Первичная информация и ее роль в организации системы управленческого учета

2.

2.1.Влияние качества управления на организацию управленческого учёта

Каждая организация, осуществляя свои хозяйственные функции, имеет определённый набор целей. Для реализации намеченных целей руководители фирм и подразделений выполняют соответствующие управленческие функции:

— принятие решений;

— планирование;

— оперативное управление;

— контроль за выполнением управленческих решений.[1]

Управление — это процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации.

Как указывалось выше, управленческий учёт имеет целью обеспечить менеджеров компании достоверной оперативной информацией, необходимой для контроля за производственной деятельностью и принятия обоснованных решений.

Руководители должны обладать определёнными знаниями, навыками, личными качествами, соблюдать определённые этические нормы.

Руководитель должен иметь широкий кругозор и системное нестандартное мышление, уметь разбираться во внутренней взаимосвязи факторов, действующих на предприятии, и взаимодействии последних с внешней средой.

Основными ресурсами руководителя являются: информация, время и люди; умело используя их, руководитель обеспечит получение высоких результатов, постоянно повышая конкурентоспособность руководимого им предприятия.

Ведя работу по организации управленческого учёта, руководитель должен чётко представлять ответы на следующие вопросы:

— какая нужна учётная информация;

— к какому сроку нужна учётная информация;

— где данная информация может быть получена;

— кто будет получателем и пользователем учётной информации;

— какие аппаратные, программные и организационные средства нужны для получения информации;

— каков "механизм" сбора и обработки учётной информации;

— в какой форме учётная информация должна быть представлена.

Использование системы управленческого учёта способствует совершенствованию всего процесса управления организацией, создаёт реальные возможности для его оптимизации.

Хорошо организованный управленческий учёт, адекватно соответствующий условиям деятельности компании, обеспечивает не только контроль текущей работы, но и улучшение её результатов в будущем.

Организовать управленческий учёт — значить создать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Необходимо определить, кто именно будет выполнять каждое конкретное задание и кто будет отвечать за его выполнение. Это позволяет систематизировать возникающие задачи таким образом, чтобы обеспечить оптимальные условия для управления ходом их решения со стороны руководства.

При определении роли управленческого учёта в управлении необходимо исходить из того, что система управления является ведущей, а система управленческого учёта — обеспечивающим звеном. Важно понимать, что управленческая информация, позволяющая измерять экономические показатели операционных структур, действующих децентрализовано (цехи, отделы, подразделения), готовится лишь в том случае, если предполагается, что выгоды для менеджмента от её получения выше расходов на подготовку отчёта.

Следует уточнить, что на многих российских предприятиях управленческий учёт и анализ как сфера, находящаяся в исключительной компетенции менеджмента компании, ещё не сложился как целостная система сбора, анализ и представления финансовой и производственной информации, на основе которой принимаются оперативные и стратегические управленческие решения. Пока в России отсутствует единая методическая база формирования системы управленческого учёта. На законодательном уровне понятие управленческого учёта ещё не введено, хотя Министерством экономического развития и торговли совместно с экспертами ТАСИС и Фонда бухгалтерского учёта ведётся активная разработка проектов базовых методических рекомендаций для внедрения системы управленческого учёта на российских предприятиях. Планируется создание Экспертно-консультативного совета по управленческому учёту при Минэкономразвития РФ.

2.2.Сравнительная характеристика управленческого и финансового учётов

Управленческий и финансовый учет образуют единую систему бухгалтерского учета на предприятии. Общепринятые принципы финансового учета действуют и в управленческом учете. И в финансовом учете и управленческом учете используется оперативная информация. Предъявляются единые требования в первичной документации, которая является источником информации как для финансового, так и управленческого учета.

Данные и финансового и управленческого учетов используются для принятия решений.

Сравнивая финансовый и управленческий учёт, можно выделить в них и различия.

Степень регламентации . Ведение финансового учёта является обязательным для каждого предприятия. Законом устанавливаются требования к финансовой информации. Регламентируются формы отчётности и их содержание, порядок расчёта показателей.

