Документооборот фирмы стандарты

Международный Славянский Университет

реферат по курсу

«Документационные системы управления»

на тему

«Документооборот фирм. стандарты»

выполнила __________

ФЭИОП, VI курс, с.о.

бухучет и аудит

проверил Поздняков В.Я.

Москва, 1999

План

1. Сущность документационной системы управления

2. Основные нормативно-методические документы по

делопроизводству

3. Правила оформления документов

4. Системы документации

5. Эффективность рациональной системы делопроизводства

Сущность документационной системы управления

В наше время термин «делопрои зводство» определяется следую­щим образом: отрасль деятельности, обеспечи вающая документиро­ва ни е и организацию работы с официальными документами. Наряду с терми ном « дел опроиз водство» в послед ние год ы употребляется и синонимичный ему термин « документационное обесп ечение упра в­ления ». Возни кновение его связано с измене нием организационно-технической основы делопроиз водства и методологических подхо­д ов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря актив­ному внедрению в сферу раб оты с документами средств вычислительно й техники и современных информац ионных технологий со­з да ния, сбора , обработки , на копления, хранени я, пои ска и исполь­зования информации в управлении . Таким образом, те рмин «документационное обеспечени е управл ения» как бы подчеркивает инфор­м ац ионно-технологическую составл яющую в совреме нной органи­зации де лопроизводства.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении. Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводств. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата , т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

прием первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов и отправка.

Понятие « делопроиз водство» бази руется на понятии«документирование». Под докум ентированием поним ается з апись (фиксаци я) информ ации на различных носителя х по установленным правилам . Докум ентиров ание — регламентированный процесс з апи си инфор­ мации на бумаге и ли ином носителе, обеспечивающий ее юридич е­ску ю силу. Документирование всегда осуществ ляетс я по определен­ным правилам, установ ленными правовы ми нормативными актами или вы работанными тради цией.

Создани е документов или документирование может осуществ­ляться на естеств енном яз ыке или на искусственных языках с ис­пользованием новых носителей информации. При документирова­н ии на естественном языке соз даются текстовые документы — доку­менты, соде ржащие речевую информацию, зафи ксированную любым типом письма или любой системой звукоз аписи. Текстовый доку­мент, соз данный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носи теле или видеограмма документа - изображение д окумента на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных яз ыках создаются до­кументы на машинных носителях — документы, соз данные с исполь­зованием носителей и способов запи си, обеспечивающих обраб отку информации электронно-вычислительной маш иной

Важное з начение при документировании имеют с редства доку­менти рования - оруд ия, используемые человеком для создания до­кументов. Это могут быть простые орудия (ручки, карандаши и др.), ме ханические и электромеханические (пишущие машины, маг­нитофоны, д иктофоны, фото кино- и видеотехника н др.); средства автоматизации - компьютерная техника. В з ависимости от используемых средств документировани я раз­личаются способы документирования (текстовое документирование, кино фото фонодокументирование , электронное документи рова­ни е) и типы соз даваемых при этом документов .

При использовани и простых орудий создаются рукописные пи сьменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована любым типом письма), и зобразительные д оку­ме нты (документы, содержащие информацию, выраженную посред­ством изображения какого-либо объекта) и графические документы (из образительные документы, в которых изображение объекта полу­чено посредством линий, штрихов, светотени). При использовании фототех ники создаются фотодоку менты, при использовани и зву ко­з апис ывающей техники - фоно- (или звуковые) документы; п ри применении кино- или видеотехники создаются кинодокументы, с помощ ью компьютерной техники - письменные документы на бу­м ажном или электронном носителе, а также документы намашин ных носителях .

Документирование предполагает соблюдение установленных прав ил записи информации , специфических для кажд ого типа доку­ме нтов. Соблюдение этих правил при дает юридическую силу созда­ваем ым документам. Юридическая сила — свойство официального докум ента, сообщаемое ему действующим законодатель ством , ком ­петенцией издавшего его органа и установленным п орядком его оформлени я,

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой раз новидности д окументов комплексом реквизитов -обяз ательных элементов оформления документа (наиме нование ав­тора докум ента, адресата, подпись, дата, номер документа, гри ф ут­верждения, печать и др.). Современные требов ания к оформлению орг анизационно-распорядительной (адм инистративной) документа­ции зафиксированы в госуд арственном стандарте (ГОСТ Р б.3 0-97 « Унифицированные систем ы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к оформл ению до­кум ентов»). Государственным стандартом установлен не только со­став реквиз итов (всего их 29), но и зоны и последовательность и раз мещения на документе. Совокупность рекв из итов документа и схе ма их расположения на документе составля ют формуляр докумен­та. Формуляр также регламентирован государств енным стандартом, поэтому для правильного составления документа необ ходимо знать не только реквизиты документа, но и схему (модель) и х расп оложе­н ия на д окументе. Наличие формуляра , установленного государст­ве нным стандартом, об еспечивает единство документирования и еди нство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В обще стве документы являются основными носителями управ­ленческой , научной, технической, статистической и иной социально з начимой информации. Документы — носите ли первичной информации , именно в докуме нтах информация фиксируется впервые. Это свойс тво и позволяет отличать д окументы от других источников и нформации - кни г, газет, журналов и др., содержащих перерабо­танную, вторичную информ ацию.

