Организация работы с документами на предприятии документооборот

-сведения о целосменных и внутрисменных простоев.

Инструментальный отдел

-технологическую оснастку, инструмент, приспособления и материалы;

-инструкции по эксплуатации и хранению спец. технологической оснастки и инструмента

-заявки на инструмент, материалы;

-карты заказов на изготовление тех. оснастки, приспособлений;

-заказы на ремонт, кап. ремонт и изготовление дублёров тех.оснастки;

-инструмент, списанный по актам.

Бухгалтерия

-методические указания по организации учёта мат. ценностей;

-акты незавершённого производства;

-акты инвентаризации основных фондов, драгметаллов;

-отчёты по спирту;

-акты на забракованную продукцию.

Служба качества

-предупреждения о браке;

-отчёты о результатах внутренних аудитов;

-политику предприятия в области качества;

-отчёты по качеству продукции

-приказы, решения представителя по системе менеджмента.

-цели ППП в области качества;

-предложения в план работы ПДКК;

-акты приёмо-сдаточных испытаний;

-продукцию ППП для проведения тех. контроля;

-протоколы «Дня качества» у начальника ППП.

Центральная заводская лаборатория

-протоколы испытания материалов, покрытий и печатных плат;

-клеи на эпоксидной смоле;

-маркировочные краски на эпоксидной основе;

-результаты анализов растворов электролитов и сплавов;

-протоколы результатов исследований уровня шума, освещенности, температуры.

-заявки на испытание материалов, покрытий и готовой продукции;

-график проведения анализов растворов электролитов;

-акты инвентаризации по драгметаллам для согласования;

-заявки на приготовление клея, маркировочной краски;

-заявки, графики на проведение замеров шума, освещённости.

Бюро стандартизации

-нормативные документы;

-перечень вновь поступивших нормативных документов.

-извещения об изменении тех.документации;

-акты внедрения нормативных документов.

Юридический отдел

-согласования, приказы, решения.

-приказы для согласования.

Бюро режима

-информацию о нарушениях режима секретности работниками ПП, фактах задержания работников ППП при нарушении пропускного режима и о хищении материальных ценностей.

-материалы о результатах расследования фактов нарушений и о принятых мерах к нарушителям.

Отдел охраны труда

-инструкции по ТБ;

-руководящие документы гос. инспекции труда;

-приказы ген.директора предприятия по предупреждению несчастных случаев на производстве;

-бланки разрешений на проведение огневых и пожароопастных работ.

-карты аттестации раб. мест по условиям труда;

-отчёт по загрузке оборудования;

-отчёт по характеру сбрасываемых стоков;

-инструкции по ТБ;

-схемы эвакуации работников ППП;

-приказы о создании добровольных пожарных дружин.

Отдел кадров

-приказы ОК по личному составу и об обучении;

-график периодической аттестации специалистов и служащих.

-информацию по личному составу;

-заявки на работников нужной квалификации и специальности;

-информацию о необходимости обучения работников смежной специальности.

5.3 Учёт и регистрация входящих документов в подразделении:

· при приёме документов (ежедневно) секретарь - делопроизводитель проверяет наличие документов и приложений к ним, ставит подпись в графе «Расписка в получении» листа «Расписка»;

· документы в день получения регистрируют в подразделениях в журналах регистрации входящих документов, делают отметку о поступлении документа в подразделение по ГОСТ 6.30 (пункт 3.17) и передают на резолюцию руководителю;

· документ с резолюцией руководителя передают для исполнения;

· руководители бюро, групп, исполнители получают документы у секретаря-делопроизводителя под расписку в журнале регистрации;

· документы подлежат исполнению в соответствии с поручениями руководителя в указанные в резолюции сроки или установленные в документе.

Если сроки исполнения не определены в тексте документа и в резолюции, то срок исполнения

не должен превышать 10 дней. Срочные документы исполняют в течение двух-трёх дней.

· срок исполнения документа исчисляется со дня поступления его в подразделение-исполнитель. Продлить срок исполнения документа может только руководитель, его установивший;

· на документах исполнитель или руководитель подразделения обязан сделать отметку об исполнении документа.

Отметку об исполнении документа оформляют в соответствии с ГОСТ Р 6.30 (пункт 3.28).

· документы, с отметкой об исполнении хранят в деле подразделения.