Ведение управленческого учёта зависит от воли администрации. Дирекция может осуществлять управленческий учёт, руководствуясь принципом целесообразности. Никто не вправе указывать, в какой форме должен быть организован учёт и каким образом он будет осуществляться. Сбор и обработка информации считаются целесообразными, если её ценность для управления выше стоимости получения.

Точность информации. Поскольку менеджерам часто необходима срочная информация, то для принятия решений используются приблизительные оценки. Требования к точности в управленческом учёте ослаблены в сторону ускорения получения информации. В то время как финансовый учёт базируется на точности информации, законом регламентируются не только ограничения, но и требования. Финансовые отчёты готовятся для внешних потребителей, т.е. людей, не работающих на предприятии. Информация, содержащаяся в финансовых отчётах, отражает операции, которые уже совершены, и потому она поддаётся проверке и оценке надёжности.

Управленческий учёт, объединяя планирование и принятие управленческих решений, в большей степени направлен в будущее. Точность прошедшей информации хотя и служит для определения тенденций, заменяется субъективными оценками будущих событий.

Масштабы информации . Финансовые отчёты обобщают информацию о деятельности всего предприятия. В некоторых случаях (когда предприятие расположено в различных регионах, или имеет несколько видов деятельности) составляются отдельные финансовые отчёты или расчёты по отраслям, видам деятельности.

Управленческий учёт может быть ограничен рамками подразделений предприятия. Информация содержится в отчётах об отдельных изделиях, видах деятельности, результатах организационных подразделений, центров ответственности.

Цель учёта — основополагающий признак отличительной характеристики. Назначение финансового учёта — составление финансовой отчётности внешним пользователям информации. Цель считается достигнутой, если документы составлены и представлены по назначению.

Управленческий учёт обеспечивает сбор и обработку информации в целях планирования, управления и контроля.

Пользователи информации определяют основное содержание каждого вида учёта. Потребители финансовой информации — акционеры, кредиторы, налоговые органы, внебюджетные фонды, органы власти. Это юридические и физические лица, которые находятся в определённых отношениях с предприятием, подготовившим отчёт. Руководители предприятия несут ответственность за подготовку финансовых отчётов, но сами этой информацией пользуются в ограниченной степени.

Для сравнения аналитические отчёты, составляемые в бухгалтерии предприятия, используются конкретными лицами — управленцами разных уровней, которые несут ответственность за определённую деятельность. К примеру, информация о затратах может быть использована для: определения себестоимости продукции, анализа себестоимости изделий; составления смет проведения будущих операций, составления текущих и оперативных отчётов центров ответственности с последующей оценкой результатов работы; принятия краткосрочных решений и анализа смет капитальных вложений; долгосрочного планирования деятельности предприятия.

Запросы большинства внешних пользователей информации характеризуются однотипностью. А лица, пользующиеся данными управленческого учёта, как правило, известны, и на их специфические запросы будет ориентирована система этого вида учёта.

Принципы учёта . Финансовый учёт строится на основе общепринятых норм и стандартов бухгалтерского учёта. Этот принцип позволяет внешним пользователям информации проводить сравнения и сопоставления. Кроме того, пользователи должны быть уверены, что учёт ведётся по общепринятому порядку, благодаря чему он в достаточной степени достоверен.

Безотносительно к нормам и юридическим требованиям организуется управленческий учёт. Основной принцип работы управленческого аппарата организации состоит в выборе тех правил, принципов, приёмов, которые приносят пользу и являются полезными при принятии решений. Применяемая практика или техника учёта должна давать полезную информацию.

Структура учёта зависит от использования базисных установок. В финансовом учёте применяется следующее базисное равенство:

Активы = Обязательства + Собственный капитал

Управленческий учёт не имеет единого сходного равенства. Его структура определена превалирующими тремя видами объектов: доходы, издержки, активы. Любая система управленческого учёта оперирует этими понятиями в:

1) учёте полной себестоимости;

2) дифференцированном учёте;

3) учёте по центрам ответственности.

По времени соотношения . Информация, отражённая в финансовых отчётах, показывает результат свершившихся фактов и хозяйственных операций за определённый период времени. Информация финансового учёта используется в управленческом учёте при планировании и прогнозе. Однако в структуру управленческого учёта, кроме того, попадает информация, обращённая и к будущему. Цель финансового учёта — показать, "как это было", а управленческого — "как это должно быть". При этом наибольшее внимание уделяется оценкам будущих периодов.

