Облік виробничих запасів

Метод ФІФО (першими відпускаються запаси, що надійшли раніше) базується на хронології надходження, тобто на припущенні, що одиниці запасів, які були придбані першими, продаються чи використовуються першими, що запобігає їх псуванню, а також, що грошова одиниця є стабільною. Одиниці, які залишаються в запасах на кінець періоду, оцінюються за цінами останніх надходжень товарів.

Оцінка запасів методом ФІФО потребує організації аналітичного обліку не тільки за видами матеріальних активів, але й за партіями постачання, якщо закупівельні ціни на них змінюються.

Оцінка за нормативними затратами полягає у застосуванні норм витрат на одиницю продукції, які встановлені підприємством з урахуванням рівнів використання запасів, праці, виробничих потужностей та діючих цін. Для забезпечення максимального наближення нормативних затрат до фактичних норми витрат і ціни повинні регулярно у нормативній базі перевірятися і переглядатися.

Метод оцінки за цінами продажу застосовується підприємствами роздрібної торгівлі з використанням середнього відсотку торгової націнки на товари. Цей метод оцінки застосовують підприємства, які мають значну номенклатуру товарів, що змінюється, з приблизно однаковим рівнем торгової націнки.

Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною (роздрібною) вартістю реалізованих товарів і сумою торгової націнки на ці товари. Середній відсоток торгової націнки визначається діленням суми залишку торгових націнок на початок звітного місяця і торгових націнок у продажній вартості товарів, отриманих у звітному місяці, на суму продажної (роздрібної) вартості залишку товарів на кінець звітного місяця та продажної (роздрібної) вартості проданих у звітному місяці товарів.

Використовуючи різні методи оцінки запасів, можна одержати різні значення валового прибутку, особливо в умовах інфляції.

Вибір підприємством оптимального методу оцінки запасів сприяє збільшенню оборотних коштів, залученню інвестицій, що в підсумку дає можливість отримати більші прибутки та в цілому покращити фінансовий стан підприємства.

Отже, незважаючи на те, що визнання та оцінка виробничих запасів налічує безліч методів, підприємство обирає для себе найпростіший, який би легко можна було поєднати з нашим законодавством.

За результатами аналізу економічної літератури встановлено, що не існує визначеності щодо трактування терміну „виробничі запаси”. Так, в економічній літературівиробничі запаси визначаються як матеріальні ресурси або як предмети праці, причому в одних джерелах зазначено, що вони не повинні бути задіяні в процесі виробництва, а в інших – вони беруть участь в процесі створення матеріальних благ.

В процесі дослідження пропонується наступне визначення терміну «виробничі запаси»: виробничі запаси – предмети праці, що використовуються у процесі виробничої діяльності і споживаються цим виробництвом протягом одного господарського (виробничого) циклу, після завершення якого цілком переносять свою вартість на вартість кінцевого продукту.

Отже, виробничі запаси виступають основою виготовлення продукції, тому їх обліку слід приділяти значну увагу. Вирішення основних завдань обліку та контролю збереження запасів дає змогу налагодити процес виробництва та підвищити обсяги виготовлення продукції.

2 Документальне оформлення операцій з виробничими запасами на підприємстві

Від правильно організованого документування господарських операцій залежить правильність списання вартості запасів на виробництво, оцінка незавершеного виробництва, відображення у звітності. Існують типові первинні документи з обліку руху запасів. Проте, головний бухгалтер на свій розсуд повинен визначатися з тим, які документи доцільно використовувати саме на його підприємстві, враховуючи розміри та специфіку підприємства.

Структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечити вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю й оперативного управління рухом виробничих запасів.

Одним з основних завдань обліку виробничих запасів є правильне та своєчасне документальне оформлення всіх операцій з їх руху. Такі операції оформляються первинними документами, форми яких затверджені наказом Міністерства статистики України від 21.06.1996 р. № 493.

Облік виробничих запасів здійснюється за такими напрямками: кількісний і вартісний облік; облік заготівлі і придбання матеріалів та розрахунків з постачальниками; наявності і руху матеріалів на складах; використання матеріалів у процесі виробництва; реалізації матеріальних цінностей і розрахунків з покупцями.

Виробничі запаси, які надходять на підприємство, оприбутковуються матеріально відповідальними особами (завідувачами складами, комірниками та іншими особами). У ТзОВ «Компанія Технопол» матеріально відповідальною особою є рядовий працівник, оскільки посади комірника і завскладу відсутні. Відповідно до договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність (додаток А) цей працівник зобов’язаний вести облік, складати і надавати у встановленому порядку товарно-грошові та інші звіти про рух та залишки довірених йому матеріальних цінностей, а також брати участь у інвентаризації довірених йому запасів, тобто сприяти збереженню матеріалів.

