У музеї можуть створюватися такі картотеки: облікова інвентарна топографічна картотека збереженості систематична тематична предметна хронологічна іменна географічна.
Для кращого контролю за своєчасним поверненням тимчасово виданих з музею предметів створюються спеціальні контрольні картотеки актів видавання, систематизованих за датами повернення (за місяцями). На картку записуються: номер акта, дата, кому видано, термін видавання.
Метою додаткових описів є об’єднання музейних предметів та музейних колекцій у групи за тими або іншими ознаками (тематичними, топографічними, систематичними та ін.).
На всі місця зберігання (сейф, вітрина, шафа, стелаж, полиця та ін.) у фондосховищах та експозиційних залах складаються топографічні описи (штандорти) таким чином: порядковий номер, номер за книгою надходжень, номер за інвентарною книгою, номер за спеціальною інвентарною книгою, найменування предмета, кількість та комплектність, примітка. Переміщення предметів відмічаються у графі “примітка” і фіксуються у контрольному талоні, який знаходиться на місці постійного зберігання предмета. У разі зміни місцезнаходження предмета – останній викреслюється з топографічного опису, а в топографічній картці робиться спеціальна позначка. У разі повернення предмета – контрольний талон знищується. Топографічні описи підписуються матеріально-відповідальною особою. Топографічний опис складається у двох примірниках: один залишається у матеріально-відповідальної особи, другий, – прикріплюється на місце зберігання музейного предмета. Обов’язково проставляється дата. Компактною і зручною формою додаткового опису є надрукована в друкарні “Книжка музейного зберігача” .
3.9. Організація звірення предметів з обліково- фондовою документацією
З метою контролю за станом ведення фондово-облікової документації та фактичної наявності музейних предметів музеї щорічно зобов'язані проводити перевірку наявності і стану збереженості музейних предметів і колекцій, звірення їх з актами, книгами надходжень, інвентарними, спеціальними інвентарними книгами та іншою фондово-обліковою документацією.
Звірення музейного зібрання здійснюється у відповідності до затвердженого керівником плану, яким передбачаються черговість, терміни звірення кожної групи зберігання музейних предметів і колекцій.
Музеї з невеликим (до 3000 предметів) зібранням щорічно проводять повне звірення їх наявності. Музеї з великим зібранням щорічно проводять перевірку з окремих груп зберігання предметів згідно з планом.
Звірення музейних предметів і колекцій з фондово-обліковою документацією проводиться комісією у складі не менше трьох осіб, призначеної наказом, і з обов’язковою участю зберігача фондів (матеріально відповідальна особа) даної групи музейних предметів і колекцій.
Підсумки звірення фіксуються в окремих актах, що підписуються головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа) та членами комісії, і затверджуються керівником музею. На підставі актів звірення за групами зберігання складається підсумковий акт про повне звірення наявності всього музейного зібрання, який підписується керівником і головним зберігачем фондів (матеріально відповідальна особа додатки 26, 27).
Завершення звірення музейного зібрання обговорюється на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Підсумковий акт, протокол фондово-закупівельної комісії, пояснювальна записка керівника музею в разі втрати предмета і вжиті заходи, висновки реставраторів та інша необхідна документація надсилаються органу виконавчої влади, якому підпорядкований музей для розгляду та затвердження.
Повне звірення наявності основного фонду музею дає можливість упорядкувати основний фонд шляхом звільнення від музейних предметів, які є непрофільними, втратили музейне значення через незадовільний стан збереження, підлягають обліку у науково-допоміжному фонді, номерів помилково наданих двом різним предметам, або навпаки, двох облікових номерів - одному предмету, музейних предметів, які не знайдені, викрадені, втрачені під час аварій. Розмір збитків від розкрадання , нестачі, знищення (псування) музейних предметів і колекцій, в тому числі занесених до Державного реєстру національного культурного надбання, визначається фондово-закупівельними комісіями музеїв (заповідників) на підставі їх оціночної вартості, зафіксованої в актах про приймання на постійне зберігання.
