- Баланс предприятия Ф. №1 -третий раздел актива;
- Отчет о финансовых результатах и их использовании Ф. №2, Раздел 3 "Движение денежных средств";
- Главная книга;
- Журнал-ордер № 1, ведомость № 1 по учету операций в кассе.
В соответствии с Положением о бухгалтерском учете все документы должны иметь правильно заполненные реквизиты, иметь порядковый номер, проходить по учету, по дате , указанной в документе, подписи должностных лиц иметь расшифровку по фамилии и занимаемой должности.
Кассовая книга по правилам должна быть пронумерована, прошита, закреплена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. В случае, если заканчивается кассовая книга, то новая должна иметь следующий порядковый номер и в нее заносятся остатки с предыдущей книги. Следующая книга начинается с указания даты её заполнения и указывается даты её закрытия.
Книги кассира -операциониста также нумеруются, прошиваются и заверяются печатями и подписями руководителя и главного бухгалтера.
Записи в кассовой книге по движению денежных средств подтверждаются приходными и расходными документам, которые в свою очередь регистрируются в Журналах приходных ордеров и расходных ордеров. Это позволяет в дальнейшем проконтролировать наличие этой операции, избежать повторных проводок, хищений.
Регистрация депонированной заработной платы в журнале и сопоставление этих сумм с данными аналитического учета по депонированной заработной плате, позволяет выявить случаи некорректных действий, злоупотребления. По закону депонированная заработная плата храниться в течение 3-х лет, а затем списывается на прибыль предприятия. Получить депонированную заработную плату можно только по отдельному заявлению ,подписанному руководителем и главным бухгалтером., по отдельной ведомости на выдачу депонированной заработной платы. Правила её оформления те же, т.е. она подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Расчетно-платежные и платежные ведомости имеют порядковый номер, дату заполнения, подписываются руководителем и главным бухгалтером, указывается срок выдачи заработной платы, прописью указывается сумма. Для их регистрации открывается журнал, куда в установленном порядке заносится запись за какой период выдается заработная плата или иное денежное вознаграждение из фонда заработной платы или из фонда потребления.
В случае необходимости к некоторым кассовым документам прикладываются оправдательные документы. Они имеют юридическую силу. Должны быть полностью оформлены, подписаны. Авансовые отчеты сопровождаются чеками касс магазинов, товарными чеками, проездными билетами, счетами гостиниц, счетами рестораном для отчета по представительским расходам и т.д.
Для аудитора важны и отчетные формы, по которым он сопоставляет остатки по аналитическим счета с синтетическими, просматривает достоверность движения денежных средств.
Аудитор сопоставляет остатки поданным аналитических счетов с данными синтетического счета 50 "Касса", с данными Главной книги по счету 50 "Касса", которые должны совпадать.
В приложении к балансу раздел 3 " Движение денежных средств " итоговые данные по движению денежных средств в кассе должны совпадать с оборотами в кассовой книге и остатками на счетах 71 " Расчеты с подотчетными лицами" и счетом 76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
II . Проведение аудита кассовых операций в ГУИПП "Бендерская типография "Полиграфист".
2.1. Предварительная подготовка к аудиторской проверке.
До заключения договора на аудиторскую проверку осуществляется предварительное планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.
На стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно будет определить, сколько аудиторов и на какой период требуется для проведения проверки кассовых операций организации:
1. Сколько касс в организации;
2. Имеет ли организация структурные подразделения и, как осуществляются расчеты с подразделениями в части выдачи заработной платы, сдачи наличности и т.п. Если организация имеет структурные подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:
- Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.
- Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
- Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.
- Инкассация – перевоз денежных средств специальными организациями.
3. Ведется одна или несколько кассовых книг у организации и подразделений;
4. Какие операции проводятся через кассу (расчеты с подотчетными лицами, расчеты с персоналом по оплате труда, расчеты с покупателями и заказчиками, расчеты с поставщиками и подрядчиками и т.п.);
5. Сколько расчетных счетов у организации;
6. Осуществляются ли расчеты с использованием иностранных валют и сколько валютных счетов у организации;
После проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный.
На рассматриваемом предприятии имеется одна касса ,отвечающая всем требованиям. Она снабжена зарешеченными окнами, несгораемыми сейфами для хранения бланков строгой отчетности и денежных документов, установлена сигнализация. С кассиром заключен договор о полной материальной ответственности и существует расписка об ознакомлении его с правилами ведения кассовых операций. У предприятия имеется один валютный и один рассчетный счет.