На складі комірник на кожен номенклатурний номер запасу оформляє матеріальний ярлик (додаток Б). Цей документ містить найменування, номер і повну характеристику кожного виду запасу. Ярлик розміщується безпосередньо на запасі або поблизу нього.

Оприбуткування виробничих запасів матеріально відповідальною особою здійснюється на підставі накладних (додаток В), товарно-транспортних накладних, рахунків-фактур та інших супроводжувальних документів.

Якщо в результаті приймання виробничих запасів будуть встановлені кількісні та якісні розбіжності з даними супроводжувальних документів постачальника, а також при прийманні запасів, що надійшли без документів комісія підприємства складає акт про приймання матеріалів типової форми М-7 «Акт про приймання матеріалів». Для оприбуткування таких запасів за наказом керівника створюється спеціальна комісія, в яку обов’язково мають входити представники постачальника, а у разі виникнення суперечливих питань з метою з’ясування непорозумінь можна залучати відповідних спеціалістів-експертів. Акт складається у двох примірниках і підписується членами комісії, після чого затверджується підписом керівника підприємства.

Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації довіреній особі (експедитору) головний бухгалтер ТзОВ «Компанія Технопол» виписує довіреність. Довіреність підписується керівником підприємства, головним бухгалтером та засвідчується печаткою господарства.

Для скорочення обсягів роботи по документуванню дозволяється замість виписування прибуткових ордерів оформляти приймання запасів способом відміток (штамп) відповідальної особи на супроводжувальних документах. Саме за таким принципом і діє ТзОВ «Компанія Технопол». Це значно полегшує роботу як матеріально відповідальної особи, так і бухгалтера, адже надходження матеріалів є значним і частим.

На підприємстві має місце такий документ як акт на списання товарно-матеріальних цінностей (додаток Д). Цей акт відображає списання товарно-матеріальних цінностей з підзвіту матеріально відповідальної особи на виробництво.

Оскільки на ТзОВ «Компанія Технопол» лімітно-забірні картки відсутні, то відпуск виробничих запасів у виробництво здійснюється на підставі норм розходу матеріалів для проводів та кабелів з мідною жилою з врахуванням технологічних відходів на 1 км (додаток Е). На основі цих норм складаються калькуляції виготовлення кабелю, що дає змогу оцінити величину відпущених у виробництво матеріалів.

Перевірити дотримання норм витрачання можна за допомогою акта витрат матеріалів у виробництві.

Відпускання запасів, їх використання можуть оформлятися й іншими первинними документами: актом-вимогою на заміну (додаткове відпускання) матеріалів (ф. № 10); накладною на відпускання товарно-матеріальних цінностей (ф. № М-20), актом про витрату давальницьких матеріалів (ф. № М-23) тощо.

Найчастіше у ТзОВ «Компанія Технопол» використовуються накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (додаток Ж).

Важливим аспектом у діяльності підприємства та безпосередньо перевірці правильності документального відображення виробничих запасів є інвентаризація.

Інвентаризація матеріальних цінностей є одним з засобів контролю та збереженням оборотних активів і роботою матеріально відповідальних осіб. Використовується також для виявлення фактичних витрат на виробництво продукції або коли інші способи одержання даних про витрати матеріальних ресурсів не можуть бути використані. Обов'язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально-відповідальних осіб.

На ТзОВ «Компанія Технопол» результати інвентаризації оформляються інвентаризаційними описами (додаток З), які разом з висновками робочої комісії здаються до бухгалтерії для виявлення кінцевих результатів. При цьому головний бухгалтер складає порівняльну відомість у якій послідовно виконуються такі розрахункові процедури: здійснюється взаємний залік залишків і нестач внаслідок пересортиці, розрахунок природної нестачі, визначаються кінцеві результати інвентаризації. На підприємстві інвентаризація матеріальних цінностей проводиться не рідше одного разу на рік станом не раніше 1 жовтня звітного року для об'єктивного відображення цих цінностей в річному звіті.

Якщо вартість нестач буде перевищувати вартість лишків, то різниця у вартості має бути віднесена на винних матеріально-відповідальних осіб. На досліджуваному підприємстві за час діяльності нестач під час інвентаризації не виявлялось. Якщо цінності, яких не вистачає, коштують дешевше тих, що їх перекривають, то різниця відноситься на зменшення собівартості продукції (затрат на виробництво, робіт, послуг).

Лишки матеріальних цінностей, не зараховані як пересортиця, оприбутковуються з внесенням їх вартості за зменшення собівартості продукції. Нестачі списуються в межах норм природного збитку на собівартість продукції, робіт, послуг. Нестачі понад тих, що можуть бути списані, як природній збиток, а також по тих матеріальних цінностях, по яких не може бути природного збитку, відносять за рахунок матеріально відповідальних осіб.

