Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. [6]
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка.
При применении сокращенной журнально-ордерной формы учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в журнале-ордере № 03.
Учет наличия и движения подотчетных сумм при упрощенной форме обобщается в ведомости № В-5, которая ведется по данным расходных и приходных кассовых ордеров, авансовых отчетов и других документов. [14]
В бухгалтерии на выданные по РКО подотчетные суммы составляется запись, отражающая дебиторскую задолженность предприятию, т.е. Д71 К50.
Возврат неизрасходованных сумм сопровождается обратной записью с составлением ПКО, т.е Д50 К71
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм в пределах норм, списываются с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов расходов, т.е. Д10, 20,26 К71.
Расходы, оплаченные из подотчетных сумм сверх норм, но с разрешения руководителя предприятия, списываются с кредита счета 71 в дебет счета 84 «Нераспределенная прибыль» или в дебет счетов фондов потребления предприятия, т.е. Д84 К71.
Отнесение на виновных лиц неправильно израсходованных сумм, выданных под отчет, отражается составлением записи Д73.2 К71.
На сумму невозвращенных в срок подотчетных средств составляется запись Д94 К71, после которой эта сумма списывается на виновное подотчетное лицо Д73.2 К94.
При направлении подотчетного лица в заграничную командировку ему выдается аванс в иностранной валюте. При этом в бухгалтерии составляются следующие записи:
· приходование валюты, полученной в банке - Д50.4 К52;
· списание выданной в подотчет валюты – Д71 К50.4;
· после возвращения из командировки подотчетная сумма списывается в счета затрат – Д20,26 К71.
Возникающие курсовые разницы на день выдачи аванса и на день предоставления авансового отчета по кредиторской задолженности по счету 71 относятся на себестоимость продукции, а по дебиторской – на финансовые результаты от деятельности предприятия.
Таким образом, все операции по выдаче авансов и расчетов по ним с подотчетными лицами находят подтверждение в журнале-ордере предприятия, содержащем ФИО подотчетного лица, его должность, остаток на начало периода, обороты за период и остаток на конец периода по 71 счету.
При автоматизированном учете все документы могут вестись в электронном виде с возможностью вывода на бумажный носитель. Порядок учета и бухгалтерские записи сохраняются.
3. Учетная политика и практика учета расчетов с подотчетными лицами на исследуемом предприятии
3.1 Применяемая форма бухгалтерского учета, первичные документы, регистры и технические средства по учету расчетов с подотчетными лицами
Основным видом деятельности исследуемого предприятия ООО «БелТАСП» является строительство.
Предприятие находится в г. Минске и не имеет филиалов и обособленных подразделений.
Как и многие другие предприятия, ООО “БелТАСП” стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет бесперебойной работы предприятия. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с заказчиками и генподрядчиками, а так же изучения опыта передовых стран и применения различных материалов, облегчающих производство работ и улучшающих производственные показатели, не ухудшая при этом, качества выполненных работ. По роду своей деятельности предприятие заключает договоры на выполнение работ не только в г. Минске, но и в других населенных пунктах.
Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для маркетинговых изучений рынков ближнего зарубежья, а так же для выполнения работ за пределами
г. Минска.
Для обеспечения бесперебойной работы на строительных объектах иногда имеет место необходимость срочного приобретения строительного инвентаря, хозяйственных принадлежностей, топлива и средств индивидуальной защиты за наличные деньги.
Этот процесс находит документальное оформление и на ООО “БелТАСП”.
Согласно учетной политике, принятой в исследуемом предприятии, применяемая форма бухгалтерского учета – автоматизированная. При ведении бухгалтерского учета на предприятии используется бухгалтерская программа 1С:Бухгалтерия версии 7.7.
Предприятие выдает наличные деньги под отчет на командировочные, операционные и хозяйственные расходы.
Подотчетные суммы на операционные и хозяйственные расходы выдаются в размерах и на сроки, определяемые директором предприятия по согласованию с учреждением банка, осуществляющим его кассовое обслуживание. За выданные суммы подотчетное лицо должно отчитаться в течение трех дней по истечении срока.[11].
При учете расчетов с подотчетными лицами первичными документами являются:
- приходно-кассовые ордера;
- расходно-кассовые ордера;
- авансовые отчеты;
- командировочные удостоверения;
- платежные ведомости;
- кассовые чеки;
- и иные документы.
Порядок расчетов с подотчетными лицами в ООО «БелТАСП» регламентирован Учетной политикой, ведется в порядке, требуемом законодательством Республики Беларусь.
Приходно-кассовые ордера заполняются от руки на бланках строгой отчетности (см. приложение 10).
Расходно-кассовые ордера заполняются в бухгалтерской программе. После чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически. (см. приложения 11 и 12).
Авансовые отчеты заполняются на основании документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, после чего распечатываются, подписываются и хранятся в деле, вместе с кассовыми документами. Формирование проводок и ведение учета происходит автоматически.
Командировочные удостоверения заполняются на заранее изготовленных бланках, не заполненные или заполненные не до конца удостоверения к учету не принимаются.
