На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.
2.4 Инвентаризация кассы
Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т.д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию. Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. (Приложение №8, форма N ИНВ-15)
Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.
Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:
· первый экземпляр передают кассиру;
· второй экземпляр - в бухгалтерию.
При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:
· первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;
· второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;
· третий экземпляр передают в бухгалтерию.
В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии. Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета. Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей. Строку "Объяснение причин излишков и недостач" заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:
· удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;
· списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).
Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.
V. Учет кассовых операций
Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассе организации.
К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
50-1 "Касса организации";
50-2 "Операционная касса";
50-3 "Денежные документы" и др.
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.
По дебету счета 50 "Касса" отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 "Касса" отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.
Типовые проводки
По дебету счета
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственной операции |
| 50 | 51 | Оприходованы в кассу денежные средства, снятые с расчетного счета |
| 50 | 52 | Оприходована в кассу иностранная валюта, снятая с валютного счета |
| 50 | 55 | Оприходованы в кассу денежные средства, снятые со специального счета |
| 50 | 57 | Поступили в кассу наличные денежные средства, находившиеся в пути (ранее отправленные почтовым переводом) |
| 50 | 60 | Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные средства |
| 50 | 60 | Поставщик вернул в кассу аванс под предстоящую поставку материальных ценностей (работ, услуг) |
| 50 | 62 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей |
| 50 | 66 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору краткосрочного кредита (займа) |
| 50 | 67 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные по договору долгосрочного кредита (займа), полученные по договору долгосрочного кредита (займа) |
| 50 | 71 | Возвращены в кассу неиспользованные денежные средства, ранее выданные под отчет |
| 50 | 73-1 | Возвращены в кассу денежные средства, ранее предоставленные сотруднику в виде займа |
| 50 | 73-2 | Оприходованы в кассу денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба |
| 50 | 75-1 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, внесенные в качестве вклада в уставный капитал |
| 50 | 76-1 | Поступило в кассу страховое возмещение от страховой организации |
| 50 | 76-2 | Оприходованы в кассу денежные средства по признанной претензии |
| 50 | 76-3 | Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов от участия в других организациях или по договору о совместной деятельности |
| 50 | 79-2 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от филиала, выделенного на отдельный баланс |
| 50 | 80 | Получены денежные средства в качестве вклада в уставный капитал |
| 50 | 86 | Поступили в кассу средства целевого финансирования |
| 50 | 90-1 | Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги) |
| 50 | 91-1 | Поступили в кассу средства от продажи прочего имущества организации, а также операционные, внереализационные доходы, положительная курсовая разница |
| 50 | 98-1 | Получены доходы будущих периодов наличными денежными средствами |
| 50 | 98-2 | Оприходованы наличные денежные средства, полученные безвозмездно |
| 50 | 99 | Поступили в кассу наличные денежные средства в результате чрезвычайных событий |
По кредиту счета
| Дебет | Кредит | Содержание хозяйственной операции |
| 51 | 50 | Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет |
| 52 | 50 | Внесена на валютный счет наличная иностранная валюта |
| 55 | 50 | Внесены наличные денежные средства из кассы на специальный счет в банке |
| 57 | 50 | Внесены наличные денежные средства в сберкассу (кассу почтового отделения) для перевода контрагенту |
| 58-1 | 50 | Приобретены акции за наличные денежные средства |
| 58-2 | 50 | Приобретены долговые ценные бумаги за наличные |
| 58-3 | 50 | Предоставлен заем другой организации наличными |
| 60 | 50 | Оплачено поставщику наличными денежными средствами |
| 62 | 50 | Возвращены излишне уплаченные покупателем наличные денежные средства |
| 66 | 50 | Погашен краткосрочный заем и проценты по нему |
| 69-1 | 50 | Выданы работникам путевки, оплаченные за счет средств социального страхования |
| 70 | 50 | Выплачена из кассы заработная плата работникам |
| 71 | 50 | Выданы под отчет наличные денежные средства |
| 73-1 | 50 | Предоставлен заем работнику наличными денежными средствами |
| 75-2 | 50 | Выплачены из кассы дивиденды учредителю |
| 76-4 | 50 | Выплачена работникам из кассы депонированная зарплата |
| 81 | 50 | Оплачены наличными денежными средствами собственные акции, выкупленные у акционеров |
| 91-2 | 50 | Включена в состав прочих расходов отрицательная курсовая разница по наличной иностранной валюте |
| 94 | 50 | Отражена недостача наличных денег в кассе организации при инвентаризации или ревизии кассы |
| 99 | 50 | Списаны на убытки утраченные наличные деньги и денежные документы в связи с чрезвычайными обстоятельствами |
| 99 | 50 | Оплачены наличными деньгами расходы, связанные с устранением последствий чрезвычайных ситуаций |
2.5Ведение валютных кассовых операций
Организации могут получать наличные деньги с валютных счетов в банках. Для учета операций с наличной иностранной валютой создается специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном ЦБ РФ. Организации получают валютные средства для оплаты служебных командировочных расходов. Выплата и расходование валюты на другие цели запрещается.
