Система счетов бухгалтерского учета. Двойная запись

РЕФЕРАТ

по курсу Бухгалтерский учет и аудит

по теме: Система счетов бухгалтерского учета. Двойная запись

1. Содержание и строение бухгалтерских счетов

Для отражения суммы в составе имущества собственного капитала и обязательств используются счета бухгалтерского учета. В каждом счете на основании первичной документации отражаются лишь однородные хозяйственные операции, для которых этот счет предназначен. При этом, такие операции увеличивают или уменьшают учитываемые показатели. Таким образом, счет бухгалтерского учета – это специальный способ текущего отражения, экономической группировки и оперативного контроля за изменениями отдельных однородных объектов бухгалтерского учета.

На каждом счете учитывается один объект или группа однородных экономических объектов. Изменения объектов, учитываемых на счетах, происходит в двух направлениях : в строну увеличения и уменьшения .

Рассмотрим схему строения бухгалтерского счета.

Дебет и кредит являются терминами для обозначения взаимопротивоположных сторон в делении имущества, собственного капитала и обязательств отражаемых на счетах. Для учета имущества, которое отражается в активе баланса, предназначены активные счета.

Строение активного счета

Сальдо конечное активного счета = Сальдо начальное + Оборот по дебету – Оборот по кредиту

Для учета собственного капитала и обязательств организации предназначены пассивные счета.

Строение пассивного счета

Сальдо конечное пассивного счета = Сальдо начальное + Оборот по кредиту – Оборот по дебету

С.к. пассивного счета = С.н. + О_кт - О_дт

При открытии счетов запись остатка в активных счетах производится по дебету счета (схема 2), в пассивных – по кредиту счета (схема 3). Для отражения остатка используется сальдо , которое может быть начальным или конечным . Сумма записей увеличения и уменьшения имущества и его источников называется оборотом .

Оборот – это сумма текущих записей по каждой стороне счета. Оборот по дебету называется дебетовым, по кредиту – кредитовым . В активных счетах оборот по дебету означает увеличение, а по кредиту уменьшения. В пассивных счетах оборот по кредиту означает увеличение, а по дебиту – уменьшение. В теории бухгалтерского учета применяется возможность ведения активно-пассивных счетов.

Например: счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Строение активно-пассивного счета

Активно-пассивные счета применяются для учета расчетов.

В них могут одновременно отражаться суммы как дебиторской, так и кредиторской задолженности. Сальдо по этому счету определяется по данным аналитического учета.

Вывод: вся совокупность записей на счетах бухгалтерского учета представляет собой специфическую процедуру, подразделяющуюся на 4 составляющие:

1. Открытие счетов, то есть присвоение определенному виду имущества или источнику его образования соответствующего его экономического содержания счета бухгалтерского учета с записью сальдо начального.

2. Записи на счетах, то есть идентификация объекта, подлежащего учету с определением в зависимости от этого соответствующих сторон корреспондирующих счетов для осуществления записи хозяйственных операций.

3. Подсчет оборотов на счетах, то есть определение суммы записей по соответствующим операциям на счетах.

4. Определение сальдо конечного – формализация и подсчет показателей с целью определения точного состояния имущества и источников по его формированию.

2. Сущность двойной записи

Каждая хозяйственная операция вызывает изменения одновременно двух объектов. Объекты хозяйственных средств и их источников учитываются на бухгалтерских счетах. Взаимосвязь между счетами, обусловленная хозяйственной операцией, называется корреспонденцией счетов , а сами счета – корреспондирующими. Указание счетов, которые взаимодействуют в хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой или бухгалтерской записью . Чтобы правильно составить бухгалтерскую проводку необходимо четко представлять экономическую сущность хозяйственной операции и определить корреспонденцию счета. Запись на счетах производится по правилу двойственного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета (правило двойной записи). Двойная запись – это способ фиксирования хозяйственной операции, с помощью которых два экономических явления отражаются на двух счетах в одинаковой сумме. Причем обязательно на дебете одного и кредите другого счета. Рассмотрим взаимодействия и функционирования активного счета 51 «Расчетный счет» и счета 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» на примере осуществления хозяйственных операций.