Выбывающие в командировку работники регистрируются и в специальном журнале (см. приложение 13) [9]
До внесения изменений в законодательство использовалась другая форма (см. приложение 14) [4]
Выдача наличных денег под отчет на хозяйственные и оперативные нужды, а так же на командировочные расходы на предприятии осуществляется согласно законодательству, и ее порядок соответствует порядку, описанному в теоретической части данной работы.
При необходимости, работники предприятия используют собственные средства, в пределах норм расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования, установленных обслуживающим учреждением банка в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
В этом случае работники обязаны не позднее трех рабочих дней со дня приобретения составить отчет об израсходованных суммах для возмещения средств, использованных ими в интересах ООО «БелТАСП». В соответствии с данным отчетом, в бухгалтерии составляться запись Д20, 26, 60 К71 (списана подотчетная сумма по авансовому отчету) и Д71 К50 (возмещение израсходованных сумм).
3.2 Ведение Главной книги и содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами
Ведение Главной книги на предприятии ведется автоматически, и в конце месяца формируются остатки и отражаются обороты за период. (см. приложение 15)
Содержание основных хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «БелТАСП» приведены в таблице 1:
Таблица 1. Содержание хозяйственных операций по учету расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб | № приложения |
| 1 | Получены денежные средства в кассу, в том числе для выдачи под отчет | 50 | 51 | 7637900 | 10 |
| 2 | Выданы денежные средства на возмещение командировочных расходов заграничной командировки | 71.1 | 50 | 404970 | 11 |
| 3 | Выданы денежные средства на возмещение командировочных расходов командировки по РБ | 71.1 | 50 | 124800 | 12 |
| 4 | Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за приобретение дизельного топлива | 60.1 | 71.2 | 40400 | 7 |
| 5 | Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за заграничную командировку директора | 26 | 71.1 | 404970 | 8 |
| 6 | Списаны подотчетные суммы по авансовому отчету за командировку рабочего по РБ | 20 | 71.1 | 124800 | 9 |
Таким образом, отражение расчетов с подотчетными лицами в ООО «БелТАСП» соответствует порядку, регламентированному законодательством Республики Беларусь. Ведение некоторых документов на бланках строгой отчетности позволяет контролировать своевременность и правильность отражения использования подотчетных сумм.
Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ООО “БелТАСП” используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате всего вышеизложенного материала можно сделать следующие основные выводы.
Расчеты с подотчетными лицами – неотъемлемая часть хозяйственной деятельности предприятии, в связи с чем, основными задачами ведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на нем должны стать следующие:
· своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы и результаты использования денежных средств на хозяйственные нужды;
· документальная обоснованность использования подотчетных сумм;
· контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели.
Только при решении данных задач и правильного документального отражения расчетов с подотчетными лицами в соответствии с учетной политикой предприятия можно избежать негативные и сложные моменты, связанные с контролем за использованием подотчетных сумм и неправильным их учетом.
Знание всех нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок, условия, документальное оформление расчетов с подотчетными лицами позволит облегчить и значительно ускорить данные расчеты на любом предприятии.
Что касается ООО “БелТАСП”, то на нем учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с законодательством Республики Беларусь. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных записей на основании первичных и иных документов.
Для ускорения расчетов с подотчетными лицами, в ООО “БелТАСП” используются автоматизированная система учета, которая позволят снизить затраты времени на оформление документов и обработку данных.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Трудовой кодекс Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 296-З (с изменениями и дополнениями)
2. О бухгалтерском учете и отчетности: Закон Республики Беларусь в редакции от 25.06.2001 № 42-3.
3. О порядке направления в служебные командировки за границу: Положение, утвержденное указом Президента Республики Беларусь от 13 июня 2005 г. № 274, с изменениями и дополнениями.
4. О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35
5. Об утверждении бланков унифицированных форм первичной учетной документации: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 19 апреля 2001 г. № 43, с изменениями и дополнениями
6. Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 30 мая 2003 г. № 89.
7. Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу в редакции Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17 октября 2005 г. № 123, с изменениями и дополнениями.
8. Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 21 декабря 2007г. № 197
9. О порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 29.02.2008 № 29
10. О регулировании труда работников, направленных на работу в учреждения Республики Беларусь за границей, и гарантиях и компенсациях при служебных командировках за границу, Положение утвержденное постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г. № 55, с изменениями и дополнениями.
11. О порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь:Инструкции в редакции постановления Правления Национального Банка Республики Беларусь от 17 января 2008 г., с изменениями и дополнениями
12. О порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь: Инструкция в редакции постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 13. февраля 2008 № 24, с изменениями и дополнениями.
13. 2500 типовых проводок/ Т.А.Сукристик. – Мн.: Регистр, 2006.
14. Бухгалтерский учет / Под ред. Н. И. Ладутько.– Мн.: ФУА «Информ», 2004.
15. Аналитическая правовая система «Бизнес-инфо»
16. Материалы ООО “БелТАСП”.
8-09-2015, 12:58