Генеральный регламент стал основой организации делопроизводства в государственных учреждениях, и в законодательном порядке была оформлена новая система документирования.

Интересна история создания Генерального регламента. Еще в 1715 г. Петр I направил своих представителей в Швецию, Данию и Германию для изучения существующей у них коллегиальной системы управления и возможности применения ее в России. После изучения материалов было принято решение выбрать шведскую модель и, учитывая особенности российского государственного строя, постепенно вводить се. Первый вариант Генерального регламента был составлен Генрихом Фиком, после чего он имел еще 12 редакций.

В Генеральном регламенте были подробно раскрыты функции каждого подразделения коллегии, в том числе был раздел о структуре и функциях канцелярии и ее секретаря.

Именно секретарь составлял наиболее важные документы, все прочие оформлялись канцеляристами по его поручению. Некоторые документы (дипломы, патенты) составлялись по "генеральным формулярам", т.е. определенным обязательным формам документов.

В 1722 г. выходит в свет "Табель о рангах". Именно этот документ положил начало системе чинов, званий и титулов, которые применялись в делопроизводстве до 1917 г. В этот же период была создана практика официального делопроизводства, существующая до наших дней.

В окончательной форме вопросы документационного обеспечения управления были сформированы в "Учреждениях для управления губерниями" от 7 ноября 1775 г. Согласно вышеупомянутому документу, процессы делопроизводства между учреждениями стали ритуалом. Чтобы занять соответствующее место в бюрократической системе управления, этот ритуал нужно было хорошо знать.

Для отношений между высшей властью и властью на местах были установлены соответствующие месту каждого учреждения виды документов. Высшие учреждения давали указания, подчиненные — писали "доносы" об их выполнении. Была создана не только иерархия учреждении, но и иерархия документов.

Весь процесс прохождения документов в учреждениях обязательно регистрировался в журналах, книгах или реестрах. На входящих документах в верхнем правом углу ставили дату поступления и номер согласно реестру. Зарегистрированные документы рассматривались соответствующими исполнителями и заносились в настольный реестр. Аналогично регистрировались исходящие документы.

Для облегчения нахождения документа к реестрам составляли алфавитку учреждений и лиц, которые имели к этому какое-либо отношение. О проделанной работе учреждения составляли отчеты, а о количестве и составе заслушанных дел — срочные сводки.

Законодательные и распорядительные акты оформлялись указами, регламентами, инструкциями и протоколами. Появилось множество форм переписки: письма, реляции, доносы, извещения.

Именно в период коллегиального делопроизводства были установлены начала организации учета, прохождения и сохранения документов, тогда же впервые появился термин "архив".

Россия все больше ограничивала самоуправление в Украине, хотя еще оставалась власть гетмана. Гетман непосредственно управлял государством при помощи генеральной старшины, в частности генерального обозного (отвечал за артиллерию и воинские запасы), генерального судьи (руководил судопроизводством), генерального есаула, который был помощником в военных делах, и генерального писаря, возглавлявшего гетманскую канцелярию.

Гетман выдавал универсалы — письменные распоряжении, которые должны были исполняться всем народом Украины.

Своих законен о государственном строе, суде, праве на землю, ведении делопроизводства в Украине разработать не успели. Судили, и основном, по польским законам. А в Сечи жили по своим, неписаным законам.

Символами гетманской власти в государстве были клейноды?" булава, корогвы, бунчук и литавры. Особенное значение имела печать с гербом, на котором изображался казак с ружьем на плече. Одновременно гетман пользовался личной печатью с фамильным гербом.

После поражения гетмана Мазепы российские правители получили право надсмотра над судами и даже канцелярией гетмана, земли раздавались российским дворянам. В 1722 г. в г. Глухонс была создана Малороссийская коллегия, которая попеременно управляла Украиной имеете с гетманами до 1764 г. В 1783 г. iimccto полкового делении было создано три наместничества (позднее — губернии) е центрами в Киеве, Чернигове и Новгород-Сиверском, которые вместе составляли Малороссийское генерал-губернаторство. Украина окончательно потеряла свои права, свою волю, закончило свое существование вольное украинское казацкое государство.

Исполнительное делопроизводство

Очередные реформы российского центрального государственного аппарата были проведены в 1810-1811 гг. ''В 1810 г. утвержден высший государственный орган — Государственный Совет (Дума), а в 1811 г. созданы центральные органы государственного правления — министерства. Министерства имели многоступенчатую структуру. Состояли они из департаментов, которые делились на отделы, а отделы — на столы.

Руководители структурных подразделений имели право получать и подписывать документы соответственно должности каждого. Документы поступали сверху вниз: от царя — манифесты, высочайшие приказы и рескрипты, от сената — указы и распоряжения. Министры и руководители департаментов подписывали циркуляры и приказы, губернские власти — указания и т.д.

