Аудит как метод исследования

Аудит системы управления может быть обязательным и инициативным.

При проверке аудируемой организации одновременно несколькими аудиторскими фирмами аудит называют совместным.

Аудит системы управления по характеру решаемых аудируемым предприятием задач условно можно подразделить на внутренний и внешний (рис. 2, см. приложение 2).

Таким образом, аудит системы управления следует понимать как специфическую документируемую деятельность по систематизированной внешней или внутренней проверке управляющей подсистемы с использованием локального или системного подходов для установления соответствия ее требуемым критериям при решении задач аудируемой организации.

Внутренний и внешний аудиты принципиально могут не отличаться по используемым методологическим положениям, но внешне проверки всегда нейтральны по отношению к аудируемой организации. Причем внешние проверки осуществляются, как правило, по заявке или при необходимости по заказу вышестоящих организаций.

Участниками внешнего аудита обычно являются:

- заказчик (потребитель, желающий провести аудит у поставщика; независимая организация, аккредитованная проводить аудит для внесения систем управления в соответствующий реестр; независимая организация, уполномоченная определить обеспечение необходимого управления; организация, желающая провести аудит собственной системы),

- аудируемая организация (подсистема, элемент системы, подразделение, рабочее место);

- главный аудитор (аудитор, осуществляющий руководство аудитом);

- аудиторы (специалисты, имеющий соответствующую квалификацию для проведения работ по аудиту).

Внешний аудит имеет определенные достоинства и недостатки по сравнению с внутренними проверками (табл. 1, см. приложение 2).

По результатам аудита оформляется официальный документ – аудиторское заключение, которое предназначено для заказчиков и пользователей аудируемых организаций. Заключение составляется согласно установленным правилам (например, в соответствии с федеральным законодательством об аудите финансовой отчетности организации).

2.2 Этапы проведения аудита

Организация заключения аудита заключается в упорядочении всех действий служб и работников, участвующий в аудиторских работах. При этом следует учитывать методологию и методику его проведения.

Принципы проведения аудита

Особую роль при проведении аудита играют принципы аудита, имеющие прямое отношение к участвующим в аудиторских работах аудиторам:

- профессионализм;

- компетентность (поддерживаемая на должном уровне переодическим повышением квалификации, периодической аттестацией);

- опытность (включающая опыт применительно к аудируемой организации, процессу или деятельности, подвергаемым аудиту, а также знание языка и культуры страны, где он проводится);

- этичность и тактичность поведения (доверие, честность, соблюдение конфиденциальности, вежливость и т.п.);

- прилежание;

- логичность и здравый смысл;

- деловитость;

- способность к объективным оценкам;

- образованность и широкая эрудиция;

- выдержанность;

- пунктуальность;

- умение слушать собеседника;

- сосредоточенность;

- доброжелательность;

- коммуникабельность;

- принципиальность;

- наблюдательность;

- неподкупность;

- способность к анализу.

Из основополагающих принципов, относящихся непосредственно к процессу аудита, необходимо соблюдать как минимум следующее:

- независимость;

- систематичность;

- беспристрастность;

- объективность;

- воспроизводимость и проверяемость результатов аудита;

- документированность.

В дополнение к этому хочу отметить:

- по запросу аудируемой организации аудиторы должны предоставлять необходимую информацию о требованиях законодательства РФ, касающихся проведения аудиторской проверки, а также о нормативных актах России, на которых основываются замечания и выводы аудита;

- все работы должны проводиться в сроки, установленные договором оказания аудиторских услуг;

- аудиторы должны обеспечивать сохранность документов, получаемых и составляемых в ходе аудиторской проверки, без согласия аудируемой организации не разглашать их содержание.

При проведении аудита аудиторы, как правило, имеют право (исключение могут составить внутренние аудиты, проводимые от имени первой стороны другой организацией или совместно первой стороной с привлечением другой организации для внутренних целей):

- самостоятельно определять формы и методы проведения аудита;

- проверять в полном объеме документацию, связанную с объектом аудита аудируемой организации;

- получать у должностных лиц аудируемой организации разъяснения в устной или письменной формах по возникшим в ходе аудиторской проверки вопросам;

- отказаться от проведения аудиторской проверки или от выражения своего мнения о проверяемом объекте (например, при непредставлении аудируемой организацией всей необходимой для проверки информации; в случае оказания давления на аудиторов, что может оказать на результат проверки, и т.п.).

