Все государстве нные станд арты, д ействующие на территории нашей страны, объ единены в единую Государственную систем у стандартизации - иерарх ически организ ованную систем у классификации и кодирования самих государственных станд артов,
Серия 1 Государственной системы стандартизации содержит комплекс основополагающих стандартов, в которых закреплены по ложения о порядке разработки государственных станда ртов о построении, изложении и оформлении стандартов, их ут верж дении, регистрации и введении в действие, о поря дке внесения изменений в стандарты) отмены станд артов и др., например ГОСТ I.РO-92. Государственная сис те ма стандартизации Российской Федерации: Основные положения.
Самостоятельный комплекс составля ют стандарты на уни фицированные системы документаци и и Е диную систему кл ассификации н кодирования технико-эконом ической информации:
ГОСТ 6.01 .1 -87. Единая систем а классификации и кодировани я технико-эконом ической информ ации;
ГОСТ 6.03-В3. Унифициров анны е системы документации, запись и нформации у ни фиц ированных докуме нтов в коммуникативном формате;
ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документац ии . Прид ание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами выч ислительной тем ни ки. Основные по ложения;
ГОСТ 6.10.5-87. Унифициров анные системы док ументации. Требования к построению формуляра-образца;
ГОСТ 6 .10.6- 87. Единая система вн ешнеторговой документации. Формуляр-образец: ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации.
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ 1648 7-КЗ . Делопроизводство и архивное дело. Те рмины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистраци и первого терминологического стандарта в 19 70 г.).
У нифициро ванные си стем ы документации
В целях сокращения количества п рименяемых в деятельности учре ждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, сниж ения трудовых, врем ен ных и м атериальных затрат на их под гот ов ку и обработку, достижения информ ационной совместимости автоматиз ированны х Баз данных в народном хоз яйстве проводятся работы по унификац ии документов и создани ю унифицированных систем документации (УСД) - совокупности вз аимоувязанных унифици рованных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности , средств и х ведения, нормативных и методических материа лов по их раз работке и применению, В осн ове создани я УСД лежит метод уни фикации -установление единообразия состава и форм управленческих докум ентов, создаваем ых при решении однотипных управленческих функц ий и з адач. Одноврем енно раз рабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспеч ивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД (см. разд ел 2.5). В на стоящее время действует восемь УСД:
унифицированная система организ ац ионно-распорядительной документации;
унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой» учетной и отчетной бухгалтерской документации бюд жетным учреж дений и организаций;
унифицированная система отчетно-статистической документации;
унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
унифицированная система документации по труд у;
унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
унифицированная систем а внешнеторговой д окументации.
Раз работка УСД веде тся соответствующими министерс твами н ведомствами, которым поручена эта работа.
Для подде рж ания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и д ополнений в контрольный массив унифицированны х форм документов по м ере необходимости.
Общеросси йские классификаторы
техни ко-экономической и соци альной и нформации
Важными средствами информационного обеспеч ения, прежд е вс его в таких областях, как экономика, статисти ка, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность, являются класси фикаторы технико-экономической и социа льной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данным в автоматизированных информацион ных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные докум енты, содерж ащие си стематизированный свод наименований объе ктов, представленных как класси фи каци онные группировки , и при своенные им коды, Классификац ии и кодированию подлежат социальные и экономи ческие объекты и их свойства, информаци я о которых использ уется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах д окументов.
В настоящее врем я разработано и действует 37 общероссийских и продолжаю щих действовать общ есоюзных класси фикаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической н социальной и нформации, а также научно-ме тодич еских и нормативно-технических д окум ентов по и х разработке, ве дени ю и внедрению, а также или иной области д оговариваются, что понимать, какое пон ятие вкладывать в тот или и ной те рмин. Из этого следует, что содержан ке понятия, обозначенного терм ином , может быть понято только через его дефи ни цию - краткое логическое опре делени е, у станавл ивающее существенные отличитель ные признаки предме та или з начение понятия, его сод ержа ни е и границы. Поэтом у всегда, когда речь идет о терм инах , м ы долж ны иметь в ви ду, что терми н лишь наз ыв ает поня тие, а его существо, содержание раскрыв ает определение.
5. Эффективность рациональной системы делопроизводства
В управленческой деятельност и, как правил о, решаются задачи двух типов: ори гинальные (нетривиаль ные) и од нот ипные, повторя ющиеся . Оригинальные зад ач и нельзя унифицировать и стандартиз овать в полном об ъеме, но для них м огут быть стан дарти зованы принципы реше ния. Для повторяюшихся однотипных з адач в большинстве случаев целесообразно стандартизовать как технологи ю их ре шения, так и форм ы представлен ия и нформ ации.
Под у нификаци ей в ши роком смысле понимается у мен ьшение многообразия типов н видов изд елий одинакового фу нкционального назначении . Применитель но к управле нческим докум ентам унификация заключается в установлении единообраз ия в составе и форм ах управленческих документов, создаваемых в процессе осущес твления однотипных управленческих функций н з ад ач.
Ста ндартизация — это фор ма юрид ического закрепления резу льтато в у нифи кации. В практи ке совершенствования документационного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются госуд арственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов.
