Организация учета и ревизия расчетов с персоналом по оплате труда

Г 2. Контроль и ревизия обоснованности
планирования использования труловых ресурсов
и фонла оплаты трула
Проверка обоснованности планирования использования трудовых ресурсов и фонда оплаты труда в сельскохозяйственных организациях направлена на выявление реальности плановых показателей и неучтенньх резервов роста производительности труда. Такая проверка уместна как непосредственно в период составления бизнес-плана (производственно-финансового плана) хозяйства, так и в ходе проведения текущего и последующего контроля за его выполнением. При этом следует тщательно проанализировать использование трудовых ресурсов за предшествующие периоды по их отдельным категориям, отраслям общественного производства и внутрихозяйственным подразделениям, обращая внимание на полноту использования фонда рабочего времени, степень механизации и автоматизации производственных процессов, внедрение новой техники, прогрессивных технологий и форм организации труда (перераспределение трудовых ресурсов по отраслям и подразделениям, среднюю продолжительность рабочего дня, коэффициент сменности, количество отработанных дней за год в расчете на степень механизации производственных процессов, соотношение показателей роста производительности и его оплаты и т.д.).
На основе указанных данных, а также действующих рекомендаций по определению обоснованной потребности в кадрах соответствующего профиля выявляют обоснованность расчетов плановой численности работников и затрат труда как по их категориям, так и отраслям сельскохозяйственного производства. Особой проверке следует подвергнуть правильность планирования объемов предстоящих работ исходя из необходимости правильной расстановки рабочей силы, прогрессивной технологии производства отдельных видов продукции, рационального использования рабочего времени и механизмов. Выявленные при этом резервы улучшения использования трудовых ресурсов обобщаются, подготовленные предложения по их вовлечению вносятся на рассмотрение администрации хозяйства. Правильность планирования фонда оплаты труда определяется путем проверки обоснованности его формирования по отдельным составным частям исходя из производственной программы, численности работающих, затрат труда на планируемый период и действующего положения об оплате труда соответствующих категорий и групп работников. При этом наряду с расчетом трудовых
выплат (по тарифным ставкам, должностным окладам и расценкам) выявляется обоснованность планирования и включения в общий фонд оплаты труда дополнительной оплаты (за высококачественное и своевременное выполнение важнейших сельскохозяйственных работ, повышенная оплата труда работников на уборке урожая, доплата за классность и стаж работы трактористам-машинистам, за звание мастера работникам животноводства, за классность шоферам и иные надбавки и доплаты). Проверенный размер планового фонда оплаты труда сопоставляется затем с его утвержденной суммой, а также с доведенным фондом по отдельным производствам и внутрихозяйственным подразделениям. Необходимо добиваться правильного определения и распределения фонда оп латы труда по производствам и подразделениям хозяйства, что обеспечивает ответственность и действенный контроль за его соблюдением в коде выполнения производственной программы. Отдельно следует проверить наличие утвержденных в установленном порядке положений об оплате труда и правил внутренне го трудового распорядка в данном хозяйстве, а также трудовых договоров и иных локальных нормативных актов по труду, которые служат основой правильного использования трудовых ресурсов в каждом хозяйстве и разрабатываются в соответствии с Трудовым кодексом РФ. В процессе этой проверки устанавливают правильность и своевременность разработки указанных документов и их соответствие нормам трудового законодательства. При этом особое внимание надо обращать на обоснованность установления хозяйством сдельной, повременной или аккордной оплаты труда для отдельных групп работников, норм и нагрузки, показателей и условий премирования работников, структуры и штатов хозяйства, для чего следует шире привлекать соответствующие рекомендации научно-исследовательских учреждений и сельскохозяйственных органов. В необходимых случаях может применяться анализ выполнения норм выработки отдельными группами работников за предыдущие периоды.
Выявленные в ходе этой проверки недостатки и нарушения отмечаются в соответствующем разделе общего акта ревизии или отчета о результатах проверки с приложением перечней однородных недостатков или нарушений.
§ 3. Контроль и ревизия соблюдения д ейс т вующего
порядка организации, нормирования и охраны труда
Входе контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда важное значение имеет проверка состояния работы по организации, нормированию и охране труда.
