Делопроизводство в учебном учреждении

Введение

Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Документ – бесценное средство связи и конечный результат солидных капиталовложений. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60% рабочего времени.

На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства». Руководство предприятий персональную ответственность за состав, хранение и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском писком потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

В своей контрольной работе я опишу работу с документами в высшем учебном заведении Саратовском институте (филиале) Московского государственного университета коммерции (СИ МГУК). Мною будут охарактеризованы основные организационно-распорядительные документы, а также организация ведения деловой переписки. Все документы, приведенные в приложении оформлены на основе нового стандарта по ГОСТ P 6. 30 – 2003

1. Саратовский институт (филиал) Московского государственного университета коммерции

Саратовский институт является государственным высшим учебным заведением, входящим в состав Московского государственного университета коммерции в качестве его филиала.

Институт в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным закон РФ от 22 августа 1996 г. №125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании», другими действующими законодательными и нормативными актами, уставом МГУК и внутренним Уставом. Учредителем института является Московский государственный университет коммерции. Институт осуществляет свою образовательную деятельность на основании лицензии, выданной Университету. Учредитель имеет безоговорочное право контроля любой формы деятельности Института в рамках своей компетенции.

Институт является юридическим лицом: имеет самостоятельный баланс, бюджетный, текущий и другие счета в банковских и других кредитных учреждениях, круглую печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и собственным наименованием, угловой и другие штампы.

За институтом в целях обеспечения его уставной деятельности закрепляются объекты права пользования (земля, здания, сооружения, имущественные комплексы, оборудование, а также иное необходимое имущество потребительского, социального, культурного и иного назначения), отнесенные к федеральной собственности. Размещается он в отдельно стоящем здании. Институт располагает необходимой учебно-материальной базой: кабинеты и лаборатории оснащены новейшим оборудованием, ЭВМ и множительной техникой.

Институт (филиал) является бюджетной организацией. Высшим органом управления Института является Ученый совет Института – выборный представительный орган.

Высшим органом управления Института является Ученый совет Института – выборный представительный орган. Состав ученого совета Института объявляется приказом ректора Института, который является председателем этого совета.

В состав Ученого совета Института входит по должности ректор Института, который избирается коллективом Института с последующим утверждением Учредителем. Остальные члены совета избираются на Собрании преподавателей, научных сотрудников и представителей других категорий работников и обучающихся Института путем тайного голосования, простым большинством голосов при наличии кворума – 2/3 списочного состава полномочных членов собрания. Кандидаты в члены Ученого совета Института считаются избранными, если за них проголосовало более 50% присутствующих на собрании. Срок полномочий Ученого совета института 5 лет.

Решения Ученого совета являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами, персоналом и студентами Института и вступают в силу после подписания их ректором Института – председателем Ученого совета.

За время работы института сформировался и работает высококвалифицированный профессорско-преподавательский состав.

Систематически ведется работа по повышению научной квалификации кадров, ряд преподавателей в настоящее время занимаются подготовкой докторских и кандидатских диссертаций.

В Институте предусмотрены должности преподавательского, вспомогательного и другого персонала. Все должности в соответствии с законодательством Российской Федерации замещаются по трудовому договору (контракту).

Саратовский институт имеет следующие факультеты: коммерческий, менеджмента, учетно-финансовый, внешнеэкономической деятельности. В 1995 году был открыт факультет подготовки по ускоренной образовательной программе по заочной форме с трех годичным сроком обучения.

Факультет возглавляет декан, который организует всю работу на факультете и несет полную ответственность за его деятельность. Декан факультета избирается Ученым советом (тайным голосованием) сроком на 5 лет из числа наиболее квалифицированных и авторитетных специалистов соответствующего профиля, имеющих ученую степень и звание.

Институт имеет 7 кафедр. Это учебно-научные структурные подразделения Института, осуществляющие учебную, методическую, научно-исследовательскую работу по одной или нескольким родственным дисциплинам, а также подготовку научно-педагогических кадров и повышение их квалификации. Кафедра возглавляется заведующим кафедрой, имеющим, как правило, ученое звание или ученую степень доктора наук, также избираемым на эту должность Ученым советом Института.

