Министерство экономического развития и торговли РФ
Российский государственный торгово-экономический университет
Экономический факультет
Кафедра бухгалтерского учета и аудита
Курсовая работа
По дисциплине «Аудит»
На тему: Аудит расчетов с подотчетными лицами
Студентки 6 курса.
Специальность бухгалтерский учет и аудит
Заочной формы обучения
Руководитель: Ильмовская Л.В.
Иркутск 2006
Введение.. 3
1. Расчеты с подотчетными лицами.. 4
1.1. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.. 4
1.2. Нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами.. 7
2. Аудит расчетов с подотчетными лицами.. 7
2.1. Цели, задачи и информационная база аудита расчетов с подотчетными лицами.15
2.2. Составление плана и программы аудиторской проверки подотчетных лиц17
2.3. Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами.. 21
2.3. Результаты аудиторской проверки.. 27
Заключение.. Ошибка! Закладка не определена.
Список литературы:. 31
Введение
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто.
Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается именно при расчетах с подотчетными лицами. Прежде всего, это связано с низким уровнем системы внутреннего контроля за использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Целью курсовой работы является изучение вопроса аудита расчетов с подотчетными лицами. Выбор темы связан с актуальностью данной проблемы, существующей в бухгалтерском учете. Своевременное выявление нарушений в документальном оформлении и отражении в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами обеспечивает действенный контроль и подтверждает достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм, что позволяет предприятию избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
1 Теоретическая часть
1.1 Расчеты с подотчетными лицами
1.1.1 Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами называются работники организации, получившие авансом денежные суммы на предстоящие командировочные и административно–хозяйственные расходы. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. На расчеты с подотчетными лицами распространяется порядок ведения кассовых операций. Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Выдача денежных авансов подотчетным лицам отражается так:
Дебет сч.71
Кредит сч.50
Подотчетное лицо, которому выданы суммы на командировочные расходы, обязано в трехдневный срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет (форма №АО-1). Об израсходованных суммах. Если деньги выданы на административно – хозяйственные расходы, то отчет также составляется в трехдневный срок после истечения времени, на которое эти суммы выданы. В случаях, когда эти сроки прошли, бухгалтер обязан присоединить выданные суммы к доходу данного лица и удержать с него налог с доходов физического лица.
При приобретении материальных ценностей для производственных нужд за наличный расчет у организаций оптовой торговли или организаций – изготовителей продукции подотчетное лицо должно быть проинструктировано бухгалтером о необходимости получения соответствующих документов. К таким документам относятся накладная на отпуск товаров и квитанция к приходному кассовому ордеру. Если в накладной сумма НДС выделена отдельной строкой, она отражается на счете 19 по мере представления подотчетным лицом авансового отчета и оприходования товарно - материальных ценностей.
Расчеты с подотчетными лицами отражаются следующими записями:
Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Кредит 50 « Касса – выданы денежные средства подотчетному лицу;
Дебет сч. 10 «Материалы»
Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - оприходованы материальные ценности по учетной стоимости;
Дебет сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ»
Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». – отражен НДС по приобретенным материальным ценностям;
Дебет сч 68 «Расчеты по налогам и сборам»
Кредит сч. 19 «НДС по приобретенным ценностям», субсчет 19 -3 «НДС по приобретенным МПЗ» - сумма НДС принята к зачету.
При покупке подотчетным лицом материальных ценностей в магазинах розничной торговли НДС расчетным путем не выделяется и соответственно налоговому вычету не подлежит .
Суммы на командировочные расходы выдаются подотчетному лицу только после приказа директора. Суммы командировочных расходов сверх установленных законодательством норм и ненормируемые относятся к затратам, связанным с производством и продажей продукции, работ, услуг, но не учитываются при налогообложении прибыли.
Согласно ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на сумму которых уменьшается полученный налогоплательщиком доход, относятся расходы на:
1. Проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
2. Наем жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование реабилитационно – оздоровительными объектами);
3. Оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов.
