Каждая хозяйственная операция, в том числе поступление товаров, должна быть оформлена документально. В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности любой документ должен иметь следующие основные реквизиты:

-наименование документа (форма);

-код формы;

-дата составления;

-содержание хозяйственной операции;

-измерители (в количественном и стоимостном выражении);

-наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

-личные подписи и их расшифровка;

-печать поставщика.

Также могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы составляются в момент совершения операции, а если это невозможно непосредственно после окончания операции.

Для получения товаров и тары от поставщиков представителю предприятия (экспедитору) выдается доверенность (форма № М-2) (приложение 2). Все доверенности регистрируются в момент выдачи в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименований ценностей, предполагаемых к получению. На доверенности необходима роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия. По доверенности представитель предприятия может получить товар непосредственно от поставщика с выпиской одновременно отгрузочных документов.

Основными документами, на основании которых поступают товары, являются счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и торгово-закупочные акты. Товарно-транспортные накладные выписываются при поставке товаров автомобильным транспортом (приложение 3), в остальных случаях выписываются счета- фактуры. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж и в книге покупок.

Счета-фактуры (приложение 4) составляются предприятием поставщиком на имя предприятия покупателя в двух экземплярах, первый из которых не позднее десяти дней с даты отгрузки товаров или предоплаты представляется поставщиком покупателю и дает право на возмещение сумм по налогу на добавленную стоимость. Второй экземпляр счет - фактуры (копия) остается у поставщика для отражения в книге продаж.

В счет - фактуре должны быть указаны:

-порядковый номер счет - фактуры;

-наименование и регистрационный номер поставщика товаров;

-наименование получателя товаров;

-стоимость цена товаров;

-сумма налога на добавленную стоимость;

-дата предоставления счет - фактуры;

Счет- фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом ответственным за отпуск товаров и скрепляется печатью организации.

В счет - фактуре не допускаются подчистки и помарки. Исправления заверяют подписью руководителя и печатью предприятия поставщика с указанием даты исправления.

Получаемые и выдаваемые счета- фактуры хранятся раздельно в журнале учета счетов-фактур в течение полных пяти лет с даты их получения. Они должны быть подшиты и пронумерованы.

Покупатели товаров ведут журнал учета полученных от поставщика счетов-фактур и книгу покупок. Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур в целях определения сумм налога на добавленную стоимость. Счета- фактуры, предъявляемые поставщиками, подлежат регистрации в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретенных товаров. Книга покупок должна быть прошнурована, ее страницы прошнуровывают и скрепляют печатью. Контроль за правильностью ведения книги осуществляется руководителем предприятия или уполномоченным им лицом. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных пяти лет с даты последней записи.

В зависимости от особенности товаров к товарно-транспортным накладным или счетам-фактурам могут быть приложены документы, подтверждающие количество товаров или их качество (качественные удостоверения, сертификаты).

Полученный груз с сопроводительными документами экспедитор доставляет на склад своего предприятия. При доставке грузов автотранспортом водитель автохозяйства является представителем поставщика и вместе с грузом передает материально ответственному лицу один экземпляр товарно-транспортной накладной.

За нарушение условий договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчетных документов.

При продвижении товаров от поставщиков до покупателей возникают транспортные расходы и проблема их оплаты. Транспортные расходы могут оплачиваться:

-поставщиком;

-покупателем;

-часть расходов оплачивает поставщик, часть-покупатель.

Порядок распределения транспортных расходов между поставщиком и покупателем определяется, по согласованию сторон, в договоре поставки. Транспортные расходы относятся на издержки обращения.

В зависимости от условий договора поставки товары могут оплачиваться после или до их получения покупателем.

Бухгалтерия торгового предприятия должна контролировать полноту и своевременность оприходования товаров и правильность их оплаты. Контроль должен начинаться с момента оплаты товаров, а если товары поступают раньше оплаты - с момента их фактического поступления.

На практике в условиях ручного ведения учета применяются в основном два способа бухгалтерского контроля за полнотой и своевременностью оприходования товаров, а также за правильностью их оплаты:

1. Способ - ведение позиционного учетного регистра по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

2. Способ - безрегистрационный.

В больших организациях применяется 1 способ, основанный на совмещении аналитического учета расчетов с поставщиками с синтетическим учетом. При журнально-ордерной форме таким учетным регистром является журнал-ордер по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» с дебетовою ведомостью. Данный регистр открывается на каждый месяц. В дебетовой ведомости отражается оплата товаров, а в журнале- ордере оприходование товаров. Операции в учетных регистрах отражаются позиционным способом - на одной и той же строке обеих частей записываются кредитовые суммы, означающие оприходование товаров и дебетовые показатели, означающие оплату товаров.

