• защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).
Внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте организации зачастую наталкивается на многочисленные препятствия – финансовые, программно-технические и психологические.
При внедрении подобных систем необходимо следовать некоторым общим принципам, которые позволят избежать серьезных ошибок.
К принципам внедрения электронного документооборота в организации следует отнести:
– постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации);
– своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
– первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов;
– предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило, при переписке);
– ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.
Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота.
Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных.
Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях организации. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника.
Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т. п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки.
На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационнопоисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.
Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, а также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.
Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и т.д. выводятся на экран дисплея.
Руководство предприятия должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях.
В настоящее время на платформе Microsoft существует целый ряд систем автоматизации делопроизводства и документооборота, отвечающих современным требованиям. В качестве примера будет рассмотрена система «Дело».
Данная система автоматизации делопроизводства и документооборота (далее САДД) полностью соответствует существующей делопроизводственной практике. Она обеспечивает ведение множества электронных картотек, которые, однако, являются при этом подмножествами единой картотеки органа власти. При этом резолюции и связанные с ними документы автоматически перемещаются между картотеками в соответствии с принятой технологией прохождения документов.
Таким образом, в любой момент времени имеется полная информация о состоянии, истории движения и исполнения документов. Данный комплекс программного обеспечения (ПО) позволяет также решить проблему координации работы с документами в территориально-распределенных подразделениях или представительствах. Обеспечивается обмен документами и резолюциями с использованием современных систем связи между подразделениями.
Основные факторы эффективности автоматизации документооборота с использованием предлагаемого программного решения:
· Экономия организационно-технических затрат, связанных с размножением и перемещением документов, регистрацией работы с ними.
· Упорядочение технологии работы с документами. Внедрение единой компьютерной технологии позволяет предприятию перейти на единую систему делопроизводства и документооборота.
· Ускорение прохождения документов на предприятии за счет эффективной электронной технологии рассылки документов и резолюций.
· Полный контроль за документами и работой персонала с ними. Средства системы позволяют осуществлять как оперативный контроль за деятельностью предприятия, так и аналитическую обработку накапливаемых данных о документах и работе с ними персонала.
Основа предлагаемого решения — система автоматизации делопроизводства и документооборота — является современным масштабируемым решением.
Предлагаемое решение обладает средствами контроля за документооборотом — от непосредственного контроля руководителем за исполнением собственных резолюций до контроля статистических параметров документооборота отдельных подразделений и ОАО «Газпром-нефть» в целом.
Текущий контроль исполнения резолюций осуществляется по записям в папке «На контроле» кабинета автора резолюции. РК находятся в этой папке с момента вынесения контрольной резолюции до утверждения автором резолюции отчета ответственного исполнителя.
Общий контроль исполнения резолюций осуществляется с помощью отбора РК по различным реквизитам резолюций, который производится с помощью функции Поиск. При этом отбор может производиться:
· для каждой картотеки и для всех картотек сразу;
· за определенный период времени регистрации РК или наложения резолюции;
· по авторам и исполнителям резолюций;
· по контрольным или неконтрольным резолюциям;
· по находящимся на контроле или снятым с контроля резолюциям;
· по резолюциям, выполненным в срок или с нарушением срока.
Также контроль исполнения можно осуществлять с помощью отчетов, получаемых при работе с отчетными формами системы автоматизированного документооборота.
Еще один способ эффективного контроля за ходом процесса по исполнению резолюции — сквозное взаимное соответствие сроков на всех технологических уровнях подготовки внутреннего или исходящего документа.
Контрольные сроки исполнения документа, определенные в резолюции, автоматически доводятся до исполнителей и учитываются средством автоматизации их деятельности. При подготовке сложных документов, где несколько исполнителей отвечают за отдельные разделы, обычно применяется программный продукт Microsoft Project . В меньших рабочих группах контрольные механизмы системы автоматизированного документооборота могут напрямую взаимодействовать со списками задач, ведущихся в почтовых системах Microsoft Outlook непосредственных исполнителей. Однако пример системы контроля интереснее рассматривать на более сложном примере, когда исполнением резолюции занято крупное подразделение.
Помимо непосредственного контроля в кабинете, система автоматизированного документооборота и делопроизводства предоставляет следующие виды контроля с использованием отчетов:
· Сведения о документообороте. Отчет содержит данные об объеме документооборота какого-либо структурного подразделения, имеющего собственную картотеку, по группам документов за указанный период времени. При формировании отчета учитываются документы, находящиеся в текущей картотеке.