Операция первая:

Предприятие получило в кредит сумму 4000,0 рублей. В результате на расчетный счет предприятия поступили денежные средства в сумме 4000,0 рублей. Увеличение средств отражается по дебету счета 51. Но также у организации появились обязательства по краткосрочным кредитам на счете 66, в сумме 4000,0 рублей. Увеличение обязательств отражается по кредиту счета 66.

Операция вторая:

Предприятие с расчетного счета частично погасило краткосрочный кредит в сумме 2000,0 рублей. В результате на расчетном счете уменьшилась сумма денежных средств на 2000,0 рублей. Уменьшение средств отражается по кредиту счета 51 «Расчетный счет». Одновременно произошло уменьшение краткосрочных обязательств предприятия на сумму 2000,0 рублей. Уменьшение обязательств, то есть их погашение отражается по дебету счета 66.

Данный пример представлен на схемах 5 и 6.

Активный счет 51 «Расчетный счет»

Пассивный счет 66 «Краткосрочные кредиты»

Можно четко выделить 3 критерия, присущих двойной записи:

1) Сумма хозяйственной операции отражается на счетах дважды

2) Бухгалтерская запись отражается по дебету одного счета и по кредиту другого счета

3) Запись на обоих взаимосвязанных счетах отражается в одной и той же сумме.

Бухгалтерские записи в виде корреспондирующих счетов, т.е. бухгалтерской проводки делятся на: простые и сложные. Простые – в которых один счет дебетуется, а другой кредитуется. Сложные – отражение сумм по дебиту нескольких счетов, а по кредиту одного счета или наоборот.

3. Хронологическая и систематическая запись

Корреспонденции счетов составляются в момент совершения хозяйственной операции в хронологическом порядке.

Хронологическая запись осуществляется в специальных регистрах, которые называются журналами регистрации хозяйственных операций, который приведен в таблице 3

Таблица 3. Журнал регистрации хозяйственных операций

На основании корреспондирующих счетов, записанных в журнале производятся записи на счетах бухгалтерского учета, чем достигается систематизация операций в соответствии с их экономическим содержанием.

Таким образом, систематизация записей на счетах бухгалтерского учета совершается по определенной системе, которой характерна определенная последовательность действий. Значение записи заключается в том, что она позволяет контролировать полноту записи на счетах бухгалтерского учета. При систематизации записи контролируется правильность экономического содержания записей, но не проверяется её полнота. Хронологическая запись позволяет восполнить данный пробел. Для этого проводится сверка итогов журнала регистрации хозяйственных операций с итогами оборотов по дебету и кредиту всех счетов, на которых были совершены бухгалтерские записи.

Вывод: Регистрация хозяйственных операций в бухгалтерском учете фиксируется и отражается первый раз в системе хронологических записей (журналами регистрации хозяйственных операций), второй раз в системе счетов в виде бухгалтерских проводок по счетам.

4. Синтетические и аналитические счета. Субсчета

В зависимости от степени детализации информация делится на сводную, характеризующую группы объектов учета (общее количество материалов, общая кредиторская задолженность, общая сумма кредитов и т.п.), и индивидуальную, характеризующую отдельные объекты учета (номенклатурные номера определенного материала, конкретные должники и т.п.). В соответствии с таким делением информации различают синтетический и аналитический учет, который ведется на соответствующих счетах. Синтетические и аналитические счета . Между двумя видами счетов существует тесная взаимосвязь. К одному синтетическому счету может открываться несколько аналитических счетов.

Синтетические счета (греч. syntetikos – сводный, обогащенный, объединенный) содержат информацию о хозяйственных средствах, источниках их образования и хозяйственных процессах по экономически однородным группам объектов только в денежном измерителе. Аналитические счета (греч. analytikos – разложение, расчленение, разбор) содержат более детальную информацию, раскрывающую содержание синтетических счетов.

