Автоматизация формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия

a) Формирование справочника в электронном виде “Приказы использования автотранспорта” для хранения следующих данных: дата и номер приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов такого же содержания, пункт приказа, в котором содержатся данные об установленных лимитах, дата установления лимита (Модуль ФормирПриказов).

b) Формирование справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика, табельного номера, должности и лимита менеджера. Этот справочник является подчиненным справочнику в электронном виде “Приказы использования автотранспорта”, то есть для каждого элемента справочника “Приказы использования автотранспорта” существует отдельный справочник “Лимит использования автотранспорта” (Модуль ФормирЛимитов).

c) Формирование справочника в электронном виде “Увеличения лимита” для хранения следующих данных: фамилии, кода заказчика каждого менеджера, количество прибавленных часов лимита и дату изменения лимита на текущий квартал (Модуль ФормирУвеличЛим).

d) Формирование документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций” для хранения следующих данных: наименование контрагента автотранспортных автоуслуг (ЗАО АТП “Кузбассэнерго”), дата счет-фактуры, количество часов, сумма и дата автоуслуги, фамилии и кода заказчика менеджера (Модуль ФормирДокум).

e) Формирование отчета “Использование автотранспорта” для ввода следующих данных: периода формирования отчета, фамилии начальника хозяйственного обеспечения, фамилии заместителя главного бухгалтера; подсчета количества часов, сумм автоуслуг и отклонения фактических часов от лимита за выбранный период; выдачи на экран и принтер подсчитанных итогов с фамилией каждого менеджера и его лимита, фамилией исполнителя из списка пользователей данной системы 1С: Предприятие и телефона отдела исполнителя, фамилией отдела хозяйственного обеспечения, фамилией заместителя главного бухгалтера (Модуль ФормирОтчет).

Схема взаимосвязи модулей программы показана в приложении Г.

1.3.4 Используемые технические средства. Технические средства, используемые для работы программы по формированию, отчета соответствуют техническим средствам, описанным в пункте 1.1.2 технического задания.

1.3.5 Вызов и загрузка. Загрузка программы по формированию отчета происходит по сети объединением рабочей конфигурации 1С: Предприятие, на которой работает бухгалтер сектора по расчетам с дебиторами и кредиторами, и конфигурации с программой по формированию отчета с компьютера, на котором работает инженер сектора внедрения и эксплуатации программного обеспечения. Объединение конфигураций описано в рабочей документации на 1С: Предприятие “Конфигурирование и администрирование” часть I глава 4 “Работа с конфигурацией”. Программа по формированию отчета вызывается из главного меню системы 1С: Предприятие.

1.3.6 “Входные данные”. Документы, с которых в ЭВМ вводятся данные, указаны в пункте 1.2.1 пояснительной записки.

Общие сведения о приказе № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов соответствующего содержания вводятся в файл “Справочник “Приказы использования автотранспорта””. Структура этого файла показана в таблице 1.1.

Таблица 1.1 – Структура справочника в электронном виде “Приказы использования авторанспорта”

Рисунок 1.1 – Видеокадр справочника “Приказы использования автотранспорта”

Фамилия менеджера, необходимая для формирования отчета, содержится в справочнике в электронном виде “Сотрудники”. Этот справочник используется для выбора фамилии менеджера при заполнении справочников в электронном виде “Лимит использования автотранспорта”, “Увеличения лимита” и документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций”, которые необходимы для формирования отчета. Структура справочника “Сотрудники” описана в таблице 1.2.

Таблица 1.2 – Структура справочника в электронном виде “Сотрудники”

Видеокадр справочника “Сотрудники” в электронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.2.

В справочнике электронного вида “Сотрудники” находятся и другие реквизиты, которые в данной программе по формированию отчета не используются.

Сведения о лимите каждого менеджера вводятся с приказа № 242 от 12.05.04 и всех последующих приказов соответствующего содержания в справочник электронного вида “Лимит использования автотранспорта”, который соответствует определенному приказу справочника в электронном виде “Приказы использования автотранспорта”. Структура справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” показана в таблице 1.3.

