Контроль и ревизия

ОГЛАВЛЕНИЕ

Контроль и ревизия учредительных документ

Особенности ревизии списания естественной убыли

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1 Контроль и ревизия учредительных документ

В соответствии с гражданским законодательством предприниматель­ская деятельность граждан может осуществляться как без образова­ния юридического лица (в этом случае указанное право наступает с момента государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя), так и с образованием юридичес­кого лица (в этом случае правоспособность созданной организации возникает с момента ее государственной регистрации в соответствии с Федеральным законом «О государственной регистрации юридичес­ких лиц» от 08.08.01 № 129-ФЗ). Кроме того, те виды предпринима­тельской и иной деятельности, которые могут осуществляться только при наличии необходимых лицензий, подлежат лицензированию в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 08.08.01 № 128-ФЗ. Указанные формы госу­дарственного регулирования экономического производства имеют важное правовое и контрольное значение, в связи с чем эти операции подлежат экономическому контролю при всех формах его осуществ­ления и прежде всего при документальных ревизиях и проверках юри­дических лиц. Основные задачи контроля и ревизии учредительных документов - выявление соответствия уставных и фактических целей и предмета деятельности, формирования уставного (складочного) ка­питала, соблюдение установленного порядка создания органов управ­ления и осуществляемых ими полномочий, соблюдения иных норм Устава проверяемого хозяйства, а также наличия соответствующих лицензий на лицензируемые виды деятельности.

При проведении ревизий и проверок соблюдения правильного оформления учредительных документов контрольно-ревизионные работы могут проводиться в такой последовательности. Сначала подтверждается наличие, утверждение, регистрация и хранение Ус­тава, а также учредительного договора и иных учредительных до­кументов в установленном порядке. Затем изучается соответствие Устава данного хозяйства нормам гражданского законодательства, регулирующего особенности создания и функционирования субъек­тов данной организационно-правовой формы исходя из специфи­ки местных условий и отраслевых особенностей. Заключительный этап этой проверки состоит в определении полноты соблюдения всех правовых норм Устава хозяйства в его повседневной произ­водственной и финансово-хозяйственной деятельности, а также соблюдения установленного порядка се лицензирования. На осно­ве обобщения результатов указанной проверки определяются ха­рактер нарушений Устава хозяйства и действующего законодатель­ства, их причины, виновные лица и намечаются конкретные меры по устранению вскрытых недостатков.

В качестве источников контрольных данных привлекаются учре­дительные документы (учредительный договор, протоколы собрания учредителей, хозяйственные договоры, расчеты оценки имуществен­ных и неимущественных вкладов учредителей в уставный капитал, устав проверяемой организации и др.), записи по счетам 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Уставный капитал» и другим счетам по принад­лежности, письменные объяснения соответствующих должностных лиц, переписка с учредителями, налоговыми и другими органами по вопросам оформления и регистрации учредительных документов, включая изменения и дополнения, внесенные в эти документы и про­шедшие соответствующие учредительные процедуры.

При документальных ревизиях и проверках контрольное изучение учредительных документов обычно проводится на начальном эта­пе контрольно-ревизионных работ, что позволяет получить более полное представление о проверяемом хозяйстве и его финансово-хозяйственной деятельности и тем самым более рационально орга­низовать выполнение программы ревизии или проверки.

При этом обращается внимание на наличие и правильность оформления учредительного договора, в котором учредители дол­жны определить порядок создания и условия деятельности дан­ного юридического лица, условия передачи ему своего имущества, распределения между учредителями прибыли и убытков, выхода отдельных учредителей из состава данной организации.