Рассмотрим пример : на счете 10 «Материалы» ведется учет всех материалов организации, поэтому к нему открывается большое количество аналитических счетов по видам материалов.

В организации используются два вида материалов: материал А и материал Б. На начало учетного периода материала А – 900 штук, цена за 1 штуку – 5 рублей, материала Б – 400 штук, цена за 1 штуку – 10 рублей. За учетный период произошли следующие хозяйственные операции по движению материалов:

1) поступили материалы: А – 600 штук, Б – 500 штук;

2) израсходовано на производство продукции в первую половину учетного периода: материал А – 500 штук, материал Б – 300 штук;

3) израсходовано на производство продукции за вторую половину учетного периода: материал А – 700 штук, материал Б – 250 штук

Строение аналитических счетов отличается от строения синтетических. Аналитический счет имеет больше колонок по дебету и кредиту, так как он отражает больший объем информации, чем синтетический счет.

Таблица 1. Материал А (цена 5 рублей за 1 штуку)

Таблица 2. Материал Б (цена 10 рублей за 1 штуку)

Общее начальное наличие материалов является суммой начальных остатков всех видов материалов. Начальный остаток материала А, как видно из аналитического счета «Материал А», составляет 4500 рублей, материала Б – 4000 рублей.

Таким образом, общая стоимость разных видов материалов на начало учетного периода составляет 8500 рублей (4500 рублей + 4000 рублей). Эта информация отражается на синтетическом счете 10 «Материалы» (Таблица 3)

Таблица 3. Активный счет 10 «Материалы»

Далее определяется общая сумма поступления материалов по первой хозяйственной операции. Для этого суммируется стоимость поступивших материалов А и Б, отраженная на аналитических счетах:

3000 рублей + 5000 рублей = 8000 рублей

Выводы:

- начальный остаток на синтетическом счете должен быть равен сумме начальных остатков на его аналитических счетах;

- оборот по дебету синтетического счета должен быть равен сумме дебетовых оборотов на аналитических счетах;

- оборот по кредиту синтетического счета должен быть равен сумме кредитовых оборотов на аналитических счетах;

- конечный остаток на синтетическом счете должен быть равен сумме конечных остатков на аналитических счетах.

Аналитические счета открываются не ко всем синтетическим счетам. Они необходимы в тех случаях, когда объект учета является разнородным, имеет большую номенклатуру, что позволяет контролировать и вести учет движения каждого конкретного материала. К счетам, на которых отражается состояние расчетов (задолженностей предприятия или предприятию), также открывают аналитические счета, чтобы вести подробный учет по видам должников.

Учет на аналитических счетах ведется, как правило, в двух измерителях: в натуральном и денежном. Тогда как на синтетических счетах, только в денежном измерителе. Субсчета. Назначение субсчетов – дополнительная группировка и обобщение информации экономически однородных аналитических счетов. По отношению к аналитическим счетам субсчета выступают как сводные, т.е. они являются промежуточным (вспомогательным) звеном между аналитическими и синтетическими счетами. Например, субсчета открываются к тем синтетическим счетам, на которых учитываются объекты с большой номенклатурой: активные счета – счет 10 «Материалы», счет 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» и другие; активно-пассивные счета – счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», счет 99 «Прибыли и убытки»; пассивные счета – счет 98 «Доходы будущих периодов», счет 96«Резервы предстоящих расходов» и другие счета. Учет на субсчетах ведется только в денежном выражении, так как они собирают и укрупняют информацию аналитических счетов, на которых могут учитываться объекты в разных измерителях. Часть синтетических счетов – счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», не имеет субсчетов, информация на них формируется на основе аналитических счетов.