Вилучення зареєстрованих музейних предметів у інвентарній книзі здійснюється лише у разі крадіжки (після закриття справи), невиявлення музейного предмета під час звірення, втрати ним музейного значення на підставі наказу Міністерство культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, за погодженням з Міністерства культури і туризму України.
Для одержання дозволу на вилучення музейних предметів до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, подаються такі документи (в залежності від конкретного випадку):
а) клопотання та витяг з протоколу колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, – для музеїв, заснованих на комунальній формі власності
б) витяг з протоколу фондово-закупівельної комісії музею
в) підсумковий акт про звірення наявності музейних предметів з фондово-обліковою документацією
г) висновок реставратора про стан предмета і неможливість його реставрації
ґ) акт, у якому зафіксовано обставини крадіжки
д) документи про вжиття заходів дирекцією музею до розшуку викрадених предметів, притягнення винних до відповідальності у відповідності до законодавства України
е) документи органів Міністерства внутрішніх справ України про розшук або припинення розшуку викраденого музейного предмета
є) акт про значні пошкодження музейного предмета.
При вилученні музейного предмета із зібрання музею у полі “Примітка” в книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книзі робиться спеціальна позначка із посиланням на назву, номер і дату документа, що дозволяє вилучення предмета. Позначка про вилучення предмета з книги надходжень, інвентарної та спеціальної інвентарної книги завіряється підписами керівника музею, головного зберігача фондів (матеріально відповідальної особи) та скріплюється печаткою музею.
Категорично забороняється використання номерів, які звільнилися після вилучення музейних предметів, для записів інших музейних предметів.
Переведення музейного предмета з однієї інвентарної книги до іншої (наприклад, з інвентарної книги “графіка” до інвентарної книги “акварелі”) і відповідно до зміни його інвентарного номера та шифру проводиться за рішенням фондово-закупівельної комісії музею та за наказом керівника музею за умови, якщо предмет залишається в основному фонді музею. Книги надходжень, інвентарні книги та спеціальні інвентарні книги заповнені до видання цієї Інструкції залишаються дійсними, за умови, якщо вони містять усі необхідні відомості про предмет та належним чином оформлені. Заміна книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг на нові відбувається у виняткових випадках з обов'язкового дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей. Після завершення роботи з переписування старих фондових книг і оформлення порівняльної відомості складається акт про погашення старих книг обліку (додаток № 29). Цей акт і порівняльна відомість розглядаються на засіданні фондово-закупівельної комісії музею. Музеї, засновані на державній формі власності, акти про погашення старих книг обліку, порівняльні відомості разом з випискою з протоколу фондово-закупівельної комісії надсилають до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. Музеї, засновані на комунальній формі власності, вищезгадані документи надсилають на розгляд колегії відповідного структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, та разом з рішенням колегії – до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, на розгляд та затвердження. До затвердження акта заміни старих книг обліку фондів на нові чинними вважаються старі книги. В акті заміни старих книг з обліку фондів зазначаються: дата, за чиїм розпорядженням здійснено заміну, причина заміни, а також кількість номерів та предметів, що перенесені до нових книг, кількість номерів та предметів, які були раніше вилучені, кількість номерів, що не зазначені. У разі заміни книг обліку – до них переносяться усі музейні предмети із старих книг, крім тих, які вилучені на підставі відповідних документів. У нових фондових книгах проти кожного музейного предмета робляться посилання на шифр і номер за старою книгою, так само як і в старій книзі проставляються новий шифр і номер. При складанні нових книг обліку категорично забороняється знищення або порушення цілості старих книг. Старі книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги постійно зберігаються в музеях поряд з іншою фондово-обліковою документацією. Акт на погашення старих книг обліку (додаток 29) складається у чотирьох примірниках: перший – залишається у діловодстві музею, другий – закладається у погашену фондову книгу, третій – передається до структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, що затвердив цей акт, четвертий – надсилається до Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.
3.10. Зберігання обліково – фондової документації музею
Основні фондово-облікові документи – акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання – підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб.
Основні фондово-облікові документи – акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання – зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому (у неробочий час) приміщенні і стороннім особам не видаються.
Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи.
Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів (матеріально відповідальна особа).
У кінці робочого дня документи обов'язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання.
РОЗДІЛ 4. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ МУЗЕЙНИХ ФОНДІВ
4.1. Сховища музейних фондів та іх обладнання
Музейні фонди розміщуються в спеціально обладнаних просторих, світлих приміщеннях, з регульованими системами вентиляції і опалення, відповідати умовам нормативного зберігання, а також сприяти вивченню музейних цінностей і їх різнобічного використання.
Для невеликих музеїв рекомендуються об’єднування та організація окремих сховищ за типологічно-матеріальними ознаками з урахуванням категорій безпечного зберігання для великих музеїв – за тематичними, а всередині – за матеріальними ознаками. Сховища музейних предметів, що відрізняються за категорією біологічної небезпеки, розташовують в окремих групах приміщень.
Сховища мають максимально відповідати вимогам протипожежної безпеки, мати запасні виходи і відповідне протипожежне обладнання. Приміщення сховищ повинно перевірятися органами технічного нагляду з метою визначення припустимого навантаження на підлогу.
У сховищах для тканин, ботанічних, ентомологічних і зоологічних колекцій робоче місце охоронця повинно розміщуватися в окремому приміщенні, ізольованому від сховища.
Сховища повинні бути обладнані ізолятором з опаленням, окремим входом, подвійними дверима та складатися з приміщень:
• для роботи співробітників
• для приймання предметів, розпакування та первинного огляду
• для проведення дезінсекції чи дезінфекції (обов’язково з примусовою вентиляцією)
• для витримування предметів після обробки
• для експонатів, що надходять, де їх розпаковують, розбирають, оглядають і де вони проходять ізолятор та дезкамеру
• спеціальну комору для зберігання господарського інвентарю, пакувального матеріалу та запасу матеріалів консерваційного характеру
Для зберігання експонатів тимчасових виставок повинно бути окреме приміщення, обладнане з урахуванням зберігання предметів різних видів.
Музейне обладнання у сховищах розміщують таким чином, щоб прорізи для вікон і дверей залишалися вільними. Шафи і стелажі в сховищах слід ставити впродовж стін або перпендикулярно до них, залишаючи центральний прохід не менше ніж 2,5 – 3,0 м, а проходи між ними не менше ніж 1,0 – 1,5 м, залежно від глибини приміщення і розмірів предметів зберігання.
З метою усунення локальних застійних зон у фондосховищах необхідно підтримувати достатню циркуляцію повітря: не перевантажувати приміщення предметами, не розміщувати шафи та вітрини безпосередньо біля зовнішніх стін будинку. Стелажі для творів живопису повинні бути підняті від підлоги не менше як на 25 см. Збереження невеликими штабелями, які розміщуються на підставках, дозволяється тимчасово. Треба уникати контакту дерев’яних рам з цементною підлогою, викладеною плиткою, укритою лінолеумом. Неприпустимим є зберігання музейних предметів, загорнутих в поліетиленову плівку.
При підвищеній вологості треба уникати зберігання музейних предметів у щільно зачинених шафах, що стоять дуже близько до стін. Відстань між стінами та обладнанням має бути не менше ніж 10 – 15 см. Забороняється розміщення музейних предметів на стінах чи підлозі з підвищеною вологістю. Обладнання для зберігання музейних предметів у сховищах роблять із металу або сухої деревини, обробленої антисептичною речовиною.
Дерев’яне обладнання періодично оглядається для своєчасного виявлення шкідників.
Для розміщення предметів різних категорій використовуються різні типи меблів (див. відповідні розділи цієї Інструкції за категоріями матеріалів).
Обладнання бажано максимально стандартизувати за видами музейних предметів, групуючи за вимогами світлового, температурно-вологісного та біологічного режимів.
При зберіганні музейних предметів забезпечується їх ізоляція від підлоги на відстані не менше ніж 15 см, від бічних поверхонь у середині обладнання – не менше ніж 3 – 5 см, така сама відстань – між музейними предметами. Полиці в шафах мають легко зніматися, протиратися установлюватися на різній висоті.
