Собственник информационных ре су рсов пользуется всем и правами, предусмотренными з аконодатель ством Российской Федерации, в том числе он им еет право:
назначать лицо, осуществляющее хоз яйственное ведение информационным и ресурсами, или оперативное управление ими;
устанав ливать в преде лах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним ;
определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.
Граж дане, органы государственной власти , органы местного самоуправл ения, организации и общественные объединения обязаны представ лять документированную и нформацию органам и организациям, от ветственным з а формирование и использование государств енных информационных ресурсов.
Развитие отдельных положений этого закона нашло выражение в Указе Президента «Об основах государственной политики в сфере информатиз ации» от 20 января 1 994 г, постановлениях Правительства « Об информационном обеспечении пред принимательства в Российской Фед ерации от 1 дек абря 199 4 г., «Об улучшении информационного обеспечения населения Российской Федерации» от 12 января 1Э 96 гид р.
Федеральный з акон « Об участии в межд ународном информаци онном обмене» от 4 июля 1996 г № 8 5-ФЗ направлен на создание условий для эффективного участия России в международном информационном обме не в рамках единого мирового информационного пространства, на защиту интересов Российской Федерации, суб ъектов Российской Федерации и муниципальных образований, з ащиту интересов, прав и свобод физ ических и юридических лиц при международном информационном обмене. З акон определяет: объектом междун ародного информационного обмена может быть документированная информация, информационные ресурсы, информационные продукты, информационные услуги, средства международного информационного обмена, а его субъектам и - Росси йская Федерация) субъекты Российской Федерации, органы государственной власти и органы местного самоупра вления, физ иче ские и юри ди ческие лица Российской Федерации, физические и юридические лица иностранных государств, лица без гражданства.
Закон устанавлив ает: право собственности на информац ионные продукты и средства международного информационного обме на, ограничения при осуществлении международного информационно го обмена (ограничения на вывоз), использование средств меж дународ ного информационного обмена (з ащита конфид енциал ьной информации), пополнение государственных информационны х ресурсов Российской Федерации путем межд ународного информационного обмена, доступ к сред ствам меж дународного информационного обмена и иностранным информаци онным продуктам и другие вопросы межд ународ ного информационного обмена.
Закон Российской Федерации « О государственной тайн е» от 21 июля 1 993 г № 5485регулирует отношения, возникающие в связ и с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и з ащитой в и нтересах обеспечения безопасности Российской Фе дерации. К госуд арственной тайне закон относит з ащищаемые государством сведения в области его военной, внеш неполи тической) экономической, раз ведывательной) контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может н анести ущерб безопасности Российской Федерации. Закон устанав ливает полномочия госуд арственных органов и должностных лиц, призванных обеспечивать сохранение и защиту государственной тайны, перечень сведений, составля ющих государственную тайн у, порядок засекречивания и рассекречивания сведений и их носи телей, распоряжение сведениями) составляющими государственную тайну, поряд ок ее защиты, контроль и надзор за обеспечени ем государственной тайны и другие вопро сы.
Положения этого закона нашли развитие в Указ е Президента Российской Фед ерации «Об утверждении перечня сведени й) отнесенных к государственной тайне» от 30 ноября 1995 г., постанов лении Прави тельства Российской Федераци и « О перечне сведений, которые не могут состав лять коммерческую тайну » от 5 декабря 1 99 1 r, постановлении Пенсионного фонда России «Об утве рж дении перечня сведений, составляющих конфиденциал ьную информацию» от 30 августа 1996 г. и др.
Основы законодательства Росси йской Федерации об Арх ивном фонде Российской Фе дерац ии и архивах, принятые Верховным Советом Российской Федерации 7 июля 1993 г., направлены на совершенствование организ ации арх ивного дела в стране, пред отвращение порчи, уничтожения, х ищения, нез аконной скупки, прод ажи, приобретения и вывоз а арх ивных документов за границу, регулируют форм ировани е) организац ию хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими, обеспечи вают сохранность архивных документов, их всестороннее использование в и нтересах граж дан, общества и государства; определяют понятия основных терминов архи вного дела (Архивный фонд Российской Федера ции, архивный докум ент, архивный фонд, архив , архивное дело к др. ), характе ризу ют состав Архивного фонда Росси йской Федерации в его государственной и негосударственной частях, устанавливают п раво собственности на архивы , порядок пе редачи этого прав а и его защиты, систем у управления архивным делом в Росси йской Федераци и, порядок хранения, ком плектования, учета и использования арх ивных документов; определяют ответственность за нарушени е законодательства об Арх ивном фонде Российской Федерации и арх ивах и принципы международного сотру дничества в области архивного дела.
