Существует практика деления информации на две основные группы: открытая и с ограниченным доступом. Информацию, составляющую вторую группу, можно разделить на подгруппы: составляющие государственную тайну и содержащие конфиденциальную информацию. В зависимости от информационного наполнения документы можно разделить на секретные и конфиденциальные. Документам первой группы присваиваются грифы «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». На документах второй группы могут делаться отметки следующего вида, обозначающие степень конфиденциальности информации и ее принадлежность: «Банковская тайна», «Коммерческая тайна» и другие.
Практически вся документация организации является конфиденциальной, а значит, сформировался перечень из более тридцати видов документов, на которых проставляется какой-либо из грифов. Подобный подход не делает эффективной безопасность информации, так как в число конфиденциальных бумаг попадают зачастую совершенно не нуждающиеся в защите документы.
Конфиденциальную документацию можно разделить на следующие виды: организационные, руководящие, распорядительные, кадровые (по личному составу), финансово-бухгалтерские, нормативно-методические, информационно-справочные. Правила оформления реквизитов документов всех названных групп закреплены в ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Все документы, являющиеся конфиденциальными, должны иметь соответствующую отметку (гриф), указывающую на степень ограниченности доступа. Гриф конфиденциальности имеет регламентированное ГОСТом место в структуре документа: в правом верхнем углу в виде аббревиатуры (коммерческая тайна – КТ) и сопровождается указанием номера экземпляра (экз. №1).
В идеале документация подобного рода должна обрабатываться в соответствующем отделе, но так как практически вся документация фирмы часто приравнивается к конфиденциальной, то на практике ею занимается максимум уполномоченное на работу с конфиденциальной документацией должностное лицо[13] .
Для хранения конфиденциальной документации отводится специально оборудованное, безопасное помещение. Конфиденциальная документация запирается в шкафах и опечатывается.
Все конфиденциальные документы можно разделить на исходящие, входящие и внутренние. На первом этапе обработки входящие конфиденциальные документы попадают в руки уполномоченных на работу с такого рода документами сотрудников. Они устанавливают количество листов, составляющих документ, количество экземпляров и наличие приложений. Если обнаруживается несоответствие имеющихся в пакете документов с перечнем, указанным в сопроводительном письме, сотрудник, сверявший опись с имеющимися в наличии документами, должен составить соответствующий акт в двух экземплярах, один из которых немедленно пересылается отправителю пакета.
Обязательной является регистрация конфиденциальных документов в специальных журналах. Страницы журнала представляют собой таблицу, содержащую графы: № по порядку, дата регистрации документа, дата подписания и номер документа, адресант, наименование и краткое содержание, количество листов документа, количество листов приложения, количество экземпляров, исполнитель, примечания.
На каждом входящем документе при регистрации должен быть проставлен отпечаток штампа, в который ответственный вписывает наименование документа, его регистрационный номер и дата поступления.
На следующем этапе руководитель организации рассматривает документ и определяет его судьбу: рецензирует документ, назначает исполнителя и передает ему документ с рекомендациями по исполнению. Исполнитель дает расписку в получении конфиденциального документа в журнале регистрации. По исполнении положений документа на нем делается специальная отметка, и он передается для подшивки в дело.
Документ в дальнейшем может продолжать использоваться, может быть отправлен на хранение в архив, уничтожаться. Каждый документ имеет свои сроки хранения, которые регламентируется специальными нормативными документами[14] .
Что касается регламента работы с исходящими конфиденциальными документами, то можно определить ряд стандартных процедур, с помощью которых формируется содержание документа и отслеживается его путь от адресанта до адресата. Подготовительный этап - разработка проекта документа, затем его согласование с руководством и подписание, заключительный этап – регистрация в журнале исходящих конфиденциальных документов и отправка документа.
На этапе подготовки исходящего конфиденциального документа назначается его исполнитель, который и разрабатывает документ, оформляя в двух экземплярах. Законченный проект документа должен утверждаться руководством организации и передаваться для регистрации в журнале исходящих конфиденциальных документов.
Отправка документов осуществляется в соответствии с утвержденным руководством организации перечнем адресатов с указанием регистрационного номера исходящего конфиденциального документа.
