В компании R подготовка также начиналась за полтора месяца. Значительная часть времени уходила на согласования из-за громоздкости структуры компании и медлительности системы принятия решений. Предварительно изучались положения о подразделениях, которые должны быть включены в аудит; имеющиеся нормативные документы, регламентирующие, деятельность этих подразделений; согласовывались участники и ответственные за организацию аудита на «принимающей» стороне. Наличие ответственных лиц существенно упрощало работу аудиторской группы. Как правило, аудит в одном подразделении проходил в течение двух-трех дней и охватывал наиболее важные участки деятельности; вопросы координации решались быстро благодаря наличию ответственного лица; затраты были невелики.
Соответствие СМК требованиям стандарта ISO 9001:2000
В п.п. 8.2.2 стандарта ISO 9001:2000 предъявляется ряд требований к планированию внутренних аудитов СМК: организация должна определить цели проведения внутреннего аудита и принципы формирования его программы и выбора аудиторов.
В целом оба подхода к планированию и проведению внутренних аудитов способны обеспечить выполнение установленных в стандарте требований и успешное прохождение сертификации.
Однако следует обратить внимание на то, что подход к организации аудитов «от подразделений» несет в себе повышенный риск не выполнить требование стандарта «установить результативность системы менеджмента качества», так как собранные данные будут характеризовать отдельные, не связанные между собой фрагменты СМК, а на основе таких данных практически невозможно делать достаточно надежные заключения о системе в целом.
Сравнение двух подходов к организации аудита
Подход к организации аудита | Критерии оценки | ||
Ценность результатов аудита для руководства | Степень сложности планирования и проведения | Соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000 | |
Аудит процессов | Высокая Позволяет собрать свидетельства для обоснованного решения об улучшении процессов и системы в цело |
Достаточно высокая сложность Требует тщательного планирования и хорошей координации при проведении. При распределенной структуре организации и процессов (удаленные филиалы, отделения и т.п.) для проведения аудита могут потребоваться большие затраты |
Соответствует Позволяет достигнуть тех целей, которые установлены в стандарте |
Аудит подразделений | Невысокая Позволяет получить фрагментарные данные, на основе которых можно принять обоснованное решение лишь о локальных улучшениях (с риском нарушения целостности системы) |
Существенно проще Не требует предварительной идентификации процессов и привязки их к организационной структуре, позволяет выбрать для проверки близко расположенные подразделения и минимизировать затраты на перемещение. Упрощается организация и координация проведения аудита. Может быть рекомендован, когда на первый план выдвигается снижение затрат на планирование и проведение аудитов |
Соответствует Установление результативности СМК сопряжено либо с большими затратами для обеспечения надежных свидетельств, либо с риском получения недостоверной оценки результативности |
4. Внутренние аудиты. Что дает форма отчета?
Бесспорно, значима роль внутренних аудитов системы менеджмента качества (СМК) в ряду процессов поддержания в рабочем состоянии и совершенствования всех ее элементов. Из огромного числа факторов (методических, методологических, психологических и др.), влияющих на действенность и приносящих пользу внутренним аудитам, можно выделить основополагающие. К этой категории относятся: уровень подготовки аудиторов, методики составления оптимальной с точки зрения результативности и эффективности программы аудитов, тонкости формулировок несоответствий, подбор доказательной базы для рекомендаций по улучшению, мотивация аудиторов. Перечень факторов можно продолжить, но его полнота и варианты предлагаемых решений могут быть предметом другой статьи.
Поставив цель – сделать внутренние аудиты действенным инструментом выявления слабых мест и областей для улучшения, сузим задачу рассмотрения факторов, влияющих на действенность внутренних аудитов, до формы отчета. Кто вплотную занимался аудитами, знает, что отчеты не блещут глубиной анализа объекта аудита в целом и зачастую сводятся к перечислению незначительных недостатков. Поверхностная оценка, даваемая в ходе аудита, приводит к потере интереса руководством предприятия к этому виду деятельности и подрывает веру в то, что внутренние аудиты способны помочь в решении проблем предприятия. Потеря поддержки на высшем уровне резко снижает мотивацию аудиторов и статус аудитов. Как следствие, аудиты вырождаются в формальные мероприятия для демонстрации сертификационным органам. Так как внутренние аудиты все-таки являются обязательным элементом измерения системы, попробуем обойти эту проблему, задавшись формой отчета как ключевым инструментом для анализа текущей деятельности организации. Возражения о том, что без компетентных аудиторов и творческого подхода не обойтись, принимаются сразу. Любое дело не терпит равнодушного, механического к нему отношения. Но определение рамок и уровня сложности задач инициирует процесс селекции и самообразования персонала.