Контролеры, проверяя наличие Устава хозяйства, должны об­ратить внимание на условия его хранения, которые должны обес­печить безусловную сохранность этого документа и невозмож­ность произвольно внести в него отдельными лицами разного рода изменения и дополнения. Обычно режим хранения Устава и дру­гих учредительных документов устанавливается по аналогии с хра­нением документов строгой отчетности, что и должны предло­жить контролеры руководству хозяйства в случае обнаружения фактов небрежного хранения указанных документов. Затем сле­дует проверить утверждение Устава общим собранием учредите­лей (участников), для чего должен быть оформлен соответствую­щий протокол, а в ряде случаев и сделаны записи в специальной книге протоколов, применяемой для этих целей. На основании этих данных устанавливают дату проведения указанного собра­ния, его правомочность (на нем должны присутствовать все учре­дители или их доверенные лица). За соответствующие решения должны проголосовать все присутствующие учредители или их доверенные лица.

После этого устанавливается соответствие общих статей Ус­тава данного хозяйства аналогичным нормам действующего за­конодательства, в частности, гл. 4 Гражданского кодекса РФ и федерального закона, регулирующего правовые основы созда­ния и функционирования юридического лица соответствующей организационно-правовой формы (акционерного общества, об­щества с ограниченной ответственностью, производственного ко­оператива, унитарного предприятия и т.д.). К таким общим пра­вовым нормам относятся наименование юридического лица (со­держащие указания на его организационно-правовую форму, предмет и цели деятельности), место нахождения (обычно опре­деляется местом его государственной регистрации), фирменное наименование (как правило, оно подлежит отдельной регистра­ции, что предоставляет владельцу исключительное право его ис пользования), точное указание представительств и филиалов, имея в виду, что все обособленные подразделения данного хо­зяйства, расположенные вне места его нахождения и осуществ­ляющие его функции по месту расположения, подлежат отраже­нию в учредительных документах как филиалы, а если они пред­ставляют только интересы хозяйства и не осуществляют его функции - как представительства, порядок назначения или из­брания органов управления, определение их компетенции, поря­док формирования уставного капитала, резервного капитала и других резервов и фондов, распределения доходов (дивидендов), покрытия убытков, выпуска и обращения акций, приема и вы­бытия учредителей (участников).

По результатам такой проверки контролеры выявляют обо­снованность общих статей Устава и в случаях отступления от действующего законодательства выписывают допущенные нару­шения в отдельную ведомость, прилагаемую к акту ревизии или отчету о результатах проверки. Затем выявляется соблюдение отдельных статей Устава хозяйства в практической деятельнос­ти его исполнительного органа и отдельных должностных лиц. При этом в первую очередь следует проверить периодичность созыва общего собрания учредителей (участников) исходя из тре­бований Устава (обычно они проводятся не менее двух раз в год, а также в случаях, если этого требует не менее 1/3 общей численности учредителей или участников). Проверкой количе­ства присутствующих учредителей (участников) определяется правомочность указанных собраний (таковыми они являются лишь при присутствии на них не менее 2/3 всех учредителей или участников). Источниками данных для такой проверки служат записи в книге протоколов, по которым можно установить, сколько раз созывалось общее собрание, количество присутст­вующих на нем учредителей (участников), повестку дня, харак­тер обсуждаемых вопросов, содержание решений. В анало­гичном порядке устанавливаются периодичность заседания ис­полнительного органа (правления, совета директоров и др.), характер обсуждаемых вопросов, существо принятых по ним решений.

При этом в сельскохозяйственных производственных коопе­ративах и коллективных хозяйствах следует проверить соблюде­ние порядка членства в хозяйстве, для чего используются такие приемы контроля, как проверка заявлений о приеме в члены хозяйства и выходе из него, собеседование с отдельными лицами и взятие от них письменных объяснений, изучение записей в книге протоколов, проверка наличия трудовых книжек и т.д.