За вмотивованим рішенням інвентаризаційної комісії ТзОВ «Компанія Технопол» вартість нестач може бути віднесена на інших винних фізичних чи юридичних осіб шляхом висунення до них претензій через суд або арбітраж. Фактичні залишки, виявлені при інвентаризації переносять до складського обліку в облікові записи бухгалтерії.

Оскільки кількість номенклатурних номерів запасів є невеликою, то немає потреби у складанні матеріальних звітів, проте для визначення вартісного показника наявних виробничих запасів бухгалтерія складає оборотно-сальдову відомість по товарно-матеріальних цінностях.

Документообіг на підприємстві має бути організований так, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації до бухгалтерії. Первинні документи, які надходять до бухгалтерії, підлягають перевірці за змістом операції і за правильністю їх оформлення. Особливу увагу слід звернути на законність проведення операцій.

Таким чином, на ТзОВ «Компанія Технопол» значно спрощене документальне оформлення руху виробничих запасів. Відсутність деяких документів свідчить про те, що номенклатура запасів є не настільки великою, щоб їх використовувати.

3 Організація складського обліку виробничих запасів

Складський облік є важливим фактором контролю за зберіганням виробничих запасів підприємства.

Для забезпечення виробничої програми відповідними виробничими запасами на великих підприємствах створюються спеціальні склади для зберігання основних і допоміжних матеріалів, палива, запасних частин, МШП та інших запасів. Крім центральних складів, в різних структурних підрозділів підприємства можуть бути комори, які виконують функції проміжних складів. Кожному складу наказом по підприємству присвоюється порядковий номер, який надалі зазначається на всіх документах, що відноситься до операцій даного складу.

Для правильної організації обліку запасів на підприємствах потрібні складські приміщення з відповідними обладнанням, пристосуваннями (стелажами, полицями, ящиками), вимірювальними приладами (міри, ваги). Запасина складах мають розміщуватись за секціями, а в середині їх – за окремими групами (на полицях, у штабелях, стелажах, засіках тощо), щоб можна було швидко їх прийняти, видати й перевірити наявність запасів.

Складський облік виробничих запасів – це сортовий, кількісний оперативно-технічний облік. Здійснюється облік матеріалів на складі за допомогою карток за формою № М-12. Картки складського обліку матеріалів відкриваються в бухгалтерії й віддаються під розписку у реєстрі, де вказуються дата видачі, кількість карток, їх реєстраційні номери і підпис одержувача. Записи в картках (у кількісному виразі) ведуть матеріально відповідальні особи (завідуючі складами, комірники) на підставі первинних документів, що підтверджують рух матеріалів і складаються у день здійснення операцій.

Організовують складський облік за видами об'єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей. За необхідності складський облік організовують за партіями надходження матеріальних цінностей. Кожному виду виробничих запасів присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунка, наступні дві - номер групи, а інші - порядковий номер виробничих запасів у групі. За цими номерами організовують і бухгалтерський облік виробничих запасів, що дає змогу провадити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Склади повинні бути забезпечені справними вагами, вимірювальними приладами та мірною тарою.

Облік запасів на складі здійснюється завідувачем складом (комірником), який є матеріально відповідальною особою. Його приймають на роботу, як правило, за погодженням з головним бухгалтером підприємства. З комірником укладається типовий договір у встановленій формі про повну індивідуальну матеріальну відповідальність.

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського обліку, що розміщуються в картотеці за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури – цінника. Аналітичні рахунки групують за групами матеріалів, місцями зберігання матеріально відповідальними особами, за синтетичними рахунками бухгалтерського обліку і субрахунками. Дані за аналітичними рахунками узагальнюються в оборотних відомостях. Використовують рахунки аналітичного обліку для контролю за зберігання і рухом запасів, їх оцінки, порівняння з даними складського обліку, а також для проведення підсумків інвентаризації.

Завідуючий складом (комірник) щоденно записує до складської картотеки (чи книги) всі операції надходження і витрат матеріалів, нумеруючи свої записи по порядку з початку року чи кварталу.

Після кожного запису визначається залишок матеріалів даного номенклатурного номера.

Контроль за виконанням плану договорів своєчасним надходженням і оприбуткуваннями матеріалів здійснює служба постачання. З цією метою ведуться відомості оперативного обліку виконання договорів поставки, де відмічається виконання договорів поставки, де відмічається виконання умов договору про поставку за асортиментом матеріалів (їх кількістю, ціною, строками відвантаження тощо). Бухгалтерія здійснює контроль за організацією даних оперативного обліку.