Этапы проведения аудита

Все работы по проведению аудита можно подразделить на следующие этапы:

- подготовка;

- проведение;

- отчет;

- последующие действия по результатам аудита.

При планировании работ по аудиту существенное значение имеет программа, которая должна предусматривать:

- определение целей и объемов работы аудита;

- определение и обеспечение ресурсов, ответственности и процедур аудита;

- обеспечение выполнения намеченных мероприятий;

- меры по мониторингу и анализу;

- реализацию намеченных мероприятий;

- обеспечение документирования аудиторских работ.

Алгоритмы проведения внутреннего и внешнего аудита во многом схожи. В основе своей они содержат указанные выше этапы программы аудита (рис. 3, см. приложение 3).

2.3 Цели и пути их достижения

При проведении аудита во многом используются те же методы, что и при традиционных исследованиях систем управления.

Важная роль в организации аудита в стране принадлежит уполномоченным на то федеральным органам. Например, работы по организации по аудиту системы менеджмента качества проводит Госстандарт России. Однако независимо от национального органа, осуществляющего функцию головной организации по тому или иному отраслевому виду аудита, основными задачами такого уполномоченного федерального органа являются:

- организация разработки и представление в соответствующие органы власти проектов определенного уровня, регулирующих аудиторскую деятельность;

- разработка и принятие в рамках своей компетенции нормативно-правовых документов по аудиту (например: о порядке аттестации, обучения и повышения квалификации аудиторов в РФ; о лицензировании аудиторской деятельности; об организации системы надзора за соблюдением аудиторскими организациями и аудиторами лицензионных требований и условий; о порядке представления уполномоченному федеральному органу отчетности аудиторских организаций и аудиторов и т.п.);

- аккредитация аудиторских организаций, профессиональных аудиторских объединений и сертификация аудиторов;

- контроль за соблюдение аудиторскими организациями и аудиторами федеральных правил аудиторской деятельности;

- ведение государственных реестров аттестованных аудиторов и аудиторских организаций; руководство профессиональными аудиторскими объединениями и учебно-методическими центрами предоставление информации, содержащейся в реестрах, всем заинтересованным лицам.

2.4 Использование самооценки

В ряде случаев возникает потребность в проведении внутреннего аудита системы управления, базирующегося на самооценках, например при преставлении организации в качестве кандидата на получение какой-либо премии. Это требует также при оценке системы менеджмента качества (СМК) на соответствие требованиям, предъявляемым условиями конкурса на получение международных, национальных, региональных и других премий различного уровня и статуса. Рассмотрим аудит-самооценку на примере СМК – одной из целевых приоритетных подсистем системы управления.

Аудит СМК на основе самооценки – всесторонний и систематический анализ и оценка системы на соответствие результатов ее функционирование целям и требованиям стандартов.

Итогом является мнение о результативности, эффективности, зрелости и развития системы.

Цель самооценки – разработка рекомендаций и мероприятий для улучшения деятельности в области качества. Самооценка базируется на сравнении результатов функционирования системы менеджмента качества с установленными показателями и поставленными перед ней целями. Это наиболее простой и малоемкий метод определения уровня функционирования таких систем на предприятиях и поиска путей их улучшения.

Несмотря на великое множество моделей самооценки, этот метод позволяет:

- применять оценку как ко всей СМК, так и к любой составной части и процессу;

- оперативно проводить оценку за счет внутренних ресурсов одним или группой сотрудников своей организации – обязательно при участии или поддержке высшего звена управления;

- провести оценку СМК с любой детализацией и глубиной;

- определять направления улучшения СМК на основе реальных возможностей и ресурсов организации.

