Внутренние документы составляются в самой организации (товарные отчеты, расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера).
По способу заполнения документы подразделяются на составленные ручным способом и составленные с использованием технических средств.
Классификация бухгалтерских документов может быть представлена в виде следующей схемы: схема № 1 «Классификация бухгалтерских документов».
Движение документов во всех случаях отражает сложившуюся в организации организационную структуру аппарата управления и схему распределения обязанностей между структурными подразделениями и отдельными работниками, поэтому совершенствование документооборота неотделимо от рационализации формирования организационных структур управления.
Соблюдение сроков сдачи документов имеет особенно важное значение при автоматизации учетных операций в централизованной бухгалтерии, так как это связано с равномерной загрузкой машин и со сроками выпуска машинограмм. Практика убеждает, что нарушение сроков сдачи документов приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются из-за потери ими оперативного значения и актуальности.
Первичные документы должны не только своевременно составляться, но и содержать достоверные данные. Последнее неотделимо от правильной и рациональной организации первичного учета, качественного составления документации с заполнением всех требующихся реквизитов, в том числе четкое заполнение в первичных документах установленных шифров, имеющих принципиальное значение при механизации учетных операций в централизованных бухгалтериях.
Бухгалтерские документы, связанные с использованием смет расходов по бюджету, специальным и другим средствам, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером (или их заместителями).
В централизованных бухгалтериях банковские документы (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые ордера и платежные (расчетно-платежные) ведомости на заработную плату по срокам и суммам выплат из кассы подписываются руководителем организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная бухгалтерия, или другими уполномоченными лицами и главным бухгалтером или его заместителем. Остальные документы, служащие основанием для выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства организации подписываются руководителями обслуживаемых организаций и главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или их заместителями.
Все банковские операции проводятся через бюджетные (текущие) счета тех организаций, при которых созданы централизованные бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.
Централизация учета исполнения смет расходов потребовала совершенствования учета. Вместо книг стали использоваться накопительные ведомости. Это позволило отказаться от большого количества мемориальных ордеров на каждую операцию, сократить количество записей в регистрах синтетического и аналитического учета. Отпала необходимость в составлении отдельных оборотных ведомостей.
Централизация бухгалтерского учета предъявляет высокие требования к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций. Нельзя забывать, что искажение хотя бы одного показателя при автоматизированной обработке приводит к изменению показателей во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление базируется на одной и той же исходной информации или последовательном использовании результатной информации одной задачи в качестве исходной для решения другой.
Практика убеждает, что внедрение автоматизированных систем управления должно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронной вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. К сожалению, в большинстве случаев информация об основной и финансовой деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще.
В числе главных причин можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также неудовлетворительное их состояние, сбор, обработка и хранение. Эти причины порождают противоречие между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющей тенденцию к снижению.
Исходные данные о материальных ценностях, выработке, использовании машин и оборудования в большинстве случаев заносятся в первичные документы вручную.
В оперативном управлении деятельностью организаций процесс обработки информации начинается с совершения хозяйственных операций, их кодирования и фиксации в первичных документах. Несовершенство этих действий неизбежно ведет к нерациональному использованию ЭВМ за счет увеличения объема работ.
4. Бухгалтерские документы и документооборот
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для обеспечения правильности и своевременности оформления всех операций документами требуется предварительно установить порядок движения документов.
Путь прохождения документов от момента их выписки до передачи в архив называется документооборотом.
Рациональная организация документационных процессов предполагает максимальное ускорение движения документов за счет оптимальной последовательности движения и обработки документов. Важно добиваться сокращения пунктов, проходимых тем или иным документом, и времени нахождения (задержки) документа в каждом из них. С этой целью во всех структурных подразделениях организаций следует проектировать маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя, а также осуществлять действенный контроль за прохождением документов по маршруту.
Это возможно, если:
· виды, формы, содержание и структура первичной документации определены с учетом наличия материально-технической базы системы создания, сбора и обработки документации;
· внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесения возможных изменений;
· сроки создания и обработки документов определены, исходя из графика документооборота.
На основе анализа документопотока организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией, выявлены причины возрастания объемов учетной информации, обусловленные двумя основными факторами: объективными - зависящими от
роста масштабов и сложности деятельности организаций и субъективными - зависящими от формы и метода реализации функций в деятельности учреждений.
