Решение указанных задач с позиций информационного обеспечения достигается за счет организации учета затрат и результатов деятельности филиалов, самостоятельных подразделений и дочерних предприятий по принципам замкнутой учетной системы, т.е. обособленного места затрат. Это наиболее сложная в организационном отношении система управленческого учета, требующая обязательного применения специальных счетов управленческой бухгалтерии и отражения их взаимосвязи со счетами финансовой бухгалтерии головной организации.
Учет затрат по местам формирования и центрам ответственности следует организовать и в подразделениях предприятия, не ведущих производственной деятельности: торговых представительствах, агентствах, магазинах, учебных и научных центрах и т.п. Каждое из них имеет обособленные затраты, требующие контроля и сопоставления с общими результатами компании в целом и индивидуальными показателями деятельности самого подразделения.
Исчисление общего результата финансовой деятельности осуществляется в том и другом случае по данным финансового учета компании (фирмы) в целом.
2. Методы группировки издержек по местам формирования и центрам затрат
2.1 Необходимость группировки издержек по местам и центрам затрат. Виды мест и центров затрат в снабжении и сбыте
Большое разнообразие мест затрат и центров ответственности требует определенной их систематизации и увязки с общей системой управленческого учета. Основой систематизации является функциональная принадлежность издержек к определенной сфере деятельности предприятия.
В целом, исходя из схемы производственного кругооборота в качестве совокупных мест затрат и сфер ответственности, можно выделить:
• снабжение сырьем, материалами, топливом и энергией;
• производство продукции и услуг;
• продажу продукции, товаров и услуг;
• управление предприятием [8, 234].
Все перечисленные сферы деятельности тесно связаны между собой и в рамках одного предприятия не могут существовать обособленно. Однако каждая из них имеет свой самостоятельный объект и условия формирования издержек. Так, в снабжении объектом отнесения расходов является объем сырья, материалов, топлива, покупных полуфабрикатов и товаров, в производстве — объем выпускаемой продукции и величина незавершенного производства, при сбыте — количество реализуемой продукции, товаров и услуг. Управление координирует разностороннюю деятельность организации. Объектом отнесения затрат здесь служат конечные виды продукции и услуг основного и вспомогательных производств, реализуемые сторонним потребителям.
Группировка издержек по совокупным местам затрат и центрам ответственности позволяет объединить разнородные по экономическому содержанию расходы в единые по целевому назначению комплексы. В затраты сферы снабжения, например, включают не только транспортно-заготовительные расходы, связанные с приобретением материальных ресурсов, но и затраты на содержание складских помещений, где они хранятся, расходы отдела материально-технического снабжения, лабораторий по проверке качества сырья и материалов, участков, где производится их подготовка к производственному потреблению.
По аналогии в издержки сферы сбыта целесообразно включить, Кроме расходов на тару, упаковку и транспортировку изделий, затраты на содержание отдела сбыта и складов готовой продукции, рекламу и т.п.
В настоящее время затраты по содержанию общезаводских складов на многих предприятиях не относятся на себестоимость сырья, материалов, топлива и не включаются в номенклатуру коммерческих вне-Производственных расходов. Они планируются и учитываются в составе общезаводских расходов, относимых на себестоимость конкретных изделий и услуг пропорционально основной заработной плате производственных рабочих или другому условному базису.
Когда впервые была введена такая практика, она объяснялась желанием отнести как можно большее число затрат предприятия, прямо не связанных с изготовлением продукции, к расходам по организации
производства и управлению. Значительная часть этих расходов регистрировалась в финансовых органах и контролировалась особо. К тому же складское хозяйство было, как правило, небольшим и слабо механизированным, абсолютная величина его затрат составляла незначительный процент от стоимости сырья и материалов.
Сейчас, когда в результате технического прогресса значительно выросли масштабы производства, увеличилась номенклатура сырья, материалов, готовой продукции на предприятии, возросла техническая оснащенность складов, их величина и количество, все более необходимым становится обособление складских расходов в самостоятельное место затрат.
По существу современный склад представляет собой специфическое производственное подразделение с большим объемом погрузочно-разгрузочных работ, операций сортировки, складирования и т.п. В нем занято значительное количество техники, ведется учет и контроль материальных запасов. Склад всегда территориально обособлен, характер складских операций функционально однороден, соответствующие расходы могут относиться на себестоимость продукции и услуг по единому расчетному основанию. Персональную ответственность за величину этих расходов целесообразно возложить на заведующих складами, а на более высоком уровне — на начальников отделов снабжения и сбыта, которым эти склады в большинстве случаев подчинены. Таким образом, склад как хозяйственная единица на предприятии удовлетворяет всем условиям образования места затрат.
