4. Формуляр-образец документа
В общем случае, формуляр-образец документа - это комплекс расположенных в определенной последовательности реквизитов, которые присущи данной системе документов. В нем указывается графическое месторасположение каждого из реквизитов этого комплекса на материальном носителе документа.
Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте позволяет существенно сократить время на издание документа организации-автору и время на обработку документа организации-получателю. Кроме того, применение формуляра-образца документов позволяет избежать ошибок при внесении необходимых реквизитов в документ и избежать риска создания документа, не обладающего необходимой юридической силой.
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности, занимаемой площади с учетом особенностей взаимного расположения реквизитов.
Формуляр-образец документа устанавливает:
• форматы бумаги;
• служебные поля;
• конструкционную сетку;
• расположение зон размещения реквизитов;
• координаты расположения реквизитов.
Формат применяемой бумаги определяется исходя из состава и суммарной площади, занимаемой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на проектируемой форме документа.
В настоящее время для издания документов применяют бумагу форматов А3 (297×420 мм), А4 (210×297 мм), А5 (148×210 мм), А6 (105×148 мм). Формат бумаги для документов устанавливают ГОСТ 9327-60, ГОСТ 2.301-68 и ИСО 216-75.
Для форматов бумаги устанавливается два варианта расположения: вертикальное и горизонтальное. Обычное расположение формата бумаги - это ее вертикальное расположение. При горизонтальном расположении длинной стороны формата к его обозначению добавляется буква L (например, А4L).
В настоящее время принято подшивать документы в дело за левую сторону документа, независимо от вертикального или горизонтального расположения формата бумаги. Поэтому при издании документа на лицевой стороне листа бумаги ширина левого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина правого служебного поля устанавливается равной 10 мм. При издании документа на оборотной стороне листа бумаги ширина правого служебного поля устанавливается равной 20 мм, а ширина левого служебного поля устанавливается равной 10 мм. Размер ширины верхнего служебного поля и ширины нижнего служебного поля могут быть различными для разных систем документов.
Конструкционная сетка формуляра-образца документа образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на листе бумаге установленного формата в зоне расположения документа, ограниченной служебными полями.
Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки определяется техническими характеристиками печатающих устройств и должно составлять:
• между соседними вертикальными линиями величину равную 2,6 мм (шаг письма);
• между соседними горизонтальными линиями величину равную 4,25 мм (межстрочный интервал).
Допускается использовать конструкционную сетку:
• с шагом письма, равным 2,54 мм;
• с межстрочным интервалом, равным 4,24 мм.
Размер указанной конструкционной сетки соответствует шагу письма и межстрочному интервалу, которые применялись в пишущей машинке. При создании документов на компьютерах с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать месторасположение реквизитов в миллиметрах, исходя из размеров печатных знаков и размера межстрочного интервала в применяемом редакторе. Это связано с тем, что при использовании текстовых редакторов шаг письма и межстрочный интервал могут не соответствовать шагу письма и межстрочному интервалу, применявшихся на пишущей машинке.
Вертикальные линии конструкционной сетки нумеруются слева направо и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя левая вертикальная линия имеет номер "0". Горизонтальные линии конструкционной сетки
нумеруются сверху вниз и имеют непрерывную нумерацию. Крайняя верхняя горизонтальная линия имеет номер "0".
Конструктивным элементом проектируемых документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями.
Конструктивным элементом может быть также базисный прямоугольник, включающий две или более ячеек конструкционной сетки.
Рисунок 7 - Расположение конструктивной сетки
Координаты ячейки или базисного прямоугольника определяются номерами нижней горизонтальной и левой вертикальной линиями конструкционной сетки, ограничивающими ячейку или базисный прямоугольник. При написании координаты ячейки или базисного прямоугольника между номером горизонтальной и номером вертикальной линии ставится точка.
Существующая система построения формуляра-образца предусматривает разделение площади листа бумаги на зону расположения документа, в которой располагаются реквизиты документа, и служебные поля документа, где реквизиты документа не располагаются. В свою очередь, зона расположения документа разделяется на зоны расположения группы реквизитов. Соответственно, зона расположения группы реквизитов разделяется на поля каждого из реквизитов. Все это одинаково применимо и при построении формуляра-образца бланка документа. Зоны формуляра-образца документа устанавливают унифицированную структуру документа.
Зоны формуляра-образца документа устанавливают границы расположения определенной номенклатуры реквизитов и при написании обозначаются координатами верхней левой ячейки конструкционной сетки и нижней правой ячейки конструкционной сетки, ограничивающих зону, между которыми ставится знак тире.
При размещении реквизитов формуляра-образца документа определяют границы полей размещения каждого из реквизитов и границы полей, соответствующих им данных, определяемые при проектировании форм документов.