Таблица 1.3 – Структура справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта”

Видеокадр справочника в электронном виде “Лимит использования автотранспорта” выглядит в соответствии с рисунком 1.3.

Рисунок 1.3 – Видеокадр справочника “Лимит использования автотранспорта” в электронном виде

Сведения об изменении лимита вводятся в справочник электронного документа “Увеличения лимита”. Структура справочника в электронном виде “Увеличения лимита” показана в таблице 1.4.

Таблица 1.4 - Структура справочника в электронном виде “Увеличения лимита”

Сведения об автоуслугах каждого менеджера из ведомости-реестра за выполненные работы и счет-фактуры от ЗАО автотранспортного предприятия “Кузбассэнерго” вводятся в документ электронного вида “Услуги сторонних организаций”. Структура документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций” показана в таблице 1.5.

Таблица 1.5 – Структура документа в электронном виде “Услуги сторонних организаций”

Видеокадр документа “Услуги сторонних организаций” в электронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.5.

Рисунок 1.5 – Видеокадр документа электронного вида “Услуги сторонних организаций”

Код заказчика АТП является десятичным порядковым кодом. Он состоит из шести десятичных разрядов. Три первых разряда составляют код предприятия, три последних разряда составляют код заказчика. Например, 100 – код ОАО “Кузбассэнерго”, 001 – код Михайлова С. Н.

Код заказчика АТП соответствует должности, которую занимает менеджер. Пример распределения кодов АТП по должностям показан в таблице 1.6.

Таблица 1.6 – Пример кодирования заказчиков автотранспортного предприятия

Если на должности сменится менеджер, то у нового менеджера будет такой же код заказчика АТП, который был у бывшего менеджера на этой должности. Если менеджер перейдет на другую должность, то код заказчика у данного менеджера станет такой же, какой был прежде у бывшего менеджера на данной должности. Поэтому код заказчика АТП позволяет определять лимит менеджера на данной должности, контролировать перемещения менеджеров по должностям и формировать правильный отчет. В готовом отчете по использованию автотранспорта фамилии менеджеров сортируются по коду заказчиков автотранспортного предприятия.

Для получения отчета по использованию автотранспорта необходимо также ввести некоторые реквизиты в файл “Отчет “Использование автотранспорта””. Структура этого файла показана в таблице 1.7.

Таблица 1.7 – Структура файла “Отчет “Использование автотранспорта””

Видеокадр формы для формирования отчета в ЭВМ выглядит в соответствии с рисунком 1.6.

Рисунок 1.6 – Видеокадр файла “Отчет “Использование автотранспорта””

Для отчета “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго”” фамилия исполнителя и телефон отдела исполнителя выбирается из встроенного файла 1С: Предприятие “Список пользователей” по паролю, введенному бухгалтером для работы в 1С: Предприятие.

1.3.7 Выходные данные. В результате работы программы по формированию отчета должен быть создан отчет “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””. Видеокадр примера сформированного отчета “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго”” в электронном виде выглядит в соответствии с рисунком 1.7

Структура отчета “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго”” приведена в таблице 1.8.

Таблица 1.8 – Структура отчета “Сведения об использовании служебного автотранспорта менеджерами высшего звена ОАО “Кузбассэнерго””

1.4 Руководство пользователя

1.4.1 “Назначение программы”. Программа предназначена для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия “Кузбассэнерго”. Функции данной программы соответствуют требованиям, описанным в пункте 1.1.3.1 технического задания.

1.4.2 “Условия выполнения программы”. Минимальный состав аппаратурных и программных средств соответствуют требованиям, описанным в пункте 1.1.2 и подпункте 1.1.3.5 технического задания.

1.4.3 “Выполнение программы”. Запуск программы по формированию отчета происходит из главного меню системы 1С: Предприятие. Для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия необходимо заполнить справочник электронного вида “Приказы использования автотранспорта”, для заполнения которого необходима информация из приказа № 242 12.05.04 или других приказов об упорядочении использования служебного автотранспорта. Открытие данного справочника происходит выбором пункта главного меню 1С: Предприятие “Справочники/ Приказы использования автотранспорта”. Видеокадр справочника электронного вида “Приказы использования автотранспорта” выглядит в соответствии с рисунком 1.8.