Между синтетическими счетами, относящимися к ним субсчетами и аналитическими счетами существует определенное единство:

- относящиеся к активному синтетическому счету аналитические счета и субсчета являются активными;

- относящиеся к пассивному синтетическому счету аналитические счета и субсчета являются пассивными;

- аналитические счета, субсчета, синтетические счета имеют одинаковую основу построения: они состоят из двух частей – дебета и кредита, оборотов и остатков;

- итоги оборотов аналитических счетов равны оборотам субсчета, а итоги оборотов субсчетов равны оборотам синтетического счета. Аналогичное равенство наблюдается и по остаткам на счетах.

Пример взаимодействия синтетических счетов, субсчетов и аналитических счетов, представлен на рисунке.

Взаимосвязь синтетического счета, субсчетов и аналитических счетов

Субсчета имеют такое же строение, как и синтетические счета; на них не может вестись количественный учет, а ведется учет только в денежном выражении. Все взаимодействующие счета могут быть разделены на три группы: синтетические счета – счета первого порядка, субсчета – счета второго порядка, аналитические счета – счета третьего порядка. Три группы счетов представлены на рисунке.

Счета

Рис. 1.Три группы счетов

Каждая организация самостоятельно решает, какие субсчета использовать для бухгалтерского учета. По усмотрению главного бухгалтера к синтетическому счету могут открываться дополнительные субсчета, которых нет в плане счетов, или меняться их названия.

Количество и наименования аналитических счетов предприятие также устанавливает самостоятельно, что должно быть отражено в его учетной политике.

5. Обобщение данных текущего учета

Обобщение данных бухгалтерского учета по счетам дает возможность наблюдать за движениями активов и пассивов. Но этого не достаточно для того, чтобы проследить за изменением состава актива и пассива и получить сводную информацию.

Такое обобщение данных текущего учета можно произвести в процессе составления оборотной ведомости, представленной в таблице 4.

Таблица 4. Оборотная ведомость по синтетическим счетам за период с 1.01.2009г. по 31.01.2009г., в тыс. руб.

Для каждого синтетического счета в оборотной ведомости присутствует отдельная строка.

В оборотной ведомости записывается:

1. Наименование счета

2. Сальдо на начало месяца

3. Оборот за месяц

4. Сальдо на конец месяца

В итоговой строке данных оборотной ведомости имеется 3 пары равных итогов:

1. По дебету и кредиту – на начало месяца.

2. По дебету и кредиту – оборотов за месяц.

3. По дебету и кредиту – сальдо на конец месяца.

Равенство итогов 1-й пары определяется равенством итогов Актива и Пассива баланса.

Равенство итогов 2-й пары вытекает из сущности двойной записи, когда оборот по дебету всех счетов равен обороту по кредиту всех счетов.

Равенство итогов 3-й пары определяется равенством предыдущих итогов.

На основании сальдо конечного формируется бухгалтерский баланс. При этом на основании показателей дебетовой части ведомости – актив баланса; а кредитовой – пассив баланса. Иногда оборотная ведомость называется динамическим балансом.

Контрольное значение оборотно-сальдовой ведомости заключается в том, что её составление позволяет проверить полноту и правильность записей на синтетических счетах. О правильности свидетельствует равенство итогов по дебету и кредиту всех частей оборотной ведомости.

Полнота записей определяется путем сверки показателей сальдо начального в оборотной ведомости с показателями начального баланса.

Оборот по дебету и кредиту сравнивается с итогом журнала регистрации хозяйственных операций. Неравенство указанных итогов свидетельствует о допущенных ошибках.

Литература

1. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М: ИНФРА-М, 2006.

2. Куттер М.И. Теория бухгалтерского учета, 3-е изд., пререраб. и доп. Учебник. Изд-во Финансы и статистика. 2008.

3. Лабынцев Н.Т. Бухгалтерский учет: теория. Кн. 1 Учебник. Изд-во Финансы и статистика. 2008. – 192 с.

4. Лабынцев Н.Т. Бухгалтерский учет: финансовый и управленческий. Кн. 2 Учебник. Изд-во Финансы и статистика. 2008. – 800с.