Институт осуществляет подготовку кадров высшей квалификации коммерсантов, менеджеров и экономистов в области учета, финансов и внешнеэкономической деятельности.

2. Схема-макет организационно-распорядительных документов

Организационно-распорядительные документы (ОРД) – документы, в которых фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Изобразим графически типичный путь прохождения (схему-макет) документа (на примере письма), поступившего в организацию.

Таблица 1: «Схема-макет поступившего документа»

№	ПРОЦЕСС	Исполнители
		Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Начальник структурного подразделения	Исполнитель
1.	Прием документов
2.	Первоначальная обработка поступающих документов
3.	Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов
4.	Регистрация документов
5.	Рассмотрение документов
6.	Направление документов в структурное подразделение
7.	Рассмотрение документов
8.	Исполнение документов
9.	Согласование и подписание ответных документов
10.	Подготовка документов к отправке
11.	Отправка документов

3. Организационные документы

Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия, называются организационными документами.

Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения, наименование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными лицами, а также с юристом.

3.1 Устав

Устав – правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности.

Устав оформляется на стандартных листах бумаги и должен включать в себя следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дату (датой устава является дата его утверждения; отметка о регистрации устава; место издания (город); текст; подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт). Устав СИ. МГУК содержит следующие разделы (см. приложение 1):

1) Раздел 1. Общие сведения;

2) Раздел 2. Прием в Институт и организация учебного процесса;

3) Раздел 3. Управление институтом;

4) Раздел 4. Субъекты учебной и научной деятельности института, их права и обязанности;

5) Раздел 5. Подготовка и переподготовка, повышение квалификации научно-педагогических, научных и других кадров;

6) Раздел 6. Финансово-хозяйственная деятельность института;

7) Раздел 7. Научная (научно-исследовательская), научно-техническая и инновационная деятельность;

8) Раздел 8. Международная деятельность института;

9) Раздел 9. Учет, отчетность и контроль;

10) Раздел 10. Реорганизация и ликвидация института.

Устав Саратовского института утверждался Министерством общего и профессионального образования Российской Федерации.

Формуляр-образец включает следующие реквизиты:

· Наименование министерства или ведомства;

· Наименование организации;

· Наименование вида документа (устав);

· Дата документа;

· Регистрационный номер документа;

· Место составления или издания документа;

· Гриф утверждения документа;

· Текст документа;

· Подпись руководителя.

Устав СИ (филиал) МГУК зарегистрирован в администрации г. Саратова. Отметка о регистрации устава включает наименование организации, дату регистрации, государственный регистрационный номер и заверяется печатью регистрирующего органа.

3.2 Штатное расписание

Должности и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании . В настоящее время, в условиях перехода на контрактную систему найма на работу, далеко не все руководители организаций считают обязательным составление штатного расписания, т. к. индивидуальная оплата труда работника оговорена в заключенном с ним контракте.

К функциям этого документа, определяющим его значение, относятся: фиксированные структуры управления предприятием; нормирование численности работников; регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов, контроль за соблюдение уровня административно-управленческих расходов; сравнение работником своей фактической загрузки с нормированной; выполнение профсоюзом предприятия защитной функции.

Штатное расписание составляется на бланке СИ МГУК и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы (см. приложение 2).

Унифицированная форма этого документа была разработана в нашей стране еще в 1980 г., включена в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и с тех пор официально не менялась. Представляется возможным использование этой формы современными организациями с внесением, по необходимости, определенных корректировок и изменений, обусловленных спецификой перехода к рыночным отношениям. Так, экономисты предлагают, например, следующую таблицу для штатного расписания:

Штатное расписание подписывается ректором или проректором института, согласовывается с главным бухгалтером и в случае подписания проректором обязательно утверждается ректором, т. к. штатное расписание входит в перечень документов подлежащих утверждению и удостоверению печатью (возможен другой порядок оформления этого документа в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности организации).