Фиксац ия, отображение информации в д окументе обеспечив ает еe сохранение и накопление, воз можность передачи во времени и пространстве , в озм ож ность обра ­щаться к информации спустя м ного времени после ее создания.

В соц иальном плане любой офи циаль ный документ полифунк­ционален, т.е. однов ре менно вы полняет н есколь ко функций, что позволяет е му удовлетворять различные ч еловеч еские потребнос ти . Среди функци й документа выделя ются общие и специ альны. К общ им фун кц иям документа относятся:

информационная: любой документ создае тся дл я сохранения информации, ибо необходим ость зафиксировать и нформацию - причина появления любого документа;

соци альная: документ является соци ально значимым объек­том, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью;

коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи м еж ду отдель ными элементами общественной структуры, в частности меж ду учреждениям и,

культурная: документ - средство з акрепления и передачи куль­турных традици й, ч то лучше всего прослеживается на б ольши х ком ­плексах документов, например в научно-технической докум ентации нах одит отражение уровень научного и технич еского развития общества;

К специфическим функциям документа относятся:

управленческая: документ является инструментом управления, этой функцией наделены так называемые управле нческие докумен­ты (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально соз даваемые для реализации целей управле­ния;

правовая: документ является средством з акрепления и изм е­нения правовы х норм и правоотношений в общ естве; этой функцией наделены законодательные и правовые нормативные акты, изначаль ­но создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений , а также документы, приобретающие прав овую функцию на время (на­пример, д ля исполь зования в качестве судебного доказательства это мож ет быть любой документ);

функц ия исторического источника: документ выступает в ка­ честве источника истори ческих сведении о развитии об ществ а; эту функцию приобретает только часть создаваемых в общ естве доку­ ментов (примерно 12—14% ) и только после того, как документы вы ­полнят свои оперативные функции и поступят на хранение

Любой документ, создаваем ый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую сис­тему документации в качестве ее элемента. Под системой докумен­тации пони мается совокупность документов, вз аимосвязанных по при знакам происх ож дения, назначения, вида, сферы деятельности , е ди ных требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной клас­си фикации систем документации, видов и разновидностей докумен­тов. При необх одимости используется эмпирически сложив шееся разделение документов на системы документации.

Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на офиц иал ьные и документы личного происх ождения. К последним относятся документы, созданные че­ловеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обяз анностей. Это самая немногочисленная с точки з рения видов и разновидностей система документации, она включа­ет личную переписку, воспоминания (мемуары), дневники.

Официаль ные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленчес­кие, научные, тех нические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро уч режденческой документаци и. Именно они обеспечивают упра вля­емость объектов как в рамках всего государства, так и в отд ельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объ ект делопроизводства.

Эти документы представлены комплексом систем, основными и з которых являются след ующие системы докум ентации:

организационно-правовая документация,

плановая документация;

распорядительная документация;

информационно-справочная и справочно-аналитическая доку­ментация,

отчетная документация;

документация по обеспечению кадрами (по ли чном у составу);

финансовая д окументация (бух галтерский учет и отчетность);

документация по материально-техническому обеспечени ю;

договорная докум ентац ия,

документац ия по документационному и и нформационному обеспечению деятельности учреждения и другие систе мы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учрежде ния, организ ац ии или предприятия, например на произ водственном предприятии - это производственная докум ентация, в лечебном уч­реж дении - система м едицинской документации, в вуз е - система документации по высшему образованию и т.д.

Доку менты, составляющие одну систем у документации, связ аны единством целевого наз начения и в комплексе обеспечивают доку­ментирование той или и ной управленческой функци и или вида деятельности, Так , документы, составляющие систему плановой документации, обеспечивают планирование деятельности учреждения и подведомственной ем у системы. Документы, составляющие систему распорядительной документац ии, обеспечивают регулировани е дея­тельности учреждения и ее координацию с деятельностью взаимо­связ анных учрежд ений и лица постоянно меняющихся социально-экономических условиях.

Обеспечение документирования - эт о лишь одна составляющая делопроизводства, вторая е го составляющая - это организация ра боты с документами.

