Документооборот в бухгалтерии

Министерство высшего и профессионального образования Российской федерации

Сыктывкарский государственный университет

Финансово-экономический факультет

Кафедра Бухгалтерского учета и аудита

Курсовая работа на тему:

“Документооборот в бухгалтерии”

Научный руководитель:

Залевский В.А.

Исполнитель:

Студент 427 группы

Мантарков Г.Х.

Сыктывкар 2001

План

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………………3

1. Основные этапы документооборота……………………………………..4

1.1. Составление и оформление документов………………………………..4

1.2. Прием и регистрация документов……………………………………...12

1.3. Контроль за исполнением документов………………………………...16

1.4. Передача документов в архив…………………………………………..19

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………….……………...…22

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………….…………23

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….24

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - это движение документов от момента их составления или получения от других организаций до использования их для бухгалтерских записей и последующей передачи в архив.

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы документооборота.

Задачи: рассмотреть как правильно составляются и оформляются документы; проанализировать прием и регистрацию документов; исследовать контроль за исполнением документов; рассмотреть этапы передачи документов в архив.

1. Основные этапы документооборота:

1.1. Составление и оформление документов;

Чтобы документы могли служить достоверным основанием для бухгалтерских записей и иметь юридическую силу, к их состав­лению предъявляются определенные требования. Прежде всего, не­обходимо, чтобы документ был составлен на бланке. Лишь при отсутствии бланков допускается составление документа на чистом листе бумаги.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов формата А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается использование бланков формата А3 (420х297мм) и А6 (105х148мм).

Размер полей бланка не менее мм:

20 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

10 – нижнее.

Написание документа производится чернилами, хи­мическим карандашом, на пишущей машинке или средствами ме­ханизации. Некоторые документы, например чеки, кассовые ордера и т.п., должны заполняться только чернилами. Не разрешается заполнять документы простым карандашом, так как в таких до­кументах легко стереть написанное и заменить его другим. Доку­мент составляется по определенной форме, установленной для до­кументов данного вида операций, с обязательным заполнением всех необходимых реквизитов. Содержание документа следует излагать точно и ясно, чтобы давать правильное отражение операций в полном соответствии с действительностью. Текст и цифры доку­мента требуется писать четко и разборчиво, так, чтобы не допускать возможности различного их понимания и толкования. В документе не следует допускать подчисток, помарок и других дефектов, вы­зывающих сомнения в его подлинности и правильности. Свободные строки и графы на бланке документа необходимо прочеркивать с тем, чтобы в этих пробелах не могло быть что-либо вписано или дописано впоследствии. В денежных документах (чеках, кассовых ордерах и др.) сумму требуется указывать не только цифрами, но и прописью, т.е. словами. Документ должен быть снабжен всеми подписями, необходимыми для оформления регистрируемой опера­ции и придания документу юридической силы. Подписывать доку­мент следует разборчиво, чтобы можно было прочесть фамилию подписавшего. Перед каждой подписью указывается должность да­ющего подпись.

Отсюда вытекает общее правило составления до­кументов.

Для правильного составления документа необходимо:

1. Заполнять документ на бланке (а при отсутствии бланка на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке;

2. Строго соблюдать установленную форму и реквизиты до­кумента;

3. Точно и ясно излагать содержание документа;

4. Четко и разборчиво писать текст и цифры;

5. Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

6. Сумму в денежных документах указывать цифрами и про­писью;

7. Снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Документы необходимо составлять своевременно, т.е. одновре­менно с совершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в доку­ментах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию постав­щик выписывает несколько экземпляров счетов — платежных тре­бований для направления их в различные адреса (банку, покупа­телю).

При составлении документов могут быть допущены ошибки.

Ошибки в документах исправляются следующим образом. Под­лежащие исправлению ошибочные слова и числа (суммы) зачер­киваются аккуратно тонкой чертой так, чтобы можно было зачер­кнутое прочесть. Над зачеркнутым делается правильная запись. При этом если в числе (сумме) неправильна только одна цифра, то нельзя ограничиться исправлением одной этой цифры, а надо исправить все число. Например, вместо 127 написано ошибочно 124. В этом случае нельзя зачеркнуть только цифру 4 и надписать над ней цифру 7, а необходимо зачеркнуть все число 124 и надписать над ним 127.

О произведенном исправлении на свободном месте документа (внизу или на полях) делается оговорка, например "исправлено 127", которая заверяется лицами, подписавшими документ.

В ряде документов (в кассовых ордерах, чеках и др.) исправление ошибок не допускается вовсе. Если в таком документе допущена ошибка, он выписывается заново на другом бланке.