В качестве исходных предпосылок зададимся фактом внедрения процессно ориентированной модели СМК на предприятии и наличием программы аудитов, рассчитанной на полгода или год. Объектом аудитов принимаем процессы СМК, а не в целом деятельность подразделений. Только в этом случае логично ожидать, что реальное состояние проверяемого процесса или процессов будет отражено в отчете о результатах аудита.
Традиционные стандартные разделы отчета содержат общую информацию о проведенном внутреннем аудите:
· сроки проведения;
· объект аудита (проверяемые процессы СМК);
· проверяемые подразделения;
· критерии аудита (регламентирующие процесс документы);
· группа аудита (в том числе руководитель группы или главный аудитор, технические эксперты и т.д.);
· цели и задачи аудита;
· график аудита;
· уведомления о несоответствиях;
· другое.
К целям внутреннего аудита могут также относиться (учитывая требования п. 8.2.2 стандарта ИСО 9001:2000 и п. 6.2.2 ИСО 19011:2002):
· определение степени соответствия объекта критериям аудита;
· оценка результативности внедрения и поддержания в рабочем состоянии объекта аудита;
· оценка результативности СМК или отдельного процесса СМК для достижения конкретных целей;
· идентификация областей улучшений. Предположение о наличии перечисленных выше целей для внутренних аудитов организации позволяет представить содержательную часть отчета о внутреннем аудите в форме таблицы, а в задачи аудита на полных основаниях включить:
· оценку документации СМК (критериев аудита) для проверки соответствия законодательным актам и требованиям стандарта ИСО 9001:2000, а также для подтверждения того, что определены все необходимые требования для достижения поставленных целей;
· оценку соответствия выполнения требований документации (оценка практики работы);
· анализ причин выявленных несоответствий;
· оценку результативности проверяемого процесса;
· определение сильных и слабых сторон в СМК.
Для удобства назовем эту «содержательную» часть отчета «Оценка функционирования и результативности процесса». Если на аудит запланирована проверка нескольких процессов СМК, то соответственно на каждый из процессов заполняется предлагаемая форма.
Системность оценки функционирования и результативности процесса обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCA (plan– do– check– action) на аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете.
1. Планирование процесса ( Plan ):
определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества;
составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки);
обеспечение ресурсами (данный элемент может быть выделен отдельно. Но, выбрав в качестве отправной точки цикл
Оценка функционирования и результативности процесса
Номер п.п. | Составляющая для оценки и собранный фактический материал | Оценка составляющей.% | Весовой коэффициент для общей оценки, к, | Уровень выполнения, K1 Q1 |
Примечания | |
1 | Планирование процесса (Plan) | |||||
1.1 | Определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества | 0,25 | ||||
1.2 | Составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки) | 0,35 | ||||
1.3 | Обеспечение ресурсами | 0,4 | ||||
1.3.1 | Персонал | 0,1 | ||||
1.3.2 | Методики, технологии | 0,1 | ||||
1.3.3 | Инфраструктура | 0,1 | ||||
1.3.4 | Производственная среда | 0,1 | ||||
Итого (Plan) | 1,0 | N= E k1 q1 | ||||
2 | Осуществление процесса (Do) | |||||
Документация на рабочих местах | 0,2 | |||||
Соответствие практики работы установленным требованиям | 0,4…. | |||||
Оценка взаимодействия с другими процессами | 0,4 | |||||
Итого (Do) | 1,0 | |||||
3 | Проверка (контроль) и анализ процесса ( Check ) | |||||
Контроль соблюдения графиков, выполнения заданий | ||||||
Мониторинг процесса (по показателям качества) | ||||||
Отчетность по процессу | ||||||
Итого (Check) | 1,0 | n=Еkq | ||||
4 | Коррекция и улучшение процесса ( Action ) | |||||
Установленные процедуры коррекции | ||||||
Наличие процедур и их соответствие требованиям | ||||||
Результативность установленных процедур | ||||||
Полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процегга | ||||||
Итого (Action) | 1,0 | n=Еkq |
PDCA, оставим элемент в качестве составляющей «планирования процесса»);
персонал (наличие, требования к компетентности);
методики, технологии (наличие, соответствие установленным требованиям, грамотность и т.д.);
инфраструктура (технологическое оборудование, аппаратное и программное обеспечение и т.д.);
производственная среда (например, значимые физические факторы, система мотивации).
