Все классификаторы строятся на кодах , представляющих собой знак или совокупность знаков, используемых для обозначения классификационной группировки и (или) объекта классификации. (В данном случае термины «код» и «кодирование» используются в более узком смысле. Под кодом понимается такое представление информации, которое удобно для ее хранения, передачи или обработки, а термином кодирование обозначается переход к подобному представлению информации от исходного ее представления). По коду можно найти и распознать тот или иной объект среди множества других объектов. Чтобы максимально облегчить это распознавание и поиск, индексы или коды в классификационных схемах разрабатываются таким образом, чтобы даже по их внешнему виду, алфавиту кода можно было определить объект классификации и получить максимум информации о нем. К примеру, буквенный код России по Общероссийскому классификатору стран мира – RU, а США – US. Код российского рубля по Общероссийскому классификатору валют – RUR, а доллара - USD[10] .
Структура кода состоит из следующих элементов:
- алфавит
- разряд
- длина
- основание
Алфавит – это система знаков, принятых для образования индекса или кода. Различают:
- цифровой
- буквенный
- буквенно-цифровой
- штриховой алфавиты кода.
Последовательность расположения знаков в коде определяется его разрядом , то есть позицией знака в коде. К примеру, код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Он строится следующим образом:
ХХ ХХ ХХХ Х, где первые две цифры обозначают класс форм документов, то есть принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (например, 02 – Унифицированная система организационно-распорядительной документации); следующие две цифры обозначают подкласс форм документов (к примеру, 11 – документация по созданию организации, предприятия); затем следуют три цифры, которые содержат регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 231 – конкретная унифицированная форма документа, которой обозначается Устав); наконец, контрольное число, которое вводится во избежание ошибок при считывании и используется при проверке записи кода. Условным обозначением в структуре кода могут быть цифра, буква, штрих или пробел. Пробел – определенное расстояние между знаками (буквами, цифрами, штрихами), которое выполняет разделительную функцию и (или) выраженное в мм может означать число.
В штрих-кодах цифровую информацию несут ширина штрихов, пробелов и цифры внизу.
Длина кода – число знаков в коде без учета пробелов.
Основание кода представляет собой длину кода с учетом количества пробелов[11] . Любой технико-экономический или социальный показатель имеет одно наименование и один код независимо от того, в информационной системе какого типа или уровня этот показатель будет использоваться. В настоящее время для идентификации в информационных системах разработаны и широко используются также и некоторые другие классификаторы. В частности, ГОСТ регламентирует стандартную нумерацию книг – ISBN и сериальных изданий ISSN. Подобного рода нумерация изданий представляет собой совокупность цифр, например, ISBN 5-94621-080-7, где первая цифра 5 означает код России, следующие цифры 94621 – код конкретного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты (в данном примере это код Участка оперативной ризографии и офсетной печати Редакционно-издательского отдела Томского государственного университета), цифры 080 – порядковый номер названия конкретной книги данного издательства («Документ в меняющемся мире»), наконец, цифра 7 – контрольное число кода ISBN. Подобного рода коды позволяют идентифицировать публикации независимо от времени и места их издания. Наряду с цифровым, используется также штриховой (линейный) код , в основе которого лежит, тем не менее, опять же цифровой код. Штрих-код представляет собой графическое изображение – комбинацию вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом в качестве базовой выступает ширина узкой полоски. Широкие же полоски являются кратными по ширине узким, либо находятся с ними в определенных соотношениях. При информационном обмене с информационными системами других стран или международных организаций используются международные классификаторы информации, в частности, Международная патентная классификация (МПК), Международная классификация товарных знаков и услуг (МКТЗ) и другие.
Заключение
В работе организаций много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводственных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требует с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой – формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных документов.
Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные – руководителями предприятий и организаций.
Список литературы1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М., 2003.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Изд-во стандартов, 1995г.
4. Додонова М.И. Стандартизация документов управления. М.: МГИАИ, 1982. 92 с.
5. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З.Документоведение. документ и системы документации: Учебное пособие. М., 1977. 84 с.
6. Кокарев В.И. Основы стандартизации в информационных системах. М.: Издательство стандартов, 1988. 240 с.
7. Костомаров М.Н. Классификация документной информации // Делопроизводство. 1999. №2. С. 18-26
8. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. 2003. №10. С. 35-38; №11. С. 28-32
[1] Костомаров М.Н. Классификация документов и документной информации // Делопроизводство. 1999. «2. С. 21
[2] Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов// Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83.
[3] Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С. 17-18.
[4] Степанов Е. Основные функции управления. В чем заключается информационное обеспечение работы с персоналом? // Служба кадров. 2000. №11. С. 41.
[5] Кузнецова Т.В., Степанова Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация. М., 1991. С. 124-125; Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Киев, 2000. С. 328-331.
[6] ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
[7] Костомаров М.Н. Стандартный язык описания данных // Секретарское дело. 1999. №4. С. 40.
[8] Подробнее см.: Костомаров М.Н. Международные и общероссийские классификаторы информации как стандартный язык описания данных. М., 2000; Он же. Общероссийские классификаторы для кодирования информации по описанию организации экономики // Делопроизводство. 2002. №3. С. 67-71.
[9] Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. 2003. №11. С. 30-31.
[10] Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов… // Секретарское дело. 2003. №11. С. 30.
[11] Сухоруков К. Коды всякие нужны… // Деловая книга: Информационно-аналитическая газета. 2000. «11. Ноябрь. С. 6.
8-09-2015, 12:36