На ГУИПП “Полиграфист” хранение, расходование и учет денежный средств ведется в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в ПМР. Согласно этому документу свободные денежные средства организации хранятся в учреждении банка. Для осуществления расчетом наличными деньгами на предприятии имеется касса и кассовая книга установленного порядка. Прием денег в кассу осуществляется по приходным кассовым ордерам ( Приложение 3). Он выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это. Квитанция выдается на руки сдавшему деньги, а ордер остается в кассе и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, подписанным главным бухгалтером. Физическому лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция о приеме денег (отрывная часть ордера), подписанная главным бухгалтером и кассиром. Заполнение приходного и расходного кассовых ордеров производится четко и ясно, не допускаются помарки и исправления.
Расходный кассовый ордер (Приложение 4) применяется для оформления выдачи денег из кассы как при ручной обработке ,так и при обработке информации при помощи средств оргтехники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.
Заработная плата, пособия по нетрудоспособности, премии на ГУИПП “Полиграфист” выдаются по платежным и рассчетно-платежным ведомостям.
Бланк строгой отчетности квитанция состоит из двух частей - “Квитанция” и “Корешок квитанции”. Клиенту выдается “Квитанция”, а “Корешок” остается у материально-ответственного лица в документах дня. Этот документ имеет номер, состоящий из шести арабских цифр.
Учет и хранение бланков строгой отчетности ведется в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами по работе с денежными документами на территории ПМР.
Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу (Приложение 5) , которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в этом документе итоги за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня вместе со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге.
Ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам применяется в случае выдачи из кассы наличных денежных средств в подотчет. При проверке операций с подотчетными лицами особое внимание уделяется срокам выдачи денежных средств подотчетным лицам и сроки предоставления авансовых отчетов. Если сроки просрочены, то по данным суммам начисляется подоходный налог и производятся отчисления Единого социального налога.
2.2. Перечень аудиторских процедур.
Аудиторская проверка кассовых операций может быть организована в такой последовательности:
- инвентаризация кассы и обследование условий хранения денежных средств;
- проверка наличия и качества составления внутренних распорядительных документов (учетная политика, право подписи первичных документов, перечень подотчетных лиц и т.п.);
- проверка правильности документального оформления операций;
- проверка полноты и своевременности оприходования денежных средств;
- аудиторская проверка правильности списания денег;
- проверка соблюдения кассовой дисциплины;
- проверка правильности отражения операций на счетах бухгалтерского учета;
- оформление результатов проверки.
При составлении программы проверки следует оценить эффективность внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе организации. С помощью тестирования аудитор дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые участки, планирует состав основных контрольных процедур, определяет особенности ведения учета в организации. О недостаточной эффективности внутреннего контроля могут свидетельствовать такие факты:
- отсутствие в организации постоянно действующей системы проведения внезапных ревизий (инвентаризаций) кассы;
- наличие признаков формального проведения ревизий кассы (например, одни и те же лица в ревизионной комиссии);
- отсутствие в организации приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок кассы;
- отсутствие в штате кассира, когда эти функции возложены на другого работника без письменного распоряжения руководителя организации;
- отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;
- предоставление права подписи приходных и расходных кассовых ордеров другим лицам помимо руководителя организации и главного бухгалтера, не отраженное распоряжением руководителя организации.
Низкая оценка эффективности внутреннего контроля потребует увеличения объемов аудита и усиления внимания к данному участку проверки.
Составляется примерный перечень вопросов для определения качества внутреннего контроля в организации:
1. Хранятся ли деньги в несгораемом сейфе?
2. Имеется ли сигнализация в помещении кассы?
3. Заключен ли договор с вневедомственной охраной?
4. Сопровождает ли охрана кассира при получении им денег в банке?
5. Имеются ли вторые ключи от сейфа у руководителя предприятия? (где и у кого хранятся дубликаты ключей)
6. Инкассируется ли данная организация?
7. Снимаются ли остатки денежных средств ежеквартально?
8. Проводятся ли внезапные проверки в кассе?
9. Присутствует ли главный бухгалтер при снятии остатков в кассе?
10. Проверяет ли отчеты кассира главный бухгалтер?
11. Снимаются ли остатки денежных средств в кассе на конец года?
12. Регистрируются ли приходные документы в журналах?
13. Присваивает ли кассир номера приходным и расходным документам денежных средств?
14. Составляет ли кассир приходные и расходные документы денежных средств?
15. Производятся ли записи в отчете кассира: ежедневно или по мере накопления документов?
16. Кроме денежных средств в кассе хранятся ли: бланки облигаций, акций, путевок в дома отдыха и санаторий?
17. По движению валютных средств в кассе составляются ли отдельные отчеты?
18. Вся ли сдается в банк выручка, поступившая в кассу?
19. Практикуется ли получение денег от клиента, работников за товары, услуги другими лицами (минуя кассира)?
20. Нужны ли две подписи на документах отражающих выдачу денег из кассы?
21. Практикуется ли выдача денег из кассы за одной подписью (руководителя, главного бухгалтера)?
22. Разработана ли (по дебету, кредиту счета 50) наиболее характерная корреспонденция счетов хозяйственных операций, типичных для данного предприятия?
