Инвентаризация

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ КОММЕРЦИИ

ДОКЛАД НА МЕЖВУЗОВСКУЮ ОБЩЕНАУЧНУЮ КОНФЕРЕНЦИЮ

СЕКЦИЯ: «БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ»

ТЕМА: «ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕТОДА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА»

Выполнила:

Студентка 4 курса

фак-та «Менеджмент» группы М-41

Тащиян А.П.

Руководитель:

К.э.н., ст. преподаватель кафедры «Бухгалтерский учет»

Кладова И.В.

МОСКВА, 2001 год

ПЛАН ДОКЛАДА

1. Понятие инвентаризации, ее принципы и связь с другими элементами метода бухгалтерского учета. 3

2. Задачи и значение инвентаризации. 3

3. Методическое регулирование инвентаризации. 4

4. Виды инвентаризаций. 4

5. Сроки проведения инвентаризаций. 5

6. Порядок проведения инвентаризации. 6

6.1. Инвентаризационные комиссии. 6

6.2. Составление плана и графиков инвентаризаций. 7

6.3. Подготовительные мероприятия. 7

6.4. Проверка фактических остатков. 8

6.5. Инвентаризационные описи. 8

6. 6. Заключительные мероприятия. 9

1. Понятие инвентаризации, ее принципы и связь с другими элементами метода бухгалтерского учета.

Инвентаризация является одним из методов бухгалтерского учета и заключается в установлении на определенную дату фактических средств в натуральном и денежном выражении и источников их образования путем непосредственного пересчета (снятия остатков) инвентаризуемого объекта в натуре и сличения фактических остатков с данными бухгалтерского учета.

Принципы :

• внезапность;
• сопоставимость единиц измерения;
• плановость;
• объективность;
• юридическая правомочность результатов;
• непрерывность;
• полнота охвата объектов;
• воспитательное воздействие и материальная ответственность;
• оперативность и экономичность;
• гласность.

Связь с другими методами бухгалтерского учета.

Путем проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например, уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли.

Инвентаризация не может проводится без оценки , в основе которой лежит калькуляция , которая позволяет определить фактическую себестоимость объектов.

Результаты инвентаризации находят свое отражение на счетах .

Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчете, а текущие - в отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация.

2. Задачи и значение инвентаризации.

Основными задачами инвентаризации являются:

• проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на рас­четном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебитор­ской и кредиторской задолженности и других статей баланса.
• контроль за сохранностью этих средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;
• выявление товарно-материальных ценностей, частично поте­рявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандар­там качества, техническим условиям и т. п.;
• выявление сверхнормативных и неиспользуемых материаль­ных ценностей с целью последующей реализации;
• проверка соблюдения правил и условий хранения материаль­ных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

Таким образом, с помощью инвентаризации:

- проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учета,

- выявляются ошибки, допущенные в учете,

- принимаются на учет неучтенные хозяйственные объекты,

- контролируется сохранность хозяйственных средств,

- выявляются и предупреждаются неучтенные ценности и допущенные потери, хищения, недостачи,

- контролируется работа материально-ответственных лиц

Кроме того, инвентаризация занимает важное место в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия, поэтому она выступает одним из методов контроля работников за деятельностью предприятия

3. Методическое регулирование инвентаризации.

Основным документом, определяющим порядок проведения инвентаризации (помимо других основных нормативно-правовых актов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета), является Приказ Министерства Финансов РФ №49 от 13.06.95г «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых результатов».

4. Виды инвентаризаций.

Классификация по полноте охвата:

- Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является весьма трудоемкой работой и поэтому проводится, как правило, один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

- Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе.

- Выборочные инвентаризации являются разновидностью частичных и проводятся, как правило, по товарам, уценённым и переведённым в пониженные сорта, оказавшимся без ярлыков, морально устаревшим и испорченным, а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

- Сплошные инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населённом пункте или в потребительском обществе.

Классификация по роли в хозяйственном процессе :

- Плановые инвентаризации проводят периодически согласно плану (графику) в заранее намеченные сроки.

- Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных и других контролирующих органов в случаях особой необходимости.

- Повторная инвентаризация проводится в случае, когда возникли сомнения в качестве инвентаризации или в том, что материально ответственное лицо знало заранее срок начала инвентаризации и подготовилось к ней.

- Необходимая инвентаризация проводится в ряде случаев, предусмотренными нормативно-правовыми актами (см. ниже).

- Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в период инвентаризации или сразу же после ее окончания. Она охватывает не менее 10% проверенных ценностей.

5. Сроки проведения инвентаризаций.

Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются самим предприятием. Периодичность инвентаризаций предусмотрена Положением о бухгалтер­ском учете и отчетности Российской Федерации, например:

- денежных средств, денежных документов, ценностей и блан­ков строгой отчетности, нефти и нефтепродуктов - не реже одного раза в месяц;

- расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал;

- расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год;

- готовой продукции на складах, сырья и прочих материальных ценностей, незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки - не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

- основных средств - не менее одного раза в два-три года.

Кроме того, данное Положение предусматривает ряд случаев, когда проведение инвентаризации обязательно :

- при передаче имущества предприятия в аренду ;

- при выкупе, продаже , а также преобразовании государственно­го или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 ок­тября отчетного года;

- при смене материально ответственных лиц;

- при установлении фактов хищений, злоупотреблений, краж, ограблений, порчи ценностей - немедленно при установлении таких фактов;

- после пожара или стихийных бедствий - немедленно по их окончании;

- при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

Закон о банкротстве предпри­ятий также предполагает необходимость проведения инвентари­зации имущества предприятия-должника при проведении конкур­сного производства.

6. Порядок проведения инвентаризации.

6.1. Инвентаризационные комиссии.

Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии : постоянно действующая и рабочая. Кроме того, в межинвентаризационный период проверки и выбо­рочные инвентаризации осуществляются работниками ин­вентаризационных групп, состоящих в штате предприятия. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.

В состав постоянно действующей комиссии входят:

- руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);

- главные бухгалтера;

- начальники структурных подразделений (служб);

- представители общественности.

Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции:

· заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

· организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

· производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации;

· рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения ин­вентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии , в состав которых входят:

- представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);

- специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

В некоторых случаях (например, после краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении ин­вентаризации служит основанием для признания результатов инвен­таризации недействительными.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи за­ведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответствен­ности в установленном законом порядке.

6.2. Составление плана и графиков инвентаризаций.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь - у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.

6.3. Подготовительные мероприятия.

Основанием проведения инвентаризации является приказ (распоряжение) , который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, конкретные объекты инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия то­варно-материальных ценностей, инвентаризационная группа обязана:

- получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

• получить от кассира и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;
• снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись;
• опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• проверить исправность всех весоизмерительных при­боров;
• материальные ценности рассортировать и уложить по наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания;
• в местах хранения вывесить яр­лыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценнос­тей.

6.4. Проверка фактических остатков

Проверка фактических остатков производится при обязатель­ном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаков­ке поставщика, определяется на ос­новании документов при обязательной проверке в натуре их части. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и техни­ческих расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведо­мости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают и вы­веренный итог вносят в опись.

Комиссия также должна проверить весоизмерительное оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам. Кроме того, комиссия высылает дебиторам или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить в кратчайшие сроки.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения . Их следует проводить с учас­тием членов инвентаризационных комиссий и материально ответст­венных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом, где отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения.

6.5. Инвентаризационные описи.

Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в едини­цах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней ви­новных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.

Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

6. 6. Заключительные мероприятия.

По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи : дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.

После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов , в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом , утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, представленные в приложениях № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерст­вами, ведомствами.

7. Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактичес­ким наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражают­ся на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1. Излишек имущества подлежит оприходованию по дебету соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.), с отнесением его на финансовые результаты (счет 80) у организаций или увеличение финансирования (фондов) у бюджетной организации (в кредит счёта 80 "Прибыли и убытки", субсчёт 3 "финансовые результаты от инвентаризационных операций" ) с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц.

2. Все недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, независимо от причин возникновения, списывают с кредита соответствующих счетов (01, 11, 12 и др.) в дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (по счёту 01 и 04 через счета 47 и 48) . Со счёта 84 суммы недостач относят по назначению в следующем порядке:

2.1. Убыль ценностей в пределах установленных норм естественной убыли определяется после зачёта излишками по пересортице* . В том случае, если после зачёта по пересортице всё же оказалась недостача ценностей, нормы естественной убыли применяются только по тому виду ценностей, по которому осталась недостача. При отсутствии норм естественной убыли вся убыль рассматривается как недостача сверх нормы.

Недостачи ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в установленном законодательством порядке, списываются с кредита счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" на издержки производства и обращения у организаций или уменьшение финансирования (фондов) у бюджетных организаций

2.2. Недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, порчу сверх норм естественной убыли , а также превышение стоимости недостающих ценностей над оказавшимися в излишке, возникающее при пересортице, относят на виновных лиц и оформляют бухгалтерской записью:

дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 3 "Расчеты по возмещению материального ущерба";

кредит счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списывают со счёта 84 в дебет счёта 80"Прибыли и убытки", субсчёт 3 "Финансовые результаты от внереализационных операций" .

* Пересортица означает излишек одного и недостачу другого товара . Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар. Взаимный зачёт излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен как исключение только в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же проверяемого лица при условии, что недостачи и излишки явились результатом ошибки или просчёта.