11. Привязка ко времени
Внешний аудит изучает финансово-хозяйственную деятельность организации. В соответствии с принципом документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего аудита является оценка достоверности отражения в учете того, что уже свершилось.
Внутренний контроль призван организовать структуру контроля, а также поддерживать ее в таком состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия. Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию только по договору поставки, ему соответствует одна структура внутреннего контроля, если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким образом/основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии с установленными правилами.
12. Функция управления
Являясь функцией управления, контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний аудит представляет собой один из видов последующего контроля, А внутренний контроль — это совокупность методов предварительного текущего и последующего контроля.
1.3. Законодательные основы организации внутреннего контроля.
Организация контроля со стороны руководства предприятия за своим имуществом, ресурсами и сотрудниками, как в целом, так и по отдельным вопросам регламентируется на уровне законов. Так, согласно ст. 295 Гражданского кодекса РФ, “собственник имущества, находящегося в хозяйственном ведении, в соответствии с законом решает вопросы создания предприятия, определения предмета и целей его деятельности, его реорганизации и ликвидации, назначает директора (руководителя) предприятия, осуществ ляет контроль за использованием по назначению и сохранностью принадлежащего предприятию имущества”. В соответствии с Кодексом законов о труде РФ (последние изменения внесены Федеральным законом от 30 апреля 1999 г, № 84-ФЗ) (ст. 146) “постоянный контроль за соблюдением работниками всех требований инструкций по охране труда возлагается на администрацию предприятий, учреждений, организаций”
С утверждением в 1993 г. Государственной программы перехода РФ на принятую в международной практике систему учета разработан ряд нормативных документов, создающих необходимые предпосылки для внедрения разнообразных средств внутреннего контроля в практику российских предприятий. Эти документы затрагивают как вопросы бухгалтерского учета в целом, так и его контрольной функции в частности.
В настоящее время сложилась система нормативного регулирования бухгалтерского учета. Иерархия нормативных документов определена Законом РФ “О бухгалтерском учете” и представлена тремя уровнями,
1. Законодательный уровень, включающий Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон “О бухгалтерском учете” и Положение “По ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации”.
Документы данного уровня призваны обеспечивать единообразное ведение учета хозяйственных операций, устанавливать единые принципы внутреннего контроля в организации.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, основными задачами бухгалтерского учета являются:
• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности — руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним пользователям бухгалтерской отчетности — инвесторам, кредиторам и др.;
• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
* предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Следовательно, официально закрепляются функции бухгалтерского учета по контролю за деятельностью всех служб, участвующих в хозяйственных операциях и хозяйственной жизни.
2. Нормативный уровень, включающий нормативные акты, методические указания и рекомендации, регулирующие вопросы бухгалтерского учета (преимущественно — документы Министерства финансов РФ). На этом же уровне нормативного регулирования находится План счетов бухгалтерского учета с инструкцией по его применению.
Особое место среди документов второго уровня занимают положения по отдельным вопросам учета имущества и контроля за его сохранностью и рациональным использованием, определяющие единообразный подход к отражаемым в бухгалтерском учете фактам. Применение этого подхода обязательно для всех предприятий и организаций независимо от их форм собственности, что само по себе является важнейшим из средств контроля.
3. Управленческий уровень, на котором общепринятые правила бухгалтерского учета и внутреннего контроля, определенные документами второго уровня, реализуются предприятием при разработке им учетной политики.
Учетная политика предприятия является своеобразным фундаментом организации внутреннего контроля на предприятии.
Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ при формировании учетной политики утверждаются:
• рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;
• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
* методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
* порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
• правила документооборота и технология обработки учетной информации;
• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
Кроме того, для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов могут составляться сводные учетные документы.
Из всех перечисленных аспектов только возможность выбора одного из методов оценки отдельных видов имущества и обязательств относится к области управленческого бухгалтерского учета. Все остальные аспекты — это основные направления создания системы внутреннего контроля в организации,
Согласно п. 5 ПБУ 1/98 “Учетная политика организации” предприятия имеют возможность выбора:
1) рабочего плана счетов бухгалтерского учета, содержащего применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета,
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий (в ред. приказов Минфина РФ от 28 декабря 1994 г. № 173, от 28 июля 1995 г. № 81, от 27 марта 1996 г. № 31, от 17 февраля 1997 г. № 15) субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований анализа, контроля и отчетности. Предприятия могут уточнять содержание отдельных субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета;
2) форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
3) порядка проведения инвентаризации имущества и обязательств.
Согласно п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие, состояние и оценка.
В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (приложение к приказу Министерства финансов РФ от 13 июня 1995г. №49) (п.1.4)основными целями инвентаризации являются:
* выявление фактического наличия имущества;
* сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
* проверка полноты отражения в учете обязательств;
4) правил документооборота и технологии обработки учетной информации. В соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105, движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия (учреждения). График должен устанавливать на предприятии (в учреждении) рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, через которых будет проходить каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных фун кций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;
5) порядка контроля за хозяйственными операциями.
