Делопроизводство

Введение

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!».

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Требования к бланкам документов предприятия

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, «бедно» сделанном бланке, напечатанный нераз­борчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о пред­приятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименова­ние предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому реко­мендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, «свой» фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный ком­плекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Большая часть доку­ментов предприятия составляется на бланках А4. Для небольших писем, справок используются бланки формата А5. Гораздо реже используются бланки формата A3 (297х420 мм), предназначенные для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.п.

Рекомендуется использовать два вида бланков предприятия:

· бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

· бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

На бланке для внешних документов указываются: эмблема пред­приятия; наименование предприятия; почтовый адрес предприятия; банковские реквизиты; номер контактного телефона; номер телефакса; дата и номер письма; реквизит «На №___от____», в котором ука­зывается дата и номер того письма, на который предприятие дает от­вет.

Бланки каждого вида могут изготавливаться с угловым и продоль­ным расположением реквизитов.

Продольное расположение заголовочной части документа предпола­гает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

Наиболее используемое в настоящее время угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, т. к. пра­вый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя (на поступивших документах). По подсчетам специалистов угловое располо­жение экономит до 20% площади листа документа.

Угловое расположение реквизитов имеет два вида: фланговое и центрированное. При фланговом расположении строки бланка начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, выравниваются (центруются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходи­мы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на ино­странном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

· левое — 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

· верхнее — не менее 10 мм,

· правое и нижнее — не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номе­ра телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, «заголовок к тексту», «адресат») удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части по­стоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

Общие правила оформления управленческих документов.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;

· оперативное и качественное составление и исполнение документов;

· организацию быстрого поиска документов;

· более активное использование компьютера при составлении документов;

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит «1 - государственный герб». Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит «3 - изображение наград» также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;

7 - наименование организации;

9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс (№) документа;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложений;

23 - подпись;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении[1] .

Особенно важным является правильное оформление таких реквизи­тов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

· основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Реквизит «эмблема организации»

Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изоб­ражение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмбле­мы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббре­виатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов эмблема распо­лагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) — в середине верхней части листа.

Реквизит «наименование организации»

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

Наименование организации пишется в строгом соответствии с наимено­ванием, зарегистрированным в учредительных документах: уставе предприя­тия или учредительном договоре; свидетельстве Регистрационной палаты.

В наименовании используются сокращения типа ООО (общество с ограниченной ответственностью), ОАО (открытое акционерное обще­ство) и т. п.

Реквизит «наименование организации» располагается под реквизи­том «эмблема организации».

Реквизит «индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке»

Совокупность перечисленных в реквизите данных является юри­дическим адресом предприятия.

На бланках для писем, факсов юридический адрес проставляется ти­пографским способом или с помощью ПК.

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизи­том «наименование организации» или на нижнем поле до­кумента.

Реквизит «название вида документа»

Реквизит «название вида документа» располагают в заголовочной части документа после реквизита «наименование организации» и юри­дического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.

Реквизит «дата»

Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

· дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)

Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифро­вым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, до­пускается применить словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется исполь­зовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» от границы левого поля.

Реквизит «индекс (№) документа»

Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).

Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».

Порядковые номера с начала года в возрастающей последователь­ности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З... .

Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, на­пример, № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фир­ме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.

Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклату­ре, в которое подшивается письмо, например,

№ 57/01-04: 57 — номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 — структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходя­щим письмам.

Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»

Место для этого реквизита определяется только на бланке для пи­сем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.

Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:

На №15/01-03 от 08.06.95.

Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на ин­декс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».

Реквизит «гриф ограничения доступа к документу «

Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:

КТ

Экз. №2

или

Конфиденциально

Экз. №1

На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».

Реквизит «адресат»

Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

· наименование фирмы в именительном падеже;

· должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;

· почтовый адрес.

Например:

ОАО «Сталкер»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

г-ну Рогову А.В.

113209, Москва

Полянка, 17.

Адресование может быть несколько иного вида, например:

Директору

ООО «Эра»

г-ну Скорину И.В.

127408, Москва

Остоженка, 14.

Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» Или «г-ну».

Если же документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.

При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

119215, Москва

Ордынка, 32, кв. 17

Лунину П.В.

При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.

Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

Реквизит «гриф утверждения»

Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды доку­ментов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из

· слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);

· наименования должности лица, утвердившего документ;

· его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и да­ты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ЗАО «Гранд»

Подпись П.Н. Климов

01.03.95

В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия до­кумента в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора АО

25.03.95 № 6

Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу до­кумента после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Реквизит «резолюция»

Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних до­кументах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части доку­мента. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.

Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.

Реквизит «резолюция» должен включать:

· Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);

· содержание поручения (конкретные действия);

· срок исполнения;

· личную подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответ­ственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»;

«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95».

Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае воз­можна потеря резолюции или ее замена.

Реквизит «заголовок»

Заголовок - краткое изложение основного смысла текста состав­ляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заго­ловки таких Документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».

3aголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографских бланках фирмы для рекви­зита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.

Заголовок не должен превышать двух строк, например:

О поставке груза

по контракту № 249/16

Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.

Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Реквизит «отметка о контроле»

Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки крас­ным фломастером или специальным штампом на контролируемых по по­ручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагает­ся на левом поле документа на уровне заголовка.

Реквизит «отметка о наличии приложений»

Если к документу имеются приложения, то в документе ставится от­метка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед под­писью от границы левого поля.

Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: 1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;

2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.

Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:

Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:

Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом, например:

Приложение 1

к приказу директора ОАО «ЭРА»

от 01.04.95 № 17

Реквизит «подпись»

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

В состав реквизита «подпись» входят:

· наименование должности лица, подписавшего документ;

· личная подпись;

· расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Например:

Директор подпись А.В. Рогов

Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью, если документ оформлен не на бланке, например:

Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись А.И. Смелов

При оформление документа на бланке организации должность указывается сокращенно, например:

Директор подпись А.И. Смелов

При подписании документа несколькими должностными лицами, составные части реквизита «подпись» располагают последовательно друг под другом в соответствии с занимаемой должностью, например:

Директор подпись И.Г. Орлов

Главный бухгалтер подпись Н.Н. Зотова

При подписании документа несколькими лицами равными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Директор АО «ДИЗ» Директор 000 «ГЭЗ»

подпись Г.К. Лан подпись И.В. Розов

Если руководитель, подпись которого предусмотрена, отсутствует, документ может подписать его заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом следует указать фактическую должность и фамилию лица, действительно подписавшего документ. Исправления «И. о.» или «Зам.»вносятся машинописным способом или от руки.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Документы коллегиального органа (Совета учредителей, Общего собрания


29-04-2015, 03:15