По степени настройки системы ( в связи с частыми изменениями нормативно-законодательной базы разработчики бухгалтерских информационных систем стремятся обеспечить гибкость своих программ, возможность их настройки) различают:
· полностью настраиваемые – это программы класса «Бухгалтерский конструктор», которые представляют возможность изменять методику учета, адаптировать программу к особенностям учета в любой организации;
· частично настраиваемые – это системы, которые позволяют изменять рабочий план счетов, создавать новые формы отчетных документов, дают возможность проводить бухгалтеру расчеты в электронных таблицах и т.д.
· минимально настраиваемые бухгалтерские системы ограничиваются возможность изменять ставки налогов, редактировать текстовые файлы форм первичных документов и т.п.
Тема 4. Организация автоматизированной формы учета
1. Понятие АРМ бухгалтера и принципы автоматизированной обработки экономической информации.
АРМ бухгалтера – это рабочее место бухгалтера, оснащенное персональным компьютером, программным обеспечением и совокупностью информационных ресурсов индивидуального или коллективного пользования, которые позволяют ему вести обработку данных с целью получения информации, обеспечивающей поддержку принимаемых им решений при выполнении профессиональных функций.
Принципы автоматизированной обработки учетно-аналитической информации:
· Рациональное сочетание централизованного и децентрализованного управления и организации информационной системы;
· Распределенной обработки данных на основе развитых компьютерных сетей;
· Создание автоматизированных рабочих мест специалистов с учетом конкретных особенностей объекта управления и функций исполнителей.
2. Структура бухгалтерии и функциональные обязанности учетных работников в условиях АРМ.
АРМ создают обычно по участкам учета (зависит от вида деятельности, размеров организации, объема учетных операций):
· АРМ по учету ОС;
· АРМ по учету труда и заработной платы;
· АРМ по учету готовой продукции;
· АРМ по учету затрат и др.
Таким образом, в условиях автоматизации учета возможно максимальное приближение технических и программных средств к источникам и потребителям информации, упрощаются процедуры обработки данных, исключаются промежуточные этапы обработки данных, отпадает необходимость участия в работе неспециалиста в области учета (оператора для ввода информации).
Работа пользователя-бухгалтера при решении задач в условиях АРМ заключается в выполнении следующих технологических операций в режиме активного диалога:
· ввод, просмотр и редактирование данных;
· поиск записей и файлов, сортировка и изменение файлов, фильтрация, архивирование и копирование;
· выдача выходных форм на печать (дисплей) в различных режимах (всего файла, отдельных записей; просмотр документов);
· перенастройка программы при изменениях в учете;
· использование сервисных функций, функций помощи.
3. Обеспечение сохранности данных
Под безопасностью автоматизированной информационной системы следует понимать ее защищенность от случайного и преднамеренного вмешательства в нормальный процесс ее функционирования, а также от попыток разрушения или модификации ее компонент.
Очевидно, что абсолютно безопасных систем не существует. Любую систему можно «взломать», если располагать достаточно большими материальными и временными ресурсами. Целесообразно оценивать лишь степень доверия, которое можно оказать той или иной системе.
Важным компонентом надежности системы является политика безопасности информации в организации. Она включает правила и нормы поведения при обработке, защите и распространении информации. В частности, эти правила определяют, в каких случаях пользователь имеет право работать с определенными наборами данных.
Дополнением политики безопасности является механизм подотчетности, который позволяет определять, кто работает в системе и что делает в определенный момент времени. Средства подотчетности делятся на три категории:
· идентификация и аутентификация;
· предоставление надежного;
· анализ регистрационной информации.
Безопасность автоматизированных систем хранения, обработки и передачи информации характеризуют следующие компоненты ее безопасности:
· Компьютерная безопасность – это совокупность технологических и административных мер, которая обеспечивает доступность, целостность и конфиденциальность ресурсам, связанным с данным компьютером;
· Безопасность данных – это защита данных от несанкционированной модификации, разрушения или раскрытия их;
· Безопасность коммуникаций – это меры по предотвращению предоставления неавторизованным лицам информации, которая может быть выдана системой в ответ на запрос по каналам связи;
· Безопасность программного обеспечения – это программное обеспечение, которое осуществляет безопасную обработку данных в компьютерной системе, а также дает возможность безопасно использовать ресурсы системы.
4. Разграничение прав доступа пользователей.
Для разграничения доступа к информации пользователям предоставляются различные полномочия и права доступа, которые регламентируются «Картой пользователя».
Пользователи программы по своим полномочиям делятся на две категории: администратор и пользователь системы.
Разграничение прав доступа может производится на уровне отдельных разделов программы, счетов или хозяйственных операций. Это означает, что конкретный пользователь получает доступ к определенным функциям программы или информации, находящихся только на тех счетах, с которыми непосредственно работает данный пользователь.