Так, например, в соответствии с п. 1.3. Положения по бухгалтерскому учету долгосрочных инвестиций целями учета долгосрочных инвестиций являются:
* своевременное, полное и достоверное отражение всех произведенных расходов при строительстве объектов по видам расходов и по учитываемым объектам;
* обеспечение контроля за ходом выполнения строительства, вводом в действие производственных мощностей и объектов основных средств;
* правильное определение и отражение инвентарной стоимости вводимых в действие и приобретенных объектов основных средств, земельных участков, объектов природопользования и нематериальных активов;
* осуществление контроля за наличием и использованием источников финансирования долгосрочных инвестиций.
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов (приложение к письму Министерства финансов СССР от 18 октября 1979 г. № 166) (п. 1.2) бухгалтерский учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов на предприятиях и в организациях должен обеспечить:
* контроль за сохранностью предметов в местах их хранения и эксплуатации;
* правильное и своевременное документальное оформление операций по движению малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
* своевременное получение точных данных о наличии малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
* наблюдение за соответствием фактического наличия предметов установленным нормам запасов;
* правильное исчисление суммы погашения стоимости предметов, находящихся в эксплуатации, и отнесение этой суммы на себестоимость продукции, затраты непромышленных хозяйств, накладные расходы и т.п.
Согласно Федеральному закону “О бухгалтерском учете” (ст. 5 п. 3) “Организации, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет, самостоятельно формируют свою учетную политику, исходя из своей структуры, отрасли и других особенностей деятельности”. Следовательно, в Законе подчеркивается, что система внутреннего контроля каждого предприятия должна соответствовать размеру предприятия, структуре управления, составу и видам деятельности.
Таким образом, российским законодательством в настоящее время созданы объективные предпосылки для становления и развития на отечественных предприятиях современных систем внутреннего контроля с учетом ранее накопленного опыта и сложившихся традиций.
2. Система бухгалтерского учета как составная часть системы внутреннего контроля
2.1. Цели и средства внутреннего контроля системы бухгалтерского учета
Любая хозяйственная деятельность предполагает осуществление хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета этих операций. Бухгалтерский учет включает в себя процедуру сбора данных, их регистрации и обработки. Такие процедуры могут выполняться как вручную, так и с помощью компьютеров. Соответствующие процедуры, выполняемые на компьютере, называются программируемыми процедурами бухгалтерского учета. Система на базе компьютера обычно, включает в себя набор как ручных, так и компьютеризованных процедур, обеспечивающих регистрацию данных по хозяйственным операциям с самого начала и до занесения в Главную книгу. Ведение бухгалтерского учета обеспечивается автоматизированной программой учета “1С-Бухгалтерия.7.7”
Система бухгалтерского учета ООО “Транссервис ЛТД” включает в себя элементы, представленные в Приложении 1.
Эффективная система бухгалтерского учета должна обеспечивать:
· отражение в учете всех без исключения факторов хозяйственной деятельности;
· однозначную идентификацию хозяйственных операций и фактов хозяйственной деятельности в первичных документах таким образом, чтобы не было расхождений в их толковании;
· правильность оценки стоимости активов, обязательств и хозяйственных операций в денежном выражении (валюте РФ)
· отнесение фактов хозяйственной деятельности к тем периодам, в которых они имели место, и определение точного времени совершения хозяйственных операций;
· своевременное, правилъное и оперативное формирование внешней и внутренней отчетности.
Документы, формируемые системой бухгалтерского учета ООО “Транссервис ЛТД”, дают третьим сторонам, управленческому звену и сотрудникам ООО “Транссервис ЛТД” информацию о совершенных хозяйственных операциях.
В системе бухгалтерского учета данного предприятия используется два основных типа данных:
• нормативно-справочная информация (НСИ);
• данные по хозяйственным операциям.
НСИ имеет постоянный или почти постоянный характер и периодически используется при обработке прочей информации. Например, тарифная сетка используется для расчета заработной платы рабочих ООО “Транссервис ЛТД”, а предельные размеры кредита для покупателя — для принятия решения о приеме заказов или об отказе от них.
Данные по хозяйственным операциям носят в каждом конкретном случае индивидуальный характер. Так, например, сведения о числе часов, которые данный сотрудник отработал за конкретную неделю, используются для расчета его заработной платы. Ошибки в НСИ имеют более серьезные последствия по сравнению с ошибками в данных по хозяйственным операциям, посколъку повлияют на эти данные прежде, чем будут исправлены. Особенно часто это проявляется в компьютеризированных системах, в которых НСИ формируется обычно в самом начале создания системы.
Концептуально система бухгалтерского учета обособлена от конт-
рольных процедур, образующих третий элемент структуры контроля.