Учет расчетов с поставщиками посредством ведения позиционного учетного регистра весьма трудоемок, требует большого объема записей. В розничной торговле эффективен безрегистрационный способ учета расчетов с поставщиками.

Расчетные документы сличаются с товарами, о чем делается отметка в особой части товарного отчета, то есть указывается дата оплаты. По окончании месяца на основании незакрытых позиций в товарном отчете составляется ведомость оприходования по неоплаченным товарам. В ведомости указывается код поставщика и торговые единицы, дату и номер товарного документа, стоимость товара и тары, транспортные расходы, сумма к оплате. В ведомости оприходованных, но не оплаченных товаров в следующем месяце делаются отметки об оплате товаров. Безрегистрационный способ учета расчетов с поставщиками весьма прост и обеспечивает оперативный контроль за оприходованием и оплатой товара. Он исключает двойную регистрацию операций, как по оплате товаров, так и по оприходованию товаров.

При компьютерной обработке контроль осуществляется автоматически на основании сличения двух массивов - информацию об оплате товаров и об оприходовании их материально ответственными лицами. При использовании ПЭВМ автоматически определяется своевременность оплаты товаров, что составляет современные принципы выдачи информации по отклонению от нормального хода хозяйственной жизни. Сведения об оплаченных расчетных документах накапливаются в памяти ПЭВМ и используют для составления регистров синтетического учета.

Независимо от способа оплаты и доставки порядок оприходования товарно-материальных ценностей должен отвечать определенным требованиям. При любом варианте получения товаров у поставщика и любом варианте доставки их предъявляют материально ответственному лицу для оприходования. Приемка на складе производится методом прямого счета, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае выявления в процессе приемки товаров недостач, излишков, пересортицы, несоответствия качества или поступление ценностей без сопроводительных документов поставщика создается комиссия, которая составляет Акт об установленном расхождении в количестве при приемке товара, Акт о приемке товара по качеству или Акт оприходования товаров, поступивших без счета поставщика. О составлении акта делается отметка на всех экземплярах товарно-транспортных накладных. Акты составляют в трех экземплярах: один экземпляр остается на предприятии, принявшем товары, другой - вручается под расписку на первом экземпляре представителю поставщика или направляется ему при предъявленной претензии, третий экземпляр представляется в бухгалтерию. Акт подписывают представитель принимающей организации и представитель поставщика. Этот акт является основным документом, на основании, которого поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии.

При обнаружении во время приемки ценностей недостачи на ее величину уменьшается стоимость товаров поступивших на предприятие, а соответствующие суммы отражаются в составе расчетов по претензии или недостачи и потерям от порчи ценностей, а также расчетам по возмещению материального ущерба по принадлежности. Поступившая с товаром тара также приходуется. На тару, а также на тароматериалы, полученные от распаковки товара и на тару, поступившую в упаковке, включенной в цену товара и не показываемых отдельно в счетах поставщиков, составляется Акт на оприходование тары, не указанной в счете поставщика. Акт составляется комиссией в составе директора предприятия или его заместителя, материально- ответственного лица в одном экземпляре, который передается в бухгалтерию при товарном отчете.

Порядок отражения в учете недостач и потерь от порчи товаров, выявленных при приемке, зависит от многих факторов (виновных лиц, условий договора поставки, времени оплаты товаров и др.). Если виновником недостачи или порчи является поставщик и условиями договора поставки предусмотрено в этом случае отказ от оплаты недостающих или испорченных товаров, а деньги за товар поставщику еще не перечислены, то покупатель при оплате товаров уменьшает сумму платежа не стоимость этих товаров. Другими причинами недостач товаров могут быть естественная убыль товаров при их перевозке, нормируемые потери от боя товаров в стеклянной посуде, изделий из хрупких материалов, хищение в пути. Суммы недостач списываются в пределах норм естественной убыли и потерь от боя в пределах установленных норм, и при установлении конкретных виновников недостачи списание производится за счет виновного лица.

При поступлении товаров если расхождение количества и стоимости поступивших товаров с сопроводительными документами поставщика не обнаружено, то приемка оформляется на счет - фактуре или другом заменяющем его документе путем проставления специального штампа и подписью материально ответственных лиц на этих документах. Необходимы подписи принимающего и сдающего лица. При наличии одной подписи документ недействителен.

Товары, поступающие в розничную торговлю, приходуются в день их поступления на основании счетов - фактур, товарно-транспортных накладных или иных сопроводительных документов по наименованию товаров в стоимостном выражении.

2. Оценка системы внутреннего контроля расчетов с

поставщиками и покупателями.

Для целей проверки, структура внутреннего контроля может быть подразделена на контрольную среду, систему бухгалтерского учета и процедуры контроля.В результате проведения комплексной оценки средств внутреннего контроля получают аудиторские доказательства.