Что же касается отделов снабжения и сбыта, то они по характеру выполняемых функций принадлежат к соответствующим областям (сферам) затрат. Их деятельность является управленческой лишь в отношении операций заготовления материальных ресурсов и реализации готовой продукции, где она решающим образом влияет на уровень издержек.
Обособление затрат снабжения и сбыта в единые комплексы позволит улучшить контроль за экономичностью работы указанных подразделений предприятия. Значительно расширяются возможности анализа и контроля расходов по снабжению и сбыту, обеспечивается достаточная информационная база для решения основных задач управления запасами в организации, для оценки экономической эффективности различных схем снабжения и вариантов продаж.
Степень дифференциации издержек по местам и центрам внутри этих подразделений определяется главным образом потребностями их контроля и повышения точности калькулирования. В сфере снабжения предприятия материальными ресурсами учет в разрезе мест затрат может быть организован по группам (видам) приобретаемых материальных ценностей или по ответственным исполнителям в отделе материально-технического снабжения. Аналогичной может быть дифференциация аналитического учета затрат на реализацию продукции. Такое обособление издержек позволяет увеличить степень их локализации и тем самым повысить точность калькулирования себестоимости изделий и услуг. Поскольку расходы на содержание служб снабжения и сбыта являются частью издержек предприятия по изготовлению сырья, материалов или реализации продукции в калькуляционном отношении, они могут рассматриваться как единая совокупность.
2.2 Виды мест и центров затрат в сфере управления и производства
Сфера управления предприятием включает руководящие, организаторские и административные функции, основное назначение которых состоит в координации и регулировании процессов снабжения, производства и сбыта для обеспечения максимальной эффективности производства и его развития.
Затраты сферы управления подразделяют на общецеховые и общезаводские или аналогичные им расходы. Это вызвано различиями в экономическом содержании указанных комплексов издержек, обусловливающими необходимость использования различных базисов для их распределения при калькулировании себестоимости продукции.
Обособление мест затрат в данной сфере определяется схемой административного управления предприятием, т.е. в основном спецификой и объемом перерабатываемой отделами и службами информации. В зависимости от масштабов производства, организационных форм управления, уровня его механизации и автоматизации степень дифференциации учета затрат на управление может значительно колебаться. Например, далеко не во всех случаях необходимо учитывать расходы по каждому отделу или службе, часто они могут быть объединены в более крупные подразделения: технические, экономические, социально-бытовые службы предприятия, службы, подчиненные главному инженеру, заместителям директора по экономике, кадрам и быту и т.п. Вместе с тем при необходимости может быть предусмотрена детализация учета затрат и внутри отдела, например, в конструкторском бюро — по видам сопровождаемых машин или разрабатываемых конструкций.
В сфере производства детализация учета затрат по местам и центрам зависит от многих факторов. Главными из них являются производственная структура предприятий, особенности технологического процесса, уровень технической оснащенности и организации труда. Наиболее общее подразделение производственной сферы по местам издержек — цех или производство, которое, в свою очередь, состоит из участков и центров затрат. В цехах и участках с преобладанием ручного труда центры затрат целесообразно подразделять по группам однородного технологического оборудования, а в автоматизированных производствах учитывать расходы в целом по автоматической или поточной линии.
Хотя приведенная схема не охватывает всего многообразия зависимостей между местами и центрами расходов, она наглядно показывает, что они находятся в соподчиненном отношении и дифференцируются исходя из степени однородности выполняемых функций. Этот принцип лежит в основе группировки производственных затрат в издержки сферы производства. Прежде всего из калькуляционных соображений их предварительно относят к основным, вспомогательным и побочным цехам и участкам.
Степень детализации издержек по местам и центрам затрат для каждого предприятия индивидуальна. Основными критериями для ее обоснования служат количество статей или элементов затрат по видам, частота получения данных, точность и стоимость информации. Поскольку указанные ограничения действуют в различных направлениях, оптимальное решение может быть найдено после детального анализа конкретных условий и потребностей управления производством в том или ином его подразделении.
