Выдача наличных денег из кассы оформляется только расходными кассовыми ордерами (ф.1 КО-2) с приложением в необходимых случаях надлежащем оформленных других документов (платежных, расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др.). Расходный кассовый ордер выписывает в одном экземпляре только бухгалтер, которому по должностной инструкции предписано это оформление. В первой строке пишется наименование своей организации, далее по порядку в установленных местах: номер ордера, дата заполнения, корреспондирующий счет, аналитический счет (при необходимости), сумма числом.
В строке “Выдать” пишется Ф.И.О. плательщика.
В строке “Основание” указывается целевое назначение выдачи: выручка для сдачи в банк: в подотчет на хозяйственных расходы согласно служебной записки: “ командировочные расходы; за год”; услуги по счету; заработная плата по ведомости, трудовое соглашению, договору подряду, далее сумма прописью.
В строке “Приложение” указывается докумёнт, на основании которого выполняется данная операция: Квитанция банка; служебная записка; приказ; расчетная ведомость. Соглашению договор-подряд. Возможно будет приложена доверенность, квитанция из банка, личное заявление работника; письмо от организации; договор и др. Передача денег из кассы инкассаторам для последующего зачисления на расчётный счёт оформляется копией препроводительной ведомости к сумке с рублёвой наличностью, прикладываемой к Расходному Кассовому Ордеру.
Если на документах, прилагаемых к Расходному Кассовому Ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходном ордере (на выдачу депонированной зарплаты) не обязательна Выдача Расходного Кассового Ордера на руки лицам, получающим деньги, не допускаются.
При выдаче денег – отдельному лицу кассир имеет право потребовать предъявления паспорта или удостоверения личности, записывает в Расходный Кассовый Ордер наименование и номер документа, кем и когда он выдан и получает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на нескольких лиц, если кассир сомневается личности работника. Лицам, не состоящим в списках предприятия, деньги из кассы выдают только по расходным кассовым ордерам. Деньги из кассы могут быть выданы только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если деньги получают по доверенности, то в ордере бухгалтер указывает по порядку ФИО получателя и ФИО лица, которому доверено получение денег. Если же деньги выдают по доверенности, но по общей ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: “По доверенности”. Оформленная доверенность прикладывается к расходному ордеру или к платежной ведомости. В платежной ведомости против каждой, не вы данной, суммы кассир от руки вписывает слово: “Депонировало” и не выданные суммы, заносит в Реестр депонированных сумм, а в установленном месте на титульной стороне ведомости делает отметку о суммах вы плаченных и депонированных.
Какие - либо исправления, хотя они и оговорены, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново. На исполненный расходный кассовый ордер ставится штамп “Оплачено”, он подписывается кассиром и регистрируется в кассовой.
При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (форма 1 КО-4). Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, страницы в ней должны быть пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копировальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам приход», выводит остаток (сальдо) по кассе, и переносит его на следующий лист на первую разницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных кассовых ордеров и расписывается.
После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как «отчет кассира» передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.
Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись ручным или автоматизированным способами.
По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету и кредиту счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.
3. Учет денежных средств в кассе
Движение наличных денежных средств учитывается на счете 50 Касса Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а также в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат отчеты кассира.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50.1 «Касса организации»;
50.2 «Операционная касса»;
50.3 «Денежные документы»;
50.4 «Касса в иностранной валюте»;
и др.
На субсчете 50.1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контролирует такое целевое использование средств (на корешке чека указывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки. Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.
На субсчете 50.2 «Операционная касса» учитываются средства, получаемые организацией при расчетах с населением. Если организация кроме расчетов с собственным персоналом производит расчеты с населением, она обязана использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассовые машины (ККМ).
На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной машине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-операциониста), а также в документах, отражающих перемещение кассовой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организации). Ключи от контрольно-кассовой машины (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операциониста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его, заместителя или главного бухгалтера.
В конце рабочего дня кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру, а последний — инкассатору.
Правительством России утвержден перечень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно - кассовые машины. Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением к корешку квитанций. Суммы приходных документов должны соответствовать вывешенным ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.
На субсчете 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (бланки трудовых книжек, оплаченные курортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, акции, облигации, векселя), выпускаемые самой организацией или приобретенные на стороне. Для их учета открывается отдельная кассовая книга, а на каждый вид документов— отдельные страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Выписывает ее кассир в двух экземплярах при приеме денежных документов.
Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании требования, которое выписывается бухгалтером. Учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. При движении денежных документов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру.
Основные хозяйственные операции по счету 50 «Касса»:
В кассу поступила выручка от продажи товаров:
Дебет сч. 50 «касса»
Кредит сч. 90.1 «выручка»
В кассу поступили паевые взносы пайщиков:
Дебет сч. 50 «Касса»
Кредит сч. 80.2 «Паевой фонд»
В кассу поступил платеж за товары, проданные в кредит:
Дебет сч. 50 «Касса»
Кредит сч. 73.1 «Расчеты по предоставленным кредитам и займам»
В кассу поступили проценты за товары отпущенные в кредит:
Дебет сч. 50 «Касса»
Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы»
В кассу поступили деньги в погашения недостачи товаров:
Дебет сч. 50 «Касса»
Кредит сч. 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»
Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории отражаются бухгалтерской записью:
Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч. 76 «Прочие дебиторы и кредиторы»
Кредит сч. 50 Касса субсчет 50.1 «Касса организации»;
Дебет сч. 50 Касса субсчет 50.3 «Денежные документы»
Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сч.76 «Прочие дебиторы и кредиторы»
При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой делают запись:
Дебет сч. 50. « Касса» субсчет 50.1 «Касса организации» — на сумму частичного платежа, внесенного работником,
Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией.
Кредит сч. 50 «Касса» субсчет 50.З «Денежные документы».
Из кассы выплачена заработная плата работникам:
Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит сч. 50 «касса»
Из кассы выдано пособие на рождение ребенка:
Дебет сч. 69.1 «Расчеты по социальному страхованию»
Кредит сч. 50 «Касса»
Из кассы выплатили материальную помощь работнику:
Дебет сч. 84 «Нераспределенная прибыль»
Кредит сч. 50 «Касса»
Из кассы выданы деньги в под отчет на командировку:
Дебет сч. 70 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит сч. 50 «Касса»
Из кассы сданы деньги на расчетный счет:
Дебет сч. 51 «расчетный счет»
Кредит сч. 50 «Касса»
Приобретенные почтовые марки и проездные билеты ( Дебет сч. 50.З. Кредит сч. 50.1, 51, 76) списываются по мере их расхода, стоимость их в зависимости от характера расходов включается в соответствующие издержки ( Дебет сч. 20, 23, 25, 26, 44. Кредит сч. 50-З), либо в состав прочих расходов ( Дебет сч. 91. Кредит сч. 50.З), либо погашаются за счет средств целевого финансирования (Дебет сч. 86. Кредит сч. 50.З).
Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 . «Бланки строгой отчетности».
4. Инвентаризация денежных средств в кассе
Инвентаризация денежных средств и денежных документов проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже установленного нормативными документами (не реже одного раза в месяц).
Руководителем назначается инвентаризационная комиссия, в состав которой входят не менее трех человек. Из них назначается председатель инвентаризационной комиссии. Председателю комиссии за два часа до начала инвентаризации распоряжение, которое подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Кассир составляет отчет, представитель комиссии проверяет его и определяет остаток на конец. Свою работу комиссия оформляет актом инвентаризации. В акте указывается фактическое наличие денежных средств (сколько должно быт по данным бухгалтерского учета). В случае выявления недостачи или излишков, кассир должен дать письменное объяснение.
По окончанию работы руководитель утверждает акт инвентаризации, а бухгалтер поставляет в нем проводку.
Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации:
Дебет сч. 50 «Касса»
Кредит сч. 91 «Прочие доходы и расходы».
Недостача денег в кассе взыскивается с материально ответственного лица (кассира) и отражается записями:
Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит сч. 50 «Касса» (50.1, 50.2, 50.З) — в сумме недостачи согласно акту инвентаризации;
Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит сч 94 « Недостачи и потери от порчи ценностей» — в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя организации.
При внесение в кассу недостачи составляется запись:
Дебет сч. 50 « Касса »
Кредит сч. 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям »
Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются в прочие расходы:
Дебет сч. 91 «Прочие доходы и расходы»
Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
5. Ведение учета денежных средств в кассе ООО «Луч»
5.1. Характеристика ООО «Луч»
ООО «Луч» расположено по следующему адресу: г. Волгоград, ул. Костромская, 1.
Предприятие зарегистрировано Администрацией Советского района г. Волгограда 24.12.1995 г. за № 1320.