В системе 1:СПредприятие разграничение прав доступа производится в Конфигураторе. Прежде всего, в процессе создания конфигурации создается необходимое число типовых наборов прав , которые описывают полномочия различных категорий пользователей на доступ к информации, обрабатываемой системой. Права могут быть заданы в широких пределах – от возможности только просмотра ограниченного числа документов до полного набора прав по вводу, просмотру, корректировке и удалению любых видов данных. Кроме того, для эффективной работы пользователей может быть создан индивидуальный пользовательский интерфейс, который включает команды главного меню и панели инструментов, настроенные на работу пользователя с той информацией, доступ к которой разрешен его набором прав.
В системе 1С:Предприятие существует возможность создания списка пользователей, которым разрешена работа с системой. Список пользователей вызывается на экран выбором функции «Пользователи» из меню «Администрирование» главного меню конфигуратора.
Тема 5. Технология электронного документооборота и
формирование внутримашинной базы учета в АИСБУ
1. Система документации и основные варианты электронных форм документов.
Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. (Закон о бух. учете).
Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, соответствующим образом заполненный и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.
С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах, можно разделить на операционные и полнотекстовые.
Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие формализованной обработке (законы, нормативные акты, приказы, договора, письма ….).
Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые организацией хозяйственные операции и содержат определенный набор реквизитов, позволяющих осуществлять их формализованную вычислительную обработку (формировать записи на счетах бухгалтерского учета.
Мы рассмотрим операционные документы, поскольку формализованные процедуры обработки в АИСБУ применяются только к ним.
В условиях автоматизированной обработки данных вводится понятие «вид документа» или «тип документа».
Документ любого вида может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.
Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму . Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе.
В системах автоматизации учета реализуется четыре основных варианта экранных форм документов:
1. Экранная форма является копией первичного документа.
2. Экранная форма представлена в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый набор реквизитов (экранная форма ПКО и РКО).
3. Экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа.
4. Экранная форма имеет заголовочную часть (как и первичный документ), а для отдельных видов документа и табличную часть.
Для большинства документов в системах автоматизации задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
2. Модели электронного документооборота.
В АИСБУ электронный документооборот рассматривается применительно к процедурам обработки операционных документов.
В зависимости от того, является ли АИСБУ локальной или входит в состав комплексной информационной системы организации как ее компонент, сформировались два основных подхода к работе с операционными учетными документами:
1. Каждый возникший документ должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях.
2. Второй подход ориентирован на документооборот всей организации и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов.
При первом подходе в компьютерных системах бухгалтерского учета применяется одна из трех моделей документооборота, в которых документ рассматривается как:
1. дополнение к хозяйственной операции (1-я модель);
2. средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях (2-я модель);
3. вспомогательный информационный объект (3-я модель).
Первая модель рассматривает документ как дополнение к хозяйственной операции, отраженной в информационной базе.
Возникновение хоз операции >>> запись информации о хоз операциях в массиве >>> первичный документ.
Недостаток. Запись о хозяйственной операции сразу становится актуальной, т.е. формируются проводки. В реальности часто имеет место временной разрыв (лаг) между созданием первичного документа, совершением по нему операции, вводом соответствующих записей в массив хозяйственных операций и актуализацией проводок, определяемых этими записями.
Вторая модель рассматривает документ как средство формирования записей массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:
Возникновение хозяйственной операции >>> первичный документ >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.
Недостаток. Не соблюдается временной разрыв между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете, т.е. система работает по неутвержденным документам.
Третья модель рассматривает документ как вспомогательный информационный объект. Основной целью реализации этой модели является отделение действий по регистрации документов в базе данных от их преобразования в записи массива информации о хозяйственных операциях. Она реализует технологию работы с первичными документами по следующей схеме:
Возникновение хозяйственной операции >>> первичный документ >>> совершение хозяйственной операции >>> запись информации о хозяйственных операциях в массиве.
Таким образом, при применении третьей модели поддерживается технология прохождения первичных документов.
Второй подход к работе с операционными учетными документами, когда АИСБУ является одной из функциональных подсистем управления организацией, реализуется в корпоративных информационных системах.
Этот подход базируется на четырех основных положениях:
1. Большая часть документов возникает вне бухгалтерии. Следовательно массивы документов также могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии.
2. Между документами разных видов существует тесная взаимосвязь.
3. Документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета.
4. Процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.
Следовательно, основные отличия модели полного документооборота от предыдущих моделей заключаются в следующем:
-Документ рассматривается не только как средство формирования проводок, но и является полноправной информационной единицей;
-Документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии;
-Благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам документов, хранящимся в других подсистемах. (учетная база освобождена от излишней аналитической информации, но работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки).
Вывод . Модель полного документооборота позволяет наиболее последовательно решить проблемы разделения функций бухгалтерского и оперативного учета.
3. Способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях
1. Ручной ввод бухгалтерских операций . Бухгалтер самостоятельно заполняет все реквизиты вводимой операции. Самостоятельно определяет корреспондирующие счета каждой проводки и указывает сумму.
2. Ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций . Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющих отразить хозяйственную операцию в учете. Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Каждая типовая хозяйственная операция регистрируется в справочнике типовых операций под своим уникальным именем.
3. Ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов. Бухгалтер заполняет предложенную форму документа, а бухгалтерские операции и проводки формируются автоматически.
8-09-2015, 12:02