· Сводка об исполнении контрольных документов. Эта сводка содержит сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении контрольных документов. Сводка формируется по документам текущей картотеки, т.е. в сводке учитываются документы, резолюции на которые наложены должностными лицами, приписанными к текущей картотеке. Сводка об исполнении контрольных документов может быть обобщенной или по ответственным исполнителям. При этом сводка может составляться для документов с заданным интервалом дат регистрации (в отчет попадают сведения о количестве документов , имеющих контрольные резолюции) и для резолюций с заданным интервалом плановых дат (в отчет попадают сведения о количестве контрольных резолюций ).
Отдельный аспект контроля — протоколирование действий пользователя с РК. В системе предусмотрена автоматическая регистрация всех изменений, вносимых в РК. С этой целью для каждой карточки ведется протокол изменений основного и дополнительных разделов РК, а также протоколы изменений резолюций. Для каждого изменения в протоколе регистрируется дата и время, характер выполненных действий и фамилия пользователя.
Заключение
Проведенное исследование позволило сделать следующие выводы:
При регистрации документов на предприятии должны выполняться следующие правила:
1) каждый документ регистрируется только один раз
2) все документы регистрируются только в одном месте
3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии Регистрационный номер документа, как правило, состоит из следующих элементов:
1) шифра организации в министерстве или ведомстве
2) номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр
3) порядкового номера документа в регистрационном журнале
Регистрация входящих документов производится путем простановки в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа регистрационного штампа с помощью ручного штемпеля и занесением в штамп даты и индекса документа. Для исходящих документов дата и индекс документа проставляются в левой части листа под постоянными реквизитами бланка.
Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в ОАО «Газпром-нефть» разделяют следующим образом:
- Входящие
- Исходящие
- Приказы
o по основной деятельности
o по командировкам
o по личному составу
- Внутренние
o финансовые
o служебные
В ОАО «Газпром-нефть» разработаны правила конфиденциального документооборота, позволяющие сохранять безопасность конфиденциальной информации, избегать возможности ее утечки. Для этого разработаны критерии отнесения документов к различным категориям конфиденциальности, для каждой из которых разработаны свои правила хранения, размножения и уничтожения.
ОАО «Газпром-нефть» можно предложить следующие направления совершенствования документооборота:
- использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;
- сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных, многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.
Список использованной литературы
1. Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 №183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, №48, ст. 5369.
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.07.1997, №28, ст. 3448.
3. Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. – 564с.
4. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – 375 с.
5. Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: год 2006. М.: БИНФО, 2006. С. 11
6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: Инфра – М. – 2004. – 321с.
7. Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 256 с.
8. Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 2008. – 432с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. – 384 с.
10. Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.
11. Санкина Л.В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика .- 2004.- № 8-9.
12. Экономика предприятия: Учебник. Под ред. О.И. Иванова и др. – М.: Экономика, 2006. – 238 с.
[1] Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. – 564с.
[2] Постановление Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 №835 «О первичных учетных документах» // Собрание законодательства РФ, 14.07.1997, №28, ст. 3448.
[3] Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: Инфра – М. – 2004. – 321с.
[4] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. – 384 с.
[5] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 3-е изд. испр. и дополн. М. - 2002. – 384 с.
[6] Федеральный закон Российской Федерации от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. Федерального закона от 03.11.2006 №183-ФЗ) // Собрание законодательства РФ, 25.11.1996, №48, ст. 5369.
[7] Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 1998. – С. 321.
[8] Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 1998. – 432с.
[9] Рогожин М.Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии. М.: Гросс-Медиа: РОСБУХ, 2007.
[10] Андреева. В.И. Делопроизводство. - М., - 2004. – 564с.
[11] Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. – 375 с.
[12] Информационное обеспечение предпринимательской деятельности: год 2006. М.: БИНФО, 2006. С. 11
[13] Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. – 256 с.
[14] Санкина Л.В. Порядок оформления документов. Требования нового стандарта // Справочник кадровика .- 2004.- № 8-9.
[15] Кудряев В.А. Организация работы с документами. – М.: Инфра-М. - 2008. – 432с.
[16] Экономика предприятия: Учебник. Под ред. О.И. Иванова и др. – М.: Экономика, 2006. – 238 с.
8-09-2015, 14:52