В раз витие Основ законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах приняты: Указ Прези дента Российской Федерации от 17 марта 19Э 4 г. «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерац ии», постановление Совета Ми нистров — Правительства Российской Федерации от 3 марта 199 3 г « О порядке ведомственного х ранения документов и организации их в делопроиз вод стве» и др. Законодательство Российской Федерации регулирует и другие сферы деятельности, тесно связанны е с документационным обеспечением , например создание и испол ьз овани е соврем енных автом атиз ированных н телекоммуникаци онных систем (закон Российской Федерации « О правовой охране программ для электронных вычисли тельных маш ин и баз данным» от 23 сентября 19 92 г и другие указы и постановления), з аконы и иные правовые акты в области связи: федеральные законы « О связи» . от 16 февраля 19 95 г. и « О почтовой связи» от 9 августа 199 5 г, Почтовые правила от 22 апреля 1992 г, принятые Советом глав администраций связи Регионального содруж ества в области связи, и другие правовые но рмативные акты.
3. Правила оформления документов
Каж дый документ состоит из отдельных составляю щих его элем ентов) которые наз ываются реквиз итами (подпись) печать) текст) назван ие ви да д окумента и т.д.)- Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образ ом, составляет его формуляр. Формуляр, х арактерный для определенного вила докум ентов, называется типовых формуляром.
Формуляр-образ ец разрабатывается при создании систем ы документирования и представляет собой графиче скую м одель или схем у пос троения документа. Он устанавливает форматы) раз меры полей) располож ение постоянных и пере менных ре кви зи тов.
Государственны й стандарт Российской Федерации Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации, Система организационно-распорядительной докум ентаци и» . Система ОРД «Требования к оформлению документов» устанав ливает почти максимальный набор рекви зитов для лю бого из управленческих документов и их месторасположение на бумажном носителе информации, Всего установлено 29 реквизитов. Но так как некоторые из них взаимоисключающие и часть ре квизи тов зависит от вида документа) то на конкретном документе их будет гораздо меньш е. Установлен следующий состав ре квизитов:
Государственный герб Российской Федерации (01) изображается только в случаях, предусмотренных законодательством, на документах министерств, ведомств, а также органов власти.
Герб суб ъекта Российской Федерации (02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. На бланках документов могут дополнительн о воспроизводиться также утвержденные в устано вленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов.
Эмбле ма организации ила то варный з нак (03). Эмблема п редприятия — это символиче ское г рафическое изображение. В качестве эм блемы , как правило) использ уется товарный знак. Из ображ ение эмблемы облегчает поиск документа, но заменить наименов ание предприятия или учреждения эмблемой не допу скается. Эмблему размещают на левом поле документа на уровне названия организации или на верхнем поле документа.
Код орга ни зации (04). Код фо рмы документа (5 ). Код по Общероссийскому классификатору организаций и предп риятий (ОКПО) имеет все з арегистрированные предприятия. Он может быть проставлен заранее типографским способом. Этот код является своеобразным подтвержд ением правом очности организа ции – автора документа .Код по Общероссийскому классификатору у правлен ческой документации {ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификатор е управленческой документации. Этот реквизит в печатывается при составлении конкретного вид а документа.
06 - наименование организации
07 - справочные данные об организации
08 - наименование вида документа
Наименов ан ие организац ии (06, 07, 08). Данный реквизит указывает в документе наименование организации) являющейся автором документа, оно должно соответствовать наи менованию) з акрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наиме нование вышестоящей организации. Все эти наимено вания даются в и менительном падеже.
Если организ ация подведомственна одновременно нескольким о рганам управления или общественным организ ациям) то указ ываю тся не более трех степеней подведомственности. Если имеется двойн ое подчинение министерству и м естным органам власти, - то в документе указ ываю т только наименование Ч ест ных органов власти.
Наименования организаций субъектов Россий ской Федерации, имеющих наря ду с русским языком в качестве государственного нацио нальный язык) печатают на двух яз ыках - русском н национальном. Сокращенное наименование организ ации приводят в тел случа е, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Со кращенное наименование ( в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизв одят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положени и об орга низации). Наиме нование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском яз ыке,
Наи менов ание филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделен ия организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименов ания организации.