Вторая группа причин требует углубленного анализа комплексов документов, необходимых и достаточных для документирования хозяйственных процессов на каждом уровне управления, а также технологии работы с документами в централизованной бухгалтерии и в обслуживаемых учреждениях с момента создания (получения) документа до сдачи в архив.
Были выявлены неоправданно большие косвенные потери рабочего времени в результате сложившейся нерациональной практики прохождения документов в учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, при которой основная их масса проходит через руководителей организаций неоднократно. Это подтверждается показателем кратности прохождения документов через руководителей организаций, обслуживаемых центральной бухгалтерией.
Вторым следствием является неконкретность резолюций руководителей организаций, обслуживаемых централизованной бухгалтерией. Большие потери времени при работе с документами наблюдаются на среднем уровне управления организаций (начальники отделов, мастера учебных и опытных мастерских), где выполняются не свойственные должностным лицам арифметические расчеты, вручную выписывается многочисленная документация, выполняются функции курьеров и т.п.
С целью упорядочения документации и, следовательно, повышения эффективности оперативного управления следует шире использовать составление документов по принципу учета отклонений фактических данных от нормативных или договорных.
Используя методы сопоставления и учета отклонений, ЭВМ могут выдавать точные сведения о невыполненных полностью или частично поставках с нужной степенью детализации. При включении в условия договора необходимых данных ЭВМ могут определять размеры потерь и санкций в пользу бюджета или потребителей. Сигналы о срыве поставок многократно повторяются впредь до их выполнения или отмены.
Память ЭВМ допускает внесение всякого рода коррективов и уточнений в формы, а также может вести регистрацию подобных изменений, например, немотивированные смены поставщиков или нарушения длительных договорных связей.
Учитывая влияние перечисленных проблем на совершенствование документационных процессов, в крупных централизованных бухгалтериях для упорядочения документопотоков, повышения оперативности в получении необходимых сведений целесообразно создавать централизованные информационные службы и организовать кольцевую систему сбора и разноски документации между обслуживаемыми учреждениями.
Механизация и автоматизация документационных процессов в комплексе с упорядочением первичной документации являются основой высокоэффективной организации бухгалтерского учета.
Исследования показывают, что в ряде случаев около 75% документов поступает к непосредственным исполнителям, пройдя максимум инстанций. Время прохождения документов часто превышает время, необходимое для исполнения.
Вследствие этого общие сроки исполнения документов неоправданно велики. Соблюдение сроков сдачи правильно оформленных документов для дальнейшей обработки в бухгалтерию или на вычислительную установку и сроков выпуска машинограмм имеет важное значение для оперативности и качества учета.
Наблюдения показывают, что нарушение одной из сторон (бухгалтерией или обслуживаемой ею организацией) обоюдно согласованных графиков приводит к тому, что поступающие с опозданием машинные регистры не используются за ненадобностью. Это значит, что в основе организации автоматизированного бухгалтерского учета должна быть заложена качественная подготовка и своевременная сдача документов.
Исследования, проведенные в организациях, показали, что информация об основной и предпринимательской деятельности организаций и их структурных подразделений используется далеко не полностью, а в ряде случаев не используется вообще. В числе главных причин этого можно назвать низкий уровень классификации и кодирования документов, стандартизации и унификации, а также способов их составления, сбора, обработки и хранения. Эти причины порождают противоречия между сравнительно большим, непрерывно возрастающим объемом информации и малой величиной коэффициента полезного использования информационных источников, имеющих тенденцию к снижению. Наличие информации не всегда гарантирует возможность принятия правильного решения. Ее нужно обработать, систематизировать, проанализировать и выводы в качестве новой или вторичной информации будут способствовать принятию оптимального решения.
К сожалению, приходится констатировать, что бухгалтерские архивы ведутся в большинстве случаев из ряда вон плохо. В тех учреждениях, где они есть, и в централизованных бухгалтериях архивы представляют собой груду необработанной, почти совсем не систематизированной информации. В большинстве бухгалтерий не предусмотрена должность архивариуса-специалиста по учету, занимающегося воспроизводством запасов информации, способного по первому требованию предоставить документы, необходимые для контроля или экономического анализа финансовой и хозяйственной деятельности.
Выпиской документов занято огромное количество учетчиков, кладовщиков, инженерно-технических и медицинских работников, Т.к. исходные данные о материальных ценностях, произведенной и отпущенной продукции, использовании машин и оборудования заносятся в первичные документы вручную.
Время, затрачиваемое на рукописное составление документа, примерно в 80 раз больше скорости мышления и в 20-25 раз больше нормальной скорости речи.