В качестве оправдательных документов предоставляемых в бухгалтерию выступают:
1. командировочное удостоверение, подтверждающее прибытие и выбытие командированного, служащее основанием для списания суточных из подотчета;
2. счета гостиниц, необходимые для обоснования расходов на найм жилья;
3. проездные документы с приложением квитанций за пользование в поездах постельными принадлежностями, требующиеся для списания из подотчета подотчетных сумм, выданных для оплаты проезда к месту служебной командировки и обратно;
4. документы на произведенные дополнительные расходы (счета за телефонные разговоры, расчетные документы на приобретенные материальные ценности, потребленные работы, услуги и т.д.).
В случае перерасхода подотчетным лицом сумм, выданных на хозяйственные нужды или командировочные расходы, руководитель предприятия может принять решение о выплате работнику дополнительных денег на покрытие этих расходов, о чем делается запись в авансовом отчете. Если подотчетное лицо истратило меньшую сумму, чем получило в подотчет, оно обязано вернуть остаток средств в кассу. Эта сумма может быть удержана из зарплаты подотчетного лица. Если авансовый отчет не представлен, имеются иные финансовые претензии к подотчетному лицу, в бухгалтерском учете производятся записи:
Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен факт отсутствия авансового отчета;
Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - предъявлены финансовые претензии подотчетному лицу;
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73 -2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» - удержано из заработной платы подотчетного лица.
К основным документам, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, относятся :
Расходный кассовый ордер (форма № КО – 2)
Приходный кассовый ордер (форма №КО – 1)
Командировочное удостоверение
Платежная ведомость
Авансовый отчет
Прочие (счет квитанция, проездные билеты, акт закупки товарно – материальных ценностей и т.п.).
Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах:
1. журнал – ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
2. главная книга
1.1.2 Типичные ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами
Нередко фирмы покупают товар (работы или услуги) за наличные деньги. Но, несмотря на то что к таким расчетам все давно привыкли, ошибки при расчетах с подотчетными лицами – дело типичное. И многие на первый взгляд безобидные ошибки могут дорого обойтись организации.
Предприятия имеют право выдавать наличные деньги под отчет (аванс) на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, на закупку товаров мелким оптом и некоторые другие операции (п. 11 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40, далее – Порядок). При выездных налоговых проверках авансовые отчеты, как правило, попадают под сплошной контроль инспекторов. Ведь ошибки при их оформлении могут дать солидную «прибавку» к штрафным санкциям.
Мы рассмотрим наиболее типичные и в то же время «дорогие» для фирмы ошибки при расчетах с подотчетными лицами.
Отсутствие приказа по подотчетным лицам
Приказом по организации должен быть утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под отчет. Как правило, в перечень входят водители, кладовщики, офис-менеджеры, секретари, командированные сотрудники и другие.
В приказе должны быть установлены:
· сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер;
· порядок представления авансовых отчетов;
· запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии неполного отчета по ранее выданному авансу;
· запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного работника другому.
Перечисленных в приказе сотрудников нужно ознакомить с ним в обязательном порядке.
Если такого приказа в организации нет, налоговые органы посчитают, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен. А значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.
Устаревшая форма авансового отчета
Бухучет должен вестись на основании правильно оформленных первичных учетных документов (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет.
Постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55 введена новая форма авансового отчета № АО-1. Если организация не разработала свою форму авансового отчета и при этом по-прежнему оформляет авансовые отчеты по устаревшей форме, то она нарушает закон о бухгалтерском учете.
При проверке налоговые органы наверняка вынесут вердикт, что фирма грубо нарушила правила ведения бухучета (в данном случае – исказила строку бухгалтерского баланса более чем на 10 процентов), используя документы не установленной формы. А значит, есть все основания оштрафовать руководство предприятия по статье 1511 КоАП РФ на сумму от 2000 до 3000 рублей.
