При відрядженнях в межах України на службовому автомобілі витрати на паливно-мастильні матеріали, техобслуговування, стоянку та паркування службового автомобіля не є витратами на відрядження та їх фінансування повинно здійснюватися за рахунок коштів, отриманих на господарські потреби в органах Державного казначейства України (код економічної класифікації видатків бюджету 1135 "Оплата транспортних послуг і утримання транспортних засобів").
При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додаткові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства (табл. 2).
Таблиця 2
Додаткові обмеження витрат на службові відрядження працівників бюджетних установ[13, 132]
| Види витрат, які обмежуються | Відрядження | |
| в міста України | за кордон | |
| 1. Витрати на харчування, вартість якого включена до рахунків вартості проживання в готелях | ||
| – при одноразовому харчування – не більше 20% | + | + |
| від норм добових витрат | ||
| – при дворазовому харчування – не більше 40% від норм добових витрат | + | + |
| – при триразовому харчуванні – не більше 60% від норми добових витрат | + | + |
| 2. Витрати на проживання понад встановлені граничні норми та витрати на перевезення понад 30 кг багажу – з дозволу керівника установи | + | + |
| 3. Витрати на побутові послуги в готелях – не більше 10% від норм добових витрат за всі дні проживання | + | + |
| 4. Витрати не проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок, у каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу – з дозволу керівника | + | + |
| 5. Витрати на службові телефонні переговори – в розмірах, погоджених з керівником | + | + |
Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріалами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.
На першопочаткові витрати начальникам експедицій чи загонів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пально-мастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентарю для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.
Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.
У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.
Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активному субрахунку № 362 "Розрахунки з підзвітними особами".
Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформляються такими бухгалтерськими записами:
1. При видачі авансу:
Дебет субрахунку № 362
Кредит субрахунків № 301, 302.
2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:
Дебет рахунків № 23, 80, 81
Кредит субрахунку № 362.
3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:
Дебет субрахунків №301, 302
Кредит субрахунку № 362.
4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:
Дебет субрахунку № 661
Кредит субрахунку № 362.
Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 – накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналітичний облік шляхом використання позиційного способу записів [13, 133].
На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а кредитове показується в пасиві балансу за статтею "Розрахунки з іншими кредиторами".
Схему відображення в обліку розрахунків з відрядженими працівниками наведено на рис. 1.
При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами реєстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма "Відомість фінансово-розрахункових операцій".
Дебіторська заборгованість підзвітних осіб виникає при отриманні ними підзвітних сум і погашається при повному розрахунку. Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з діяльністю бюджетної установи, списуються на фактичні видатки бюджетної установи, а на придбання товарно-матеріальних цінностей – включаються до суми касових видатків на придбання цих цінностей.
Операції за розрахунками з підзвітними особами наведено в табл. 3.
Таблиця 3
Типові господарські операції та кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з підзвітними особами [14, 196]
| № п/п. | Зміст господарської операції | Кореспонденція рахунків | |
| Дебет | Кредит | ||
| 1 | Видано в підзвіт талони на бензин, бланки трудових книжок і вкладиші до них | 362 "Розрахунки з підзвітними особами" | 331 "Грошові документи в національній валюті" |
| 2 | Видано готівку з каси в підзвіт | 362 "Розрахунки з підзвітними особами" | 301 "Каса в національній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті" |
| 3 | Затверджено використання коштів, наданих на відрядження або в підзвіт | 221 "Малоцінні та швидкозношувані предмети, що знаходяться на складі і в експлуатації", 231 "Матеріали для учбових, наукових та інших цілей" – 236 "Тара", 238 "Запасні частини до машин і обладнання", 239 "Інші матеріали", 801 "Видатки з державного бюджету на утримання установи та інші заходи", 802 "Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи", 811 "Видатки за коштами, отриманими як плата за послуги", 813 "Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду", 823 "Витрати на науково-дослідні роботи за договорами". | 362" Розрахунки з підзвітними особами" |
| 4 | Повернуто підзвітною особою залишок авансу в касу установи | 301 "Каса в національній валюті", 302 "Каса в іноземній валюті" | 362" Розрахунки з підзвітними особами" |
| 5 | Утримано із заробітної плати невикористану суму авансу (за згодою працівника) | 661 "Розрахунки із заробітної плати" | 362" Розрахунки з підзвітними особами" |
Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеться в меморіальному ордері № 8 (ф. 386), записи до якого здійснюються за кожною підзвітною особою в розрізі кодів економічної класифікації видатків. В установах з незначною кількістю підзвітних осіб аналітичний облік розрахунків ведеться за кожною підзвітною особою у картках аналітичного обліку (ф. 292-а) та у книзі аналітичного обліку (ф. 292).