Тщательным изучением данных бизнес-плана (производствен­но-финансового плана), текущего бухгалтерского учета, статис­тической и бухгалтерской отчетности, а также положения об оп­лате труда, правил внутреннего трудового распорядка и иных ис­точников контрольных данных выявляют соответствие таким важным статьям и нормам Устава хозяйства, как соблюдение ус­тановленных систем земледелия и животноводства, эффективно­сти ведения производства, организации, оплаты и дисциплины труда, распределения продукции и доходов. В ходе контроля и ревизии всех вопросов производственной и финансово-хозяйствен­ной деятельности хозяйства устанавливается степень полноты со­блюдения тех или иных уставных положений, что и следует также отражать в соответствующих разделах общего акта ревизии или отчета о результатах проверки.

По обнаруженным фактам нарушений отдельных статей Ус­тава хозяйства выявляют причины и конкретных виновных лиц, на основе чего контролеры вносят затем соответствующие пред­ложения на рассмотрение определенного органа управления хо­зяйством для устранения этих нарушений и возмещения причи­ненного ущерба. Проверкой наличия и сроков действия получен­ных хозяйством лицензий выявляется соблюдение действующего законодательства о лицензировании отдельных видов деятельно­сти, для чего в специальной ведомости указывают виды лицензи­руемой деятельности, реквизиты соответствующих лицензий и сроки их действия, а в случае отсутствия лицензий - делают необ­ходимые замечания.

В современных условиях многоукладное сельского хозяйства государственные и муниципальные унитарные предприятия при­званы решать главным образом общеотраслевые задачи на ме­стном, региональном и федеральном уровнях, в связи с чем пред­мет, цели и условия их деятельности существенно отличаются от других сельскохозяйственных коммерческих организаций. По этому в ходе контроля и ревизии учредительных документов уни­тарных предприятий наряду с общими нормами гражданского законодательства контролеры широко привлекают и специаль­ные законодательно-нормативные акты, в частности, Федераль­ный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14.11.02 № 161-ФЗ, постановления Правитель­ства РФ «О порядке заключения контрактов и аттестации руко­водителей федеральных государственных унитарных предприя­тий» от 16.03.02 № 234, «О полномочиях федеральных органов исполнительной власти по осуществлению прав собственника имущества федерального государственного унитарного предпри­ятия» от 30.12.02 № 940 и «О создании, реорганизации и ликви­дации федерального государственного предприятия, основанных па праве хозяйственного ведения» от 14.04.03 № 217.

При этом необходимо обращать внимание на полноту соблю­дения предоставленных действующим законодательством прав и обязанностей унитарных предприятий в осуществлении производ­ственной и финансово-хозяйственной деятельности. В этих целях следует сопоставить фактическое состояние по каждому участку работы с соответствующими правовыми нормами. Нередко, на­пример, ущемляются права унитарных предприятий в части раз­работки и утверждения показателей их бизнес-планов (производ­ственно-финансовых планов), списания и реализации объектов ос­новных и оборотных средств, разработки и утверждения штатного расписания, установления доплат и надбавок к заработной плате отдельных категорий работников, утверждения проектно-сметной и иной инвестиционной документации, организации финансового хозяйства, учета и отчетности. Вместе с тем следует проверять и правомочность принимаемых ими решений, сопоставляя их с предоставленной данному предприятию компетенцией.

При проверке правильности разработки Устава унитарного предприятия необходимо уяснять такие специфические особенности, как цели, предмет и виды деятельности, наименование испол­нительного органа (руководитель, директор, генеральный директор), наименование вышестоящего органа (собственника имущества), перечень хозяйственных операций, осуществляемых по согласованию с этим органом, порядок назначения и увольнения руководителя предприятия и заключения с ним трудового договора, выделения в хозяйственное ведение или оперативное управ­ление соответствующего государственного или муниципального имущества, формирования уставного фонда и иных фондов и ре­зервов, распределения и использования прибыли. Во всех случа­ях содержащиеся в уставе положения не должны противоречить действующему законодательству и относиться к особенностям де­ятельности данного унитарного предприятия. При проверке пра­вильности утверждения устава надо установить орган, утвердив­ший устав, и при необходимости сверить с ним идентичность со­ответствующих записей.