Однако на практике такого разделения между системой бухгалтерского
учета, использующейся для достижения целей контроля, и процедурами
контроля хозяйственных операций, регистрируемыми системой бухгал-
терского учета, не существует. Именно поэтому состав и содержание кон-
трольных процедур зависит от элементов системы бухгалтерского учета,
например средств обработки, объема хозяйственных операций, уровня
совершенства и т.п. Простая ручная система бухгалтерского учета и вы-
сокосовершенная система бухгалтерского учета на базе компьютерных
технологий направлены на достижение целей проведения контроля в слу-
чае, если процедуры контроля хозяйственных операций, обработанных
каждой системой, соответствуют ей. :
;
Так, ручная система бухгалтерского учета, использующаяся для об
работки счетов-фактур на реализацию продукции, может способствовать достижению цели, заключающейся в контроле за процессом реализации в случае, если:
• все счета-фактуры и документы на отгрузку были предварительно пронумерованы;
• отсутствующие или неподходящие документы были выявлены и от-корректированы лицами, не занимающимися отгрузкой или составлением счетов-фактур;
• персонал службы контроля провел проверку и утвердил вышеука-занные процедуры.
В совершенной компьютеризированной системе соответствующая процедура контроля обычно включает в себя:
• проверку совместимости заказов на отгрузку с файлом заказа и фай-
лом хозяйственной операции по реализации;
• выдачу компьютером отчета;
• управление программами защиты файлов данных;
• осуществление контроля и руководства со стороны персонала, име-ющего соответствующие полномочия.
В каждом случае состав процедур контроля определяется составными элементами системы бухгалтерского учета.
Система же бухгалтерского учета сама является предметом, для которого необходим строгий внутренний контроль. Но поскольку система бухгалтерского учета является неотъемлемой частью всех функциональных областей, то нет необходимости представлять ее в виде отдельной схемы. Цели системы внутреннего контроля и примеры средств контроля на ООО "Транссервис ЛТД", используемых для их достижения, приводятся ниже.
Цели внутреннего контроля в области системы бухгалтерского учета | Примеры средств внутреннего контроля, служащих для достижения целей |
1. Система бухгалтерского учета должна отражать все санкционированные, и только санкционированные операции | Контроль доступа к терминалам, с которых осуществляется непосредственный ввод информации (пароли и прочие идентификационные процедуры): - исключительный доступ для ограниченного круга пользователей - контроль за взаимосвязанными операциями - документальное подтверждение и санкционирование всех бухгалтерских записей - проверка полноты бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер - разделение обязанностей между подготовкой первичных документов, санкционированием хозяйственных операций и разноской по счетам бухгалтерского учета |
2. Точная входящая информация | Внутренняя проверка на начальной стадии: - выборочные проверки суммирования расчетов - использование внутрифирменных должностных инструкций, профессиональная подготовка и эффективный надзор - регулярные проверки качества выполненного анализа - анализ внутренними аудиторами ошибок кодирования |
3. Точная разноска по регистрам бухгалтерского учета | Регулярная сверка счетов: - регулярное составление пробного баланса - использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами - сверка выписок банка и кассовой книги - контроль соблюдения сметы и прочие виды контроля за существенными суммами |
4. Сохранность учетных документов | Создание надежных копий банка данных и файлов данных (для компьютеризованной системы), изменяющихся при каждом новом появлении информации: - ограниченный доступ к массиву информации или проверка персонала - обеспечение конфиденциальности и сохранности всех, не дублируемых данных - дублируемое электропитание на случай сбоев в сети |
5. Предотвращение злоупотреблений в результате тайного сговора работников предприятия | Разделение обязанностей: - ротация обязанностей - обязательные регулярные ежегодные отпуска для всех сотрудников - своевременная регистрация документов, активов - регулярная сверка счетов бухгалтерского учета - достаточные трудовые ресурсы в пиковые периоды |
6. Обеспечение оперативной управленческой информации | Использование предельных сроков представления внутренней отчетности Регулярные консультации о ценности и достаточности представляемой информации |
7. Выявление необычных или аномальных фактов | Обязательное представление документов, если операция превышает установленные лимиты времени Регулярный анализ существенных отклонений |
2.2. Функциональные области контроля
Наиболее общими функциональными областями контроля на ООО “Транссервис ЛТД” являются:
1. реализация и дебиторская задолженность
2. снабжение и кредиторская задолженность
3. платежи по счетам и поступление денежных средств в кассу
4. расчеты с персоналом по зарплате
5. инвестиции
6. основные средства
7. запасы
В нижеприведенной таблице дано описание каждой из указанных функциональных областей
Организация контроля | Функциональные области |
1. Основные цели внутреннего контроля в конкретной функциональной области | Реализация и дебиторская задолженность Поступление денежных средств Снабжение и кредиторская задолженность |
2. Основные направления контроля в определенной функциональной области | Погашение кредиторской задолженности Денежные средства в кассе Запасы Расчеты заработной платы Инвестиции |
3. Процедуры внутреннего контроля, которые могут быть применены в функциональных областях | Основные средства Нематериальные активы |
2.3. Организация документооборота
Правильная организация документооборота — неотъемлемое условие успешной работы ООО “Транссервис ЛТД”.
Выполнение требований к оформлению документов обеспечивает их юридическую силу.
Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготавливать за свой счет копии таких документов на бумажных носителях дая других участников хозяйственных операций, а также для работников органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры (Федеральный закон “О бухгалтерском учете”, п. 7 ст. 9).
Согласно Закону “О бухгалтерском учете” все первичные учетные документы ООО “ТРанссервис ЛТД” составляются по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, не предусмотренные в таких альбомах, должны содержать
8-09-2015, 11:19