Введение
Установление государством стандартов в различных сферах деятельности, необходимый, а потому неизбежный процесс.
Общество имеющее необходимые, достаточные, современные : виды документов, средства их создания, обработки и хранения, обладает более лучшими возможностями для развития по причине экономии всех видов ресурсов и более развитой системой общения.
Установление стандартов в соответствии с указом Президента РФ “Вопросы системы и структуры федеральных органов исполнительной власти” в ред. от 30.05.2008 N 863, Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 г. N 294 "О Федеральном агентстве по техническому регулированию и метрологии" (с изменениями от 27 октября 2004 г., 5 сентября 2006 г.), возложено на Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.
Требования к документам регламентируются: Конституцией РФ; Гражданским Кодексом РФ; Законом РФ от 27.12.2002 N 184-ФЗ ”О техническом регулировании “ ; Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны ;Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1);
В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.
Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. N 536
Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1. Понятия реквизит и формуляр документа
Реквизиты (от лат «необходимое») в юридическом смысле – это данные, которые должны содержаться в акте или ином документе для признания его действительным.
Состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, регламентирован ГОСТ Р 6.30-2003 принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 видов реквизитов, используемых в документах.
Например, используются следующие реквизиты документа:03-эмблема организации или товарный знак; 05-основной регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;06-идентификационный номер налогоплательщика;08-наименование организации;10-наименование вида документа;11-дата документа;12-регистрационный номер документа;14-место составления или издания документа;15-адресат;20-текст документа;22-подпись. Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А к ГОСТ Р 6.30-2003.
Использование конкретных реквизитов зависит согласно ГОСТ Р 6.30-2003 от вида документа.
Если это общий бланк, то будут использоваться реквизиты: 01;02 или 03;08;11;14.
В бланке письма используются реквизиты:01;02 или 03 ;04;05; 06; 08; 09; 11;12 ;13 ;14 ;15 ;17; 18;19 ;20.
Бланк конкретного вида документа содержит реквизиты:01 ;02 или 03 ;08 ;10 ;14 ;11 ;12; ;13 ;18 ;19.
Реквизиты: 08;09;14 печатаются на государственном языке РФ и государственном языке субъекта РФ.
За использование реквизитов с нарушением закона установлена ответственность.
Ст.11 Закона “О Государственном гербе РФ” устанавливает ответственность за надругательство над гербом РФ. В Ст. 329 УК РФ предусмотрено за надругательство над гербом лишение свободы до года.
За неправильное употребление наименования географического объекта установлена административная ответственность в виде штрафа от двух до трех тысяч рублей.
2. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению
Формуляр-образец - модель формы документа, используемая для указания мест, зарезервированных для определенных записей, вносимых в документы какой-либо системы документации (ЕЭК; ИСО ПМС 6422).
Требования: Формат для формуляра-образца является международный формат ИСО А4 (210 × 297 мм, 8 1/3 × 11 2/3 дюйма), но предусмотрена также возможность использования формата ИСО А5 (210 × 148 мм) для некоторых почтовых форм, а также для эквивалентных форматов, указанных в стандарте ИСО 2784-1974 для бланков на непрерывной ленте. В некоторых странах, в частности в Северной Америке, обычно используется формат 216 × 280 мм (8 1/2 × 11 дюймов). В этом случае согласование может быть обеспечено путем сохранения наверху и слева одинаковых полей, благодаря чему компоновка документа остается в том же положении по отношению к верхнему и левому краю бумаги; при этом размеры общей для обоих форматов площади изображения составляют 183 × 262 мм.
Размер интервалов - межстрочный интервал и интервал между знаками в формуляре-образце (1/6 дюйма, или 4,24 мм, и 1/10 дюйма, или 2,54 мм, соответственно) соответствуют межстрочному интервалу и интервалу между знаками, применяемых в большинстве используемых для заполнения бланков машин, таких, как пишущие машинки, скоростные печатающие устройства ЭВМ и другое автоматическое знакопечатающее оборудование, а также в устройствах для оптического распознавания знаков.