При написании координаты поля данных характеризуются координатами верхней левой и нижней правой ячеек этого поля данных или соответствующими координатами базисных прямоугольников, между которыми ставится знак тире.
Поля данных реквизитов определяются исходя из максимального количества знаков, необходимых для записи данного реквизита. Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, установленными в соответствующих классификаторах, принятых в Российской Федерации.
В реквизитах, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.
Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным.
Соответственно, для организационно-распорядительного документа формуляр-образец документа представляет собой геометрическую совокупность мест расположения реквизитов, которые приводит ГОСТ Р 6.30-2003, на листе бумаги с форматами листа бумаги, применяемыми при издании служебного документа.
Геометрические границы зон расположения реквизитов организационно-распорядительного документа и его служебных полей устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003, и они приведены на рисунке 8 и рисунке 9. На этих же рисунках показаны также зоны расположения соответствующих групп реквизитов организационно-распорядительного документа. Приведенная геометрия зон расположения реквизитов и служебных полей действительна при построении конструкции организационно-распорядительного документа при издании документа на лицевой стороне листа бумаги.
5. Общие требования к бланкам документов
Документы, как правило, изготавливают на бланках. При изготовлении бланков, формировании геометрии полей и площадей размещения конкретных реквизитов следует руководствоваться Приказом Минкультуры России "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" и ГОСТ Р 6.30-2003.
Для бланков применяется бумага форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм). Бумага, применяемая для изготовления бланков документов, должна быть белого цвета или слабо окрашена в светлые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.
Рисунок 8 - Расположение реквизитов документов на угловом бланке
Бланки документа, как правило, имеют поля следующих размеров:
• левое поле - 20 мм;
• правое поле - 10 мм;
• верхнее поле - 20 мм;
• нижнее поле - 20 мм.
Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на компьютере.
Рисунок 9 - Расположение реквизитов документов на продольном бланке
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центровано (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или фланговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.
ГОСТом установлены следующие реквизиты документов:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу приведено на рисунке 8, при продольном - вдоль верхнего поля документа приведено на рисунке 9.
6. Формуляр современного документа
6.1 Формуляр бланка акта
Акт - это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:
• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д.
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Главное при составлении акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:
Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,
Акт списания материальных ценностей.
Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Вводная часть строится по схеме: основание - составлен комиссией - председатель - члены комиссии - присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).
Основание для составления акта - договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.
После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.
При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.
В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. Например:
Составлен в 3 экземплярах:
1-й экземпляр - бухгалтерия,
2-й экземпляр - коммерческий отдел,
3-й экземпляр - покупатель.
После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях - гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению). Пример оформления акта приведен в приложении А.
6.2 Формуляр бланка объяснительной записки
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительная записка подписывается составителем.
Пример оформления объяснительной записки приведен в приложении Б.
Заключение
На основе проведенного исследования развития формуляра документов подведем основные итоги курсовой работы.
Анализируя развитие формуляра документов в XVIII в. постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVIII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.
В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в "Общем учреждении министерств", в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
Дальнейшее развитие формуляра документов проводилось уже как планомерная общегосударственная деятельность, которая охватывала период 1970-1980-х годов. Опыт развития формуляра документов, накопленный в период 1970-х - 1980-х годов, демонстрирует перспективность его применения не только для совершенствования самих документов, но и для технологии работы с ними, их оперативного и архивного хранения.
Это положение наглядно подтверждается в 1990-е годы. Изменение в общественно-политической сфере естественным образом привели к изменению задач и методов управления и, соответственно, самой системы управленческой документации. Значительная часть унифицированных ранее систем документации перестала использоваться, взамен нее возникли и получили распространение новые виды документов, предназначенные для документирования налоговой, финансовой, таможенной и др. видов деятельности. Помимо возникновения новых видов и форм документов значительно увеличился объем создаваемой документации. Регламентация документов идет пока преимущественно не методами унификации, а созданием типовых форм документов теми министерствами и ведомствами, которые являются кураторами той или иной сферы управленческой деятельности. Между собой эти формы увязаны слабо, состояние документации в целом, в который раз в истории страны, характеризуется отсутствием общих норм, противоречивыми правилами оформления, неправомерным разнообразием видов и разновидностей документов. Изменение методов управления и широкое использование новейших информационных технологий делают особо актуальной проблему формирования системы документационного обеспечения, совершенствования применяемых документов, значительно повышают их правовую роль. Разработка новых подходов к совершенствованию существующей документации, как на стадии ее управленческой роли, так и в период последующего хранения должна решаться как комплексная проблема.
Список использованных источников
Стандарты:
1. ГОСТ Р 6.30-2003.
Унифицированные системы
8-09-2015, 13:03