5.4 Порядок отправления исходящих документов:

· секретарь-делопроизводитель, проверив правильность оформления реквизитов исходящего документа (не выходящего за пределы предприятия), наличие виз, подписи руководителя подразделения, количества листов документа и приложений к нему (если они упомянуты в тексте документа), регистрирует его в журнале исходящих документов по 6.1.8. и помещает документ в папку подразделения в канцелярии, указать дату передачи и регистрируют номер документа в графе «Регистрационный номер документа» в листе «Расписка»;

· зав. канцелярией проверяет правильность оформления реквизитов документа на соответствие требованиям раздела 6, сведения об адресате, наличие подписи, наличие даты документа, наличие указанных в документе листов и приложений, отправляет документ адресату, возвращает в подразделение оформленные копии отправленных документов

5.5 Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:

п/п

Наименование группы

документов

Кому поступает

документ

Кому передаётся

документ

ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Приём (доставка ) документов

Секретарь

Ответственный за

делопроизводство

2

Первичная обработка документов

Ответственный за

делопроизводство

-

3

Предварительное рассмотрение документов

Ответственный за

делопроизводство

-

4

Регистрация документов

Ответственный за

делопроизводство

Директор

5

Рассмотрение документов

Директор

Ответственный за

делопроизводство

6

Передача документов исполнителям

Ответственный за

делопроизводство

Исполнители

7

Исполнение документов

Исполнители

Ответственный за

делопроизводство

8

Возврат документов

Ответственный за

делопроизводство

-

ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Приём документов от исполнителей

Исполнители

Ответственный за

делопроизводство

2

Тиражирование документов ( при

Необходимости )

Ответственный за

делопроизводство

-

3

Регистрация документов

Ответственный за

делопроизводство

-

4

Сортировка документов

Ответственный за

делопроизводство

Секретарь

5

Отправка документов

Секретарь

-

6

Помещение контрольных экземпляр-

ров в дела

Ответственный за

делопроизводство

-

ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ

1

Оформление документа

Исполнители

Директор

2

Утверждение(подписание) документа

Директор

Исполнители

3

Регистрация документа

Исполнители

Ответственный за

делопроизводство

4

Тиражирование документа (при не-обходимости)

Ответственный за

делопроизводство

-

5

Выдача документа в работу

Ответственный за

делопроизводство

Должностные лица

6

Помещение контрольных экземпляров в дела

Ответственный за

делопроизводство

-

7

Возврат документов в делопроизводство

Ответственный за

делопроизводство

-

5.6 В подразделении «Производство печатных плат» документооборот обеспечивается такими техническими средствами, как ЭВМ, принтер, ксерокс. Обработка документов производится в ручную.

5.7 На предприятии разработан «Стандарт предприятия». В котором устанавливаются виды организационно-распорядительных документов (ГОСт Р 51141), создаваемых и используемых в текущей деятельности предприятия- приказы, распоряжения, акты, служебные записки, решения и т.д. Настоящий стандарт разработан в соответствии с ГОСТ Р 6.30, ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ РВ 15.002.

Построение, изложение, оформление и обозначение настоящего стандарта- по СТП 1.007.

Требования настоящего стандарта обязательны для всех структурных подразделений предприятия.

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.201-80 Единая система конструкторской документации.

ГОСТ 3.1201-85 Единая система технологической документации.

ГОСТ 13.0.002-84 Репрография. Термины и определения.

ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Система менеджмента качества. Требования.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело и т.д.

Ответственность за соблюдение требований настоящего стандарта несут исполнители документов, руководители подразделений, должностные лица, служба качества при проведении внутренних аудитов (проверок), начальник бюро стандартизации при проверке проектов организационных документов и изменений к ним, от координации действий которых зависит выполнение указаний в установленные организационно-распорядительными документами сроки, а также ответственные за делопроизводство в подразделениях в соответствии с 6.3.16, 6.3.24, 6.4.19, 7.18, 7.19,7.27,7.30.

Вывод: Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлена на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет делопроизводителя оснащён необходимыми техническими средствами, созданы все условия для комфорта работающего.


Список литературы

1. М.Ю. Рогожин «Офис-мастер».- Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера»,2 2006 .-М.: МЦФЭР, 2006.-325с.

2. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.,1991.

4. М.В.Ларин «Управление документацией и новые информационные технологии» -М., 1998.

5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., Госстандарт России, 1998.

6. В.С. Мингалев «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 1983.




8-09-2015, 14:40

Страницы: 1 2 3
Разделы сайта