Прием новой документации в электронный архив

присвоить инвентарный номер;

сформировать карточку учета (произвести копирование полей карточки головной СЕ);

присвоить значения атрибутам : позиция, количество и примечание.

Если новая КД имеет сборочный чертеж к изделию (рисунок 2.4), его также необходимо ввести в архив. Для этого нужно выделить изделие ЦЕ6.112.334СП (как показано на рисунке 2.4 и выбрать действие “Добавить новый СБ” (рисунок 2.5)). Появится форма для ввода информации о данном чертеже (рисунок 2.6).

В поле “Код сборочного чертежа” необходимо выбрать код данного чертежа из классификатора (рисунок 2.7), который вызывается путем нажатия на стрелку в поле атрибута ( по умолчанию стоит “нет кода” или “СБ”).

В поле “Формат СБ” необходимо указать формат листа, на котором был изготовлен чертеж.

В поле “Листов” необходимо указать количество листов данного чертежа.

В поле “По кооперации” необходимо выбрать нужное значение из классификатора.

В поле “Отметка о документе” необходимо указать значение из классификатора (при выборе значения “Подлинник находится на другом предприятии”, появится форма в которой необходимо будет указать номер предприятия, располагающего данным подлинником чертежа (рисунок 2.8)).

После ввода необходимой информации необходимо нажать Enter или кнопку Далее, проверить введенную информацию и также нажать Enter или кнопку Готово.

Контроль новой структуры осуществляется вручную путем мониторинга введенных данных и КД. При нахождении ошибок во введенных данных, они отсылаются обратно оператору с целью их исправления. После того, как будут проверены введенные данные, найдены все ошибки и исправлены, новая структура отсылается следующим операторам для импорта и постановки на абонентский учет новой КД.

В процессе импорта происходит регистрация документа (он проходит перед этим этап сканирования) в электронный архив. Чтобы начать импорт новой КД нужно:

В Главном меню в папке Работа с проектами дважды щелкнуть по Поиск объектов. Откроется диалоговое окно Поиск объектов, где необходимо выбрать вкладку Выбор.

В поле столбца Описание ввести обозначение объекта, к которому будет прикреплен документ.

Нажать Enter или кнопку Выполнить. Откроется объект (объекты) в соответствии с введенным обозначением.

Дважды щелкнуть на необходимый объект, в соответствии с описанием и типом. Откроется окно Выбора типа связи.

В столбце Описания выбрать Дерево проектов (рисунок 2.9).

Выбрать вкладку Документы архива. На этой вкладке щелчком правой кнопки мыши открыть контекстное меню и выбрать Импорт (рисунок 2.10).

Откроется диалоговое окно Выбора импортируемых документов, где необходимо будет выбрать отсканированные документы, соответствующие данной КД, и нажать кнопку Открыть (рисунок 2.11).

Откроется окно Импорта документов (рисунок 2.12). На вкладке Документы в секции Список документов в поле Действие выбрать Регистрировать и нажать на кнопку ОК.

В появившемся окне подтверждения Импорта документа нажать на кнопку Да (рисунок 2.13).

После нажатия кнопки Да появится информационное окно Обработки. Когда она автоматически закроется, в окне Дерева проекта на вкладке Документа архива появится импортированный документ.

В окне Дерева проекта щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту и в открывшемся контекстном меню выбрать Выполнить действие.

Откроется диалоговое окно Выбора действия. На вкладке Выбор двойным щелчком нажать на Регистрацию импорта документа (рисунок 2.14).

На экране появится информационное окно Выполнения действия, которое сообщит о регистрации импорта документа. После завершения регистрации окно автоматически закроется.

Контроль импорта осуществляется путем открытия импортированного документа и проверки ее по средством мониторинга.

Для постановки на абонентский учет новой КД, она отсылается оператору, распределенному в начале работы. Данную новую КД необходимо открыть и развернуть Дерево проекта (рисунок 2.15)

Затем необходимо открыть дерево Карточки абонента (рисунок 2.16)

Далее следует добавить данный проект с входящими в подборку (для создания подборки необходимо нажать кнопку на панели инструментов, нажать Создать, перетащить правой кнопкой мыши изделие в подборку, нажать Добавить все и сохранить появившуюся подборку).

Далее следует добавить данный проект с входящими в подборку (для создания подборки необходимо нажать кнопку на панели инструментов, нажать Создать, перетащить правой кнопкой мыши изделие в подборку, нажать Добавить все и сохранить появившуюся подборку).

После добавления проекта необходимо из подборки выделить все новые документы и перетащить их мышкой в открытую карточку абонента.

