Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей предприятий. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации. Результаты ее фиксируются в акте.
При обнаружении утраты ключа руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.
В организациях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу (решению, постановлению) руководителя организации. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.
В сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге. Для осуществления ревизии кассы приказом руководителя организации назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывают их сумму и обстоятельства возникновения.
В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации. Порядок ведения кассовых операций систематически проверяют банки.
Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютному счету. Для учета операций в иностранной валюте в организациях создается специальная касса, которой устанавливаются лимиты в иностранной валюте. Кассы должны быть обеспечены всеми инструкциями, контрольными и справочными материалами (справочниками по иностранной валюте, образцами дорожных чеков и еврочеков и т.п.).
Кассиры обязаны строго соблюдать правила совершения операций по приему и выдаче валюты из кассы.
При приеме от клиентов платежных документов в иностранной валюте кассир должен проверить их подлинность и платежеспособность по имеющимся контрольным материалам, а также полноту и правильность заполнения реквизитов документов.
В кассу принимается наличная иностранная валюта, не вызывающая сомнений в ее подлинности и платежеспособности. Поврежденные, ветхие, вызывающие сомнение в платежеспособности денежные знаки от клиентов кассиром не принимаются.
Фальшивые денежные знаки, а также вызывающие сомнение в их подлинности клиенту не возвращаются. Они записываются в отдельный реестр и возвращаются в банк с пометкой «Фальшивая» или «Вызывающая сомнение». Клиенту выдается квитанция о том, что принятая валюта является фальшивой или что она вызывает сомнение, с указанием в квитанции наименования валюты и ее достоинства.
Оплату товаров и услуг разрешается принимать в нескольких иностранных валютах. Пересчет других видов иностранных валют в доллары осуществляется по рыночному курсу, информация о котором присылается банком в кассу. Таблица пересчета должна быть доступной для посетителей.
При расчетах за валюту сдача выдается обычно в валюте платежа. С согласия покупателей сдача может быть выдана в другой свободно конвертируемой валюте. Выдача сдачи в рублях запрещается.
Для учета движения наличных денежных средств в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте в кассе учреждения используют счет 020104000 «Касса».
Операции по поступлению наличных денежных средств в кассу оформляются бухгалтерскими записями по дебету счета 020104510 «Поступления в кассу» и кредиту счетов:
020101610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов» (на поступление наличных денежных средств с банковского счета учреждения);
соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов» (на поступление наличных денежных средств со счета бюджета учреждения, открытого в органе, осуществляющем кассовое обслуживание исполнения бюджетов);
020102610 «Выбытия денежных средств учреждения, поступивших во временное распоряжение» (на поступление наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, со счета денежных средств во временном распоряжении);
030401730 «Увеличение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» (на прием наличных денежных средств во временное распоряжение);
соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660–020809660, 020815660–020820660, 020822660–020824660) (на поступление наличных денежных средств от подотчетного лица).
Операции по выбытию наличных денежных средств из кассы оформляются бухгалтерскими записями по кредиту счета 020104610 «Выбытия из кассы» и дебету:
соответствующих счетов аналитического учета счета 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов», счета 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (при внесении наличных денежных средств на счет бюджета);
счетов 020101510 «Поступления денежных средств учреждения на банковские счета», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (при внесении наличных денежных средств на счет учреждения в банке);
счетов 020102510 «Поступления денежных средств во временное распоряжение учреждения», 021003560 «Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателя бюджетных средств» (при внесении наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, на счет учреждения в банке);
счета 030401830 «Уменьшение кредиторской задолженности по средствам, полученным во временное распоряжение» (при выдаче наличных денежных средств, находящихся во временном распоряжении учреждения);
соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560–020809560, 020815560–020820560, 020822560, 020824560) (при выдаче наличных денежных средств под отчет);
счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда» (при выдаче заработной платы, денежного довольствия, прочих выплат, пособий по социальному страхованию из кассы учреждения);
счета 030218830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» (при выдаче стипендии из кассы учреждения);
дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204830–030206830, 030208830, 030209830, 030218830) (при выдаче сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штате учреждения по договорам гражданско-правового характера);
дебету счета 030402830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» (при выдаче депонентской задолженности).
Учет движения денежных средств в кассе учреждения осуществляют в журнале операций по счету «Касса».
Записи в журнале операций производятся ежедневно на основании проверенного бухгалтерией кассового отчета.
В журнале указываются: дата, номер и наименование документа (отчета кассира); наименование показателя (для сумм в иностранной валюте приводится запись «Отражается в рублевом эквиваленте»); номер счета бюджетного учета по дебету и по кредиту; сумма; итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками; количество приложений.
Итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками в конце месяца переносятся в Главную книгу.
Библиографический список
1. Бюджетный кодекс Российской Федерации от 31.07.98 г. №145-ФЗ // Информационно – правовая база данных «Консультант – плюс».
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть 1. – М, 1998.
3. Захарьин В.Р. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях / В.Р. Захарьин. – М.: ОМЕГА-Л, 2006. – 328 с.
4. Зонова А.В. Бухгалтерский учет и анализ / А.В. Зонова, Л.А. Адамайтис, И.Н. Бачуринская. – М.: ЭКСМО, 2009. – 512 с.
5. Керимов В.Э. Учет затрат, калькулирование и бюджетирование в отдельных отраслях производственной сферы / В.Э. Керимов. – М.: Дашков и К, 2010. – 484 с.
6. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях / Н.П. Кондраков, И.И. Кондраков. – М.: Проспект, 2004. – 237 с.
7. Токарев И.Н. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях / И.Н. Токарев. – М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2002. – 496 с.
8. Федеральный Закон от 15 августа 1996 №115-ФЗ «О бюджетной классификации РФ» // Информационно – правовая база данных «Консультант – плюс».
8-09-2015, 13:12