Также можно рассчитать потребность в материалах с помощью программы производства конечного продукта. В этом случае речь идет о зависимом спросе, который рассчитывается при помощи методики MRP-1 (планирование потребности в материалах) [16, с.117]. Исходная точка расчета - спрос на конечную продукцию. Сборка конечной продукции закрепляется в списках. При этом должно быть известно время поставок материалов и время их производства на собственном предприятии. В соответствии с временем поставок конечного продукта потребителю определяется брутто-потребность в материалах, которая переводится в нетто-потребность. При этом учитывают наличный запас, заказанные материалы и запланированное собственное производство, заказ для предыдущей серии продукции. В результате определяют время заказа [15, с.64].
Также используются и другие методы определения потребности в материалах:
1. Стохастический. Расчеты ведутся с использованием математико-статистических методов, которые дают ожидаемую потребность.
2. Эвристический. Потребность определяется на основе опыта работников.
3. Детерминированный. Используется, когда известны определенный период выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам [16, с.118].
При выборе метода закупок необходимо обратить внимание на сложность конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.
Основные методы закупок:
— оптовые закупки;
— регулярные закупки мелкими партиями;
— закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.
В основе первого метода лежит поставка товаров большой партией за один раз. При этом оформление документов упрощается, возможно повышение торговых скидок, но возникает необходимость в собственных складских помещениях, и замедляется оборачиваемость капитала. Второй заключается в заказе необходимого количества товара, который поставляется в течение определенного периода времени. При этом сокращаются затраты на документирование, ускоряется оборачиваемость капитала, возникает экономия в складских помещениях, но одним из недостатков является вероятность заказа избыточного количества. Третий характеризуется следующим:количество не устанавливается, а определяется приблизительно; оплачивается только поставленное количество товара; поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем; по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены [16, с.119].
Еще один метод - это ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Он используется, когда закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения: полный перечень товаров; количество товара, имеющегося на складе; требуемое количество товаров. При этом ускоряется оборачиваемость капитала, снижаются затраты на складирование и хранение [15, с.66].
Следующий метод – закупка товара с немедленной сдачей. Применяется при покупке нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости. Товар заказывается в тот момент, когда он требуется. Недостатком является детальное оформление документации, вследствие чего растут издержки [15, с.66].
При документальном оформлении заказов целесообразно разрабатывать бланки, которые должна содержать следующее:
1. Название документа. В целях выделения бланка заказа среди других документов необходимо обозначить его словом «Заказ» или «Заказ на поставку».
2. Порядковый номер. Порядковый номер используется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, грузовая таможенная декларация, счет-фактура и т. п.). Кроме этого, номер поможет быстро отыскать нужный документ.
3. Название и адрес компании. Эти сведения информируют поставщика о том, с кем ему предстоит иметь дело, куда поставлять товар и куда посылать счет.
4. Ответственность за заказ. В бланке заказа укажите должностное лицо, с которым поставщик может выяснить все вопросы, связанные с заказом. Желательно, чтобы им был человек, стоящий у истоков заказа. Это поможет поставщику при необходимости найти конкретного человека для решения своих проблем.
5. Дату, наименование и адрес поставщика.
6. Сроки поставки и количество поставляемых товаров.
7. Описание товаров. Необходимые товары должны быть четко определены в заказе на поставку с соответствующими ссылками на предложение о закупках, заявку или спецификацию.
8.Адрес поставки.В случаях, когда адрес поставки отличается от основного адреса компании, названного в бланке заказа, необходимо его указать.
9.Цену.В бланке заказа должна быть проставлена цена товара во избежание конфликтных ситуаций при расчете за поставленные товары.
10.Расчетный счет.Чтобы не возникали различные финансовые недоразумения, необходимо указать свои банковские реквизиты [16, с.121].
При планировании закупок важно определиться, закупать ли материалы или производить самому. Для этого надо сопоставить затраты на производство и на закупку. Затраты на производство включают стоимость энергии, сырья, хранения, рабочей силы. Затраты на закупку включают цену поставщика, а так же расходы, связанные с транспортировкой, складированием, упаковкой, персоналом, обработкой [16, с.122].