Формы выражения информации . Конечным продуктом финансового учёта являются финансовые документы, которые составляются в денежном выражении. Хозяйственные операции уже совершены и объективно измерены в денежных единицах соответствующего периода на счетах бухгалтерского учёта.

Сальдо всех счетов, включённых в главную книгу, показывают в финансовой отчётности.

Управленческий учёт скорее является средством, чем продуктом. В нём в качестве основы для анализа фигурируют такие понятия, как: нормо-час, трудовой час, час работы машины, натуральные измерители объёма производства. При выборе измерителя руководствуются также принципом его полезности в данной ситуации. Например, в управленческом учёте отражается количество материалов, их стоимость по каждой поставке и от каждого поставщика, количество реализованных изделий, их стоимость и т.д.

Частота подачи информации . Для внешних потребителей информации финансовые отчёты подготавливаются на регулярной основе: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. По итогам года составляют полный финансовый отчёт, менее детальные отчёты — по итогам квартала, по итогам месяца — отдельные отчёты.

В отличие от финансового учёта и отчётности в управленческом учёте отчёты могут составляться как на регулярной основе, так и по запросу. Например, внутренняя отчётность об использовании материалов составляется ежемесячно; результаты раскроя материалов отражаются в картах раскроя по каждой партии раскраиваемого материала, т.е. практически раз в смену. По запросу могут быть составлены документы на расход особо дефицитных материалов.

Частота подачи информации зависит от требований пользователя и должна подготавливаться в нужное для него время. Поэтому часть информации собирается и обрабатывается немедленно.

Сроки представления информации пользователям регламентируются в финансовом учёте и устанавливаются администрацией для управленческих отчётов. Поскольку данные финансового учёта требуют выверки бухгалтерами финансовой бухгалтерии и проверки внешними аудиторами, то проходит несколько недель (при квартальных сроках) или несколько месяцев (при годовых сроках). К тому же, необходимо время на печатание и распространение отчётности.

Отчёты по управленческому учёту могут составляться ежеквартально, ежемесячно, еженедельно, так как содержат информацию, требующую немедленных действий.

Степень ответственности . Нередко налоговые органы накладывают штрафные санкции за нарушение установленных правил ведения финансового учёта. В будущем, вероятно, акционеры и кредиторы за искажение отчётности для внешних пользователей будут обращаться в суд.

Данные управленческого учёта, как было отмечено ранее, не предназначены для широкой общественности и часто приблизительны. Поэтому за решения, которые администрацией были признаны неправильными, несёт ответственность менеджер.

Следует отметить, что дисциплинарная ответственность применяется к менеджерам за определённые поступки, но не за какие-либо данные управленческого учёта.

Таким образом, несмотря на различия между финансовым и управленческим учётом существует сходство, которое проявляется через элементы метода, объекты учёта и единство исходной информации

2.3.Особенности организации управленческого учёт.

В современных условиях возможны самостоятельные решения по организации и ведению управленческого учёта. Отсутствие регламентирующих постановку учёта для внутренних нужд документов, наличие организационной и вычислительной техники позволяют реорганизовать производственный учёт в управленческий.

При разработке системы управленческого учёта её основополагающим признаком должен выступать учёт затрат по сферам деятельности в неразрывной связи с определением эффективности каждой сферы. Такой подход к организации управленческого учёта допускает выделение в качестве его составных частей:

- снабженческо-заготовительную деятельность;

- производственную деятельность;

- учёт затрат на производство и себестоимость продукции;

- учёт финансово-сбытовой деятельности;

- управленческий учёт организационной деятельности;

- контроллинг.

Снабженческо-заготовительная деятельность в системе управленческого учёта должна занимать первоначальное положение, так как это первый передел производства. В ней должны найти отражение следующие направления деятельности: расширение оптовых закупок, увеличение объёма производства отдельных изделий, выбор метода закупки (производить самостоятельно или закупать у поставщика), эффективность инвестирования в оборотные средства предприятия и капитальные вложения его снабженческо-заготовительных подразделений.