Когда кассир получает в банке наличную валюту, он должен оформить приходный кассовый ордер по форме N КО-1 аналогично операциям с рублями; отразить операцию в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и в кассовой книге (форма N КО-4).
Если расчеты производятся и наличными рублями, и валютой, то вести нужно все равно только одну кассовую книгу. В кассовой книге нужно указывать сумму не только в валюте, но и в рублях. Чтобы пересчитать валюту в рубли, необходимо взять курс ЦБ РФ на день совершения операции. При подведении итогов за день суммы указывают отдельно по каждой валюте, а также общий итог в переводных рублях (то есть сумму всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли).
Если курс иностранной валюты изменяется, в учете возникает курсовая разница по валютной кассе. Ее показывают отдельной строкой и записывают в приход или расход. К кассовым документам подшивают справку по расчету курсовой разницы. Отражать курсовые разницы в бухгалтерском учете можно двумя способами:
· по мере изменения курса;
· на дату составления бухгалтерского баланса.
Помимо этого независимо от выбранного варианта курсовую разницу нужно пересчитывать в день поступления либо в день расходования денег, находящихся в кассе фирмы. Какой из способов выбрать, фирма решает сама. Это решение нужно закрепить в учетной политике фирмы.
Если операции по кассе проводятся нечасто, то выгоднее применять второй способ учета курсовых разниц. В противном случае придется ежедневно пересчитывать валюту и оформлять новые листы кассовой книги.
Если же движение денег в кассе происходит ежедневно, то можно воспользоваться первым способом.
Курсовые разницы возникают, если:
· цена товаров (работ, услуг) в договоре выражена в валюте;
· товары (работы, услуги) оплачены в валюте;
· курс иностранной валюты изменился.
Пересчет иностранной валюты в рубли производится:
· на дату совершения операции в иностранной валюте;
· на дату составления отчетности;
· по мере изменения курсов валют.
Рассмотрим эти случаи подробнее.
На дату совершения операции в иностранной валюте пересчитываются:
· стоимость приобретенных основных средств и нематериальных активов (счет 07);
· стоимость приобретенных материально-производственных запасов (счета 10, 11, 15, 16, 41);
· величина уставного капитала (счет 80);
· долгосрочные финансовые вложения (субсчета 58-1 и 58-2).
В дальнейшем при изменении курсов валют пересчет стоимости этих статей не производится.
На дату совершения операции в иностранной валюте и на дату составления отчетности нужно пересчитать стоимость денежных средств. К денежным средствам относятся:
· наличная валюта, денежные и платежные документы (путевки, авиабилеты) (счет 50);
· средства на счетах в банках (счета 52, 55);
· средства в расчетах (счета 60, 62, 68, 71, 73, 75, 76), в том числе заемные средства (счета 66, 67, субсчет 58-3);
· краткосрочные ценные бумаги (субсчета 58-1 и 58-2);
· остатки средств целевого финансирования в иностранной валюте (счет 86).