Основная цель уни фикации и стандартиз ации - соз дание таких систем документации, применение которых буд ет эконом ически эффективно, приведет к увеличению врем ени на творческие элементы управленческого труда , повысит общ ую культуру управления . Унификация н стандартиз аци я документов— основ ные направл е ни я совершенствовани я документации, ведущие к снижению затрат на управленческие документы.
Объектами унификации и стандартизации в управленческой деятельности являются:
терми ны и определения, используемые при работе с управленческ ой информацией;
организ ационные структуры организаций, учреждений и предп ри ятий;
классификаторы управленческих функций; управленческая документация.
Документы давно стали объ ектами унификации н стандарти заци и. В СССР первые стандарты появились в 1929 -193 1 гг. , но с тех пор несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификаци и и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работ е привлеч ены все ведущие м инистерства и ведом ства,
Р аботы по унификаци и и стандартиз ации активно ве дутся и за рубеж ом. Стандартиз ацию документов в течение длитель ного времени проводят националь ные организ ац ии по стандартизации ряда стран , раз личные м еждународ ные организ ации, Национальные стандарты на документы суще ствуют в Германии, Бельгии, В еликобритании, Норве гии, Швеции, Фи нляндии, Болгарии и други х странах.
В работе по ун ификац ии документов, в частности внешнеторговых, приним ают участие более десяти международных организаций, в том числе Комитет по развитию внешней торговли Европейской Экономической Комиссии (ЕЭК) , Международная организ ация стандартиз ации (НСО) и др. Роль и з начение унификации и стандартизации документов особенно возросл и в связи с приме нением в управлени и компью терных технологий.
Унифи кация управленческих документов предполагает: унификацию состава и форм докум ентов, применяем ых для документиров ания управленческой деятельности. Унификация состава документов организации заключается в отборе и закреплении ком плекса документов , необходимых и достаточных для решения управленческой задач. В ре зультате унификаци и состава документов исключаются формы документов, не вызванные де йствите льными потребностям и управления, и состав документов организации может быть значите льно сокращен. Унификаци я форм документов з аключается в отб оре н закреплении в унифицированных формах документов информац ионных показ ателей и реквизитов, соответствующих назнач ени ю документов, и ус тановлении единых требований к их составлению и оф ормлению.
Резул ьтаты унификации состава документов получа ют своез акрепле ни е в Табеле форм документов, а результаты унификаци и форм докуме нтов - в Альбоме форм документов, применяе мых в Деятельности организац ии.
Для автоматизации процесса документооборота, эффективного информационного обеспечения процесса управления и принятия решений целесообразно создать информационную система документооборота.
Такая система автоматизирует рутинные операции по обработке корреспонденции, а также позволяет контролировать исполнение поручений руководителя и вышестоящих организаций. Банк данных системы должен содержать информационно-поисковые образы всех документов, поступающих и/или исходящих из организации, включая официальные нормативные правовые документы.
Реализация программного обеспечения системы возможна на базе современных информационных технологий с использованием программных продуктов Staffware и Microsoft FoxPro. Система состоит из восьми рабочих мест, объединенных в локальную вычислительную сеть под управлением операционной системы UnixWare Application Server. Рабочие места пользователей представляют из себя IBM-совместимые персональные компьютеры с операционной оболочкой Microsoft Windows.
Рассмотрим подобную систему на примере функциональной структуры информационной системы документооборота Москомприроды.
Структура системы включает восемь основных функционально выделенных автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых ориентировано на решение специфических задач, в т.ч.:
АРМ Председателя Москомприроды - предназначено для осуществления оперативного контроля за исполнением поручений руководителей Комитета, подготовки различных отчетов и справок.
АРМ администратора системы - предназначено для осуществления административного управления работой системы - рабочее место Начальника Организационного управления Москомприроды.
АРМ по приему и обработке входящей корреспонденции - предназначено для регистрации входящей корреспонденции (от юридических лиц), внесения резолюций руководства.
АРМ по контролю за движением и исполнением документов -предназначено для оперативного контроля за движением документов, текущего контроля за исполнением поручений руководства Москомприроды и подготовки административных отчетов.
АРМ по выдаче справок и обработке писем и жалоб граждан - предназначено для оперативной выдачи отчетов и справок о движении документов, а также для работы с письмами и обращениями граждан (физических лиц).
АРМ по контролю исполнения документов, представляемых в Москомприроду на экспертизу - предназначено для оперативного контроля за движением предпроектных, проектных и других видов документов, представляемых в Москомприроду на экологическую экспертизу и в отдел нормирования вредного воздействия на окружающую среду, и подготовки административных отчетов по их прохождению для руководства Москомприроды.
АРМ по обработке исходящей корреспонденции - предназначено для регистрации исходящей корреспонденции.
АРМ системного оператора - рабочее место дежурного оператора, обеспечивающего контроль функционирования системы и ее системное администрирование.
Структурная схема прохождения корреспонденции в ИСОУ приведена на рис.1
рис. 1. Функциональная структура информационной системы документооборота Москомприроды
Список используемой литературы
Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998
"Секретарское дело", спецвыпуск журнала, Тула.:1996
Самыкина И.В. "Практическое руководство для секретаря". - М.: БИНОМ, 1995
Материалы Москомприроды по созданию информационной системы документооборота (1998 г.)
29-04-2015, 03:38