Вэтих целях необходимо проверить обоснованность установления в хозяйстве тех или иных форм организации труда, структуры и системы управления сельскохозяйственным производством, руководствуясь действующими рекомендациями и практическим опытом передовых Хозяйств данной природноэкономической зоны. Особое внимание следует уделить изучению возможностей широкого внедрения в практику хозяйства таких передовых форм организации труда и управления, как создание специализированных бригад, звеньев и отрядов в отдельных отраслях сельскохозяйственного производства, цеховой структуры управления, автоматизированной системы обработки экономической информации.
Входе текущего и последующего контроля надо тщательно проверять использование рабочего времени на отдельных видах работ и прежде всего в период весеннего сева, ухода за посевом и уборки урожая. Для этого используются приемы контрольного изучения документов по учету затрат труда и его оплаты (учетных листов или книжек бригадиров по учету труда и выполненных работ, учетных листов тракториста-машиниста, путевых листовтрактора, путевых листов грузового автомобиля, нарядов на сдельную работу и т.д.), контрольный хронометра явки на работу и продолжительности рабочего дня. По отдельным производственным процессам может быть проведено сопоставление фактических затрат рабочего времени с нормативными, установленными в данном хозяйстве, либо на основании рекомендаций научно-исследовательских учреждений. Отдельно следует проверить соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, что самым непосредственным образом влияет на уровень организации труда и использование трудовых ресурсов. При выявлении фактов прогула, опозданий на работу, досрочного ухода с работы, необоснованного увеличения продолжительности оплачиваемых отпусков отдельных работников необходимо изучить причины и меры, принимаемые хозяйством по их устранению. По таким фактам, оставшимся без рассмотрения, подготавливают соответствующие предложения непосредственно в ходе проведения ревизии или проверки.
С организацией труда связаны вопросы учета трудовых ресурсов, включая учет личного состава, рабочего времени и ведения трудовых книжек. Поэтому в ходе ревизий и проверок необходимо обращать внимание на соблюдение установленного порядка оформления, перемещения и увольнения работников, ведение табельного учета и трудовых книжек.
Наряду с этим в ревизуемом хозяйстве необходимо тщательно проверить обоснованность и своевременность планирования мероприятий, направленных на установление напряженных и в то же время реальных норм выработки на отдельные виды работ исходя из зональных типовых норм, рекомендованных сельскохозяйственными органами и научно-исследовательскими учреждениями. При необходимости могут быть привлечены данные бухгалтерского учета (по учетным листам труда и выполненных работ, учетным листам трактористов-машинистов, нарядам и т.д.) о фактическом выполнении действовавших норм выработки за прошлые периоды.
Особое внимание надо уделить обоснованности перевода отдельных групп работников на повременную оплату труда, имея в виду, что по возможности как можно шире следует переводить их на сдельную, устанавливая соответствующие нормы выработки (нагрузки) и расценки за единицу выполненных работ. Следует выяснить, обеспечены ли в достаточном количестве отпечатанными сборниками норм выработки соответствующие работники хозяйства (бригадиры, заведующие ферм, начальники цехов, бухгалтерские и экономические службы и т.д.). При этом в ходе проведения текущих проверок надо практиковать контрольные обмеры выполненных работ и определить степень выполнения установленных норм выработки, а при последующих ревизиях и проверках подвергать тщательному изучению первичные документы по учету затрат труда и его оплаты, сверять их с другими первичными документами по смежным хозяйственным операциям. Выявленные приписки объемов выполненных работ, нереальные нормы выработки и необоснованно начисленные в связи с этим суммы по оплате труда отмечаются как нарушения трудовой дисциплины, по устранению которых подготавливаются соответствующие предложения контролеров.
Проверка правильности и обоснованности тарификации работников и отдельных видов работ проводится как по документальным источникам контроля (протоколам заседания квалификационных или аттестационных комиссий, сборникам норм выработки, классификационно - тарификационным справочникам, личным карточкам, расчетно-платежным ведомостям, первичным документам по учету затрат труда и его оплаты), так и путем контрольной аттестации, опроса соответствующих лиц и взятия от них письменных объяснений.
Важным источником данных об этом объекте контроля могут быть материалы созданные в хозяйстве общественных формирований (комиссий, бюро и т.п.) по вопросам нормирования и оплаты труда, осуществляющих систематический контроль за правильностью нормирования, тарификации и организации труда, аттестации работников, установления тарификационных разрядов, перевода отдельных групп работников на сдельную оплату труда и тд.