Автором документа может быть должн остное лицо, представляющее организацию.
Сведений о конкретном авторе обязательны на внутренних документах организации.
Справочные данные о б организации» (07).
Этот реквиз ит указывается только в служеб ных пи сьм ах. Сюда мо гут входить: индекс предпри ятия связи, почтовый к телеграфн ый адрес, номер телетайпа, телефона, факса , телекса. На письмах, относящихся к фи нансовым вопросам, может быть проставлен номер сче та в банке.
Н аи менование виде до кументе (08). Данный реквизит я вляется одним из важнейших, поскольку поз воляет судить о назначении данного документа, определяет состав, реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и проставляется на всех документах, з а исключением писем и факсов) и печатается прописными буквами .
Дата (09). Дата является одним из основных реквиз итов документа) которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа является дата его подписания или утвержде ния) для протокола -дата проведения заседания. Если авторами документа является несколько opгaнизаций, то датой документа считается наиболее поз дняя дата под писания.
Даты в документе оформ ляются цифровым способом в следующей последовательности: число, месяц, год. Также дату можно оформлять в соответствии с меж дународным стандартов .
В текстах нормативных документов, а также сод ержащи х сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат. Например: 22 августа 1996 г. В факсах, телеграммах и телефон ограммах кром е даты проставляются часы и минуты.
Ре гистрационный индекс документа (10 ). Одновременн о с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер — это условное обозначение документа под которым он введен в информационно-поисковую систему организ ации. Для внутренних документов (нап ример) приказов) это обыч но порядковый № д ела с начала года, Для исходящих документо в он складывается из нескольких частей: инд екс структурного подразделени я, № дела по номенклатуре, где будет хранитьс я копия докум ента после его отправки, порядковый № документа. .
На докум ентах, составленных совместно нескол ькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.
Ссылка на регистрационный н омер а дату документа (II). Этот реквизит проставляется только на ответных письм ах. Дата и номер для ссылки переписываю тся из и нициативного письма. Оф орм ляется следующим способом: на № 02-13/36 от 04^ 09.9 8.
Место со ставлени я или изд ани я (12).
Место составления или издания документа обяз ательно указывается в том случае, е сли затруднено его определен ие по реквизитам и меновани е организации» и «справочные данные об организации » целесообразно его проставление на всех документах , Место д авления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринят ые сокращения. В пи сьмах этот реквиз ит входит в почтов ый адрес.
Гриф о гра ни чения доступа к до кументу (1 3) реквиз ит проставляется в случае, если документ содержит текст ограниченного распространения, т.е. сек ретную или информацию. В первой строке данного реквизита вс тавляться следующие отметки: « ДСП» (Для служебного пользования), "Секретно", «Совершенно секретно» .
Адресат (14).
Гриф утверждения документа (15)
Рез олюция (16)
Заголо во к к тексту (17 ).
Данный реквизит яв ляется обяз ательным д ля всех документов. З аголовок может отсутствовать на кратких документах , выполненных на бумаге формата А5 (сопроводительные письма). Заголовок должен быть м аксимально коротким и точным. В з аголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации д окументов без предварительного прочтения всего текста.
В одной строке з аголовка должно быть не бо лее 28 знаков. Точка в конце з аголовка не ставится. Заголовок должен грам матически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос « о чем?» и ли «чего?». Например: при каз — о приеме на работу положение — о бух галтерии - протокол - собрания акционеров должностная инструкция — менедже ра по кад рам
Отметке в кон тро ле (18).
Данный реквиз ит проставл яется на документах, исполнение которых вз ято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле - буква « К" проставляется цветным (красным, синим, зеленым) карандашом, фломастером или специальным штампом « Контроль» , Располагается на уровне з аголовка на левом поле документа.
Текст докумен та (19).
Текст докум ента состав ляют на русском или национал ьном язы ке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Фед ерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском яз ыке при направлении их в федератив ные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации: на предприятия, в организации и их объеди нения, не находящи еся в ведении данного субъекта Российской Фед ерации или распо лож енные на территории д ругих суб ъектов Российской Федерации . Текс ты док ументов оформ ляют в ви де анк еты, табл иц ы, связанного текста.