Несоблюдение предельного размера расчетов с организациями
Типична также ситуация, когда из подотчетных сумм производятся расчеты с юридическими лицами сверх установленного лимита. На сегодня он составляет 60 000 рублей по одной сделке Согласно указанию ЦБ РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке». Причем следует иметь в виду, что Центробанк и МНС в целях применения указанного лимита уравняли понятия «сделка» и «договор». Об этом сказано в совместном письме ЦБ РФ от 2 июля 2002 г. № 85-Т и МНС России от 1 июля 2002 г. № 24-2-02/252 «По вопросам осуществления расчетов между юридическими лицами наличными деньгами».
Так что любую покупку подотчетного лица от имени фирмы по одному договору свыше 60 000 рублей налоговые органы однозначно трактуют как превышение лимита.
Предельный размер расчетов «наличкой» между организациями и физическими лицами не установлен. Поэтому некоторые фирмы пытаются использовать это положение и заставляют сотрудников совершать покупки от своего имени и за свой счет. Однако, согласно статье 183 Гражданского кодекса, сделка неуполномоченным лицом будет считаться заключенной от имени юридического лица, если руководство в дальнейшем одобрит данную сделку (подпишет авансовый отчет подотчетного лица). Значит, указанный лимит налоговые органы применят и при расчетах наличными деньгами с помощью подотчетных лиц.
Если в ходе налоговой проверки будет выявлено данное нарушение, руководителю грозит штраф от 4000 до 5000 рублей, а самой фирме – от 40 000 до 50 000 рублей (ст. 151 КоАП РФ).
Неправильное оформление товарного чека
Приобретение канцелярских, хозяйственных и других товаров в розничной торговле должно подтверждаться чеком ККМ и товарным чеком, также содержащим отметку об оплате. Товарный чек служит для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке. В нем должно быть подробно описано, что, сколько и за какую цену приобрел подотчетное лицо.
Если в чеке будет просто указано: «хозтовары» или «канцтовары», налоговые органы к нему обязательно придерутся. Вдруг были приобретены товарно-материальные ценности стоимостью меньше 10 000 рублей, но со сроком службы больше 12 месяцев (например вентилятор или дорогой бухгалтерский калькулятор)? В таком случае они должны быть оприходованы как основные средства в соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств».
Если все-таки подотчетное лицо предъявил товарный чек без расшифровки, ситуацию можно спасти. Нужно организовать комиссию из уполномоченных лиц (например, в составе бухгалтера, завскладом или офис-менеджера). Комиссия составит акт, в котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено.
Встречается и обратная ситуация: товарный чек со штампом «оплачено» есть, а кассового чека или приходного ордера нет. Такую ситуацию налоговые организации однозначно трактуют как отсутствие оправдательных документов на оплату. Кстати, до сих пор арбитражная практика по таким ситуациям неоднозначна. Так, Арбитражный суд г. Москвы решением от 24 июня 1998 г. № А40-12511/ 98-80-170а отменил решение по акту документальной проверки, которым налоговые органы доначислили работникам НДФЛ с подотчетных сумм, списанных по товарным чекам без приложения ККМ. Впрочем, не единичны случаи, когда суд встает на сторону налоговых органов.
Встречаются случаи, когда работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает ему расходы. Налоговые органы рассматривают такую операцию как факт покупки фирмой товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику деньги в расчет налога на доходы физических лиц.
Чтобы не было споров с налоговыми органами, фирмы поступают так.
Пример: Менеджер ООО «Сириус» 6 января на собственные деньги приобрел термобумагу для факса по очень низкой цене. По просьбе работника на товарном чеке продавцом магазина была сделана запись: «оплачено Ивановым, менеджером ЗАО “Сириус”». 9 января он представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, который был утвержден руководителем фирмы 10 января. Расчеты с подотчетным лицом были произведены 14 января.
Бухгалтер «Сириуса» отразил операции следующим образом:
9 января
Дебет 10 Кредит 73 – отражена задолженность перед физическим лицом – сотрудником предприятия;
10 января
Дебет 73 Кредит 71 – возникла задолженность перед физическим лицом по подотчетным суммам на основании утвержденного авансового отчета;
14 января
Дебет 71 Кредит 50 – погашена задолженность перед подотчетным лицом.