Преимуществами производства являются более низкая производственная себестоимость, поддержание надлежащего уровня поставки, рациональное использование имеющихся трудовых и материальных ресурсов, достижение и гарантия необходимого уровня качества, поддержание организационной структуры, рост или сохранение объемов производства. Преимущества покупки: неосновной вид деятельности или услуг, наличие надежного поставщика, отсутствие собственных производственных мощностей, возможность отказа от покупки при изменении конъюнктуры рынка, отсутствие собственного производственного персонала нужной квалификации [4, с.21].
При получении поставляемых материалов важное значение имеют приемка товаров, проверка количества и качества продукции, документальное оформление поставок.
При приемке важно проверить, что товар поставлен в оговоренное время и за установленную цену, от своего поставщика, необходимого качества и в нужном количестве. Так же нужно расположить складские помещения, места приемки и разгрузки как можно ближе друг к другу [16, с.122].
Используются следующие документы при поставке товаров:
1. Копия заказов, которая должна быть направлена в подразделение-потребитель для проверки на соответствие уведомлениям о поставке фактически поступившего товара. При проверке используют и спецификации (описание товара).
2. Уведомление об отгрузке, которое направляет поставщик после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывается номер заказа и время поставки.
3. Сопроводительное письмо. Оно должно обязательно сопровождать поставленную партию товара и подтверждать, что эти товары предназначены именно для вашей фирмы.
4. Документ доставщика. Он применяется, когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы. В этом документе указываются:
—название и адрес отправителя;
—описание продукции;
—масса (вес) продукции;
—количество мест;
—название доставщика;
—особенности транспортировки.
5. Подтверждение получения поставки. Его используют для информирования подразделений-потребителей о фактической доставке товаров и для контроля в бухгалтерии соответствия уведомления об отгрузке товара и копий заказа и счета.
6. В книге регистрации товаров указываются: номер сопроводительного письма, дата поставки, отправитель, способ транспортировки и дается краткое описание товаров [16, с.123].
При получении товаров необходимо проводить проверку на соответствие их качества предъявляемым требованиям. Отсутствие контроля качества может привести к следующим издержкам:
— расходы, связанные с возвратом бракованного товара;
— остановка производства, в случае если вся партия оказалась некачественной;
— потеря доверия потребителей к своей продукции;
— судебные иски.
Следует применять следующие меры по обеспечению качества принимаемого товара:
1. Методы приемки партий:
а) Сплошной контроль
б) Выборочные методы: приемочный выборочный контроль партий по качественным признакам, непрерывный выборочный контроль по качественным признакам, приемочный выборочный контрольпо качественным признакам с пропуском партий, приемочный выборочный контроль по качественным признакам, ревизионный выборочный контроль.
2. Методы приемочного контроля
а) Апробация установленной поставщиком системы методов и операций по обеспечению качества.
б) Апробация применяемой поставщиком методики контроля качества закупаемых товаров.
в) Учет и определение улучшения качества показателей продукции данного поставщика.
г) Сравнительная оценка качества продукции различных поставщиков [16, с.124].
Таким образом, при планировании закупок важно определиться с тем, производить необходимые материалы самому или закупать. Для этого нужно тщательно проанализировать все издержки.
При выборе метода определения потребности в материалах в первую очередь нужно учесть их назначение, характер потребления, объем, а также сложность конечного продукта, состав комплектующих материалов.
1.4. Задача выбора поставщика
Понятие «цепь поставок» трактуется как совокупность процессов, выполняемых при доведении товара определенного товаропроизводителя до потребителя. Это линейно упорядоченное множество участников, выполняющих определенный логистический процесс. Канал распределения превращается в логистическую цепь после принятия решения о выборе конкретных организаций и лиц, участвующих в доведении товара до потребителя. Поэтому проблема выбора участников чрезвычайно важна при проектировании цепей поставок [9].
При поиске и получении информации о потенциальных поставщиках можно пользоваться различными методами. Наиболее распространенные и эффективные из них это:
1. Конкурсные торги;
2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем.
Конкурсные торги (тендеры) проводятся в тех случаях, когда необходимо закупить товар на большую сумму или предполагается установить долгосрочную связь с поставщиком. При этом поставщик получает информацию об условиях работы, а покупатель получает возможность решить проблему получения требуемого предложения и выбора наилучшего поставщика [16, с.125].
Проведение тендера включает следующие этапы:
1.Реклама.