Для регистрации выдачи и возврата заводится специальный журнал по аналогии с журналом регистрации входящих документов с разницей в наименование граф таблицы. В таблице журнала регистрации выдачи – возврата конфиденциальных документов имеются следующие графы: номер по порядку, номер документа, дата выдачи, наименование документа и его краткое содержание, количество страниц в документе, количество страниц в приложении, количество экземпляров, ФИО лица, получившего документ, расписка в получении, отметка о возврате с подписью и датой, примечания.
При передаче конфиденциальных документов ответственному лицу сверяется его номер, количество листов документа и приложений (если они есть), количество экземпляров и с сотрудника берется расписка в получении. Подобная процедура производится при возврате документа с добавлением в нее отметки в журнале регистрации выдачи – возврата документа, которая делается лицом, отвечающим за конфиденциальное делопроизводство. Он указывает дату возврата документа и ставит свою подпись.
Как уже упоминалось выше, архивное хранение конфиденциальной документации производится в соответствии с нормативными документами, регламентирующими сроки хранения документов определенных типов и назначения, а также условия их хранения. Если вкратце, то процедура архивного хранения подобного рода документации выглядит следующим образом. Документация, относящаяся к конфиденциальной, отправленная на архивное хранение, упаковывается в коробки и опечатывается. Для архивного хранения выделяется помещение, в которое ограничивается доступ персонала организации и посторонних лиц. Документы, исчерпавшие срок хранения или не подпадающие под действие положений, регламентирующих сроки хранения конфиденциальной документации, могут быть уничтожены специально созданной комиссией, которая составляет акт, утверждаемый впоследствии руководителем организации[15] .
Если конфиденциальный документ в процессе делопроизводства был утерян, приведен в негодность, то руководством организации создается специальная комиссия для расследования причин случившегося и выявления виновных лиц.
2 Анализ системы конфиденциального делопроизводства в организации ОАО «Газпром-нефть»
2.1 Общая характеристика организации
«Газпром нефть» – одна из крупнейших и быстрорастущих нефтегазовых компаний России.
Основными видами деятельности Компании являются разведка, разработка, добыча и реализация нефти и газа, а также производство и сбыт нефтепродуктов. «Газпром нефть» осуществляет свою деятельность в крупнейших нефтегазоносных регионах России: Ханты-Мансийском и Ямало-Ненецком автономных округах, Томской и Омской областях. Основные перерабатывающие мощности компании находятся в Омской, Московской и Ярославской областях. Собственные доказанные запасы нефти компании «Газпром нефть» превышают 4 миллиарда баррелей, что ставит ее в один ряд с двадцатью крупнейшими нефтяными компаниями мира. Ресурсная база «Газпром нефти» ежегодно увеличивается за счет приобретения новых активов в России и за рубежом.
В состав группы «Газпром нефть» входят более 40 нефтедобывающих, нефтеперерабатывающих и сбытовых предприятий из 18 регионов РФ и стран ближнего зарубежья, объединенных по принципу вертикальной интеграции. Компания перерабатывает более 60 % добываемой нефти, демонстрируя лучшее в отрасли соотношение добычи и переработки.
Продукция «Газпром нефти» экспортируется в 48 стран мира и реализуется на всей территории РФ через разветвленную сесть собственных сбытовых предприятий. В настоящее время в управлении Компании находится около 900 АЗС в России и странах СНГ.
По итогам 2008 года «Газпром нефть» вошла в пятерку ведущих российских нефтяных компаний по объемам добычи и переработки нефти, а также сбыта нефтепродуктов.
В соответствии с Уставом, структура органов управления «Газпром нефти» включает в себя: общее собрание акционеров, совет директоров, коллегиальный исполнительный орган (Правление) и единоличный исполнительный орган (Генеральный директор). Эффективная работа органов управления «Газпром нефти» обеспечивает стабильное развитие Компании, а также служит залогом доверия акционеров, инвесторов и партнеров.
2.2 Система делопроизводства, критерии отнесения документов к различным категориям в организации
На предприятии ОАО «Газпром-нефть» утверждены правила документооборота, устанавливающие принятую классификацию документов, регламентирующие порядок хранения и уничтожения документов, а также устанавливающие основные правила пользования электронной почтой.
В соответствии с данными правилами документооборота документы на предприятии распределяются на четыре основные группы: для ограниченного пользования, личные и конфиденциальные, конфиденциальные и прочие.