Однако директор фирмы может посчитать, что сотрудник проявил излишнюю самостоятельность, и откажется утверждать авансовый отчет. А приобретенные ценности уже оприходованы и переданы в эксплуатацию. В таком случае необходимо заключить с работником договор купли-продажи и исчислить НДФЛ с полученного им дохода.
Неправильное отражение операций в бухучете
Типичная бухгалтерская ошибка – списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без оприходования.
Пример : Секретарь ООО «Лотос» как подотчетное лицо приобрела степлеры стоимостью 1000 руб. На основании товарного и кассового чеков бухгалтер «Лотоса» сделала запись:
Дебет 26 Кредит 71 – 1000 руб. – приобретены канцелярские принадлежности.
При этом факты оприходования и передачи степлеров в эксплуатацию в бухучете фирмы подтверждены не были. Значит, включение стоимости степлеров в состав расходов было необоснованным.
В данном случае следовало сделать записи:
Дебет 10 Кредит 71 – 1000 руб. – оприходованы степлеры, приобретенные подотчетным лицом;
Дебет 26 Кредит 10 – 1000 руб. – переданы в эксплуатацию степлеры.
Неправильное отражение на счетах бухучета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей грозит фирме штрафом от 5000 до 15 000 рублей в зависимости от того, в скольких налоговых периодах допускалось нарушение (ст. 120 НК РФ).
Ошибки в отчетности
Счет 71 – активно-пассивный и может иметь в аналитическом учете одновременно как дебетовое, так и кредитовое сальдо. Например, выданные под отчет Иванову суммы отражаются по дебету счета 71, а задолженность предприятия по авансовому отчету Петрова фиксируется по кредиту счета 71. В бухгалтерском балансе дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетниками нужно учесть по строке 246, а кредиторскую – по строке 628.
Если бухгалтер это правило не соблюдает, последствия будут такие же, как и в предыдущей ситуации.
Без отчета – опять под отчет
Распространенной ошибкой является выдача денег под отчет сотрудникам, еще не отчитавшимся по предыдущему отчету. При этом нарушается пункт 11 Порядка. Налоговые органы предпочитают трактовать эту ситуацию так.
Пример: 20 ноября 2002 года офис-менеджер ООО «Сайдинг» получил под отчет 10 000 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Приказом по предприятию установлен срок представления авансовых отчетов – последнее календарное число месяца. Подотчетник не вернул выданные деньги ни в ноябре, ни в декабре.
Ставка рефинансирования ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм – 21 процент.
При проверке налоговые органы не возвращенную вовремя сумму трактовали как беспроцентный займ и рассчитали материальную выгоду, включаемую в налогооблагаемый доход работника в соответствии с пунктом 1 статьи 212 Налогового кодекса:
10 000 руб. х 21% х 3/4 : 365 дн. х 31 день = 134 руб.
Сумма налога с материальной выгоды составит 47 руб. (134 руб. х 35%).
При правильной организации аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» работники являются должниками фирмы до полного погашения сумм, выданных им под отчет. Поэтому наличие дебетового сальдо на этом счете не может классифицироваться как полученный подотчетным лицом доход. Это мнение подтверждено постановлением ВАС от 16 декабря 1997 г. № 905/97.
Неправильный учет командировочных
Работнику возмещаются только расходы на проезд до места командировки и обратно. Расходы на пользование внутригородским транспортом должны покрываться суточными. Но очень часто в авансовые отчеты включают расходы на проезд в автобусе или троллейбусе с приложением талонов. Кроме того, за счет суточных должны покрываться также затраты на пользование мини-баром, питание, стоимость конфет и печенья к чаю при обслуживании в гостиницах.
При командировках за границу часто встречается ошибка, когда работник тратит выданную под отчет валюту на иные цели, например на
8-09-2015, 13:40