Подпись (21),
Подпись - это один из основны х способов удостоверения документов . Под пись является обязательным реквизитом . Подпись на документе проставляет лицо, которое несет ответственность за сод ержание данного документа. Подписывается , как правило, только первы й экземпляр документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, под п ис ывающего документ (полное , если документ оформ лен на бланке ^ орг анизации, и сокращенное, если использован бланк), его личная подпись и расшифровка подписи (иници алы и фамилия) без кавыч ек и скобок
Доку ме нт м ожет быт ь подпи сан испол няющим обяз анности д олжностного лица с указанием его фактическ ой должности и фамилии. При этом не допускае тся стави ть предлога», надпись от ру ки «Зам.» или косую черту перед наименованием долж ности,
Граф согласования (22). Визы (23).
Согласование —это предварительное рассмот рение вопросов, содержащих ся в проекте документа. Согласование может быть внешнее и внут реннее.
Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Он имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лиц ом и согласование с коллегиальным органом. Гри ф согласовани я располагают ниже реквизита "Подпись» или на о тдельном листе согласования. Лист согласования составляется, когда содержание доку мента затрагивает интересы нескольких организац ий или лиц, о чем де лается отметка на месте грифа согласова ния.
Но виз а может быть оформлена и более кратко: личная подпись и дата.
Если долж ностное лицо, с которым согласовывается документ, им еет какие-то з амечания, дополнения и ли не согласен с доку ментом, то это может оформляться на отдельном листе с указанием об этом при визировании «З ам ечания прилагаются» .
На вну трен них документах виз а проставляется на последнем листе первого экземп ляра. На исходящих - на последнем листе того экз емпляра, кот орый будет оставлен в учреждении.
Печа ть (24).
Печать ст авят на наибол ее важ ны х доку ментах, предус мот ренных специальными нормати вными актами, удо стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, подтверждая подлинность подпи сей. Печать должна быть хорошо читаема и по возможности должна захватывать часть наименования . д олжности. Раз личаются печати гербовые и печати . организ ации. В комм ерчес ких структурах гербовые печати не использ уются.
Отметка озаверени и коп ии (25),
З аверение копии докум ента произ водится для придания ей юридической силы.
Отметка о з аверени и копии состоит из заверительной надписи —« Верно», наим енования должности сотрудника, завери вшего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.
Отметка об исп олнителе (26).
Данный реквизит необходим для оперативной связи с тем , кто составил д оку мент для раз ъяснения и уточнения з атронутых в докуме нте вопросов.
Отм етка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнитс я документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в соответствии со станд артом, на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении докумен та а направлении его в дело (27). Данный реквиз ит проставляется на и сполненных документах, подлежащи х списани ю в дело для последующего хранения и использования в справочных целях .
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на первой странице документа
Отметка об исполне нии документа и направлении его в дело должн а быть подписана и датирована исполнителем документа, руководителем структурного подразд еления, в котором исполнен документ.
Отметка опо ступл ени и до кумента в о ргани за цию (28). По возможности ставится на первом листе вхо дящи х доку мент ов, как правило, с помощью штампа. Данный реквизит вк лючает в себя : наименование получ аю щей организации, дату поступления документа, его вх одя щий регистрационный номе р. Напри мер:
Отметка дл я автоматич еского по иска докумен та (29). Данный реквиз ит может включать и мя диска, файла, содерж ащего данный документ и другие поисковые данные.
4. Системы стандартов
Стандарти зац ия в соответствии с законом Российской Феде ра ци и « О стандартизаци и», принятым 10 июня 1 993 г., - это деятель ность по установлению норм, правил и характери стик в ц ел ях обеспечения;
безопасности продукции, работ и услуг для окружающей сре ды, ж изни, здоровья и им уще ства;
технической и информационной совместимости, а. также взаимозаменяемости продукции;
качества продукции, работ и услу г в соотв етствии с уров нем развития науки, тех ники и тех нологии; еди нства измерений;
экономии всех ви дов ресурсов;
безопасности хозяйственных объектов с учетом риска в озникновения природных и техногенных катастроф и других чрез вычайных ситуаций;
обороноспособности и мобилизационной гот овности страны. К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей ст раны, относятся;
госуд арст венные стандарты Российской Фед ерации (ГОСТ); применяемые в установ ленном порядке меж дународные (региональные) станд арт ы, правила, нормы и рекомендации по стандартизации; общероссийские классификаторы тех нико-экономической и социальной и нформации ;
стандарты о траслей; стандарты предприятий; станд арты научно-технических, инженерных обществ н д ругих общественных объединений.
Государственные стандарты разрабатываются
на продукцию, работ
ы и усл
уги,
им
еющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения,
сферы
29-04-2015, 03:38