Далее следует сделать активной подборку в карточке абонента, нажать правую кнопку мыши и из контекстного меню выбрать Выполнить действие и нажать на Постановка на учет.

Выполненный импорт и постановка на абонентский учет отсылается обратно оператору для составления описи и перечней данной новой КД. Затем она отсылается следующему оператору для печати подлинников и копий КД. Он в свою очередь печатает подлинник и копии КД, которые рассылаются абонентам.

Далее происходит объединение всей проделанной работы операторов по создания структур для новой и примененной КД, для выставления ей электронно-цифровой подписи и подтверждения ее ввода в электронный архив.

После всех проделанных действий происходит закрытие работы и расчет стоимости затраченной работы.

2. Охрана труда

Охрана труда – это система законодательных актов, социально-экономических, организационных, технических, лечебно-профилактических мероприятий, обеспечивающих сохранение здоровья и работоспособности человека в процессе труда.

2.1 Техника безопасности при работе на персональном компьютере

Вычислительные машины должны удовлетворять целому ряду требований, исходя из особенностей и свойств человека, так как при правильном сочетании способностей человека и возможностей машины существенно повышается эффективность человеко-машинной системы и обуславливается оптимальное использование человеком машин в соответствии с их назначением. Так при правильной организации рабочего места производительность труда операторов ЭВМ возрастает от 8% до 20%.

Оператор является звеном системы, работа которого непосредственно влияет на ее характеристики качества. Так производительность системы зависит, прежде всего, от скорости работы оператора, так как скорость передачи информации между остальными звеньями системы намного превышает пропускную способность оператора по вводу и восприятию информации. Точность информации, хранимой в базе данных системы, в большой степени зависит от внимательности оператора при наборе, потому что программным способом невозможно выявить все допускаемые опечатки. На точность ввода информации, скорость ее восприятия влияют такие факторы, как удобство предоставляемого пользовательского интерфейса и внимательность оператора.

Внимательность оператора в свою очередь зависит от его физического состояния, от его утомленности, от того, насколько его отвлекают от работы внешние воздействия. Правильная организация рабочего места оператора, правильное размещение оборудования помогает предотвратить случайную порчу системы от неловких или неграмотных действий оператора, что повышает надежность системы в целом.

2.2 Требования безопасности перед началом работы

Придя на рабочее место, работник должен включить местное освещение, затем осмотреть и привести в порядок рабочее место. После этого убедиться в отсутствии дискет в дисководах системного блока. Если дискеты отсутствуют, то включить блок питания. Затем включить периферийные устройства (принтер, монитор и другие) и системный блок.

2.3 Требования безопасности после окончания работы

При окончании работы на персональном компьютере пользователь должен закончить и записать в память компьютера находящийся в работе файл. Затем выйти из программной оболочки и вернутся в среду Windows. После этого выключить принтер и другие периферийные устройства. Если компьютер подключить к сети через стабилизатор, то выключить стабилизатор. После этого выдернуть штепсельные вилки из розеток. Во избежание попадания в клавиатуру пыли накрыть её крышкой и привести в порядок рабочее место. Оригиналы и другие документы положить в ящик стола. Затем тщательно вымыть руки холодной водой с мылом. Уходя из помещения выключить кондиционер, освещение и общее электропитание подразделения.

2.4 Требования электробезопасности

Электрический ток представляет собой скрытый тип опасности, так как его трудно определить в токо - и нетоковедущих частях оборудования, которые являются хорошими проводниками электричества. Смертельно опасным для жизни человека считают ток, величина которого превышает 0.05А, ток менее 0.05А – безопасен (до 1000 В). С целью предупреждения поражений электрическим током к работе должны допускаться только лица, хорошо изучившие основные правила по технике безопасности.

В соответствии с правилами электробезопасности в служебном помещении должен осуществляться постоянный контроль состояния электропроводки, предохранительных щитов, шнуров, с помощью которых включаются в электросеть компьютеры, осветительные приборы, другие электроприборы.

2.5 Требования безопасности в аварийных ситуациях

При внезапном прекращении подачи электроэнергии выключить компьютер в такой последовательности: периферийные устройства, процессор, стабилизатор напряжения, после чего вытянуть штепсельные вилки из розеток. Если обнаружены признаки горения (дым, запах гари) то нужно отключить аппаратуру, найти источник загорания и принять меры для его ликвидации, после чего сразу уведомить руководителя работы. В случае возникновения пожара необходимо сообщить в пожарную часть, принять необходимые меры для эвакуации людей и приступить к тушению первичными средствами пожаротушения.

2.6 Организация рабочего места

В помещении рабочие места с дисплеями должны располагаться на расстоянии не менее 1,5 м. Недопустимо размещение рабочих мест, при котором пользователи компьютеров одного ряда расположены у задней поверхности видеотерминалов другого ряда. Также недопустим одновременный визуальный контакт пользователя более чем с одним экраном монитора.