Контрольная среда включает философию менеджмента и стиль работы, организационную структуру организации, деятельность высшего руководства, внутренний аудит, распределение полномочий и ответственности, управленческие методы контроля исполнения операций, кадровую политику, различные факторы, влияющие извне на практическую деятельность (например, проверки внешними контролирующими структурами). Отмечено, что повышенное внимание руководства к организации внутреннего контроля является решающим фактором его эффективности, поскольку фактически предопределяет отношение всех сотрудников к контролю и создает благоприятные условия для работы службы внутреннего аудита.

Процедуры контроля - это специальные проверки, проводимые персоналом, направленные на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений информации в системе бухгалтерского учета. Они предполагают наличие эффективных процедур санкционирования, документирование, фактический контроль за отгрузками и оплатами и осуществление независимых проверок.

Оценка системы внутреннего контроля предусматривает два этапа:

- общее знакомство с системой внутреннего контроля;

- оценку надежности системы внутреннего контроля.

На первом этапе аудитор должен получить общее представление о подходах руководства к организации внутреннего контроля расчетных операций с поставщиками и покупателями. А также организационной структуре внутреннего контроля, наличии и характере внутренних связей и механизме выполнения решений руководства на уровне исполнителей, методах распределения функций и ответственности, процедурах внутреннего контроля, доступе к документации, функциях внутренних аудиторов, возможных видах ошибок.

Заключение

При написании данной курсовой работы изучена литература по предмету аудит, рассмотрены нормативные документы, регулирующие аудиторскую деятельность, а также методика проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками и покупателями. Аудит расчетов с поставщиками и покупателями дает информацию о достоверности данных бухгалтерского учета о наличии дебиторской и кредиторской задолженности, ее состоянии и сроках образования.

При подготовке и планировании аудиторской проверки аудитор определяет цель и основные задачи проверки. После чего должна быть составлена достаточно подробная программа проверки расчетов с учетом поставленных целей. Программа проверки должна позволить аудитору при наличии нарушений выявить их все. В ходе проверки также рекомендуется проводить оценку организации внутреннего контроля за организацией учета. Одним из наиболее распространенных способов проверки расчетов с поставщиками и покупателями является инвентаризация расчетных операций.

Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. В основном на предприятиях такая инвентаризация проводится ежегодно. Учитывая, что сами предприятия в большинстве случаев проводят инвентаризацию расчетов с низким качеством, аудитор должен установить сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кредиторов, ее реальность и лиц, виновных в пропуске сроков исковой давности (согласно гражданскому кодексу РФ срок исковой давности установлен 3 года). В случае необходимости нужно провести сверку расчетов с дебиторами и кредиторами с составлением актов сверок. Для этой работы можно привлечь и сотрудников бухгалтерии проверяемого предприятия.

Библиографический список

1. Богомолов А.М., Голошанов Н.А. Внутренний аудит. Организация и методика проведения: учеб. пособие/А.М.Богомолов, Н.А.Голошанов. – М.: Экзалин. – 2000. – 135 с.

2. Бухгалтерский учет: учебник/П.С.Безруких, В.Б.Ивашкевич, Н.П.Кондраков [и др.]; под. ред.П.С.Безруких. – М.: Бухгалтерский учет, 1999. – 323 с.

3. Голошанов Н.А. Бухгалтерская отчетность и бухгалтерский учёт: учебник/Н.А. Голошанов. - М.: Финансы и статистика,2002. – 400 с.

4. Грабова Н.Н. Бухгалтерский учет в торговле: учебник/Н.Н. Грабова. – М.: Учетинформ, 1999. – 108 с.

5. Завгородний В.П. Бухгалтерский учет, контроль и аудит в системе управления предприятием: учебник/В.П. Завгородний. – К.: Ваклер, 2000. – 730 с.

6. Камышанов П.И. Бухгалтерский учёт и аудит: учеб. пособие/П.И.Камышанов, А.П.Камышанов, Л.И.Камышанова. – М.: Приор, – 2000. – 345 с.

7. Козлова Е.П. Бухгалтерский учет: учеб. пособие/Е.П.Козлова, Н.В.Парашутин, Т.Н.Бабченко, Е.Н.Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 234 с.

8. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт, анализ хозяйственной деятельности и аудит: учебник/Н.П.Кондраков. – М.: Перспектива. – 2001. – 450 с.

9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению. – Йошкар-Ола, 2003. – 98 с.

10. Савлук Н.В. Бухгалтерский учет: учеб. пособие/Н.В. Савлук. – Киев: Либра, 2001. – 128 с.

11. Ткаченко Н.М. Бухгалтерский учет на предприятиях с разными формами собственности: учебник/Н.М.Ткаченко. – Киев: А.С.К., 2000. – 547 с.

12. Федеральный закон РФ от 21.11.96 г. №129 ФЗ «О бухгалтерском учёте».