К документам для ограниченного пользования относится особо важная информация, хранение которой должно контролироваться. Несанкционированное раскрытие данной информации может нанести непоправимый вред компании. В соответствии с этим передача такой информации осуществляется только при наличии официального разрешения на передачу, доставку или вскрытие документов. На территории компании осуществляется передача с посыльным. Внутренние и внешние рассылки упаковываются в запечатанный конверт, внутри которого наносится маркировка «для ограниченного доступа» и заметка «лично в руки». При электронной коммуникации тщательно контролируется доступ к системе и паролю. Хранение таких документов обязательно в недоступном месте.
К личным и конфиденциальным документам относится информация, которая принадлежит одному человеку. Несанционированное раскрытие ее может значительным образом изменить отношения со служащими клиентами, или компанией в целом. Ограничения на эту информацию применяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.
К конфиденциальным документам относится информация, которая является важной для бизнеса компании и составляет собственность компании. Включает информацию о коммерческих клиентах, поставщиках, дилерах и продавцах. Несанкционированное раскрытие ее может повлечь негативные последствия для компании, деловых отношений, коммерческих клиентов, дилеров или продавцов. Доступ к такой информации осуществляется только по деловой необходимости при обязательном предупреждении об ответственности за документ. Необходимо разрешение на раскрытие информации для других лиц. Необходимо подходить с осторожностью к использованию общих принтеров.
К прочим документам относится информация, которая не требует особого хранения. Несанкционированное раскрытие практически не отражается на делах компании. Доступ к такой информации имеется у всех служащих, однако требуется наличие производственной необходимости. При передаче такой информации требуется разрешение руководства на обнародование информации в соответствии с принципами компании и авторского права.
2.3 Правила документооборота конфиденциальной документации, принятые в организации
При хранении документов в компании приняты следующие правила.
По степени важности документы делятся на три категории, для каждой из которых сформированы собственные требования к организации хранения.
К первой категории относятся документы, крайне необходимые для ведения дел компании или важные для ознакомления с ее прошлым. Их потеря повлияет на финансы компании, связи с общественностью, отношения со служащими, акционерами, клиентами или поставщиками; документы также могут быть запрошены по юридическому, законодательному или экологическому требованию.
Ко второй категории относятся документы, имеющие определенный период хранения и важные для совершения ежедневных операций, они могут быть конфиденциальными.
К третьей категории относятся документы, не требующие особого хранения. Их отсутствие не повлияет на работу компании. Они не являются важными для ознакомления с прошлым компании, не являются конфиденциальными, не затрагивают вопросы частного характера. Не имеют особой важности для выполнения ежедневных операций.
Наивысшие требования к организации хранения предъявляются к хранению документов первой категории, в соответствии с которыми:
- доступ к этим документам должен быть строго ограничен;
- необходимо контролировать температуру и влажность в помещении с хранящимися документами;
- система с документами должна иметь резервную копию, которая может быть необходима при восстановлении потерянной информации.
Также разработаны общие требования к хранению документов первой и второй категории, которые соответствуют общепринятым и законодательно установленным требованиям к хранению документов.
Для документов третьей категории никаких требований к хранению не установлено.
Для успешного ведения дел необходимо, чтобы документы создавались, использовались и уничтожались в соответствии с Уставом Компании. Уничтожение документов является необходимым, и должно осуществляться разумно, следуя всем нормативным указаниям. Неаккуратное уничтожение документов может повлечь за собой раскрытие конфиденциальной информации[16] .
В соответствии с этими принципами в ОАО «Газпром-нефть» разработана политика уничтожения документов, основные принципы которой изложены ниже.
Уничтожение какого-либо документа обязательно должно сопровождаться удалением его копии. Как определено в Корпоративном Руководстве Безопасности, есть три категории документов, которые требуют особого внимания при их создании, использовании и уничтожении: с ограниченным доступом, личные и конфиденциальные и конфиденциальные. Документы такого рода удаляются так, чтобы их восстановление было невозможным.
В основе организации контроля исполнения служебных документов в ОАО «Газпром-нефть» лежат принципы:
- заблаговременности;
- объективности: важно, чтобы контроль опирался на точные, объективные и научно обоснованные нормативы;
- открытости: подчиненные должны знать, что, как, и по каким решениям контролируют; о результатах контроля надо уведомлять подчиненного;
- системности: контроль должен касаться каждого участка работы, а не только предпочтительных, по мнению начальства;
- индивидуального подхода.
Игнорирование перечисленных принципов контроля приводит к снижению результатов работы органов предприятия, его аппарата.