2. Разработка тендерной документации.
3. Публикация тендерной документации.
4. Приемка и вскрытие тендерных предложений.
5. Оценка тендерных предложений.
6. Подтверждение квалификации участников торгов.
7.Предложение и присуждение контракта.
Тендерная документация выполняет следующие функции: инструктирует участников торгов о процедуре торгов, дает описание закупаемых товаров или услуг, устанавливает критерии для оценки предложений, определяет условия будущего контракта [16, с.126].
При оценке тендерных предложений предварительно назначаются члены тендерного комитета, рассматриваются только те предложения, которые удовлетворяют требованиям тендерной документации, должны соблюдаться те процедуры оценки, которые объявлены в тендерной документации. При этом переговоры с участниками торгов должны отсутствовать. Комитет составляет отчет об оценке предложений, в котором должны быть указаны критерии оценки, обоснованы причины отклонения предложения и даны рекомендации по присуждению контракта [16, с.126].
В процессе письменных переговоров потребитель получает официальное предложение на поставку товаров от потенциального поставщика. Это может быть организовано двумя способами:
1. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции свои предложения (оферты). Они обычно включат следующее: наименование товара, количество и качество товара, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи. Оферты могут быть твердыми и свободными. Твердые направляются только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Свободная не включает в себя никаких обязательств продавца к покупателю, рассылается неограниченному числу потенциальных потребителей [16, с.127].
2. Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам письмо или запрос, главной целью которого является получение предложения. В запросе указываются все необходимые реквизиты [16, с. 128].
Для того чтобы выявить потенциальных поставщиков необходимо провести исследование рынка, которое состоит из нескольких этапов. Сначала формулируется общая цель производства, которая конкретизируется подцелями. Они, в свою очередь, требуют решения определенных задач. Далее следует выделить те материалы, которые имеют большое значение для производства. Рынок исследуется на предмет определения укрупненных ассортиментных групп требуемой продукции. Если нужная продукция имеется на рынке, то выявляются потенциальные поставщики. В результате определяются возможные альтернативы стратегии снабжения, из них выбирается наилучшая, и принимается решение о ее использовании [8, с.105].
К основным требованиям при выборе поставщика относят стоимость приобретения продукции или услуг и качество обслуживания. Стоимость приобретения включает цену товара и прочую стоимость, не выраженную денежно (изменение имиджа организации, социальную значимость сферы деятельности фирмы, перспективы роста и развития производства и т. п.). Качество обслуживания включает в себя качество продукции и надежность обслуживания. Надежность обслуживания – это гарантированность поставки нужного товара в течение заданного промежутка времени. Также существуют и другие критерии выбора поставщика:
— удаленность поставщика от потребителя,
—способность поставщика обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставленного оборудования,
— наличие у поставщика резервных мощностей,
— сроки выполнения текущих и экстренных заказов,
— организация управления качеством продукции у поставщика,
— риск забастовок у поставщика,
— психологический климат в трудовом коллективе поставщика,
— кредитоспособность и финансовое положение поставщика и пр. [16, с.128].
При выборе поставщика можно провести рейтинговую оценку. Для этого:
1. определяют наиболее важные критерии;
2. выбирают метод оценки деятельности поставщика;
3. оценивают относительную важность каждого параметра;
4. делают окончательные выводы [4, с.25].
Выбор поставщика – очень важная составляющая закупочной логистики. От качества закупаемой продукции, от своевременности поставок зависит качество конечного продукта и степень удовлетворения потребностей покупателей.
1.5 Правовые основы закупок
Для того что бы грамотно проводить закупочные операции необходимо знать определенные разделы хозяйственного права, касающиеся заключения контрактов [16, с.129].
Юридическое оформление поставок обеспечивается контрактом поставки. В его условия закладывается коммерческий успех сделки, поэтому важно провести серьезную подготовительную работу. Подготовку контракта проводят путем переговоров – уточняют все параметры поставляемых товаров, способы поставки, условия платежа, что в конечном итоге определяет цену контракта [4, с.26].
Выделяют следующие элементы контракта:
1. Предложение и принятие предложения. Контракт заключается в том случае, когда одна сторона предлагает партию товара по назначенной цене и на определенных условиях, а другая сторона принимает это предложение.
2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, только тогда он становится контрактом в юридическом смысле.