Изменения в штатном расписание вносятся приказом ректора института.

3.3 Правила внутреннего трудового распорядка

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Правила составляются на общем бланке института руководителем кадровой службы, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются ректором института (см. приложение 3). При составлении текста Правил можно использовать типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций.

3.4 Должностные инструкции

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия (см. приложение 4).

На основе должностной инструкции разрабатывается должностной контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником. Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом института и утверждается ректором института. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом ректора СИ МГУК.

Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1) Общие положения.

2) Функции

3) Должностные обязанности.

4) Права.

5) Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

4. Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы играют важную роль в управлении институтом. Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.

4.1 Приказы по основной деятельности

Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

Приказы по организационной работе предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности .

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта приказа; согласование приказа; подписание руководителем. Проекты приказов готовится специалистами СИ МГУК по поручению ректора.

Приказы оформляются на общем бланке института или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания ректором. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января по декабрь в приделах года (№1, №2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «о чем?». Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием для издания приказа являются:

– нормативные документы государственных, муниципальных органов;

– решения ректора или Ученого совета Института;

– производственная необходимость.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю), «что сделать» (указывают конкретную дату), «до какого числа» (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет ректор СИ МГУК лично.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются. Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится: «Приложение к приказу ректора СИ МГУК от 01.03.02 №18.

Посте составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с гл. бухгалтером, юрисконсультом и другими должностными лицами института. Такое согласование оформляется визой.

Приказы подписываются ректором или проректором, которому представлено это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте не указан другой срок введение его в действие.

4.2 Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов (см приложение 6).

Распоряжение в СИ МГУК составляется в основном по вопросам:

– информационно-методического характера;

– повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

– связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

а) передаче дел и документов уволенными сотрудниками;

б) применение правил работы с конфиденциальными документами;

в) сроков предоставления авансовой отчетности;

г) порядке использования служебного автотранспорта и т.п.

Распоряжение государственного или муниципального органа управления – правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано.

Распоряжение, затрагивающее права и интересы граждан, должно быть опубликовано в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжение должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

1. Конструкторская часть. В ней указываются основания издания распоряжения.

2. Распорядительная часть. В ней указывают:

- «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;

- «кому» (исполнителю);

- «что сделать» (указывают конкретную работу);

- «до какого числа» (сроки ее окончания)

Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным, т.е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжение подписывается ректором института или проректором.

4.3 Указания

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов (см. приложение 7).

Право издания указаний внутри института представляется ректору или проректору.

Формуляр-образец указания состоит из следующих реквизитов:

· Наименование министерства или ведомства;

· Наименование организации;

· Наименование структурного подразделения;

· Наименование вида документа (указание);

· Дата документа;

· Регистрационный номер документа;

· Заголовок к тексту;

· Текст документа;

· Подпись;

· Отметка о согласовании (визы или граф согласования документа).

Текст указания должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть содержит описание причин издания документа и, как правило, начинается формулировками «Во исполнении…», «В соответствии с…) и т.п. Распорядительная часть начинается словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. В последнем пункте указания возлагается контроль за исполнением документа на должностное лицо, должность, инициалы и фамилия которого указывается.

4.4 Решение

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Решения издаются министерствами, ведомствами, научными советами, общественными организациями и т.д. (см. приложение 8).

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей часть указываются причины издания решения, в распорядительной – наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ» (на отдельной строке). Решение подписывается председателем или секретарем коллегиального органа.

Формуляр-образец решения состоит из следующих реквизитов:

· Наименование организации;

· Наименование вида документа (решение);

· Дата документа (дата принятия решения на заседании коллегиального органа;

· Регистрационный номер документа;

· Место составления или издания документа;

· Заголовок к тексту;

· Текст документа;

· Подписи (председатель, секретарь);

· Визы согласования документа.

Документ визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, юрисконсультом, должностными лицами, ответственными за его исполнение.

5. Информационно-справочные документы

5.1 Докладные, объяснительные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия


8-09-2015, 12:20