2. Осуществление процесса ( Do ): документация на рабочих местах
(актуальность, доступность, необходимость и достаточность и т.д.);
соответствие практики работы установленным требованиям;
оценка взаимодействия с другими процессами.
3. Проверка (контроль) и анализ процесса ( Check ):
контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;
мониторинг процесса (по показателям качества);
отчетность по процессу (в том числе вышестоящему менеджменту).
4. Коррекция и улучшение процесса ( Action ):
установленные процедуры коррекции;
наличие процедур и их соответствие требованиям;
результативность установленных процедур;
полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.
Эти элементы наглядно представлены в виде схемы Исикавы (схема). По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор, фактического материала, чтобы обосновать ту или иную оценку. Как отмечалось выше, собранный материал представляется в форме расчетной таблицы. В графе 2 под соответствующими заголовками аудиторы отражают все собранные наблюдения по данному элементу деятельности для обоснования выставленных оценок q.
Весовые коэффициенты к. для общей оценки проставлены на схеме Исикавы в скобках, напротив каждого элемента оценки. Так же, как и состав элементов для оценки, предприятие вправе выбрать и уточнить весовые коэффициенты самостоятельно. В данной статье они приведены как один из возможных вариантов и не носят обязательного характера с точки зрения требований стандарта ИСО 9001:2000.
Графа 3 таблицы после сбора и анализа факторов заполняется по следующей схеме:
100% – несоответствий и рекомендаций по улучшению нет, q=1
95% – несоответствий нет, только рекомендации, q= 0,95;
75% – незначительные несоответствия, есть рекомендации по улучшению, q = 0,75;
0–50% – значительные, несоответствия, оказывающие влияние на качество продукции, q < 0,5.
В графе 5 таблицы дается ссылка на номер уведомления о несоответствии, если такое обнаружено. Оформление несоответствий дополнительно к таблице на отдельных бланках позволит зафиксировать и отследить выполнение..коррекции и корректирующих действий.
Результирующая оценка составляющих процесса по циклу PDCA в дополнение представляется диаграммой (рисунок). В отчете можно привести диаграммы для сравнения с результатами оценок предыдущих аудитов проверяемого процесса или лучших (худших) процессов СМК предприятия.
Отчет должен обязательно содержать заключения и выводы аудита, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.
Предлагаемая форма отчета о внутреннем аудите может показаться сложной. Но только на первый взгляд. Безусловно, работа в таком формате требует определенной подготовки аудиторов и уровня развития СМК, Преимущества регламентированной формы отчета с лихвой окупают кажущуюся сложность, поскольку она обеспечивает:
сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не на уровне количества несоответствий;
наглядность результатов аудита для руководства, которая, кстати, во многом зависит от последовательности размещения разделов и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробностям фактического материала;
системность и полноту проводимых аудитов. Ни для кого не секрет, что лишь зафиксировать несоответствия на аудите еще не означает представить полную картину. Информацию, сколько осталось «за кадром» и что в процессе отлажено хорошо, как правило, отчеты внутренних аудитов не содержат. Но значение для проверяемых она имеет не меньшее, чем несоответствия;
методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;
возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов дает богатую пищу для интерпретации результатов аудитов. Данную работу проводит, как правило, уже не группа аудита, а, например, аналитическая группа службы качества при подготовке к анализу СМК высшим руководством предприятия. Предлагаемую форму отчета кто-то может отнести к разновидности стандартных опросных листов или вопросников для проведения аудита. Это не совсем так. Вопросник для проведения аудита должен быть более подробным и отражать специфические требования к. конкретному процессу. Приведенный документ таких подробностей не предполагает, он задает лишь рамки для сбора фактов. Вопросники – действенный инструмент для качественного проведения аудита, но они не обладают наглядностью и. не содержат аналитической составляющей, что является неотъемлемой частью отчета.
8-09-2015, 12:34