Основными задачами, которые решает контроль в системе управленческой деятельности, являются повышение ответственности должностных лиц и эффективности управления и эффективное использование системы делопроизводства, обеспечение отлаженности, целесообразности и точности прохождения документов по адресам.
В практической деятельности предприятия применяется два метода контроля: внутренний и внешний контроль.
Внешний контроль осуществляется со стороны вышестоящих органов.
Каждую неделю в понедельник от контрольно-аналитического управления приходит информация с указанием документов, срок которых истекает через неделю.
В случае неисполнения документа, стоящего на контроле в Администрации предприятия в срок, и непредставления при этом в адрес контрольно-аналитического управления обоснования со стороны предприятия данный вопрос выносится на рассмотрение губернатора области.
Внутренний контроль в ОАО «Газпром-нефть», проверку исполнения документов, а также постановлений и распоряжений осуществляет канцелярия предприятия. Также на предприятии издан Приказ о совершенствовании организации контроля в ОАО «Газпром-нефть», в котором назначается ответственный за организацию контроля на предприятии, а также даются указания начальникам структурных подразделений о принятии мер по совершенствованию контрольной работы на предприятии ОАО «Газпром-нефть».
Внутренний контроль охватывает три группы вопросов:
- контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий. Такой контроль подразумевает оценку правильности и полноты решения поставленного вопроса. В ОАО «Газпром-нефть» такую оценку дает директор либо по его поручению заместитель директора. Если директор согласен с решением данного вопроса, то документ подписывается, если же данное решение его не устраивает, то документ возвращается исполнителю на доработку;
- контроль соответствия документов требованиям ГОСТов. Данный контроль заключается в проверке правильности оформления документа, полноты реквизитов, наличия всех приложений. Такой контроль осуществляется как сотрудниками канцелярии, так и ответственными исполнителями самостоятельно;
- контроль исполнения документов в установленные сроки. Данный вид контроля осуществляет канцелярия ОАО «Газпром-нефть».
В ОАО «Газпром-нефть» обязательному контролю подлежат все распорядительные документы, особенно имеющие конкретные поручения о представлении отчетов, информации.
Директором утвержден перечень документов, подлежащих контролю.
При постановке документа на контроль на нем проставляется отметка о контроле, которую обозначают штампом "Контроль", и указывается дата истечения срока исполнения данного документа.
Каждую неделю работники канцелярии распечатывают отчет о выполнении контрольных поручений в подразделениях Учреждения, срок которых истекает через неделю, и раздают исполнителям в качестве напоминаний.
Все поручения исполняются в указанные в них сроки. Если в документе срок исполнения не указан, то ставятся типовые сроки, установленные законодательными и другими актами.
Если в тексте поручения содержится указание "Срочно", то документы исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Также в 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "Оперативно".
Продление сроков исполнения поручения производится на основании представления через канцелярию на имя руководителя, давшего поручение, мотивированной просьбы о продлении этого срока и о причинах отсрочки, причем не позднее чем за 5 дней до истечения ранее установленного срока.
Решение о продлении срока исполнения поручения принимается руководителем, установившим срок. Канцелярия сообщает о принятом решении исполнителю: возвращает ему для приобщения к делу рассмотренную записку о продлении срока.
Канцелярия несет полную ответственность за соблюдение исполнителями сроков ответа по документам. Если исполнитель не предоставил ответ на документ и не написал промежуточного, с просьбой о продлении срока исполнения, заведующий канцелярией пишет служебную записку на имя директора с указанием нарушения.
Поручение считается исполненным, если представленная информация о выполнении предусмотренных в ней заданий принята и по ней не даны дополнительные поручения. Поручение снимается с контроля должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении документа также проставляется в журнале и контроль снимается.
Канцелярия обеспечивает контроль, сбор, обработку, обобщение поступающей информации о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений, а также осуществляет взаимодействие по этим вопросам с контрольно-аналитическим управлением Администрации.
Таким образом, контроль представляет собой совокупность процессов и методов, обеспечивающих стабильность деятельности предприятия.
Организация эффективного внутреннего и внешнего контроля является обязательным элементом управления. Проверка качества и своевременности исполнения решений и распоряжений различных уровней управляющей системы должна проводиться постоянно. Именно тогда контроль становится эффективным.
2.4 Основные направления повышения эффективности конфиденциального документооборота в организации
Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.
Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:
• помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);
• передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);
• регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа);
• контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);
• перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном
8-09-2015, 14:52