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их состав­ления и оформления, существует строгий порядок.

За нарушение порядка составления документов отвечают, прежде всего, те лица, которые их составляют и оформляют своими под­писями. Еще большая ответственность ложится на аппарат бух­галтерии, получающий эти документы, всесторонне проверяющий их и делающий на их основании учетные записи. Особая ответст­венность возлагается на главного или старшего бухгалтера как руководителя учета. Старший бухгалтер несет материальную, дис­циплинарную или уголовную ответственность за неправильное либо небрежное составление и оформление документов, утерю или порчу их, за оформление документов на отпуск материальных ценностей с нарушением установленного порядка и т.п.[1]

В целях сокращения количества п рименяемых в деятельности учре ждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, сниж ения трудовых, врем ен ных и м атериальных затрат на их под гот ов ку и обработку, достижения информ ационной совместимо­сти автоматиз ированны х Баз данных в народном хоз яйстве прово­дятся работы по унификац ии документов и создани ю унифициро­ванных систем документации (УСД) - совокупности вз аимоувязан­ных унифици рованных форм документов, обеспечивающих докумен­тированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности , средств и х ведения, нормативных и методиче­ских материа лов по их раз работке и применению. В осн ове создани я УСД лежит метод уни фикации - установление единообразия состава и форм управленческих докум ентов, создаваем ых при решении од­нотипных управленческих функц ий и з адач. Одноврем енно раз раба­тываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспеч ивающие интегрированную автоматизирован­ную обработку данных, содержащихся в УСД.

Каж дый документ состоит из отдельных составляю щих его элем ен­тов, которые наз ываются реквиз итами (подпись, печать, текст, назва­н ие ви да д окумента и т.д.) . Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образ ом, составляет его формуляр.

Формуляр-образ ец разрабатывается при создании систем ы до­кументирования и представляет собой графиче скую м одель или схе­м у пос троения документа. Он устанавливает форматы, раз меры по­лей, располож ение постоянных и пере менных ре кви зи тов.

Государственны й стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Уни­фицированные системы документации, Система организационно-распорядительной докум ентаци и» , Система ОРД «Требования к оформле­нию документов» устанав ливает почти максимальный набор рекви зи­тов для лю бого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации. Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть ре квизи тов зависит от вида документа, то на конкретном документе их будет гораз­до меньш е. Установлен следующий состав ре квизитов:

Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.

Герб суб ъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительн о воспроизводиться также утвержденные в устано вленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.

Эмбле ма организации ила то варный з нак (03). Эмблема п редприятия — это символиче ское г рафическое изображение. В качестве эм блемы , как правило, использ уется товарный знак. Из ображ ение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименов ание предприятия или учреждения эмблемой не допу скается. Эмблему размещают на левом поле документа, на уровне названия организации или на верхнем поле документа.

Код орга ни зации (04). Код фо рмы документа (5 ). Код по Общероссийскому классификатору организаций и пред­п риятий (ОКПО) имеет все з арегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтвержд ением правом очности организа ции – автора документа. Код по Общероссийскому классификатору у правлен ческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификатор е управленческой документации. Этот реквизит в печатывается при составлении конкретного вид а документа.

Наименов ан ие организац ии (06). Данный реквизит указывает в документе наименование организации , являющейся автором документа. Оно должно соответствовать наи менованию, з акрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наиме нование вышестоящей организации. Все эти наимено вания даются в и менительном падеже.

Наименования организаций субъектов Россий ской Федерации, имеющих наря ду с русским языком в качестве государственного наци­о нальный язык, печатают на двух яз ыках - русском и национальном. Со кращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные о б организации (07).

Этот реквиз ит указывается только в служеб ных пи сьм ах. Сюда мо гут входить: индекс предпри ятия связи, номер телетайпа, телефона, факса , телекса. На письмах, относящихся к фи нансовым вопросам, может быть проставлен номер сче та в банке.

Н аи менование вида до кумента (08). Данный реквизит я вляется одним из важнейших, поскольку поз ­воляет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, з а исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами .

Дата (09). Дата является одним из основных реквиз итов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утвержде ния, для протокола - дата проведения заседания. Если авторами документа являются несколько организации, то датой документа считается наиболее поз дняя дата под писания.

Даты в документе оформ ляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с меж дународным стандартом.

Ре гистрационный индекс документа (10 ). Одновременн о с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение докумен­та, под которым он введен в информационно-поисковую систему ор­ганиз ации. Для внутренних документов (нап ример) приказов, это обыч но порядковый № д ела с начала года. Для исходящих докумен­то в он складывается из нескольких частей: инд екс структурного под­разделени я, № дела по номенклатуре, где будет хранитьс я копия докум ента после его отправки, порядковый № документа.

