Учет кассовых операций

После получения наличных денег приходный кассовый ордер и квитанция к нему немедленно подписываются кассиром, а квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью (штампом) кассира. Подписанная и заверенная печатью (штампом) квитанция к приходному кассовому ордеру вручается кассиром лицу, внесшему наличные деньги, или прикладывается к выписке из банка (при поступлении наличных денег по чеку).

Операции по поступлению денежных документов в кассу организации также оформляются приходными кассовыми ордерами.

Выдача наличных денег из касс организаций производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежащим образом оформленным другим документам.

К таким документам, например, относятся платежные и расчетно-платежные ведомости, по которым выдается зарплата работникам организации, заявления на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером организации или лицами, на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях и др. имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

Если выдача денег производится 'по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: "Депонировано";

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью;

- записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости номер расходного кассового ордера.

- Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

- Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

- Выдача наличных денег из кассы (выручка, депонированные суммы и т.д.) для их сдачи в банк и зачисления на расчетный счет организации также осуществляется на основание расходных кассовых ордеров.

- Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, а затем регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КОЗ).

- В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные " другие документы с указанием их номеров и дат составления. Операции по выдаче денежных документов из кассы организации также оформляются расходными кассовыми ордерами.

- Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилам, шариковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются.

- Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются и вместо них составляются новые документы.

- Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными (форма № 0402001).

Объявление на взнос наличными подписывается лицом, вносящим деньги в банк.

Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера.

Первая часть объявления на взнос наличными остается в кассе банка. Вносителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк.

Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в которой отражено поступление сданных денег на расчетный счет организации.

При осуществлении расчетов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга установленной формы (форма № КО-4).

Кассовая книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

Каждая организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано____листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумaгу чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки "Остаток на начало дня".

Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

2.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций

В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Министерством Финансов РФ, в бухгалтерском учете организации, для учета наличия и движения денежных средств в кассе, используется активный счет - 50 "Касса".Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. Оборот дебету счета отражает поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:

- 50-1 "Касса организации",

- 50-2 "Операционная касса",

- 50-3 "Денежные документы".

На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса", приведены в таблице 2.2.

Таблица 2.2 Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса".

В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации ,предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Госкомстатом Российской Федерации.

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (КО-1).

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным) (ф.№Т-53), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Для осуществления расчетов наличными деньгами должно так же вести кассовую книгу по установленной форме (КО-4) в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег предприятия.

Предприятие ведет только одну кассовую книгу, она пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день, а в целом за несколько дней.

Данные из кассового отчета в бухгалтерии переносят в журнал - ордер №1 по кредиту 50 счета, а по дебету счета в ведомость №1. В журнале - ордере №1 и в ведомости к журналу ордеру №1 в этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные, за которые был составлен кассовый отчет.

Организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды и другие нужды. Срок, на который выдаются наличные денежные средства, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги, предъявить авансовый отчет (Ф №АО-1) с приложением документов, подтверждающих расходы, или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется.

Следует отметить так же что, порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в учетной политике.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение отметим, что процесс бухгалтерского учета кассовых операций, как правило, состоит из следующих этапов:

- составление первичных учетных документов, отражающих осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);

- регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;

- систематизация и обработка первичных учетных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самих первичных учетных документах);

- отражение в хронологическом порядке в кассовой книге осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;

- перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.

Наконец, учетный процесс предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

Подвоя итог исследования поднятой проблемы, необходимо, на наш взгляд, отметить некоторые особенности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете.

К таким особенностям можно отнести наличие кассового планирования и использование специальных символов кассового плана. Кассовое планирование необходимо для поддержания необходимого уровня наличных денежных ресурсов в процессе работы организации. С кассовым планированием связана другая особенность проведения и учета кассовых операций – обязательное наличие при оформлении каждой операции, специального символа кассового плана.

Символ кассового плана или кассовые символа отражают источник возникновения или направление использования наличных денежных средств. Этот двузначный символ указывается при планировании, то есть в кассовом плане, и при реальном осуществлении операции, то есть в кассовых первичным и бухгалтерских документах.

Среди прочих особенностей можно отметить обязательное наличие дополнительного контроля по кассовым операциям.

Важно отметить тот факт, что на сегодняшний день каждое предприятие в процессе своей деятельности используют в расчетах, а так же на хозяйственные и другие нужды ,наличные денежные средства.

Правильная организация учета оборота наличных денежных средств, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, заключение договора о полной материальной ответственности с кассиром и надлежащим образом оборудованное помещения кассы, позволит сохранить наличность, предотвратить хищения, избежать нарушений и штрафов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Конституция Российской Федерации. М.: 1993 г.

2. Федеральный закон " О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.

3. "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден Советом Директоров Банка России от 22 сентября 1993 года № 40, Письмо ЦБ Российской Федерации от 4 октября 1993 года № 18 (в ред. письма ЦБ РФ от 26.02.96 № 247).

4. "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" от 5 января 1998 года №14-П, утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол № 47 (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У,от 31.10.2002 № 1201-У).

5. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (в ред. Постановлений Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, от 03.05.2000 № 36).

6. Постановление Госкомстата России от


8-09-2015, 13:52