Оптимальное количество рабочих мест с ПЭВМ в одном помещении должно определяться исходя из расчета требуемой площади на одно рабочее место не менее 6 кв. м при объеме 20 куб. м.

При работе, расстояние от глаз до экрана монитора должно быть не менее 50 см и в зависимости от высоты символов может составлять до 80-100 см (при меньшем расстоянии могут возникать чрезмерные напряжения аккомодационного аппарата глаза). Плоскость экрана должна быть перпендикулярна нормальной линии взора, а экран должен находиться примерно на 20 градусов ниже уровня глаз.

Рекомендуемый размер экрана – не менее 31 см по диагонали, а высота символов на экране – около 4,0 мм.

Наклон клавиатуры должен находиться в пределах 10-15 угловых градусов от горизонтали.

2.7 Ограничение шума в помещении

Установлено, что шум неблагоприятен для человека, особенно при длительном воздействии. Шум в помещении, где выполняют работу, требующую концентрации на должен превышать 55 дБА. Следует избегать включенных радиоприемников и магнитофонов в помещении, где работает оператор. Необходимо следить за исправностью кондиционера. Шум от работы матричного принтера превышает установленную норму, поэтому автоматизированные рабочие места, оснащенные принтерами, должны находиться в раздельных звукоизолированных кабинетах.

2.8 Требования освещенности рабочего места

В производственных и административно-общественных помещениях, в случаях преимущественной работы с документами, разрешено применение системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов).

Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа должна быть 300-500 лк, также допускается установка светильников местного освещения для подсветки документов, но с таким условием, чтобы оно не создавало бликов на поверхности экрана и не увеличивало освещенность экрана более чем на 300 лк.

Общее освещение следует выполнять в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения пользователя при рядном расположении ПЭВМ. При периметральном расположении компьютеров линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом, ближе к его переднему краю, обращенному к оператору.

Для обеспечения нормируемых значений освещенности в помещениях использования ПЭВМ следует проводить чистку стекол оконных рам и светильников не реже двух раз в год и проводить своевременную замену перегоревших ламп.

При соблюдении техники безопасности при работе на персональном компьютере и правильной организации рабочего места, компьютер станет не только помощником при выполнении поставленной задачи, но и верным другом.

3. Экономическая часть

3.1 Технико-экономическое обоснование решаемой задачи

Темой дипломной работы является “Разработка бизнес-процесса “Прием новой документации в электронный архив” в рамках внедрения CALS-технологий на предприятии ФГУП “РНИИ КП”.

Данный бизнес-процесс удобно использовать на крупном предприятии, имеющего электронный архив, так как он значительно снижает затраты времени на обработку новой документации и ввода ее в электронный архив, увеличивает производительность труда, а следовательно снижает трудоемкость выполняемой задачи.

Данный бизнес-процесс разработан в системе Lotsia PDM Plus и отлажена на компьютере IBM PC Pentium IV со следующими характеристиками:

1) процессор 1.99 Ггц;

2) объем оперативной памяти – 1028 Мбайт;

3) монитор ViewSonic;

4) стандартная клавиатура;

5) дисковод для дискет 3,5" емкостью 1,44 Мбайт.

Система управления информацией об изделии Lotsia PDM Plus разработана отечественной компанией Лоция Софт. Компания Лоция Софт специализируется на разработке систем PLM/PDM/TDM/Workflow/ERP, оказании консалтинговых услуг, выполнении проектов автоматизации предприятий «под ключ», реинжиниринге бизнес- и проектных процессов в промышленности, внедрении систем технического документооборота и управления производством, автоматизации торговой деятельности средних и крупных территориально-распределённых торговых домов и холдингов различного профиля.

Для определения экономической эффективности от внедрения задачи в производство необходимо рассчитать себестоимость данной задачи.

Себестоимость - это затраты предприятия на изготовление и реализацию продукции, услуг и работ, выраженные в денежной форме.

Различают три вида себестоимости:

Плановая себестоимость – это сумма затрат, которыми располагает цех, предприятие по производству конкретной продукции или тот уровень издержек, которые сможет понести цех, предприятие при производстве продукции.

Фактическая себестоимость – это действительные затраты по производству и реализации продукции. Она включает в себя как производительные, так и непроизводственные затраты.

Нормативная себестоимость – это себестоимость продукции, которая определяется по действующим на определённую дату нормам расхода материала, топлива, энергии, заработной платы и так далее на каждую деталь, узел, изделие в целом.