Выявленные нарушения учредительных документов унитарно­го предприятия предварительно систематизируются (ущемление прав, превышение компетенции, нарушение обязанностей и т.д.) и лишь затем отражаются в соответствующих разделах акта реви­зии или отчета о результатах.

В последние годы наряду с разработкой правил внутреннего трудового распорядка все большее распространение находят внут­ренние регламенты хозяйствующих субъектов, представляющие собой систематизированный свод общих правил организации тру­да и производства. В ходе контроля и ревизии учредительных до­кументов следует подвергать контрольному изучению и эту сфе­ру корпоративного нормотворчества применительно к порядку проверки правил внутреннего трудового распорядка.

С развитием в последние годы служб внутреннего контроля и ауди­та в сельскохозяйственных организациях открываются широкие возможности для значительного повышения уровня хозяйствова­ния, что следует использовать и на данном участке контрольно-ревизионной деятельности. При этом особенно эффективным мо­жет оказаться осуществление предварительного контроля за под­готовкой и оформлением учредительных документов, имея в виду, что указанные операции носят, как правило, разовый характер и являются довольно трудоемкими, в связи с чем их последующий контроль сопряжен с дополнительными издержками. Важная роль в осуществлении предварительного контроля учредительных до­кументов принадлежит таким управленческим службам, как юри­дическая и учетно-финансовая, привлекаемым обычно к их непос­редственной подготовке. В частности, юридическая служба при­звана обеспечить соответствие формы и сущности учредительного договора и устава организации нормам гражданского законода­тельства и прежде всего того федерального закона, которым ре­гулируется создание и функционирование коммерческих органи­заций соответствующей организационно-правовой формы, Учет­но-финансовая служба (а при наличии специального финансового отдела обе эти службы) должна контролировать обоснованность расчетов по оценке стоимости вкладов учредителей в уставный капитал, определение его размера и порядка формирования, ус­ловия обращения и выкупа собственных акций, их распределения по видам (на обыкновенные и привилегированные), распределе­ния дивидендов, погашения непокрытого убытка и т.д.

В порядке текущего и последующего контроля указанные служ­бы, и прежде всего главный бухгалтер хозяйства, должны отсле­живать своевременность погашения учредителями своих обяш тельств по формированию уставного капитала, его соотношение с величиной чистых активов (не допустим их уровень ниже разме­ра уставного капитала), соблюдение уставных положений, связан­ных с формированием резервного капитала, использованием не­распределенной прибыли, покрытием убытка, выпуском, обраще­нием и аннулированием собственных акций. Все эти и другие вопросы внутреннего контроля учредительных документов сле­дует предусматривать в положениях о соответствующих управ ленческих службах и должностных инструкциях их работников, что в свою очередь должно быть увязано с системой их матери­ального и морального поощрения.

На регулярной основе указанные контрольные функции дол­жны осуществляться при создании специальной службы внут­реннего контроля и аудита, включая и ревизионную комиссию (наблюдательный совет), выступающую контрольным органом учредителей (собственников) хозяйства. При этом может быть существенно расширен круг проверяемых вопросов прежде все­го за счет систематического контроля за соблюдением регуляр­ности проведения общего собрания учредителей, заседаний со­вета директоров, правления и иных органов управления хозяй­ством, их исключительной компетенции, установленного порядка назначения и увольнения руководящих работников, осуществле­ния крупных сделок, взаимоотношений с аффилированными ли­цами, утверждения бизнес-планов и годовых отчетов, согласова­ния интересов бизнеса, собственников и наемных работников. Для этого по данному участку контрольно-ревизионной деятель­ности рекомендуется составлять развернутую программу внут­реннего контроля с указанием перечня контрольных процедур, периодичности, методов и приемов контроля, рассматривая ее в качестве внутреннего методического документа длительного (многолетнего) действия.

2 Особенности ревизии списания естественной убыли

Учтенные на балансе организации материальные ценности могут быть утрачены вследствие естественной убыли, недостач и хищений, краж, порчи, чрезвычайных обстоятельств.