Организ ация работы с докумен тами предполагает организацию документооборота учрежде нии , хранение документов и их использование вл екущей дея тельности учреждения. Докум ентооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движ ен ие документов в учреждении с момента их создани я или ' поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рац ионал ьной органи зации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируем ые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие н внутренние доку менты; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступаю щие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком пони мается совокупность документов, выполняющих определенное целе вое наз начение в процессе документооборота.

Характери стикой документооборота являе тся его объе м. Под объемом документооборота понимается количество документов, по ступивших в организацию и созданных ею в течение определе нного периода времени, как п равило года. Объем документооборота — важный показ атель, используемый в кач естве критерия при решении вопросов выбора организ ац ионной формы делопроизв одства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизв одства, ее штатного состава и д ру гих вопросов.

Одна из важне йших функций организации ра боты с докуме нтами - функция учета докум ентов. Учет документов обеспечивается и х регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт соз дания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль и сполнения документов, вести пои ск документов по запросам подразд елений н работников у чрежде ни я.

Н аряду с орг аниз аци ей документоо6оротавпонятие « организац ия работы с документам и» входит х ранение д окументов и их использова­ние в деятельности учреждения. Система хране ния документов - эт о .с овокупность средств, способов и прием ов учета и систематизации до­кументов с целью и х поиска и использ ования в текущей деяте льности учреждения. Для системы хранения документов наибо лее з начимыми являются понятия « номенклатура дел» и « дело». Под номенклатурой д ел понимается систематизированный перечень з аголовков дел, формируемых в де лопроизводстве учрежд ения, расположенных в опреде­ленной последовательности с указанием сроков их хранения; под де­лом понимается совокупность документов по отдельном у вопросу или /у частку д еятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отде льную обложку. Рассмотренн ые в данном разделе терм ины составляют основу терминосистемы документационного обеспечения управления (де лопроизводства). Большинство рассмотренных терминов — делопроизводство, документ, реквизит, формуляр, система документац ии, .документооборот и др.,— обозначают основные, базовые понятия научной дисциплины, но наряду с данными понятиями используются д ругие понятия, раскрывающие отдельные специфические сторо ны изучаемой предметной области,

2. Основные нормативно-методические документы по делопроизводству

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокуп­ность законов, норм ативных правовы х актов и методиче ских д ок у­м ентов, реглам ентирующих технологию соз дания, обработки, хране­ния и использ ования докум ентов в текущей деятельнос ти учреждения, а также реглам ентирующие работу службы делопроизводства - ее ст руктуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некото­рые другие аспекты.

Нормативно-методическая баз а де лопроиз водства включает в се бя :

законодате льные акты Российской Федерации в сфере инфор­мации и докум ентации;

указ ы и распоряжени я Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Фед ера­ции, регламе нтирующие вопросы документационного обесп ечения на фед еральном уровне; .. .

правовые акты федеральных органов исполни те льной влас ти : министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведом ственного характера;

правовые акты органов пре дставительной и исполни те льной власти субъе кт ов Российской Федерации и их территориальных об­раз ований, реглам ентирующие вопросы делопроизвод ства;

правовые акты норм ативного и инструктивного характе ра, м е­тоди ческие документы по делопроиз водству учреждений, организа­ций и предприятии .

государственные стандарты на документацию;

унифици рован ные системы документации;

общероссийски е классификаторы техни ко-экономической и социальной информа ции ;

Государственную систем у документационного об есп ечения управления.

Основные требов ани я к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организ аци и управленческого тру­да и охране труда;

Законодательство Российской Федерации, правов ые акты Прези дента, Правительства Россий ской Федерации) фе де ральных орг анов исполнительной власти в области документационного обеспеч ения

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятель­ности любого учреж дения, организации, предприятия. Законодатель­ство Российской Федерации регламентирует общие принципы орга­низации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц.

Основу гражданского законодательс тва составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октя­б ря 1 994 г., 2-я часть - 22 декабря 1995 г. Граж дански й кодекс опре ­деляет правовое положение участн иков гражданского оборота, осно­вания возникновения и порядок осуществления права собственнос­ти и других вещ ных прав, прав на рез ультаты интеллекту альной де­ятельности (интеллектуальной собственности, регулирует д оговор­ные и иные обяз ательства, а также другие имуществе нные и связан­ные с ни ми личны е неимущественные отнош ения. Участниками регулируем ых граж данским з аконодательством отношений являют ся граждане и юридические ли ца. В регулируе мых гражданским законодательством отношениях могут участвовать так­же Российская Федерация, субъекты Российской Федерации и му­ниципальные образовани я.