3. Право заключать контракты. Такое право имеют определенные должностные лица, уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.
4. Законность. Контракт обязан отвечать юридическим нормам страны.
Заключение контракта предполагает согласование различных условий, которые могут быть четко выраженными и подразумеваемыми. Подразумеваемые условия вытекают из зафиксированных в контракте либо являются сами собой разумеющимися [16, с.130].
Контракт может предусматривать такое условие, как возмещение убытка, то есть оговаривается сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении срока поставки. Штрафы в отличии от возмещения убытков представляют собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки некачественного товара и др. [16, с.131].
Фактически любое условие поставки может стать предметом переговоров. Переговоры следует начинать в наиболее подходящее время, чтобы в последующем удержать инициативу в своих руках. Субъекты в процессе прямого взаимодействия на переговорах проходят несколько этапов:
1. подготовка к проведению переговоров;
2. достижение договоренности о проведении переговоров и согласование условий их проведения;
3. предметная беседа;
4. завершение переговоров;
5. анализ итогов переговоров [8, с.121].
Заключительным этапом выполнения контракта является получение счетов на оплату заказанных товаров. При получении счета необходимо удостовериться, что он предназначен именно вам, сверить указанный в счете номер заказа с номером заказа в имеющейся у вас копии. При оплате счета чаще используют безналичные расчеты. Стороны по контракту могут избрать одну из следующих форма расчета:
1. Расчеты платежными поручениями. Банк обязуется по поручению плательщика, за счет находящихся на его счете средств, перевести нужную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в установленный законом срок.
2. Расчеты по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккредитива, обязуется произвести платежи в пользу получателя средств по представлении последним документов, соответствующих всем условиям аккредитива, либо предоставить полномочие другому банку произвести такие платежи.
3. Расчеты по инкассо. Банк обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.
4. Расчеты чеками. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодержатель имеет средства, которыми он имеет право распоряжаться путем выставления чеков. Чек должен содержать:
— наименование «чек», включенное в текст документа;
— поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму;
— наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж;
— указание валюты платежа;
— указание даты и места составления чека;
— подпись лица, выписавшего чек, — чекодателя [16, с.135].
1.6. Откаты в практике снабжения
В связи с обострением конкуренции организации вынуждены искать дополнительные резервы прибыли. Одним из таких резервов является снижение закупочных цен и повышение эффективности снабжения. Огромным препятствием являются сотрудники, которые не заинтересованы в повышении качества своей работы. Причины могут быть различны. Причина, приносящая наибольший вред, - это взятки, бонусы и откаты, которые получает сотрудник от поставщика за закупку товаров не на самых выгодных условиях [1].
Зачастую относительно безобидным становится бонус за дополнительный сервис. Закупщик в этом случае делит поставщиков на группы. В первую попадают поставщики, с которыми уже договорились, во вторую поставщики – друзья начальства, в третью те, для которых начинают задерживать оплату, завышать наценки. В скором времени, если поставщики окажутся догадливыми, они присоединятся к группе друзей [1].
Следующий шаг – создать условия, при которых у поставщиков не останется выбора, кроме как заплатить за ограниченный ресурс. Для начала ограничивается количество закупаемых ассортиментных позиций. С поставщиками проводятся переговоры, где их убеждают в исключительной способности вашей компании обеспечить объем продаж, контакт с потребителями, уровень представленности на полках и прочее. Когда они начнут предлагать цены и условия, объявить, что по всем параметрам побеждает конкурент. И тогда они быстро прибегут с конвертом [1].
Если не хочется прикладывать никаких усилий, а компания вам безраздельно доверяет, то можно получить со своей компании бонус за неумение организовывать свой бизнес. Схема проста. Закупщик договаривается о цене по накладной и сумме вознаграждения для него лично [1].
Основные виды оплаты услуг розничной сети (виды бонусов) за работу с товаром поставщика представлены на рисунке 3.
Рис. 3. Виды бонусов за работу с товаром поставщика
Выявить всех сотрудников, получающих откаты, практически невозможно. Одним из способов является своевременная проверка слухов, ходящих внутри компании. Также можно проверить соответствие уровня жизни уровню дохода. Если закупщик тратит много времени на переговоры, а особенно важно, если он тратит на это свое личное
29-04-2015, 02:46