Рисунок 1.8 – Видеокадр справочника электронного вида “Приказы использования автотранспорта”

Также справочник “Приказы использования автотранспорта” можно вызвать на экран, выбрав пункт “Справочники” в меню “Операции” главного меню программы 1С: Предприятие. На экран будет выдан список существующих в системе справочников в соответствии с рисунком 1.9.

Рисунок 1.9 – Видеокадр списка справочников

В этом списке следует выбрать наименование справочника “Приказы использования автотранспорта”. В данный справочник вносятся сведения о номере приказа, пункте приказа, в котором находятся установленные лимиты, дате утверждения приказа и дате установления лимита. Для ввода данных о новом приказе необходимо нажать кнопку на панели инструментов, которая находится в верхней части окна справочника “Приказы использования автотранспорта” под строкой заголовка окна, показанного на рисунке 1.9, или нажать клавишу Ins, или в главном меню программы 1С: Предприятие открыть меню “Действия” и выбрать в этом меню пункт “Новый”. После того, как реквизиты справочника заполнены, для записи сведений о приказе в справочник следует нажать кнопку на панели инструментов окна справочника. Для редактирования существующих сведений о каком-либо приказе в справочнике “Приказы использования автотранспорта” необходимо установить курсор в ячейку справочника, значение которой нужно отредактировать, и нажать кнопку Enter или дважды щелкнуть на ней мышью. Ячейка переключится в режим редактирования, в ней появится курсор в виде мигающей вертикальной полоски. Также для перехода в режим редактирования сведений о приказе можно нажать кнопку на панели инструментов окна справочника или выбрать пункт “Изменить” в меню “Действия” главного меню 1С: Предприятие. Чтобы отказаться от редактирования реквизита справочника, следует нажать клавишу Esc. Ячейка вернется в режим просмотра, и в ней будет восстановлено значение реквизита, существовавшее до редактирования. При утверждении нового приказа об упорядочении использования служебного автотранспорта сведения о нем вводятся в справочник “Приказы использования автотранспорта”. Если сведения о предыдущих приказах являются ненужными, то есть для формирования отчета по использованию автотранспорта менеджерами предприятия эти сведения не используются, то их можно удалить. Для этого строку справочника сначала нужно пометить на удаление, поместив курсор на удаляемую строку справочника и выполнив одно из следующих действий: нажать клавишу Del или кнопку на панели инструментов окна справочника или выбрать пункт “Пометить на удаление” в меню “Действия” главного меню 1С: Предприятие. После ответа “Да” на запрос о пометке на удалении строка справочника будет помечена на удаление. Если строка элемента помечается на удаление, это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе таблицы справочника. Для отмены пометки на удаление строки справочника необходимо поместить курсор на ранее помеченную строку и выполнить одно из следующих действий: нажать клавишу Del или нажать мышью кнопку на панели инструментов окна справочника или выбрать пункт “Отменить пометку на удаление” в меню действия главного меню 1С: Предприятие. После ответа “Да” на запрос об отмене пометки на удаление строка справочника будет “восстановлена”. Это будет отражено в изменении условного значка в крайней левой графе строки таблицы справочника. Удаление помеченных объектов справочника производится лицом, имеющим доступ к монопольному режиму системы 1С: Предприятие. При нажатии на кнопке на панели инструментов справочника “Приказы использования автотранспорта” или выбора пункта “Подчиненный справочник” из меню “Действия” главного меню 1С: Предприятие при нахождении курсора этого справочника на одной из строк открывается подчиненный справочник “Лимит использования автотранспорта”. При открытии подчиненного справочника “Лимит использования автотранспорта” этот справочник показывает сведения, подчиненные той строки справочника “Приказы использования автотранспорта”, на которой в данный момент расположен курсор справочника “Приказы использования автотранспорта”. В заголовке окна справочника “Лимит использования автотранспорта” отражается номер того приказа, для которого в этом справочнике содержатся сведения о лимитах менеджеров.