Поля и принципы проектирования - были оставлены: верхнее поле (для захвата) - 10 мм и левое поле (для подливания) - 20 ми. В основу проектирования положен международный стандарт ИСО 3535-1975 “Макетный лист и конструкционная сетка” с использованием стандартной ширины колонок, соответствующей возможностям автоматического табулирования.
Общие положения - в целом структура формуляра-образца основана на принципе “клеток” (базисных прямоугольников). Размещение адресов получателей предусмотрено в зоне, приемлемой для почтовых органов при использовании конвертов с окна ми. Расположение других элементов данных, включенных в формуляр-образец, учитывает технические, правовые, коммерческие, административные и практические соображения, выдвинутые раз личными заинтересованными сторонами, с которыми проводились консультации. “Поле свободного использования”, находящееся в нижней части бланка, предназначено для удовлетворения более специфических потребностей в отдельных конкретных случаях.
При создании бланков на основе формуляра-образца счета применяются следующие принципы:
Элементы данных, указанные в формуляре-образце счета, должны помещаться в соответствующем месте создаваемого бланка счета.
Элементы данных, не указанные в формуляре-образце счета, должны помещаться в “поле свободного использования”.
Элементы данных, указанные в формуляре-образце счета, но не требующиеся в создаваемом бланке счета, могут быть опущены, и соответствующее место использовано для других целей таким же образом, как и “поле свободного использования”.
В национальных основных документах может быть предусмотрена возможность иного использования пространства, не используемого для цели, предусмотренной в унифицированном счете. Это место может также использоваться для информации, вносимой после составления первоначального документа (например, если нет необходимости в рубрике “покупатель”, то соответствующее место можно использовать для других адресов иди для любой другой цели).
Идентификаторы полей данных формуляра-образца унифицированного счета указывают лишь на характер сведений, которые они должны содержать. Поля данных могут быть подвергнуты дальней шей разбивке с учетом определенной практики, сложившейся при разработке различных международных документов. Например, можно оставить место для агента продавца в нижней части поля “продавец”; поле для сведений относительно транспортировки можно разбить с целью включения различных элементов, уточняющих маршрут, используемые виды и средства транспорта и т.д. Длина зоны “описания товара” в зависимости от обстоятельств может корректироваться путем поднятия или понижения пунктирной линии, с тем чтобы размер зоны соответствовал средним потребностям.
Законодателем установлена административная ответственность за нарушение правил изготовления, употребления, уничтожения бланков, содержащих изображение герба РФ в виде штрафа до одной тысячи рублей ст19.10 КоАП РФ.
3. Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах
В настоящее время в Российской Федерации существует нормативно-методическая база документационного обеспечения управления, состоящая из: законов; государственных стандартов; нормативных правовых актов; методических документов; регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативные акты, входящие в систему документационного обеспечения управлением можно классифицировать по субъектам их принимающим:
1) правовые акты, издаваемые высшими органами государственной власти и управления;
2) правовые акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
3) правовые акты, издаваемые органами законодательной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
4) правовые акты нормативного и инструктивного характера, а также методические документы по документационному обеспечению управления, издаваемые руководством предприятий и организаций.
Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены основные правила документирования информации, требования к отдельным видам документации, многие формы управленческих документов. Документы, используемые в конкретных управленческих ситуациях, создаются в соответствии с утвержденными образцами - типовыми и примерными формами или, если такие формы не приняты, на основе правил оформления документов. Требования к оформлению документов могут носить универсальный характер или относиться только к отдельным видам документов, их формам, бланкам, реквизитам.
Общие требования к составу документации и ее оформлению содержит Конституция Российской Федерации, законы Российской Федерации, устанавливающие порядок деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций ( Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации ", Федеральный конституционный закон "О Правительстве Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации", Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Гражданский кодекс Российской Федерации, Федеральные законы: "Об акционерных обществах", "Об обществах с ограниченной ответственностью", "О некоммерческих организациях" и др.).