В числе указанных вопросов важное место занимает также проверка состояния охраны труда и техники безопасности. Нельзя забывать, что в сельскохозяйственных организациях все еще нередки случаи производственного травматизма, связанные прежде всего с нарушением установленных правил охраны труда, которые в соответствии со статьей 211 Трудового кодекса РФ необходимо соблюдать всем юридическим и физическим лицам при осуществлении ими любых видов деятельности. Поэтому в контрольно-ревизионной работе особое внимание следует уделять проверке соблюдения действующего порядка разработки в каждом хозяйстве системы мероприятий по охране труда и технике безопасности, к которым относятся возложение этих функций на соответствующих штатных работников, утверждение перечня категорий и групп работников, которым выдается бесплатно специальная одежда, специальная обувь и специальное питание, проведение инструктажа среди определенных категорий и групп работников по технике безопасности, разработка и устройство специальных приспособлений по безопасной работе на механизмах, транспортных средствах и тд., оформление стендов, плакатов, предупредительных надписей, сигнализации по технике безопасности, осуществление мероприятий по производственной санитарии и лечебно - профилактическому осмотру работников, допуск отдельных лиц к определенным видам работ, особый режим охраны труда подростков и женщин, работ в ночное время и т.д.
По каждому из этих мероприятий, связанных с обеспечением безопасности работы и здоровья работников, необходимо систематически осуществлять контроль как до начала производства работ, так и в ходе их осуществления и по окончании. Основными приемами контроля служат изучение фактического состояния охраны труда и техники безопасности и сопоставление с действующим порядком ее организации. Причем по таким мероприятиям, как выдача спецодежды, спецобуви, спецпитания, сопоставление проводится по каждому ихвиду, периодичности выдач и группам работников. Выявленные нарушения действующего порядка охраны труда и техники безопасности обобщают по каждому виду мероприятий и при необходимости оформляют в виде отдельных приложений к общему акту ревизии или отчету о результатах проверки.
§ 4. Контроль и ревизия соблюдения положения об оплате тру д а
В ходе контроля и ревизии использования трудовых ресурсов и оплаты труда большое внимание уделяется проверке соблюдения штатной дисциплины, тарифных ставок, должностных окладов, расценок и системы премирования, установленных действующими положениями об оплате труда соответствующих категорий работников. Благодаря этому выявляются не только правильность оплаты труда, а также реальность и обоснованность его затрат, эффективность использования трудовых ресурсов и состояние трудовой дисциплины, что самым непосредственным образом связано с ростом производительности труда и успешным осуществлением всей финансово- хозяйственной деятельности сельскохозяйственных организаций. Важная роль при этом принадлежит предварительному контролю, в ходе которого представляется возможность своевременно вскрыть и устранить штатные излишества и другие нарушения в затратах и оплате труда. Для этого необходимо проверить обоснованность установления численности отдельных категорий групп работников руководствуясь при этом действующими рекомендациями по указанным вопросам, опытом передовых хозяйств, результатами проведенного анализа использования фонда рабочего времени и тд.
Наряду с этим в порядке предварительного контроля следует проверять и обоснованность затрат труда на отдельных видах работ, что обеспечивается сопоставлением намечаемых к осуществлению объемов работ с нормативными затратами. Особенно эффективен предварительный контроль за правильностью установления тарифных ставок, должностных окладов и расценок по отдельным группам работников и видам работ, так как позволяет вовремя устранить выявленные недостатки и упущения.
При текущем контроле устанавливают правильность и реальность выполненных работ, обоснованность применения соответствующих тарифных ставок, расценок, должностных окладов и премиальных выплат, соответствие фактических штатов утвержденным и их целевое использование. Следует иметь в виду, что от надлежащей организации текущего контроля за указанными вопросами в решающей степени зависит рациональное использование трудовых ресурсов и фонда оплаты труда. Поэтому в оперативном порядке необходимо контролировать прежде всего правильность применения действующего положения об оплате труда и реальность выполненных работ. В ходе текущего контроля применяются в основном приемы контрольного изучения и встречной сверкой первичных документов по учету затрат труда и его оплаты и контрольные обмеры выполненных работ. Для этого необходима четкая организация документооборота по данному участку учетного процесса, важной стадией которого должны быть прием и проверка соответствующих первичных документов экономической и учетной служб хозяйства. Текущую проверку указанных документов следует сочетать со встречной сверкой с технологически картами, первичными документами по учету готовой продукции ее транспортировкой и т.д. Анализ материалов ревизий и проверки позволяет обобщить наиболее характерные недостатки и нарушения в оплате труда. Прежде всего довольно часто неправильно определяются объемы выполненных работ, что можно выявить сопоставлением первичных документов по учету труда с технологическими картами, документами по оприходованию готовой продукции и т.д., а также контрольным обмером работ.