Наличную валюту и средства на счетах в банках при необходимости можно пересчитывать по мере изменения курсов иностранных валют. Порядок пересчета статей, выраженных в иностранной валюте, нужно зафиксировать в учетной политике. Чтобы определить дату совершения операции в иностранной валюте, необходимо пользоваться таблицей, приведенной в приложении к ПБУ 3/2000:
Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте
| Операция в иностранной валюте | Датой совершения операции в иностранной валюте считается |
| Банковские операции по валютным счетам | Дата зачисления денежных средств на валютный счет или их списания с валютного счета организации в кредитной организации |
| Кассовые операции с иностранной валютой | Дата оприходования денежных знаков в кассу организации или выдачи денежных знаков из кассы организации |
| Доходы организации в иностранной валюте | Дата признания доходов организации в иностранной валюте |
| Расходы организации в иностранной валюте | Дата признания расходов организации в иностранной валюте |
| Импорт материально-производственных запасов, иного имущества | Дата перехода права собственности к импортеру на импортированные товары, иное имущество |
| Импорт услуги | Дата фактического потребления услуги |
| Погашение задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов | Дата утверждения авансового отчета |
| Формирование уставного (складочного) капитала организации и образование задолженности его собственников по вкладам в него |
Дата приобретения статуса юридического лица |
В учете могут возникнуть как положительные, так и отрицательные курсовые разницы.
Положительные курсовые разницы образуются:
– при пересчете денежных средств на валютном счете или валюты в кассе, если на дату осуществления операции с валютой (дату составления отчетности) ее курс вырос;
– при пересчете кредиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее возникновения;
– при пересчете дебиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее возникновения.
Сумма положительной курсовой разницы включается в состав внереализационных доходов. Для этого бухгалтеру необходимо сделать проводку:
Дебет 50 (52, 60, 62, 66, 76...) Кредит 91-1
(отражена положительная курсовая разница).
В Отчете о прибылях и убытках положительные курсовые разницы показывают по строке 120 "Внереализационные доходы". Курсовые разницы по процентам, начисленным за пользование кредитами и займами, отражаются в составе операционных доходов (строка 090) (п.11 ПБУ 15/01). Положительные курсовые разницы увеличивают налогооблагаемую прибыль (п.2 ст.250 НК РФ).
Отрицательные курсовые разницы образуются:
– при пересчете денежных средств на валютном счете или валюты в кассе, если на дату осуществления операции с валютой (дату составления отчетности) ее курс снизился;
– при пересчете кредиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее возникновения;
– при пересчете дебиторской задолженности, если на дату погашения задолженности (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее возникновения.
Сумма отрицательной курсовой разницы включается в состав внереализационных расходов. Для этого бухгалтеру необходимо сделать проводку:
Дебет 91-2 Кредит 50 (52, 60, 62, 66, 76...)
(отражена отрицательная курсовая разница).
В Отчете о прибылях и убытках отрицательные курсовые разницы показываются по строке 130 "Внереализационные расходы". Курсовые разницы по процентам, начисленным за пользование кредитами и займами, отражаются в составе операционных расходов (строка 100) (п.11 ПБУ 15/01). Отрицательные курсовые разницы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п.5 ст.265 НК РФ).
3.Расчеты с подотчётными лицами
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказания услуг, а также на иные хозяйственно - операционные цели, на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. При этом работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают
работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").
Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
· расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
· представительские расходы.
Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
Но в то же время следует заметить, что большинство публикаций на эту тему сводится, как правило, к рассмотрению действующих нормативных документов и описанию порядка оформления первичных документов. Несомненно, такие публикации имеют определённую значимость для практикующего бухгалтера, так как правильно организованный учет в значительной степени является залогом достоверного формирования финансовой отчетности и, соответственно, налогооблагаемой базы по ряду налогов.
При выдаче денежных средств организация обязана:
· определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;
· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;
· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;
· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю – купить бензин, секретарю – отправить почту, командированному – заплатить за гостиницу.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.
В
8-09-2015, 12:07