Состав затрат производственного места издержек может быть представлен в трех основных вариантах:
• все затраты места являются прямыми и косвенными расходами, связанными с данным подразделением производства, независимо от того, к каким изделиям они относятся;
• затраты места и центра — только прямые расходы материалов, заработной платы, энергии и т.п.;
• затраты места — только косвенные расходы, которые нельзя от нести по прямому признаку на конкретные виды продукции. Прямые расходы включаются непосредственно в себестоимость изделий, работ и услуг, в состав издержек определенных мест они не входят.
Каждый из представленных вариантов имеет свои достоинства и недостатки и должен применяться после анализа организационных и методологических особенностей учета и калькулирования издержек производства на конкретном предприятии.
В том случае, когда затраты мест охватывают все расходы, относящиеся к определенному производственному подразделению, имеется лучшая возможность контролировать издержки производства и управления, эффективнее влиять на формирование показателей себестоимости внутри предприятия. Однако возможности составления точной калькуляции себестоимости отдельных видов продукции при этом варианте значительно меньше, поскольку он требует распределения всех без исключения затрат пропорционально условным базам. Такое распределение всегда связано с допущением неточностей в калькулировании.
Второй вариант наиболее прост в применении, но мало что дает для контроля затрат по местам формирования и центрам ответственности. Прямые расходы в настоящее время зависят не столько от мастерства и умения рабочего, а определяются конструкцией, составом продукции и технологией ее изготовления, которая зависит от применяемого оборудования. Прямые издержки логичнее относить не на место затрат, а на его носителя.
В третьем варианте прямые затраты непосредственно относят на себестоимость конкретных видов изделий и услуг, а обособленно учитывают и распределяют лишь косвенные затраты мест. При этом точность калькулирования себестоимости полуфабрикатов, изделий и слуг существенно повышается, поскольку к распределению остается относительно меньшая часть издержек, и погрешности, вызванные условностью расчетной базы и самого процесса распределения, сказываются меньше, но здесь значительная часть затрат остается вне контроля по местам формирования и центрам ответственности.
Профессор М.Х. Жебрак еще в ЗО-е гг. прошлого столетия, исследуя вопросы состава затрат по рабочим местам, относил к ним стоимость вспомогательных, смазочных и обтирочных материалов, топлива, пара, воды, сжатого воздуха, транспортные расходы, износ и ремонт малоценных и быстроизнашивающихся инструментов, текущий ремонт оборудования без прямых затрат сырья, материалов и заработной платы. «Что касается постоянных расходов рабочих мест, — писал он, — то хотя, планируя, мы предварительно всю их массу распределили между отдельными рабочими местами, в учете этого делать не надо»1 . Иного мнения придерживались специалисты по хозяйственному расчету, большинство которых настаивало на необходимости максимального охвата затрат по местам издержек.
Очевидно, решение этого вопроса не может быть одинаковым для всех случаев и во многом зависит от характера мест формирования издержек, возможностей локализации расходов по видам продукции и участкам производства. В любом, случае к затратам мест целесообразно относить издержки, непосредственно связанные с результатами деятельности подразделений.
Поскольку учет затрат по местам их возникновения служит прежде всего, целям контроля издержек по производственным и сбытовым центрам предприятия, по нашему мнению, нет необходимости относить на них накладные расходы. Для контроля экономичности производства вполне достаточно выделить для производственных подразделений затраты, функционально связанные с объемом выполненной ими работы, а для отделов и служб управления — непосредственно зависящие от их деятельности расходы. При условии нормирования этих затрат можно системным путем выявить отклонения их от фактического уровня и на этой основе оценить экономичность работы тех или иных подразделений организации, использование ими производственных возможностей и ресурсов.
Выбор наиболее приемлемого варианта состава издержек внутренних подразделений осуществляется в зависимости от особенностей производства, функций места затрат, степени переменности его расходов, возможностей их регулирования и т.п. В современных высоко-механизированных и автоматизированных производствах с жестко заданной технологией изготовления продукции предпочтительнее третий вариант. К тому же при его использовании меньше учетной работы, проще калькуляционные расходы, лучше возможности контроля уровня издержек.
2.3 Способы учета и распределения издержек по местам и центрам формирования
Для определения фактической величины затрат совокупности мест расходов и центров ответственности разрабатывают единую систему кодирования группировочных признаков. Учетная группировка осуществляется на основе первичных документов, в которых указывают место издержек или центр ответственности, его код (шифр).
Группировка затрат по местам их формирования осуществляется одним из двух основных способов:
• путем применения принципов двойной записи на взаимосвязан ных счетах и последовательного перенесения (перераспределения) уч тенных сумм затрат с первичных на промежуточные и конечные места формирования издержек;
• на основе использования специальных регистров (сводных ведо- мостей) и расчетов матричной формы, обобщающих виды затрат по местам их возникновения.
