ,
- электронные с речевым вводом информации
в) типографские
г) подготовленные на множительных аппаратах
д) электронные – персональный компьютер
основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
- помощь в создании документа,
- передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем,
- регистрация документа,
- контроль за исполнением документа,
- перевод текста документа с одного языка на другой,
- защита документов
2) изобразительные – содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта;
3) графические – изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени;
4) аудиовизуальные – содержащие изобразительную и звуковую информацию;
5) фотодокументы – изобразительные документы, созданные фотографическим способом;
6) фонодокументы – содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;
7) кинодокументы – изобразительные или аудиовизуальные документы, созданные кинематографическим способом;
8) иконографические – документы, содержащие преимущественно изображения произведений искусств, специальной или художественной фотографии;
9) текстовые – содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;
10) документы на машинном носителе – документы созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку их информации электронно-вычислительной машиной;
11) видеограммы – изображение документов на экране электронно-лучевой трубки.
4. Заключение. Унификация и стандартизация
Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации. В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.
Список использованной литературы
1. Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело» термины и определения ГОСТ Р 51141-98 дата введения 1999-01-01
2. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ГОСТ Р 6.30-97
3. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97 Москва: Научная книга, 1998г.
4. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов, Москва, ЮНИТИ-ДАНА, 2000г.
8-09-2015, 11:23