Директором ООО «Луч» является Черемшин Павел Борисович.
Основными видами деятельности предприятия являются:
- производство хлебобулочных изделий;
- производство кондитерских изделий;
- производство макаронных изделий.
Приоритетный вид деятельности для ООО «Луч» - производство хлебобулочных изделий, доля которого в общем объеме предприятия составляет 86%.
Продукция производится на 4 пекарнях.
Реализацию своей продукции ООО «Луч» осуществляет как через собственные торговые точки, расположенные в городе Волгоград, Камышин и Котово, так и через магазины независимых хозяйствующих субъектов.
Среднесписочная численность работников предприятия - 343 человека.
Производственную деятельность ООО «Луч» в 2003 году характеризуют следующие показатели:
- производство хлебобулочных изделий - 4892 тонны;
- производство кондитерских изделий - 302 тонны;
- производство макаронных изделий - 463 тонны.
5.2. Учет денежных средств в ООО «Луч»
Учет денежных средств в кассе ООО «Луч» осуществляет, руководствуясь следующими нормативными актами:
- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.
- Положением Банка России от 05.01.1998 № 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями от 22.01.1999).
- Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
- Письмом Минфина России от 20.04.1995 № 16-00-30-35 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".
- Законом РФ № 52151 от 18.06.93 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением».
- Постановлением Правительства РФ № 626 от 30.06.93 и № 1258 от 17.11.94 «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами».
- Порядком регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах (Приложение к Приказу ГНС РФ № ВГ-3-14/36 от 22.06.95).
- Методическими рекомендациями по вопросам применения контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Приложение к письму ГНС РФ № НИ-6-07/152 от 05.05.94).
- Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (Постановление МФ РФ № 104 от 30.08.93).
Для ООО «Луч» банком установлен лимит остатка наличности в кассе в размере 1000 руб.
Денежные средства при наличии в расходном кассовом ордере одной подписи выдавать запрещено.
Кассовые ордера регистрируются в журналах регистрации.
В организации ведется кассовая книга.
Отчеты кассира бухгалтером проверяются.
На предприятии имеется список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию.
Срок, на который они выдаются, установлен - 1 месяц.
Прием наличных денег, поступающих с расчетного счета в банке от покупателей, заказчиков и т.д. в кассу предприятия, производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, подписывает главный бухгалтер предприятия. О приеме денег лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. Квитанция вручается работнику или прикладывается к выписке банка. До передачи в кассу приходный ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма № КО-3).
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным (расчетно-платежным) ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на эти документы штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия. (информация взята из Положения о бухгалтерии ООО «Луч»).
На следующих страницах приведены примеры:
оформленных расходного и приходного кассовых ордеров ООО «Луч».
лист из кассовой книги за 18 июля 2004 г.
выписка из журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
6. Пути совершенствования учета денежных средств
в кассе ООО «Луч»
Мы проанализировали документы, отражающие операции с денежными средствами по кассе ООО «Луч».
Не смотря на документально утвержденные правила ведения кассовых операций на предприятии, которые отражены в Положении о бухгалтерии, можно выявить ряд нарушений.
Во-первых, ООО «Луч» нарушает Постановление Правительства РФ № 626 от 30.06.93 и № 1258 от 17.11.94 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами" по приходному кассовому ордеру № 111 от 05.03.2004 г. выдана сумма, превышающая предельный размер, разрешенный для расчетов между юридическими лицами.
Во-вторых, как видно из записей в Кассовой книге и Журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов, 18 июля 2004 г. из кассы предприятия были выданы денежные суммы Лужникову С.Н. на хозяйственные расходы. Но вторая сумма была выдана Лужникову С.Н., когда он еще не отчитался за первую выданную сумму, т.е. одному и тому же лицу в течение одного дня выданы в подотчет наличные денежные средства без получения отчета об их израсходовании. Таким образом, был нарушен п. 11. Порядка ведения кассовых операций.
Также 18 июля 2004 г. ООО «Луч» был превышен разрешенный лимит по остатку денежных средств в кассе. Так как в графе Остаток на конец дня – в т.ч. на заработную плату стоит прочерк, это значит, что заработная плата была в этот день выплачена работникам ООО «Луч» полностью. Таким образом, бухгалтер ООО «Луч» нарушила п. 5, п. 6 Порядка ведения кассовых операций.
В остальном операции по кассе проводятся верно, и
8-09-2015, 12:20