Для зберігання дорогоцінних металів та дорогоцінного каміння у сховищах установлюються металеві сейфи, що цілодобово підключені до приладу охоронної сигналізації.
Кількість горючих елементів в обладнанні сховищ має бути зведена до мінімуму з перспективою повної заміни дерев’яного обладнання на металеве з урахуванням вимог зберігання. Фарбування металевих елементів обладнання допускається речовинами, що не виділяють при висиханні та після витримки сполук, які хімічно взаємодіють з музейними предметами.
4.2. Режим музейного зберігання
Найважливіші зовнішні причини руйнування музейних предметів (крім руйнувань, що викликані технічними аваріями та стихійними лихами):
• значна та різка зміна температури і вологості, відхилення цих параметрів від нормативних
• шкідливий вплив світла або нестача його
• забруднення повітря агресивними газовими складовими, пилом, кіптявою, сажею
• біологічні шкідники
• використання нестійких матеріалів (фарб, тканин тощо) та недосконалих технологій при виготовленні предметів, що згодом увійшли до музейних колекцій
• недбайливе ставлення до предмета, що призводить до механічних пошкоджень
• неправильне зберігання і використання цих предметів до їх надходження в музей та в самому музеї.
Руйнування музейних предметів може бути наслідком невмілого або необережного користування, несвоєчасного проведення реставрації.
4.2.1. Температурно-воложистний режим
Найважливішою умовою правильного зберігання музейних фондів є дотримання нормативного та максимально стабільного режиму температури та вологості повітря в усіх приміщеннях будівлі музею. Вимоги до температурно-воложистих умов для комплексного зберігання та експонування музейних колекцій включають:
• параметри температури та відносної вологості повітря
• допустимі перепади температури та вологості повітря
• швидкість руху повітря у зону розміщення експонатів.
Температурно-воложистий режим приміщення музею створюється та змінюється під дією ряду факторів:
• загальний стан будівлі (даху, стін, гідроізоляції)
• наявність та стан систем опалення, вентиляції, кондиціювання повітря
• кліматичні умови місцевості (температура та вологість зовнішнього повітря), переважаючий напрям вітру, сонячна радіація, опади
• орієнтація будівлі відносно сторін світу
• місце розташування на місцевості.
На показники температури та вологості впливають будівельно-конструктивні засоби та архітектурно-планувальне рішення внутрішнього простору будівлі.
Температурно-воложистий режим залежить від засобів, якими створюється та підтримується певний рівень температури та відносної вологості повітря, тобто в будівлі музею може бути нерегульований режим або регульований, що підтримується необхідними інженерно-технічними засобами (наявність систем опалення, вентиляції та кондиціювання повітря).
Категорично забороняється допускати різкі зміни температури і вологості повітря та робити перерви в опалюванні в опалювальний сезон у музеї. Мінливість температури та вологості повітря є одним з важливих факторів природного старіння музейних предметів.
В опалюваних та неопалюваних будівлях музеїв на стан повітряного середовища впливають кількість відвідувачів та режим провітрювання.
При створенні мікроклімату слід ураховувати “допустимі” та “оптимальні” параметри температури та відносної вологості повітря, які визначаються змінами, що відбуваються в матеріалах при коливаннях температури та вологості повітря.
У діапазоні допустимих значень не відбувається істотної руйнації матеріалів. Допустимим діапазоном повітряних параметрів у музейних приміщеннях при комплексному зберіганні є: температура повітря 15 – 240С, відносна вологість – 40 – 65 %. Нижня межа діапазону відносної вологості повітря менше ніж 40 % призводить до зневоднення матеріалу, його деструкції та прискореному старінню. Верхня межа – 65 % – є сприятливою для розвитку мікроорганізмів.
Оптимальний діапазон повітряних параметрів забезпечує стабільне повітряне середовище та постійний вологовміст матеріалів. Оптимальними параметрами повітряного середовища при комплексному зберіганні експонатів є температура повітря 18?1(2)0С, відносна
29-04-2015, 02:38