Естественная убыль вызывается изменением физико-химических свойств отдельных видов материальных ценностей. Для продовольственных товаров естественная убыль включает потери в результате усушки, распыла (мука, крупа), утечки (таяние замороженных товаров), розлива (жидкие товары), расхода веществ на дыхание (плодоовощная продукция).

Естественной убыли подвержены различные виды нефтепродуктов, этиловый спирт (испарение), а также зерно, продукты его пере работки, семена трав, корма травяные и искусственно высушенные, семена масличных культур.

Величина естественной убыли определяется по установленным нормам от массы или стоимости материальных ценностей.

Естественная убыль может списываться только по факту недостачи материальных ценностей, выявленному в результате инвентаризации. Основанием для расчета и списания естественной убыли материальных ценностей являются: инвентаризационные описи, сли­чительные ведомости, расчеты естественной убыли, оформленные бухгалтерской справкой, распоряжение руководителя организации.

('писание выявленных недостач производится по факту, но не более установленных норм естественной убыли по данному виду то­варно-материальных ценностей.

В настоящее время действуют следующие нормы естественной убыли продовольственных товаров, установленные приказом МВЭС России от 19 декабря 1997 г. № 631 «О нормах естественной убыли»:

1)Нормы естественной убыли продовольственных товаров в тор­говле, утвержденные приказом Министерства торговли СССР от 2 ап­реля 1987 г. № 88 «Об утверждении норм естественной убыли продо­вольственных товаров в торговле и инструкций по их применению»;

2)Нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов в розничной торговой сети, утвержденные приказом Министер­ства торговли РСФСР от 22 февраля 1988г. № 45 «Об утверждении
норм естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов в городской и сельской розничной торговой сети и Инструкции по их применению».

Данные нормы естественной убыли применяются всеми орга­низациями торговли независимо от форм собственности, и при пере­возке, хранении и продаже товаров они являются предельными. Спи­сание товаров в пределах норм естественной убыли производят толь­ко в случае выявления фактической недостачи в процессе инвентари­зации или при приемке товаров. Списание товаров по установленным нормам на основании расчета естественной убыли в межинвентариза­ционный период не допускается. После установления по результатам инвентаризации недостачи товаров в бухгалтерии производится рас­чет товарных потерь вследствие естественной убыли. Если исчислен­ная сумма естественной убыли превышает сумму недостачи, то списа­нию подлежит фактическая сумма недостачи, установленная при ин­вентаризации.

Нормы естественной убыли, установленные в процентах к торговому обороту, применяются розничными торговыми органи­зациями в соответствии с приложением № 2 к письму Минторга РСФСР от 21 мая 1987 г. № 085 лишь к товарам, проданным за отчетный период, независимо от срока их хранения в розничной торговле.

К штучным товарам, а также товарам, поступающим в рознич­ные торговые организации в фасованном виде, нормы естественной убыли не применяются.

На товары, фасуемые в магазинах, нормы естественной убыли применяются в том же размере, что и на нефасованные товары.

Нормы различаются по зонам (регионам Российской Федера­ции) и группам магазинов. К первой группе относятся магазины само­обслуживания, включая универсамы, а также магазины других типов с годовым товарооборотом не менее 4 млн руб. при торговой площади более 400 м^э . Остальные магазины относятся ко второй группе.

В ходе инвентаризации составляется инвентаризационная опись формы № ИНВ-3, на полях которой проставляются норма и сумма естественной убыли для каждого наименования, по которому выявле­на недостача и имеются нормы естественной убыли. Расчет величины естественной убыли на товары, проданные в розницу, производится в соответствии с приложением № 2 к письму Минторга РСФСР № 085 и составляется в следующем порядке.

К сумме естественной убыли на фактические остатки товаров по данным инвентаризации на начало отчетного периода


8-09-2015, 11:44