При использовании метода двойной записи разрабатывают специальный план счетов мест издержек для каждого предприятия. Он может быть привязан к действующему плану счетов бухгалтерского учета затрат, а может ориентироваться на применение специальных счетов управленческой бухгалтерии. Но это важно только для обозначения первых двух-трех знаков кода того или иного места издержек. Далее идет нумерация шифра самого места расходов. Чтобы показать возможную степень детализации мест затрат и центров ответственности, приведем выдержку из плана счетов управленческого учета сравнительно небольшой (около 1200 работающих) машиностроительной фирмы.
23 Производственные места обслуживания:
2314 Электромастерские
2315Стройгруппа
30 Материальное хозяйство:
1030 Участок испытания материалов
1031—1035 Склады сырья и материалов
20 Места производственного изготовления:
2050 Места производственного изготовления цеха 1
2060 Места производственного изготовления цеха 2
2070 Места производственного изготовления цеха 3
2680—2690 Места затрат хозяйственного управления (дирекция, обшее планирование, финансовое планирование и контроль, бухгалтерия, узел связи, отдел персонала и т.п.)
43 Места затрат сферы сбыта:
4390 Маркетинговые исследования и планирование сбыта
4391 Реклама, упаковка, отправка
10Центр ответственности «Техническое управление, конструиро- вание и развитие»:
26100Отдел главного технолога
26101Бюро технических нормативов
26110Отдел технического развития
26121Конструирование и развитие
26122Центральная лаборатория
11Центр ответственности «Здания»:
26111Здания заводоуправления 25112 Фабричные здания
10113 Здания складов сырья и материалов
26118 Пожарное депо
12Центр ответственности «Энергохозяйство»:
23121 Энергоцех
23122 Газовое хозяйство
23123 Обеспечение водой 25123 Компрессорная станция
29 Социальные места затрат:
2910 Столовая
2920 Медпункт
2930 Библиотека [6, 165]
В центре ответственности «Транспортные службы» отдельно учитывают затраты на легковой и грузовой транспорт, в центре «Производственное обслуживание» — расходы слесарного участка, электромастерских, строительной группы и т.п., в центре «Продажи» — затраты на маркетинговые исследования, рекламу, упаковку и отправку продукции заказчикам, в центре ответственности «Хозяйственное управление» — расходы на содержание дирекции, технических и экономических отделов, информационного центра, узла связи. Наиболее дифференцированы места производственного изготовления продукции. В отдельных цехах они доведены до групп однородного оборудования. Общее число счетов и субсчетов мест и центров затрат превышает 300 наименований. Коды, по которым производится учетная группировка расходов этих подразделений, указывают на первичных документах по учету расхода материалов, комплектующих изделий, за работной платы и других издержек. Дальнейшее обобщение расходов по счетам затрат производится так же, как сейчас в бухгалтерском учете. Взаимосвязь между данными управленческого и финансового учета осуществляется через специальные счета — экраны.
Одним из вариантов системных записей в управленческом учете является ведение счетов отклонений от нормативной величины расходов. В этом случае обороты по дебету и кредиту счетов сырья и материалов, затрат на производство, готовой продукции отражают по нормативной стоимости. Все расхождения между нормативными и фактическими издержками снабжения, производства, сбыта относят в дебет или кредит соответствующих счетов отклонений. Таким образом, по местам и центрам формирования учитывают лишь отклонения от норм и нормативов. Более подробно этот вопрос рассмотрен в гл. 10.
Учет и распределение затрат по местам их формирования с помощью регистров матричной формы основано на сочетании группировок затрат по видам и местам их возникновения. Для этого составляют специальную шахматную ведомость, по строкам и столбцам которой отражаются виды (статьи, элементы) затрат и мест (центров) их формирования, а на пересечении соответствующих строк и столбцов указываются затраты мест. Если какие-то расходы невозможно отнести на то или иное место затрат прямо, их распределяют пропорционально избранной базе.
При группировке затрат мест и центров все их разнообразие подразделено на основные и вспомогательные, первичные и вторичные места издержек. Основные места затрат представляют собой производственные подразделения, где изготавливается продукция или выполняются основные технологические операции по ее производству. Вспомогательные места издержек обслуживают процесс производства. В ведомости сводного учета затрат основные места затрат представлены цехами основного
8-09-2015, 12:24