На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
Дела постоянного и долговременного срока хранения находятся в архиве организации 10 лет, после чего передаются на государственное хранение; дела по личному составу хранятся в архиве организации 75 лет.
Итак, наиболее важные документы в делах сданы на хранение в архив организации по описи (экземпляр описи подшивается к номенклатуре и акту об уничтожении); утратившие свою значимость документы уничтожены по акту, а документы, необходимые для справочно-информационной работы, остаются для работы в подразделении. Дела расположены по годам, допускается в одном деле подшивать документы нескольких лет, но документы одного года должны быть отделены разделителем от документов следующего года. Они хранятся период в соответствии с номенклатурой и производственной необходимостью.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении подведем основные итоги данной работы.
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
С научно-технической точки зрения рассмотрены: классификаторы применяемые в ДОУ, правила работы с корреспонденцией, основные требования к хранению документов, работа с гражданами.
Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Благодаря им работа с документами становиться проще.
Печатные документы имеют свои преимущества и недостатки. Печатный документ доводит информацию до исполнителя, не имеющего персонального компьютера. К данному документу всегда можно вернуться, при условии его длительного хранения в архиве.
Руководители организаций должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания, с целью своевременного устранения порождающих их причин.
Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подраделений и утвержденному руководителем учреждения.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Румынина Л.А. Делопроизводство: учеб. пособие / Румынина Л.А. – М.: Мастерство, 2002
2. Галахов В.В. Делопроизводство: образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / Галахов В.В., Корнеев И.К. и др.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А. – М.: Проспект, 2004
3. Корнеев И.К. Деловая переписка и образцы документов: учеб.-практическое пособие / Корнеев И.К., Пшенко А.В. – М.: Проспект, 2008
4. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учеб. Пособие – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Феникс, 2000
5. Пшенко А.В Документационное обеспечение управления: учеб. пособие – 6-е изд. – М.: «Академия», 2007
6. Кабашов С.Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / Кабашов С.Ю., Асфандиярова И.Г. – 2-е изд., перераб. и доп. – Уфа: ДизайнПолиграфСервис, 2008
7. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. – СПб.: «Бизнес-пресса», 2004
8. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
9. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Издательство стандартов, 2003
10. Кирсанов М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учеб. пособие / Кирсанов М.В., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М., 2002
8-09-2015, 14:40