Сущность одного из методов самооценки СМК: сравнение фактического состояния деятельности по менеджменту качества с положениями ГОСТ РИСО на системы менеджмента качества на основе балльного метода оценки. Для проведения самооценки предварительно необходимо разработать анкету с вопросами.

Результаты самооценки могут отражаться самым различным способом. Один из вариантов представлен в табл. 2 (см. приложение 4).

Самооценка систем менеджмента качества не подменяет внутренние аудиты и анализ на соответствие моделям премий по качеству.

По результатам самооценки можно определить, например, уровень развития СМК (табл. 3, см. приложение 5).

В любом случае, независимо от используемого конкретного метода, наибольший эффект и объективность исследовательских работ могут быть достигнуты комплексным применением приемлемых для целей исследования системы управления методов. При этом одни из них могут быть эффективны на одном этапе исследования, а иные – на другом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе написания курсовой работы мною была изучена такая тема: «Аудит как метод исследования». Выяснила, что аудит входит в комплексно-комбинированные методы исследования систем управления, это указано на рис. 1, см. приложение 1.

Комплексно-комбинированные методы исследования систем управления базируются на использовании исследовательских способов и включают в себя одновременно два или более методов, принадлежащих к разным классификационным группам. Основополагающими методами этой классификационной группы являются методы:

- абстрагирования;

- анализа и синтеза;

- дедукцию и индукцию.

Помимо них в данную группу входят и другие методы, в частности: корреляционный, факторный, динамический, индексный, а также системный, параметрический, аналитически-расчетный, анализ проблем, социологический, прогностический, диагностический, детальный, глобальный, экономический, экспертно-аналитический, гипотетико-дедуктивный, блочный анализ, в том числе и аудит и многие другие методы.

В том числе выяснила что исследования могут быть весьма разнообразными. Как целенаправленный процесс познания объектов, изучения их элементов и подсистем во взаимосвязи и взаимодействии они обладают соответствующей методологической базой, включая принципы, подходы, методы.

Исследования любых объектов, включая систему управления, в зависимости от целей, организации и сферы использования различаются по видам, по направленности. В зависимости от поставленных целей и задач исследование может быть локальным и системным. Каждая из них обладает своими достоинствами и недостатками. При этом системное исследование практически всеми исследователями признается более прогрессивным. В основе его лежит системный подход.

Точный выбор и правильное формулирование объекта и предмета исследования позволяют в конечном итоге более рационально определить основные характеристики проводимого исследования (включая его методологию, методику, организацию исследования и т.п.).

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Архипов Н.И. Исследование систем управления. - М.: ПРИОР,2009.

2. Валуев С.А, Игнатьева А.В. Организационный менеджмент. — М.: Машиностроение, 2009.

3. Вихапский О. С, Наумов А. И. Менеджмент, человек, стратегия, организация, процесс 2-е изд. М., 2009.

4. Глущенко в.в., Глущенко И.И. Исследование систем управления, г. Железнодорожный, Моск. обл.: «Крылья», 2000.

5. Гольдштейн Г.Я. Основы менеджмента: Учебное пособие, изд. 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2007.

6. Игнатьева А.В.,Максимцов М.М. Исследование систем управления. – М.:ПРИОР, 2009.

7. Коротков Э.М. Исследование систем управления. – 2-е изд. – М.: Дека, 2007.

8. Максимцов М.М., Игнатьева А.В., Комаров М.А. и др. Менеджмент, М.: ЮНИТИ, 1998.

9. Мухин В.И. Исследование систем управления: Анализ и синтез систем управления. – М.: Экзамен, 2007.

10. Морозов Ю.П., Гаврилов А.И., Городнов А.Г. Инновационный менеджмент. – 2-е изд. – М.:ЮНИТИ, 2007.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Рис. 1 Методы исследования систем управления

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рис. 2 Виды аудита систем управления в зависимости от решаемых предприятиями задач

Табл. 1 Достоинства и недостатки внешнего аудита

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Рис. 3 Примерный алгоритм проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества

Нет
Да

Повторно

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Табл. 2 Пример формы и записи результатов самооценки системы менеджмента качества (фрагмент)

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Табл. 3 Уровни развития деятельности