С этой целью собирается и обобщается информация о затратах по видам работ и складам, о ценах на приобретение материалов, себестоимости изготовления полуфабрикатов, оценке выданных в производство материальных ресурсов. Особая роль отводится составлению смет затрат по процессам — приобретение, погрузка и разгрузка, сортировка и оценка качества, хранение, обеспечение рабочих мест и контроль за их исполнением.

Результативная итоговая информация о снабженческо-заготовительной деятельности используется для расчёта критической точки объёма снабжения.

Управленческий учёт производственной деятельности — центральное звено системы управленческого учёта. Здесь сгруппирована информация о затратах по целям, функциям и их поведению. Значительное место в производственном учёте отводится нормированию издержек — материальных, трудовых и накладных, а также способам отражения фактических и нормативных затрат. При этом производственный учёт организуется как единый процесс учёта затрат и калькулирования.

Каждое предприятие в зависимости от особенностей технологии, техники, организации производства и труда, сложности и номенклатуры выпускаемой продукции может выбирать свою модель организации учёта производства с применением соответствующих методов. На этом участке учёта определяется себестоимость продуктов для различных целей управления.

С помощью учёта финансово-сбытовой деятельности собирается, обрабатывается и формируется информация об ассортименте выпуска продукции, его выгодности, составе покупателей, рыночных тенденциях, расходах на рекламу, маркетинг, упаковку, о сроках и качестве хранения на складах готовой продукции. Составляются сметы затрат по отдельным сегментам финансово-сбытовой деятельности и контролируется их исполнение. На этом участке учёта определяется наиболее выгодный для производства продукт, факторы, влияющие на размер материального дохода как от всего объёма производства, так и отдельных продуктов.

Руководителям представляется информация для принятия решений, позволяющих максимизировать прибыль в краткосрочном периоде.

Управленческий учёт организационной деятельности необходим для удовлетворения требований менеджеров разных уровней управления в информации о собственных затратах, принципах формирования трансфертных цен, об оптимальном уровне специализации и разделении труда на предприятии, правильности выбора размеров подразделений, обоснованности по отношению к производственным подразделениям применения принципа "затраты — объём переработки сырья — прибыль".

Здесь составляют и контролируют исполнение смет расходов по организационной деятельности, приводят учётно-аналитические расчёты: критической точки объёма производства, переменных и постоянных расходов, общей себестоимости, трансфертных цен, прибыли. Этот участок учёта формирует сводную информацию по центрам затрат, ответственности и рентабельности.

Контроллинг — система управления процессом реализации конечной цели предприятия. Это понятие очень широкое.

Контроллинг выступает в виде регулятора деятельности и не только предприятия, но и бизнеса, и поэтому выполняет специфичные функции:

- информационную . Формируется информация, обеспечивающая методологию принятия решений и их координацию;

- управляющую . Нормативные, плановые и фактические данные, отклонения, выявленные по предприятию и его структурным подразделениям, используются в целях координации методов, способов и задач достижения конечной цели предприятия;

- контрольную , т.е. контроль экономической работы предприятия и его подразделений.

Функции контроллинга позволяют выявить его отличия от управленческого учёта и ревизии.

Все составные части управленческого учёта взаимосвязаны, перечень информации, формирующейся в них, характеризует уровень организованности и совершенствования управленческого учёта на предприятии и системы управления в целом.

2.4.Учётная политика в части управленческого учёта и её связь с другими системами учёта в организации.

Учётная политика организации есть регламентация приёмов постановки бухгалтерского учёта, включающая первичное наблюдение (документация и инвентаризация), стоимостное измерение (оценка и калькуляция), текущую группировку (счета и двойная запись) и итоговое обобщение (балансовое обобщение и отчётность) фактов экономических событий уставной и иной деятельности.

Учётная политика организации разрабатывается всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы собственности.

Согласно статье 6 Федерального закона "О бухгалтерском учёте" — "ответственность за организацию бухгалтерского учёта в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций".

Таким образом руководитель обязан держать под своим контролем все вопросы организации


8-09-2015, 14:55