Документ (бухгалтерский) - письменное свидетельство на право совершения хозяйственных операций и доказательство действительного их совершения.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются, при этом:
- обеспечивается сплошной непрерывный учет всех объектов учета;
- юридическое обоснование всех бухгалтерских записей, которые делаются на основании документов, имеющих доказательную силу;
- использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организации;
- обеспечивается контроль над сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;
- происходит укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
- правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота, согласно п. 15 "Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации" [5].
Рабочие документы самого торгового предприятия являются документами четвертого уровня в системе нормативного документирования, в зависимости от назначения и статуса. Основными из них являются:
- документ по учетной политике предприятия;
- утвержденные руководителем формы первичных учетных документов;
- графики документооборота;
- утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета;
- утвержденные руководителем формы внутренней отчетности.
На большинстве предприятий ограничиваются составлением приказа по учетной политике. Остальные рабочие документы или отсутствуют (графики документооборота, формы внутренней отчетности), или не утверждены руководителем (формы первичных учетных документов, План счетов). Следует согласиться с мнением Кондракова Н.П., что: "Подобные организации грубо нарушают порядок ведения бухгалтерского учета, установленный Законом "О бухгалтерском учете" и другими нормативными документами".
Первоначально Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете было утверждено приказом Министерства Финансов
СССР от 29.07.1983 г. №Ю5.
Организацию системы документооборота на предприятиях торговли освещают Бабченко Т.Н. и Жбанова Л.Л.
На предприятиях оптовой торговли отчеты должны содержать сведения об остатках, приходе, расходе каждого наименования товара в стоимостном и количественном выражении. В товарном отчете, как и при розничной торговле, записывается каждый документ в отдельности с указанием поставщиков, покупателей, даты и номера документа, а также стоимость товаров и тары по учетным ценам, указываются остатки товаров и тары на начало и конец отчетного периода. В настоящее время распространен учет на компьютере с помощью бухгалтерских программ, и поэтому во многих организациях аналитический учет товаров ведется только в бухгалтерии.
Руководители предприятий и главные бухгалтеры могут выбрать тот способ отчетности материально ответственных лиц, который наиболее полно соответствует потребностям данной организации и закрепить его в составе информации об учетной политике.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада. Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить сопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Проставление штампа на сопроводительном документе означает, что торговая организация приняла товары.
Если же приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, обязательно с предъявлением паспорта. Доверенность является необходимым документом, она подтверждает право материально-ответственного лица торговой организации на получение товара. Статьей 185 ГК РФ установлено, что доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, и главного бухгалтера с приложением печати этой организации. Срок действия доверенности торговые организации устанавливают в зависимости от возможности получения и вывоза товара и других ценностей, как правило, этот срок не превышает месяц, а большинстве случаев составляет десять дней. Доверенности применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Доверенность оформляется бухгалтерией в одном экземпляре и выдается под расписку получателю.
Доверенности независимо от срока их действия отбираются поставщиком при первом отпуске товаров. В случае отпуска товарно-материальных ценностей частями, на каждый частичный отпуск составляется накладная (приемо-сдаточный акт или другой аналогичный документ) с указанием в ней номера доверенности и даты ее выдачи. В этих случаях один экземпляр накладной (или заменяющий ее документ) передается представителю торговой организации, а другой - подкладывается к оставшейся у поставщика доверенности и используется для наблюдения и контроля над исполнением отпуска товаров согласно доверенности, а также для предъявления счета покупателю. По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.
При получении и отпуске товарно-материальных ценностей по доверенности печать организации-получателя на накладной не ставится, так как ею заверена доверенность. Получение товаров удостоверяется подписью лица, которому выдана доверенность, причем эта подпись должна быть идентична указанной в доверенности (Приложение 6).
Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и так далее. Приемка товаров по количеству в оптовой торговой организации предусматривает проверку соответствия фактического наличия товара данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах. Порядок приемки товаров в торговле регулируется:
- положениями главы 30 "Купля-продажа" ГК РФ;
- Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года №П-6, (если такой порядок предусмотрен договором поставки);
- Инструкцией о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденной Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года №П-7, (если такой порядок предусмотрен договором поставки) и др.
Документальное оформление поступления товаров в ООО "Капитал" осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года № 1-794/32-5. Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.98 г. № 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".
Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.
Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации (Приложение 7,8).
Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах. При приемке товаров по качеству и комплектности должны выполняться требования к качеству товаров, предусмотренные договором или контрактом. В случае несоответствия фактического наличия товаров или отклонения по качеству, установленному в договоре, или данным, указанным в сопроводительных документах, должен составляться акт (формы №ТОРГ-2 и №ТОРГ-3), который является юридическим основанием для предъявления претензий поставщику. В сопроводительном документе следует сделать отметку об актировании.
При обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:
- приостановить приемку;
- обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;
- вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.
Передача товара от поставщика к покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Бухгалтерия в ООО "Капитал" приходует кронштейны в момент перехода права собственности, что предусматривается в договорах, при этом составляются следующие проводки:
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Поступление товара на склад (без НДС и акциза) | 41.1 | 60 |
| Транспортные и дополнительные расходы | 44 | 60 |
| Выделен НДС по товару, транспортным и доп. расходам | 19.3 | 60 |
Учет поступления товаров ведется на складах и в бухгалтерии в разрезе номенклатур.
Остаток товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего товарного отчета по строке "Остаток на конец отчетного периода" или из инвентаризационной описи (если первый отчет составляется после проведения инвентаризации) (Приложение 9).
Приходная часть товарного отчета заполняется материально ответственным лицом на основании приходных документов, запись ведется отдельно по каждому документу (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров). В конце приходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму оприходованных товаров за данный отчетный период, а также итог прихода с остатком на начало отчетного периода.
Расходная часть товарного отчета заполняется аналогичным образом на основании расходных документов.
Количественный учет кронштейнов, осуществляется в ООО "Капитал" автоматизированными методом.
2.3 Синтетический и аналитический учет движения товаров
В практике бухгалтерского учета применяют синтетические счета, на которых ведут учет хозяйственных операций в обобщенном виде. В развитие синтетических счетов ведут аналитические счета, строение которых зависит от характера учитываемых объектов. Например, помимо сведений расчетов с поставщиками в обобщенном виде необходима информация о состоянии расчетов с каждым конкретным поставщиком.
Синтетические и аналитические счета служат основой одноименным видам учета.
Предприятия оптовой торговли могут закупать товар у юридических лиц, физических лиц (через подотчетное лицо), при этом дебетуется счет 41 в корреспонденции со счетами: 60 "Поставщики и подрядчики", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Порядок оценки товаров в оптовой торговле определен ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов". Согласно ПБУ 5/01, товары в оптовой торговле принимаются на учет по фактической себестоимости их приобретения. Фактическая себестоимость товаров, приобретенных за плату, включает покупную стоимость товаров (кроме НДС и других возмещаемых налогов), а также транспортно-заготовительные расходы (если это отражено в учетной политике предприятия); полученных по договору дарения или безвозмездно - рыночная стоимость товаров; полученных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств не денежными средствами, - стоимость активов переданных или подлежащих передаче организацией.
Поступление товаров и тары в оптовой торговле отражается по Дт счета 41 "Товары", по субсчетам 41.1 "Товары на складах" и 41.3 "Тара под товаром и порожняя" соответственно (кроме инвентарной, служащей для производственных или хозяйственных нужд и учитываемой на счете 01 "Основные средства" или счете 10 "Материалы").
Особое внимание при учете поступления товаров следует обратить на сумму НДС, выделенную в документах поставщика. НДС не облагаются товары купленные у физических лиц и предпринимателей перешедших на упрощенную систему налогообложения. Поэтому товары купленные у данной категории граждан учитываются в полной сумме на счетах учета материальных ценностей. Что касается закупки товаров у юридических лиц, то доставка товара на оптовый склад отражается в учете на основании счета- фактуры, в котором должен быть выделен НДС отдельной строкой. Это фиксируется следующей проводкой:
| Содержание операции | Дт | Кт |
| стоимость полученного товара | 41.1 | 60 |
| НДС по полученному товару | 19.3 | 60 |
| НДС к зачету (после оплаты товара поставщикам) | 68/НДС | 19 |
Если в первичных документах (счет-фактуре, товарно-транспортной накладной, приходном ордере) НДС не выделен или документ оформлен ненадлежащим образом, то самостоятельно расчет НДС по данному товару не производиться.
В соответствии с общей характеристикой забалансовых счетов на них должны учитываться ценности, не принадлежащие предприятию, но находящиеся у него на хранении, в использовании и распоряжении. Следовательно, чтобы товар, принятый на комиссию, взять на забалансовый счет, он должен поступить на предприятие, и должен быть принят на ответственное хранение.
Учет товаров принятых на ответственное хранение (или если по условиям договора товар нельзя продавать до полной оплаты) ведется на забалансовом счете 002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение".
Зачастую предприятия оптовой торговли поставляют товары покупателям непосредственно со складов своих поставщиков, минуя склад оптовика - т.е. осуществляется продажа транзитом. Следует согласиться с мнением Гусаковской Е.Г., что "Транзитная сделка, несмотря на кажущееся сходство с посредническим договором, таковой не является. Первый договор поставки заключается между оптовиком и производителем продукции (поставщиком). Второй договор оптовое предприятие заключает с конечным покупателем.