Висновки
Отже, на субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження.
Механізм видачі коштів під звіт, розміри, а також порядок відзвітування регламентованої Кабінетом Міністрів України.
Видача готівки під звіт здійснюється з кас бюджетної установи лише за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії авансового звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт.
Підзвітні особи зобов'язані подати до бухгалтерії разом із невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі сум у такі строки:
– за відрядженнями – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження;
– на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі – закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт;
– на всі інші виробничі (господарські) потреби – наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.
Якщо з каси підзвітній особі одночасно видана готівка на відрядження та для вирішення у цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі й для закупівлі у населення сільгосппродукції та заготівлі вторсировини, то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має подати до бухгалтерії повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.
У разі перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки та за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів застосовуються фінансові санкції згідно з чинним законодавством.
У разі придбання працівником установи за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітується за витрачені кошти у вищезазначеному порядку.
Слід також врахувати, що бюджетним працівникам встановлено обмеження вартості добових та проживання.
Література
1.Конституція України // Відомості Верховної Ради (ВВР). – 1996. – № 30. – ст. 141.
2.Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.99 р. // Відомості Верховної Ради України (ВВР). – 1999. – №40.
3.Про бюджетну систему України: Закон України від 05.10.90 (У ред. Закону України від 29.06.95) // ЗУ. – 1996. – Т. 1.
4.Про затвердження Положення про порядок складання, розгляду, затвердження основних вимог відносно кошторису доходів і видатків бюджетних установ: Постанова Кабінету Міністрів України від 09.01.2000 № 17 // 36. урядових нормативних актів України. – 2000. – №13.
5.Порядок ведення касових операцій в національній валюті в Україні: Затв. постановою Правління НБУ від 13.10.97 № 334 // Все про бухгалтерський облік. – 1998. – № 56.
6.Пояснення до використання економічної класифікації видатків бюджету (додаток № 4 до наказу Мінфіну України від 3.12.97 № 265) // Бухгалтерський облік і аудит. – 1998. – № 8.
7.Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ: Наказ Головного управління Державного казначейства України від 10.12.99 №114// Галицькі контракти. – 2000. – № 4.
8.Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон: Затв. наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 зі змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства фінансів України від 13.08.98 № 165 // Б-ка Податки та бухгалтерський облік: Службові відрядження. – 1998. – № 8.
9.Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон: Постанова Кабінету Міністрів України від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами // Зібрання законодавства України. Постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України. – 1999. – №6.
10.Антони Р. Основы бухгалтерского учета.–М.:СП"ТриадаНТТ",1992.–320с.
11.Білуха М.Т. Теорія бухгалтерського обліку: Підруч. – К., 2000. – 690 с.
12.Бутинець Ф.Ф. Теорія бухгалтерського обліку: підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 "Облік і аудит". / Вид. 2-е, доп. і перероб. – Житомир: ЖГП, 2000. – 640 с.
13.Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Л. Панкевич, М. Зварич, Р. Бойко, Л. Лучечко. – Львів: Аверс, 2002. – 316 с.
14.Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навчальний посібник. / За редакцією проф. Ф.Ф. Бутинця. – Житомир: ПП "Рута". 2004. – 448 с.
15.Велш Глен А., Шорт Деніел Г. Основи фінансового обліку: Пер. з англ. – К.: Основи, 1997. – 943 с.
16.Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібн. / За ред. М.В. Кужельного. – 5-е вид., доп. і перероб. – К.: А.С.К., 1998. – 223 с.
17.Джога Р.Т. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: Навч. посібник. – К.: КНЕУ, 2001. – 250 с.
18.Мэтьюс М.Р., Перера М.Х. Теория бухгалтерского учета: Учеб. / Пер. с англ. – Под ред. Я.В. Соколова, И.А.Смирновой. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. – 663 с.
19.Свірко С.В. Бухгалтерський облік і прийняття рішень в бюджетних організаціях. – К.: КНЕУ, 2000. – 185 с.
20.Ткаченко І. Т. Звітність бюджетних організацій. – К.: КНЕУ, 2000. – 216 с.
21.Швець В.Г. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003. – 444 с.
8-09-2015, 11:45