Ре гулируя граж данские правоотношения, Гражданский кодекс устанавливает ви ды и разновидности документов, соз даваемых в це ­лях фиксации актов гражданских взаим оотношений, регистрации фактов и х возникновения или п рекращения, подтверждения право отношений и др. Н апример, ст. 51 и последующи е части Гражданского кодекса устанавливают виды д окументов, прим еняе мых при со­здании, регистрации, реорганизации и ликвидации юри ди ческого лица, ст. 1 60 устанавливает письменную форму сделки и основные требов ания , предъявляемые к ней; ст. 307 определяет виды догов о­ ров, фиксирую щих обяз ательства одной стороны (фи зиче ского и ли юри дического лица) в пользу другой стороны; ст. 420-453 содержат общие положения о договоре, включая полож ения о форме, особенностям заключе ­ния, изменения и расторжения договора.

Наряду с Гражданским коде ксом Росси йской Фе дерации отдель­н ые сторон ы работы с информацией и документацией регули рую тся специал ьными фе деральными з аконами. Закон Российской Фе дера­ции "0 стандартизации" от 10 июня 199 3 г. № 5154- 1 ус танавливае т правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обяза­тельные для всех государственных органов управления, предприятий и предпринимателей, общественны х объ единений, и определяет меры государс твенной з ащиты интересов потребителей и государст­ ва посредством разработки и применения нормативных докум ентов по стандартиз ации. З акон устанавливает порядок проведения работ по стандартизации, виды документов по стандартизации и их при ме ­нение, осуществление государственного контроля и надзора за со­блюдением требований государственных стандартов, ответственность за на рушение положений з акона, а также порядок финансирования работ по стандартизации и некоторые друг ие аспекты. Закон «О ста н­дартизации" возл ожил на Комитет Российской Федерации по стандартизации, м етрологии н сертификации ( Госстандарт России) фор­мирование и реализацию государственной политики в области стан­дартизации, осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением обязательных требовани й государственных стандартов, уча стие в работах по международной (региональной) стандартиза­ции, организацию профессиональ ной подготовки н переподгот овки кадров в обла сти стандартизации, установление правил применения международных (региональных) стандартов, правил, норм н реко­мендаций по стандартиз ации на территории Росси йской Федерации, если иное не установл ено меж дународными договорам и Российской Федерации. В развитие этого з акона Правительством Российской Фе­дерации 1 2 ф евраля 1994 г., принято постановление «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений» серти ­фикации продукции н услугу утвердившее положения о порядки создания и прави лах пользовани я федеральным фондом государст­венных стандартов, общероссийски х классификаторов технико-эко­ном ической н социальн ой информации (ОКТЭИ ), меж дународных (региональных) стандартов и о порядке опубликования государст­венных стандартов и 01СГЭИ и ряд другим постановлений и распо­ряжений, Федера ль ный з акон Российской Федерации «Об ин формации, информатизации и з ащите информации, от 20 февраля 1995 г N 2 4-Ф З . устанавливает, что информационные ресурсы (документы н массивы документов) являются объектами отношений физических, юри диче­ских лиц» государства и защищаются законом наря ду с другими ре­сурсами. Законом устанавли вается правовой режим соз дани я, хра нени я и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственн ости на отдельные д окументы н отд ельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории ин­формации по уровню доступа к ней; порядок правовой з ащиты ин­формации,

Документирование информации — обязательное условие для ее включения в информ ационные ресурсы —осуществляется в поря дке, устанав ливаемом органами государственной власти, отве тственны­ми з а организацию делопроизводства, стандарти за цию документов и их м ассивов, безопасность Российской Федерации. Информацион­ные ресурсы могут быть государственной и негосударственной соб­ственностью и находиться в собственности граждан, органов госу­дарственной власти, органов м естного самоуправления, организ аций и общественных объединений. Российская Федераци я и субъекты Российской Федерации являются собственникам и информационных ресурсов, соз даваемых, приобретаемых, накапливаемых за счет средств федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, полученных путем иных установленных з аконом спосо­бов. Государство имеет право выкупа документированной информа­ции у физических и юридических лиц в случае отнесения этой ин­формации к государственной тайне. Собственник информацион­н ых ресурсов, содержащи х сведения, отне сенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разреше­ния соответствующих органов государственной власти. Документы и ма ссивы док ументов, созданные за счет средств физических и юри­дических лиц , а также приобретенные ими на законных основаниях и полученные в порядке дарения или наследования, являются собст­в енностью д анных юридических и физически х лиц. Субъекты, пред ­ставляющие в обязатель ном поря дке документированную информа­ци ю в органы государственной власти и организации, не утрачи вают свои прав а на эти документы и на использование информаци и, со­держ ащейся в


29-04-2015, 03:38