Запаси відпускають зі складу підприємства на виробничі, господарські потреби, на строку, для переробки і в порядку реалізації надлишкових (неліквідних) запасів.

При відпуску запасів зі складу у виробництво матеріально відповідальна особа (завскладом, комірник) повинен дотримуватись наступних вимог:

1) запаси обліковувати за вагою, обсягом, масою у суворій відповідності до нормативів витрат на визначений обсяг виробництва;

2) відпуск запасів здійснювати в межах попередньо встановлених лімітів;

3) узгоджувати з головним бухгалтером списки осіб, яким надано право вимагати зі складів матеріали, і брати зразки їх підписів.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітно-збірні картки (ф. М-8), накладні вимоги.

Ліміт визначається виходячи з виробничої програми цеху та діючих норм витрат матеріалів з урахуванням існуючих в цехах залишків невикористаних матеріалів на початок місяця. Ліміт може встановлюватись на кожне замовлення окремо.

Відпуск матеріалів на строку здійснюється на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск матеріалів стороннім підприємством оформлюють накладними на відпуск матеріалів на сторону.

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів оформлюють також накладною вимогою (ф. М-11).

Записи в регістрах сортового обліку з лімітних карт потрібно робити після кожної операції, занесеної в картку. Якщо кількість лімітних карт невелика, то можна записувати у сортових картках загальні підсумки за тиждень, декаду або місяць. При цьому самі картки слід зберігати разом з відповідними картками складського обліку. Підрахований залишок після кожної реєстрації первинного документа зіставляється з нормою запасу. Це дає можливість одержати важливу інформацію про стан виробничих запасів та замовляти необхідні матеріальні ресурси. Завідуючий складом має дані про норми запасів, а також про наявність матеріалів, що тривалий час лежать без руху.

Бухгалтерія підприємства у встановлені строки здійснює приймання і обробку первинних документів на сирову, матеріали тощо. Всі документи сортуються і перевіряються. Прибуткові ордери звіряються з рахунками, що до них належать, транспортними документами, приймальними актами тощо. Лімітні картки, що надійшли зі складу, зіставляються з іншими примірниками, отриманими від цехів – споживачів, накладні на переміщення матеріалів, здані складами – відправниками, з примірниками тих же накладних, що надійшли зі складів – одержувачів.

Таким чином, правильно організований на підприємстві складський облік виробничих запасів запобігає розтрачанню виробничих запасів, попереджує розкрадання матеріальних цінностей, а також значно полегшує роботу підприємства в цілому.

4 Синтетичний і аналітичний облік операцій з виробничими запасами

В Україні суб’єктами нормативного регулювання обліку є Кабінет Міністрів, Міністерства органів Держкомстатистики, Державна податкова служба, Національний банк та інші державні органи. Нормативними документами регламентуються як об’єкти обліку, так і схема кореспонденції рахунків. Методологічне регулювання бухгалтерського обліку здійснює, як правило, Міністерство фінансів, що займається розробкою:Плану рахунків бухгалтерського обліку;положень про документальне забезпечення захистів в бухгалтерському обліку; обсягу, форми і порядку складання річної (квартальної) бухгалтерської звітності; порядку ведення облікових регістрів різними підприємствами; інших нормативних документів, що регулюють облік в цілому та окремі його ділянки.

Основним документом, що регулює порядок ведення обліку запасів є Положення (Стандарт) бухгалтерського обліку № 9 «Запаси». В ньому поданий порядок аналітичного та синтетичного обліку запасів, порядок визнання та оцінки.

Для накопичення інформації про наявність і рух виробничих запасів Планом рахунків визначений активний рахунок 20 «Виробничі запаси», до якого відкривається дев’ять субрахунків:

- 201 «Сировина і матеріали»;

- 202 «Куповані напівфабрикати та комплектуючі вироби»;

- 203 «Паливо»;

- 204 «Тара і тарні матеріали»;

- 205 «Будівельні матеріали»;

- 206 «Матеріали передані у переробку»;

- 207 «Запасні частини»;

- 208 «Матеріали сільськогосподарського призначення»;

- 209 «Інші матеріали».

За дебетом рахунка 20 «Виробничі запаси» і відповідних субрахунків відображаються дані про надходження запасів з різних джерел (від постачальників, підзвітних осіб, власного виробництва, засновників підприємства тощо).

За кредитом цього рахунка та його субрахунків відображається інформація про вибуття (списання) запасів на різні цілі (виробництво та інші внутрішньогосподарські потреби, відпускання на сторону), а також суми уцінки виробничих запасів.

Типові операції ТзОВ «Компанія Технопол» з надходження виробничих запасів подано у табл. 2.

Таблиця 2

Кореспонденція бухгалтерських рахунків з обліку надходження виробничих запасів на ТзОВ «Компанія Технопол»