Себестоимость можно рассчитать по следующей формуле:

С=М+ПФ+ТР.ЗАГ.+ЗОСН.+ЗДОП.+ОСОЦ.+НЦЕХ.+НЗАВ.+ВН,

где С - себестоимость в руб.;

М - стоимость материалов;

ПФ - покупные полуфабрикаты;

ТР.ЗАГ. - транспортно-заготовительные расходы;

ЗОСН. - основная заработная плата;

ЗДОП. - дополнительная заработная плата;

ОСОЦ. - отчисление на социальное страхование;

НЦЕХ. - накладные цеховые расходы;

НЗАВ. - накладные заводские расходы;

ВН - внепроизводственные расходы.

3.2 Расчетная часть

3.2.1 Расчет трудоемкости решаемой задачи

Для того, чтобы определить себестоимость решения задачи, необходимо, прежде всего, найти трудоёмкость решения задачи.

Трудоемкость – это сумма затрат труда (времени), необходимых для изготовления единицы продукции.

Трудоемкость решаемой задачи можно определить по следующей формуле:

ТЭ=ТИ+ТА+ТБС+ТП+ТМР+ТОТЛ+ТЭВМ+ТД,

где ТЭ – трудоёмкость в час;

ТИ – затраты труда на изучение материала, описание задачи;

ТА – затраты труда на разработку алгоритмов решения задачи;

ТБС – затраты труда на разработку схем алгоритма программы;

ТП – затраты труда на программирование;

ТМР – затраты труда на машинно-ручные работы;

ТОТЛ – затраты труда на отладку программы;

ТЭВМ – время машинного счета на ЭВМ;

ТД – затраты труда на оформление документации.

Слагаемые затрат труда определяются собственными наблюдениями через количество программных команд данной стадии разработки.

Затраты труда на изучение и описание задачи определяются по формуле:

где Q – предполагаемое число программных команд данной стадии разработки;

– коэффициент, учитывающий качество описания задачи, =1,5;

B – производительность исполнителя, количество команд в час;

ККВ – коэффициент квалификации исполнителя, Ккв = 0,8.

Предполагаемое число команд данной стадии разработки можно определить по следующей формуле:

Рассчитаем время, затраченное на изучение и описание задачи по известной нам формуле:

q = 85; t = 5; Pn = 0; B = 85; Ксл.пр. = 1,5; Ккв = 0,8; nk = 4; = 1,4.

Q =851.45 (1+0) = 637.5 команд

Величины Та, Тбс, Тп, Тотл вычисляются аналогичным способом по формуле:

где вместо индекса j в каждом случае подставляется один из индексов рассчитываемых величин.

Затраты труда на разработку алгоритма решаемой задачи.

q=20; t=7; kслпр=1.5; nk=5; Pi=0.1;

Q = 201.57(1+50.1) = 315 ком/час;

В = 24 ком;

Ккв = 0.8;

Та = = 16.41 часа.

Расчёт затрат труда на разработку схем алгоритма программы.

q= 12; t=7; kслпр=1.4; nk=2; Pi=0.1;

Q = 121.47(1+20.1) = 141.12 ком/час;

В = 15 ком;

Ккв = 0.8;

Тбс = = 11.76 часа.

Расчет затрат труда на программирование.

q=20; t=12; kслпр=1.4; nk=7; Pi=0.1;

Q = 201.412(1+70.1) = 571.2 ком/час;

В = 25 ком;

Ккв = 0.8;

Тп = = 28.56 часа.

Затраты труда на этапе отладки.

Трудоёмкость на этапе отладки определяется по формуле:

Тотл = Тотл.исп.+Тотл.ЭВМ

q=5; t=3; kслпр=1.4; nk=8; Pi=0.1;

Q = 51.43(1+80.1) = 37.8 ком/час;

В = 5 ком;

Ккв = 0.8;

Тотлисп = = 9.45 часа.

Время отладки ЭВМ определяется по статистическим данным:

Тотл.эвм. = 0.09+0.12+0,09+0.11+0.13+0.07+0.14=0.75 ч

Тотл = 9.45+0.75=10.2 ч

Затраты труда, необходимые на оформление документации.

q=20; t=6; kслпр=1.4; nk=4; Pi=0.1;

Q = 201.46(1+40.1) = 235.2 ком/час;

В = 20 ком;

Ккв = 0.8;

Тд = = 14.7 часа.

Затраты труда на машинно–ручные работы.

Трудоёмкость на этапе машинно-ручных работ определяется по формуле:

где Qвв – объем вводимой информации в символах (приблизительно 21059);

НД – норма производительности при занесении информации при помощи клавиатуры (около 5 символов за 2 сек.).

Тмр =

8-09-2015, 11:23