Совокупными отличительными характеристиками транзитной сделки являются:
- предприятие торговли действует от своего имени и за свой счет;
- право собственности на товар переходит от производителя к оптовику, а затем - от оптовика к покупателю.
Несмотря на то, что при указанном виде торговли оптовик не получает товары на свой склад, сопроводительные документы оформляются также как и при обычной перепродаже. А именно, поставщик выписывает товаросопроводительные документы на имя оптовика, а он в свою очередь на имя покупателя. Но есть некоторые нюансы:
1). Первичным документом, которым оформляется продажа товаров по договору поставки, является товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12). В данном документе необходимо указать всех участников двух договоров поставки: в графе "Грузоотправитель" - реквизиты поставщика, в графу "Поставщик" - вносятся данные оптовика, а в графу "Грузополучатель" - указываются реквизиты конечного покупателя. При заполнении оптовиком счет - фактуры для покупателя. В графу "Продавец" - вносятся данные оптовика, в графу "Грузоотправитель и его адрес" - наименование и адрес поставщика товаров, а в графах "Покупатель" и "Грузополучатель" - указываются наименование и адрес покупателя.
2). Собственником товара, отгружаемого со склада поставщика, является оптовое предприятие, а не поставщик. Если товар отгружается поставщиком, ответственность за выполнение условий этого договора несет оптовик (ст. 308 ГК РФ). Между поставщиком товаров и грузополучателем никакого договора не заключается.
3). Так как все участники данной товарной операции могут находиться в разных городах, то возникает проблема с передачей товаросопроводительных документов и со своевременным отражением в учете товара. Если отправлять счет-фактуру покупателю факсом или по электронной почте, то у покупателя возникнут проблемы с зачетом "входного" НДС, т.к. ФНС РФ не позволяют принять к вычету НДС на основании документа полученного факсом. Кроме того, в соответствии со статьей 313 НК РФ и статьей 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете", на первичных документах обязательно должны быть подписи ответственных лиц. "Факсовский" вариант документов имеет место быть, но при этом, необходимо прописать в договоре поставки способ отправки оригиналов счет - фактур (по почте или с курьером) и меру ответственности за не своевременное исполнение как для поставщика, так и для оптовика.
4). По мнению Каляева К.С., хотя отгруженный товар и не поступает на склад оптовика, тем не менее, он должен быть отражен в учете на счете 41 "Товары". Иначе налоговики могут придраться к тому, что оптовик не выполнил одно из необходимых условий для вычета "входного" НДС, т.к. согласно п.1 ст. 172 НК РФ, такой вычет не возможен до тех пор, пока товар не будет принят на учет. Основанием для отражения товара на сч.41, будет накладная поставщика, выписанная на имя оптовой фирмы. Этот документ подтвердит, что право собственности на товар, пусть и на короткий срок, перешло к оптовику [27, с.48]. К счету 41 необходимо открыть субсчет "Товары по транзитным сделкам".
Если договор поставки предусматривает отсроченный переход права собственности (после доставки покупателю, после оплаты и пр.), то учет отгруженного товара ведется на счете 45 "Товары отгруженные". В соответствии ст.510 ГК РФ доставка товара по транзитной сделке осуществляется поставщиком на определенных в договоре поставки условиях.
На практике применяется чаще всего учет транспортных расходов, причем возможны различные варианты условий договоров. Транспортные расходы могут включаться у оптовика в стоимость товаров, т.е. отражаться по Дт счета 41 "Товары" или учитываться в составе расходов на продажу, по Дт счета 44.
Аналитический учет поступления товаров в оптовой торговле ведется на складах и в бухгалтерии. Документы первичного учета, на основании которых принимаются товары на оптовый склад, вместе с первым экземпляром товарного отчета материально ответственные лица сдают в бухгалтерию.
В бухгалтерии по каждому документу, включенному в товарный отчет, составляют бухгалтерские проводки, отражающие поступление товаров, которые затем фиксируются в учетных регистрах по счету 41 "Товары" Аналитический учет товаров ведется по ответственным лицам, партиям, сортам, кипам товаров, а в необходимых случаях - и по местам хранения.
Учет поступивших товаров ведется на карточках складского учета по их количеству, наименованию, сортности и другим показателям. Данные о количественном учете обобщаются бухгалтером в ведомостях движения товаров, которые являются документами их аналитического учета.
Синтетический же учет движения товаров ведется в сводной ведомости, составляемой на основании данных аналитического учета. Бухгалтерия должна обеспечить тождество аналитического учета оборотам и остаткам синтетического учета на первое число каждого месяца, т.е. сумма прихода по аналитическим счетам в денежном выражении должна равняться дебетовому обороту синтетического счета 41 "Товары".
Поставщик, отгружая товары покупателю, выставляет счет, который, как правило,
8-09-2015, 13:10