Такое несовершенство в составлении и обработке документов является причиной наличия ошибок в экономических сведениях, поступающих от структурных подразделений в централизованную бухгалтерию.
Отсутствие четкой организации в движении первичной документации неизбежно приводит к необоснованной загрузке вычислительной техники, увеличивает объем подготовительных работ (особенно ручных) и снижает оперативность действия автоматизированных систем управления. Иерархическое построение АСУ требует строгой увязки информации между различными уровнями. Это вызывает дополнительные требования более глубокой проработки вопросов совершенствования документационных процессов. Обобщение практики позволяет сделать вывод, что основными недостатками существующих документационных процессов в бухгалтериях являются:
· отсутствие единой научно обоснованной классификации документов одного и того же вида в организациях (по формату, оформлению, терминологии, написанию);
· неоправданное дублирование как отдельных документов, так и содержащихся в них реквизитов;
· несовершенство способов составления и размножения документов;
· нерациональность традиционно сложившихся в организациях маршрутов документов.
В учреждениях работа по совершенствованию документационных процессов неотделима от анализа сложившегося документооборота. На основе проведенных исследований доказывается, что на практике часто отождествляют понятие "совершенствование документооборота" и "сокращение количества документов".
Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно, нужны ли данные документы и насколько эффективно они используются для целей контроля и оперативного управления деятельностью организации, а также составлением и последующей обработки. Часто бывает более целесообразным идти по пути унификации документации, систематизации и. машинной обработки отчетности.
Исследования показали, что совершенствование документации и документооборота в организациях предполагает проведение комплекса организационных мероприятий:
· методическое обеспечение - разработка положений о документообороте как в организациях, так и в подразделениях (должностных инструкций для работников, связанных с созданием и обработкой документов, программ проектирования);
· материально-техническое обеспечение - изготовление новых бланков документов, установка соответствующего оборудования;
· обучение сотрудников работе с документами, организации семинаров, инструктажей.
Эффективность организации работы с документами в бухгалтерии определяется рядом факторов:
· унификация и стандартизация;
· применение единых методов и способов документирования;
· внедрение единых норм, правил, регламентирующих организацию документных работ.
Использование документов невозможно без их классификации, позволяющей правильно формировать номенклатуру дел и последующее их использование в оперативных, контрольных и аналитических целях.
Удобство доступа к информации во многом определяется особенностями ее структурирования, т.е. к какому блоку отнести те или иные документы.
В настоящих условиях расширяется число пользователей учетной информацией, особенно внешних (инвесторов, кредиторов), что, в свою очередь, превращает, бухгалтерскую документацию и бухгалтерскую отчетность организации в важнейший источник достоверной и надежной информации о показателях деятельности организаций для оценки его финансового и имущественного положения. Это требует установления действенного контроля за качеством учетной информации, от степени достоверности которой будет зависеть эффективность принимаемых управленческих решений.
5. Хранение бухгалтерских документов
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000г. № 31H), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.
Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки
хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.
Сроки хранения документов дифференцированы в зависимости от их значимости:
· срок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
· 5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты органи~аций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
· 10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
· 75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы персоналу, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их пользования) должны храниться организацией не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.
Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел должна быть в каждом структурном подразделении, включая бухгалтерию. Номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру всей организации. В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
Документы, помещенные в дело, должны быть оформлены. в соответствии с требованиями нормативных актов.
Принципы формирования дел бухгалтерского архива:
- первичные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета;
- каждая партия первичных документов за текущий месяц, относящаяся к тому или иному регистру бухгалтерского учета, комплектуется отдельно в хронологическом порядке и сопровождается справкой для архива, в которой указывается месяц и год, шифр синтетического счета, номера документов и количество листов;
- кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами, другие документы (например, счета-фактуры) должны быть подобраны в хронологическом порядке и по окончании текущего месяца переплетены.
В папке должно содержаться до 250 листов, толщиной не более 4 см.
Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела отдельно; отдельно хранятся годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; подлинники - отдельно от копий; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа. При наличии в деле документов за несколько месяцев их разделяют листами бумаги с указанием месяца. После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела производится систематизация заголовков. Они в номенклатуре должны быть расположены в определенной последовательности, исходя из важности документов и их взаимосвязи.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам документов и их хронологии. Первыми помещают дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем идут дела с организационно-распорядительными документами самой организации (положения, приказы, распоряжения, уставы, инструкции и т.д.) С приложениями к
8-09-2015, 13:58