В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
В нормативных актах различного уровня закреплены требования к оформлению отдельных реквизитов документов. Так, в федеральном законодательстве содержатся правила использования официальной символики при изготовлении бланков документов. Государственный герб Российской Федерации изображается на документах в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации"; использование гербовых бланков регламентируется постановлением Правительства от 27 декабря 1995 № 1268. Геральдические знаки - эмблемы федеральных структур (Вооруженных Сил Российской Федерации, организаций федеральной почтовой связи, МЧС России, МВД России и др.) утверждаются указами Президента страны и используются при оформлении документов. Использование товарных знаков при оформлении документации определяется законом "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров" (от 23 сентября 1992 г. № 3520-1). Законодательство субъектов Российской Федерации также содержит правила изображения их символики на бланках и печатях.
В законодательстве содержатся нормы, регулирующие использование языка в делопроизводстве. Основным нормативным актом в этой сфере является Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в редакции от 24 июля 1998 г.).
Языком, на котором происходит создание законопроектов в федеральных органах государственной власти, является русский п.3 ст. 11. Официальным языком делопроизводства является русский и в случае необходимости язык субъекта, а также при необходимости я зык народа компактно проживающего на территории субъекта ст.16
Его положения конкретизируются в других законах применительно к ведению делопроизводства в таких областях, как связь, транспорт, судопроизводство, нотариат, и других.
В нормативных актах закреплены требования к написанию отдельных наименований, например: географических названий (ФЗ от 18 декабря 1997 г. № 152-ФЗ "О наименованиях географических объектов"); наименований "Россия", "Российская Федерация" в названиях организаций (постановление Правительства Российской Федерации от 7 декабря 1996 г. № 1463); фирменных наименований (Гражданский кодекс Российской Федерации и федеральные законы, регулирующие деятельность организаций различных организационно-правовых форм) и т.д.
Расширение применения компьютерных технологий в управлении приводит к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций. Автоматизация делопроизводства осуществляется в соответствии с законами "Об информации, информационных технологиях и о защите информации, от 27.07.2006 N 149-ФЗ , "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" от 23 сентября 1992 г. № 3523-1. Новые возможности для применения электронных документов открывает Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека.
Вопросы оформления документации находят отражение в нормативных актах в области почтовой связи и электросвязи. Правовую основу деятельности в области связи устанавливает Федеральный закон от 16 февраля 1995 г. № 15-ФЗ "О связи". Требования к письменной корреспонденции и сообщениям, передаваемым по сетям почтовой связи и электросвязи, определяются в соответствии с решениями Всемирного почтового союза и Международного союза электросвязи.
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативные правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти.
Основным документом регламентирующим документирование, составление, оформление законодательных и нормативных актов является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 8 ноября 2005 г. N 536
Инструкция устанавливает для вносимых указов, постановлений, распоряжений федеральных органов власти различных уровней требования к: реквизитам и их расположению; размеру шрифта; межстрочному интервалу; нумерации страниц; размеры полей; требования к приложениям, требование о издании документов как правило на бланке.
Содержит важное требование о включении в подготавливаемый проект текста изменяемых нормативных актов.
Федеральные органы исполнительной власти, подчиненные Президенту РФ и Правительству РФ руководствуются также Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33,
При подготовке организационно-распорядительных документов федеральные органы исполнительной власти руководствуются ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"
4. Унификация документов. Внутривидовая унификация
Под унификацией в широком теоретическом смысле обычно понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему.
Основная цель унификации управленческой документации — создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифицированных документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. Основными принципами унификации документов являются:- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра- образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;- комплексность унификации.
Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица. Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений. Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации. Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым ( снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику,
8-09-2015, 11:52