На докум ентах, составленных совместно нескол ькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный н омер и дату документа (11). Этот реквизит проставляется только на ответных письм ах. Дата и номер для ссылки переписываю тся из и нициативного письма. Оф орм ляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04.09.9 8.

Место со ставлени я или изд ани я (12).

Гриф о гра ни чения доступа к до кументу (1 3) р еквиз ит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. сек ретную или информацию. В первой строке данного реквизита ставятся следующие отметки: « ДСП» (Для служебного пользования), «Секретно», «Совершенно секретно» .

Адресат (14).

Гриф утверждения документа (15)

Рез олюция (16)

Заголо во к к тексту (17 ).

Данный реквизит яв ляется обяз ательным д ля всех документов. З аголовок может отсутствовать на кратких документах , выполнен­ных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть м аксимально коротким и точным. В з аголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эф­фективного поиска, регистрации д окументов без предварительного прочтения всего текста.

В одной строке з аголовка должно быть не бо лее 28 знаков. Точка в конце з аголовка не ставится. Заголовок должен грам матически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос « о чем?» и ли «чего?».

Отметке в кон тро ле (18).

Данный реквиз ит проставл яется на документах, исполнение ко­торых вз ято на особый контроль по поручению руководителя. От­метка о контроле - буква « К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штам­пом « Контроль» . Располагается на уровне з аголовка на левом поле документа.

Текст докумен та (19).

Текст докум ента состав ляют на русском или национал ьном язы­ ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Фед ерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском яз ыке при направ­лении их в федератив ные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объеди нения, не находящи еся в ведении данного субъекта Российской Фед ерации или распо лож енные на территории д ругих суб ъектов Российской Федерации . Текс ты док ументов оформ ляют в ви де анк еты, табл иц ы, связанного текста.

Подпись (21),

Подпись - это один из основны х способов удостоверения документов . Под пись является обязательным реквизитом . Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за со­д ержание данного документа. Подписывается , как правило, только первы й экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, под ­п ис ывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (иници алы и фамилия) без кавыч ек и скобок.

Доку ме нт м ожет быт ь подпи сан испол няющим обяз анности д олжностного лица с указанием его фактическ ой должности и фами­лии.

Гриф согласования (22). Визы (23).

Согласование — это предварительное рассмот рение вопросов, содержащих ся в проекте документа. Согласование может быть внеш­нее и внут реннее.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным ли­ц ом и согласование с коллегиальным органом. Гри ф согласовани я располагают ниже реквизита «Подпись» или на о тдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание доку мента затрагивает интересы нескольких орга­низац ий или лиц, о чем де лается отметка на месте грифа согласова­ ния.

Но виз а может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.

На вну трен них документах виз а проставляется на последнем листе первого экземп ляра. На исходящих - на последнем листе того экз емпляра, кот орый будет оставлен в учреждении.

Печа ть (24).

Печать ст авят на наибол ее важ ны х доку ментах, предус мот ренных специальными нормати вными актами, удо стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подпи сей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования, д олжности. Раз личаются печати гербовые и печати организ ации. В комм ерчес ких структурах гербовые печати не использ уются.

Отметка о заверени и коп ии (25).

З аверение копии докум ента произ водится для придания ей юри­дической силы.

Отметка о з аверени и копии состоит из заверительной надписи — « Верно», наим енования должности сотрудника, завери вшего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Отметка об исп олнителе (26).

Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем , кто составил д оку мент для раз ъяснения и уточнения з атронутых в доку­ме нте вопросов.

Отм етка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнитс я документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со станд артом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнении докумен та и направлении его в дело (27). Данный реквиз ит проставляется на и сполненных документах, подлежащи х списани ю в дело для последующего хранения и использования в справочных целях .

Отметка о по ступл ени и до кумента в о ргани за цию (28). По возможности ставится на первом листе вхо дящи х доку мент ов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вк лючает в себя : наименование получ аю щей организации, дату поступления документа, его вх одя щий регистрационный номе р.

Отметка дл я автоматич еского по иска докумен та (29). Данный реквиз ит может включать и мя диска, файла, содерж ащего данный документ и другие поисковые данные.

1.2. Прием и регистрация документов;

На предприятии различают три основных потока документации:

· входящие документы, поступающие из других организаций;

· исходящие документы, отправляемые в другие организации;

· внутренние документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе.

Все документы, поступающие на предприятие проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником, должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, кода по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой “лично” и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

· направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

· направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным


8-09-2015, 13:58