Рабочее место секретаря является важной ячейкой
организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- в помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём, удобной для её размещения.
Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.
Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления.
Организация рабочего места руководителя
Одной из обязанностей секретаря является обеспечение всем необходимым рабочего места руководителя, контроль за поддержанием чистоты и порядка в кабинете, исправностью технических средств.
Принципы планировки рабочего места руководителя примерно те же, что и рабочего места секретаря. Несколько другие требования предъявляются к размерам, форме, внешнему виду мебели. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится, как правило, перпендикулярно столу руководителя.
В комплект мебели для кабинета руководителя обычно входят: стол письменный двухтумбовый, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка, стол и стулья для приёма посетителей.
Секретарю следует руководствоваться правилом; ничего не менять по своему усмотрению в кабинете руководителя, не согласовав предварительно с ним возможность перестановки мебели, средств оргтехники, а также расположения канцелярских принадлежностей и документов на рабочей поверхности стола. Секретарь должен выполнять работу в стиле своего руководителя, знать его привычки, особенности работы с документами и учитывать их. Необходимо следить за тем, чтобы на столе всегда была чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, заточенные карандаши, свежая вода в графине, чистый стакан.
Значительно облегчает работу руководителя и секретаря переговорное устройство, позволяющее осуществлять обмен информацией. При этом отпадает необходимость вызова секретаря в кабинет руководителя для получения задания.
Генеральный директор предприятия - несёт ответственность за технологический процесс проводимый на предприятие соблюдение правил техники безопасности и правильности производственного процесса, обеспечение предприятия материалами необходимы для выполнения технологического процесса, а также за сбыт продукции.
Заместитель генерального директора предприятия – несёт ответственность за выполнение технологического процесса правил техники безопасности, за правильное составление технической документации предприятия, а также выполняет обязанности директора в его отсутствие.
Главный бухгалтер – назначается и снимается с должности директором предприятия. Главный бухгалтер в своей работе руководствуется действующим законодательством и инструкциями по бухгалтерскому учёту. Главный бухгалтер является материально ответственным лицом.
Заведующий складом – несёт ответственность по учёту материалов (вспомогательных материалов, запасных частей) это:
- правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
- контроль за сохранность материалов в местах хранения;
- контроль за соблюдение установленных норм запасов.
Министерство Образования и Высшей школы
Республики Коми
Профессиональное училище № 25
Письменная квалификационная работа
Тема: Служба документационного обеспечения управления
Учащаяся: Маликова Ольга Петровна
Группа: Гр. № 109
Профессия: Секретарь – машинистка
Преподаватель: Шумихина Наталия Евгеньевна
Инта
2001 г.
29-04-2015, 04:22