Вдокументы по учету труда иногда включают Нереальные работы, что устанавливается сопоставлением с технологическими картами и другими документами, а также опросом соответствующих лиц и проверкой работ в натуре.
Повторное включение работ в документы по учету труда можно выявить сопоставлением указанных документов за смежные периоды, а также встречной сверкой с другими документами и проверкой работ в натуре.
Допускаемое в ряде случаев неправильное применение норм выработки, тарифных ставок, должностных окладов и расценок определяется сопоставлением их со сборниками выработки и тарификационньими справочниками.
Преднамеренная или ошибочная неправильная таксировка отдельных документов по учету труда выявляется их контрольной таксировкой в ходе проведения данной ревизии или проверки.
Неправильное применение доплат и надбавок к твердой оплате труда устанавливается сопоставлением первичных документов по учету труда с действующим положением об оплате труда.
Встречающийся иногда неправильный подсчет итоговых сумм по первичным документам можно установить их контрольным подсчетом.
Включение в документы по учету труда фамилий лиц, не принимавших участие в выполнении данных работ, выявляется сопоставлением фамилий работников со списочным составом бригады, звена, отряда, а также опросом отдельных лиц, сверкой подписей.
Вслучае включения в документы по учету труда должностей, не предусмотренных штатным расписанием, эти документы сопоставляют со штатным расписанием.
Факты несоответствия выполненной работы штатной должности можно установить изучением характера фактически выполняемой работы данным работником.
Нарушение законодательства о совместительстве устанавливается сопоставлением фактического оформления совместительства с действующим законодательством.
Все эти и другие недостатки и нарушения в оплате труда могут быть вскрыты и устранены, если в ходе текущего контроля все первичные документы по учету труда и расчетно-платежные ведомости подвергаются сплошной проверке при их приемке от внутрихозяйственных подразделений. Кроме того, внутренние контролеры должны как можно шире практиковать внезапные контрольные обмеры выполненных работ, явки на работу отдельных должностных лиц их опрос и встречную сверку взаимосвязанных документов по отражению затрат труда и его оплаты.
В полном объеме соблюдение штатной дисциплины и действующего в хозяйстве положения об оплате труда должно быть изучено при документальных ревизиях и проверках. При этом важным моментом является проверка правильности составления штатного расписания хозяйства и его соблюдение в процессе выполнения производственной программы. Следует тщательно изучить обоснованность включения в штатное расписание тех или иных должностей, руководствуясь соответствующими нормативами, специализацией и размерами данного хозяйства. Отдельно выявляется правильность установления должностных окладов и надбавок по каждой штатной должности в соответствии с утвержденным положением об оплате труда в данном хозяйстве.
Проверкой расчетно-платежных ведомостей, табелей учета рабочего времени, приказов о назначении работников определяется соблюдение штатной дисциплины. При этом особое внимание надо обращать на всякого рода дополнительные к данному структурному подразделению расчетно-платежные ведомости, вписанные не в обычном порядке фамилии отдельных работников, сомнительные подписи, за которыми могут скрываться факты нарушения штатной дисциплины и злоупотреблений.
Правильность применения тарифных ставок, расценок и сумм начисленной оплаты труда устанавливается проверкой первичных документов. В связи с тем, что по данному объекту контроля в каждом хозяйстве имеется большой объем документов и учетных записей, указанные вопросы при документальных ревизиях и проверках проверяются обычно выборочным методом. Однако при выявлении злоупотреблений все эти источники контроля должны быть изучены в сплошном порядке. Методически более оправданна такая выборка документов и записей для выявления соблюдения действующего положения об оплате труда, правильности и реальности объемов выполненных работ, при которой проверкой охватываются все отрасли, внутрихозяйственные подразделения и важнейшие виды работ в разрезе каждого месяца проверяемого