23. Сверяет ли бухгалтер данные ведомости по реализации материальных ценностей, работ, услуг с данными денежных средств, поступившими в кассу?
24. Датируются ли приходные, расходные кассовые документы в журнале регистрации по дате, указанной в них?
25. Сдает ли кассир в бухгалтерию ежедневно кассовые отчеты?
26. Проверить операции по счету 57;
27. Проверить оприходование сумм (остатков) на счета в банке;
28. Проверить операции по приобретению и выдаче путевок (источник приобретения, невозмещаемая часть, полнота объема поступления в кассу средств за путевки);
2.3.Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций.
При проведении кассовых операций часто допускаются следующие ошибки:
- отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;
- выплаты подотчётным лицам на основании оправ дательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчётов;
- несоблюдение лимита расчёта наличными деньга ми между юридическими лицами;
- проведение расчётов с населением без применения контрольно-кассовых машин;
- некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;
- арифметические ошибки при подсчёте оборотов и остатков в учётных регистрах ручном ведении учета.
- неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);
- неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);
- излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;
- списание сумм без оснований и по подложным документам;
- искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;
- типичные ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров: - не указывается название организации; - не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года; - неправильно указывается или не указывается дата; - не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет; - после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»; - отсутствуют необходимые подписи и печати; - отсутствуют росписи получателей денежных средств.
- типичные ошибки при заполнении кассовой книги: не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет; не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня; ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка; иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней.
- грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование и присвоение денежных средств, поступивших от различных физических, юридических лиц по приходным ордерам, а также денежных сумм из банков. Для выявления случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.
2.4.Оформление отчета по результатам проведения проверки.
По результатам проверки аудитор оформляет отчет, который содержит данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для их исправления.
Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением рабочих листов в виде таблиц, приведенных выше.
Отчет должен выражать мнение аудитора о достоверности данных по строке 261 баланса «Денежные средства в кассе», строке 262 баланса «Денежные средства на расчетных счетах», строке 263 баланса «Денежные средства на валютных счетах», строке 264 баланса «Прочие денежные средства» бухгалтерского баланса.
В качестве рекомендаций может быть предложена программа организации внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств организации.
Ниже приведем пример программы внутреннего контроля:
Цели и участники внутреннего контроля:
Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в обеспечении: - приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника; - правильной классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах; - своевременной сдачи в банк всех денежных поступлений для занесения их на расчетный счет; - недопущения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.
Например, схема учета денежных поступлений в организациях торговли представлена ниже:
1.Схема учета поступлений от реализации населению за наличный расчет:
2.Торговый персонал (отбор товара для покупателя), выписывает товарный чек на оплату;
3.Кассир-операционист (прием денег в кассу ККМ), по данным счетчиков ККМ делаются записи в книгу кассира-операциониста;
4.Кассир (прием денег в кассу организации), составляет отчет кассира и делает записи в кассовую книгу;
5.Бухгалтер (учет выручки, полученной наличными).
Схема учета поступлений от реализации продукции (работ, услуг) предприятиям по безналичному расчету:
1. финансовый отдел (получение выписки банка и классификация поступлений), передает выписку банка;
2. бухгалтер (разноска информации по синтетическим счетам бухгалтерского учета), передает, составленные первичные документы, приложенные к выписке банка;
3. бухгалтер группы расчетов (разноска информации по аналитическим счетам дебиторов), передает первичные документы, приложенные к выписке банка;
4. бухгалтер (заполнение журнала отгрузки и реализации).
Основные направления внутреннего контроля.
Все поступления от реализации за наличный расчет следует контролировать и незамедлительно сдавать в банк.
Все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах. Должно быть организовано разделение между кассиром, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного сговора между ними.
Процедуры внутреннего контроля:
Процедуры внутреннего контроля при реализации за наличный расчет:
А) все поступления от реализации за наличный расчет, следует подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное оприходование и передачу в банк. Для контроля за текущими поступлениями используются различные приемы. Например за наличный расчет, путем: - использования ККМ; - сверки контрольной кассовой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом показаний счетчиков и суммы на начало дня; - регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов; - ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки; - использования кассовых автоматов;
Б) персонал, отвечающий за поступление выручки от реализации за наличный расчет должен уметь обращаться с кассовыми аппаратами и пользоваться доверием руководства организации.
В) Проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблюдать следующее равенство: Остаток в кассе на начало дня + поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = остаток на конец дня + суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу организации.
Г) Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока вероятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент совершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выручки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждой организации.
Д) Инкассировать выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с использованием сейфов снижает риск, связанный с пребыванием денег в помещении организации в ночное время. Инкассация должна осуществляться специально уполномоченными на то лицами с соблюдением необходимых мер безопасности (например, варьирование
8-09-2015, 14:32