Создание министерств завершило процесс четкого разделения государственного аппарата. Это привело к быстрому росту слоя чиновников-бюрократов, которые полностью зависели от милости царя. Аппарат все больше разрастался численно и старался обеспечить свои права, а также материальные и моральные привилегии и почести. В 1812 г. было утверждено уже восемь министерств, и их количество увеличивалось. Постановлением "Общее учреждение министерств" предусматривалось единство создания документов по приведенным образцам. Каждый важный документ состоял из трех частей: введения с изложением сути дела, обоснования со ссылками на законодательство и нормативные акты, ходатайства или просьбы.

Порядок прохождения - документов по инстанциям строго регламентировался правилами, которые требовали, чтобы документы не отклонялись от своего установленного пути. В каждом учреждении входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах, состоящих из трех частей: для регистрации документов высшей власти, для обыкновенных документов и для секретных. Дела, которые рассматривались в департаментах, разделяли такие на три категории: срочные; неотложные (рассмотрение которых связано с применением неотложных решений) и текущие.

Много внимания и усилий уделял целостности делопроизводства и отчетности известный государственный деятель того времени М.М. Сперанский, работы которого внесли весомый вклад в унификацию документов.

В это же время возникла практика составления разнообразных письмовников, ставших отечественной традицией. Нужно подчеркнуть, что, хотя эти сборники и носили название письмовников, вмещали они все виды документов: распоряжения, указания, циркуляры и т.п.

Достаточно было найти в письмовнике образец нужного документа или, еще лучше, заменив фамилию, дату и адрес, переписать документ заново. Благодаря письмовнику можно было также, используя типовые обращения или формуляр нужного документа, составить по нему новый.

Режим Временного правительства из-за непродолжительности своего существования не внес существенных изменений в практику подготовки документов. В практике документационного обеспечения управления еще оставался речевой ритуал. Перед самой революцией в 1917 г. вышло постановление "Об усовершенствовании форм официальных отношении и бумаг", в котором были отменены "титулирование и заключительные формулы вежливости в деловых письмах".

Процедура издания распорядительных документов

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирование решения — обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников^ я подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия — согласование проекта документа — состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой — на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.

Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

Основные способы применения шаблонов при оформлении документов

Делопроизводство - отрасль управленческой деятельности, связанная с работой над документами. Задачи делопроизводства состоят в:

· фиксировании информации (создании текстовых документов в сфере управления),

· организации работы с документами(создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Первые документы возникли на том этапе развития, когда человек научился писать. Документ (от лат.doceo- «учу» или «извещаю») означает «доказательство», «свидетельство».

«Документ-

1. Деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо.

2. Письменное свидетельство каких либо исторических событий.»[1]

А Поль Отле в книге «Руководство к администрированию», изданной в 1924 г. дает такую формулировку: «Документ- все то, что служит для регистрации, передачи или сохранения воспоминаний.»

Так или иначе с появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сейчас принято называть делопроизводством.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию происхождению, по сокам хранения и т.д.. Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограниченно. Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным. Правила составления и оформления реквизитов изложены в ГОСТе 6.38- 90, где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Я хочу обратиться к докладным запискам.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка:

наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

создание шаблона докладной записки

Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.

Так, на пример в текстовом процессоре Microsoft Word существует такое понятие, как шаблоны.

Шаблоны – образцы или модели документов. Они представляют собой план текста, графики и форматирования документа. При создании документа используя шаблоны, все, что нужно пользователю – впечатать текст, т.к. стандартные элементы шаблона включаются в документ автоматически.

Шаблоны имеют фундаментальное значение, дают пользователю больше возможности по их применению. Шаблоны можно использовать в их первоначальном виде, изменять или брать за основу при создании новых шаблонов.

Шаблоны определяют вид документа в целом, а стили форматирования – внешний вид отдельных символов и абзацев.

Каждый документ, создаваемый в текстовом процессоре Microsoft Word, базируется на определенном шаблоне, основу которого составляют текст и графика.

Создание шаблона

В шаблонах хранятся стандартные тексты, настраиваемые панели инструментов, макросы, сочетания клавиш, стили и элементы списка автотекста. Наиболее простой способ создать шаблон — это открыть документ, содержащий элементы, которые требуется использовать повторно, и сохранить его как шаблон.

Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны», то он появится на вкладке Общие при выборе команды Создать (меню Файл).

Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды Создать он появится на вкладке с соответствующим названием.

1 Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK.

2 Выберите команду Сохранить как в меню Файл.

3 Выберите значение Шаблон документа в поле Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип Шаблон.

4 По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.

5 Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

6 Добавьте текст или рисунки, которые должны появляться во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все элементы, которые не должны появляться в документах.

7 Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

8 Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.[2]

Примечание. Чтобы сделать элементы списка автотекста и макросы доступными только для документов, основанных на новом шаблоне, сохраните их в новом шаблоне, а не шаблоне Обычный.

Пример оформления внешней докладной записки:

Новосибирское областное

управление народного

образования

Октябрьский


29-04-2015, 00:25